行政主管如何高效工作手册38462.docx

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1、行政主管的高效率工作手册内 容 目 录1.行政主主管岗位说说明书2.总经理理秘书岗位位说明书3.行政助助理岗位说说明书4.前台接接待岗位说说明书5.岗位工工作计划表表6.差旅费费报销单7.会议记记录表8.定期报报表发送记记录9.商务表表格使用说说明书10.文件件督办回告告单11.接待待工作投诉诉处理日报报表12.会议议议程表13.会议议决议实施施监控表14.会议议成效分析析表15.外出出申请单16.人员员、车辆出出入证17.物品品出厂凭证证18.派车车申请单19.派车车单20.产品品企划调查查分析表21.企划划表22.企划划实施表23.员工工工资登记记表24.员工工工资调整整表25.印章章使用

2、申请请表26.电子子文件归档档流程图27.归档档文件整理理流程图（纸纸质文件）28.归档档文件目录录的格式（纸纸质文件）29.档案案盒格式30.受控控文件表格格清单样板板31.文件件更改申请请表32.制度度文件评价价、完善与与反馈表33.违反反制度奖惩惩表34.文件件评价、完完善与反馈馈报告35.收文文与发文流流程图36.文件件处理单37.文件件签收单38.文件件收发登记记表39.文件件发放登记记单40.文件件分发单41.文件件分发/回收登记记表42.文件件报废审批批单43.文件件报废记录录表44.文件件管理归档档范围和保保管期限表表45.公文文写作流程程图46.企业业提案申请请表47.提案案

3、效果报告告表48.提案案改善评分分表49.提案案奖励办法法表50.员工工礼仪守则则51.办公公室环境管管理规定52.迎接接来宾的礼礼仪流程图图53.送行行来宾的礼礼仪流程图图54.企业业新闻发布布会活动管管理说明55.员工工满意度调调查表56.员工工培训需求求调查表57.员工工培训反馈馈调查表58.生活活物资采购购申请单59.生活活物资入库库登记表60.后勤勤物资采购购审核表61.清洁洁卫生检查查单62.宿舍舍分配申请请表63.员工工住宿登记记表64.企业业资产登记记卡65.企业业固定资产产登记表66.交通通事故报告告表67.交通通事故受害害者情况报报告表68.交通通事故调查查表69.交通通事

4、故登记记表70.交通通事故损失失物品报告告表71.设备备设施故障障修理申请请表72.设备备设施故障障修理回馈馈单73.机器器设备故障障记录表74.修护护工作记录录表75.设备备维护工作作安排表76.生产产设备检定定表77.生产产设备作业业指导书78.生产产设备日常常维护表79.生产产设备履历历表80.仪器器设备履历历表81.设备备验收报表表82.设备备清单83.设备备保养卡84.报废废设备登记记表85.保安安交接班登登记表86.保安安人员日报报表87.车辆辆出入登记记表88.员工工外出登记记表89.物品品放行条90.访客客登记表91.消防防检查季（年年）巡登记记表92.消防防工程维修修单93.

5、消防防维修排故故报告单94.消防防产品选用用登记表95.消防防巡检表96.消防防设备安全全检查表97.突发发事件记录录表98.事故故隐患整改改通知表99.工资资调整申请请书100.员员工工资表表101.员员工离职移移交手续清清单102.招招聘计划表表103.求求职人员登登记表104.面面试表105.复复试表106.新新员工培训训计划表107.员员工培训签签到表108.试试用员工考考核表109.老老员工培训训计划表110.员员工绩效评评估申诉表表111.员员工投诉调调查表112.出出勤登记表表113.员员工考勤登登记表114.工工时记录表表1.行政主主管岗位说说明书职位名称行政主管职位代码所属部

6、门行政部职系职等职级直属上级行政经理薪金标准填写日期核准人职位概要负责制订和和监督实施施各项行政政管理制度度；负责按按年度预算算进行办公公用品、办办公设备的的采购管理理及发放管管理；严格格控制行政政开支；及及时处理好好日常行政政事务；为为公司其他他部门做好好辅助工作作。岗位职责请根据公司司实际情况况制定。任职资格教育背景u 秘书、中文文、公关、行行政管理等等相关专业业本科以上上学历。培训经历u 受过管理学学、管理技技能开发、档档案管理、会会务组织和和财务会计计基本知识识等方面的的培训。经验u 3年以上行行政管理工工作经验。技能技巧u 较强的管理理能力。u 良好的中英英文写作、口口语和阅读能力力

7、。u 熟练使用办办公软件。u 熟练使用操操作办公自自动化设备备。态度u 做事客观、严严谨负责、踏踏实、敬业业。u 工作细致认认真，谨慎慎细心、责责任心强。u 具有很强的的人际沟通通协调能力力，团队意意识强。工作场所u 办公室环境状况u 舒适危险性基本无危险险直属下级间接下级晋升方向转轮岗位2.总经理理秘书岗位位说明书职位名称总经理秘书书职位代码所属部门行政部职系职等职级直属上级行政主管薪金标准填写日期核准人职务概况负责文件的的汇签和收发管理理；协助总经理理处理日常行行政事务，包括会议、接接待、活动动、报销单单的整理等工工作；负责责总经理和和各部门主主管的联络络工作；整整理总经理理的相关文件。岗

8、位职责请根据公司司实际情况况制定。工作关系与各部门联联系密切直属下级无3.行政助助理岗位说说明书职位名称行政助理职位代码所属部门行政部职系职等职级直属上级行政主管薪金标准填写日期核准人职务概况制定和完善善公司的行行政管理制制度，使公公司的管理理更加规范范、合理；合理安排排车辆调度度；督导员工日日常行为；管理办公区区域和日常行政政事务。岗位职责请根据公司司实际情况况制定。工作关系各相关部门门直属下级无4.前台接接待岗位说说明书职位名称前台接待职位代码所属部门行政部职系职等职级直属上级行政主管薪金标准填写日期核准人职务概况礼貌热情地地接转电话话；接待来来访客户；预订票务务；邮件快快递；订水水；完成

9、部部门经理安安排的打字字、复印等等工作。岗位职责请根据公司司实际情况况制定。工作关系各部门员工工、来访客客户、供应应商直属下级无5.岗位工工作计划表表制表日期：年 月 日工作编号岗位名称员工人数制表人姓名名检查人姓名名工作内容概要工作时间正常班（实实际工作小小时）加班（约小小时）轮班制（ ）工作程序和和方法说明明：工作种类单独作业 共同作业业（人）连续作业 间断作业业（人）工作地点公司内外（ %） 高空（ %）室内外（ %） 地地上（ %）车上（ %） 水上（ %）其他工作资源机器设备：其他：附加说明：6.差旅费费报销单出差人： 部门门：年月日出差日期地点交通费膳杂费住宿费杂费其他费用合计说明

10、月日起止费用总计人民币美元万千佰佰拾元元角分分整预支旅费应付（支）金金额会计核准审核收款签字7.会议记记录表会议名称时间地点出席人缺席人主持人记录人会议发言记记录：主持人（签签名） 记录人（签签名）8.定期报报表发送记记录类别：财务务会计报表名称类别报告提出时间份数呈送部门日报月报年报现金收支表表隔日或翌月月1日1副总经理营业报告表表隔月初日2自存副总经理损益表隔月153自存副总经理总经理9.商务表表格使用说说明书机密等级： 填填写日期：年月月日表格名称表格编号联数传递流程各联作用说说明表格性质月报表日报表记记录表联联络表分分析表定期报表表不定期期报表记记录卡使用单位印刷数量使用年数资料保存期

11、限资料来源及填表说明明表格审核过过程异常表示方方法10.文件件督办回告告单密级： 领导批示（承办部门门名称）_ 第 页11.接待待工作投诉诉处理日报报表值班人上午值班人人姓名下午值班人人姓名值班情况记录人值班情况迟到 早退 缺勤接待流程企业各业务务部门行政部门客户意见签名处理情况记记录（包括括改善情况况及所遇的的困难）签名联络事项备注预定事宜备注上级指示备注主管意见备注员工传阅签签名经理_ 部门主主管_ 填报报人_12.会议议议程表时间月 日 时 分分地点出席者姓名缺席者姓名名及原因会议安排时 分至 时 分第一项：宣宣布会议开开始时 分至 时 分第二项：领领导致词时 分至 时 分第三项：说说明

12、议题、议议案时 分至 时 分第四项：补补充说明、报报告时 分至 时 分第五项：讨讨论问题时 分至 时 分第六项：其其他时 分至 时 分会间休息110分钟时 分至 时 分第七项：决决议事项确确认时 分至 时 分第八项：第第二次讨论论事项确认认时 分至 时 分第九项：司司仪（主席席）散会致致词时 分至 时 分第十项：会会议结束确认事宜备注13.会议议决议实施施监控表决议事项部门执行负责人人实施目标及及期限成果评价每月执行情情况监控月实施目标进度监控月实施目标进度监控17283941051161214.会议议成效分析析表部门：日期期： 年 月 日成效检查问问题效果分析会议是否按按照预期计划进行行？会

13、议的目的的及议题是是否彻底？会场或设备备是否适合合、有效？必要的资料料是否齐全全？会议是否按按议程安排排进行？会议是否按按预定时间散会？全体人员是是否了解主主题？开始时，是是否简要地地叙述了议题的重重点？开会时的气气氛是否很很热烈？会议讨论时时，是否有有偏离议题题的论点？是否有很多多生动且具具有建设性性的发言？参加人员是是否有所抱抱怨？ 记录事事项 15.外出出申请单部门外出时间申请人姓名名计划返回时时间目的地外出理由（说说明办理事事项）联系方式审批人（签签字） 时间间： 年 月 日日16.人员员、车辆出出入证 年年 月 日姓名车型车号随车人数事由说明车辆出入情情况入厂重量出厂重量载货重量记事

14、栏车辆载货车辆辆空车载货种类及及品名出入记录入厂时间保卫人员签签字核发出入凭凭条出厂时间外来人员入厂去向洽谈或者经办人签字字经理 主主管 经办办人17.物品品出厂凭证证编号 年年 月 日兹有 先生（女女士）货运或携带带（装运）下下列物品请请检查无误误后请给予予放行。 物品名称单位数量签放部门：门卫室签放人：18.派车车申请单申请日期：年月日 申请单位申请人及职职称单位主管签签章事由及前往往地点联系电话搭车人数共人申请用车时间自年月日时分起至年月日时分止备注19.派车车单年 月 日申请单位需车时间年 月 日日 时 分分需车类型预计返回年 月 日日 时 分分需车事由地点载物品名及及规格数量出入时间

15、年 月 日日 时分出厂厂守卫签章年 月 日日 时 分分入厂主管： 科长长：申申请人：20.产品品企划调查查分析表公司产品现现状描述公司产品优优势分析同行业类似似产品的发发展情况公司产品的的市场占有有率消费者需求求调查公司产品劣劣势分析改进建议及及方案21.企划划表企划表（一一）（企划名称称）提出单位： 日期期： 年 月 日日企划要点提示企划内容执行方法执行人完成期限任务方法费用及资源源注意事项问题对策附件资料提出人（签签字） 日日期： 年 月 日企划表（二二）企划划书提出单位 提提出时间 年 月 日本企业主旨旨本企划目的的背景介绍及及市场调查查企划内容执行计划步骤条件费用时间安排效果预测意外对

16、策实施障碍实施困难可替代方案案前例成功案例提出人（签签章）22.企划划实施表活动项目备注名称目的内容进程安排实施要点预算承办者准备协助实施过程（各各参与部门门）协助关联外包关联结果报告检讨23.员工工工资登记记表部门：年年月日员工编号姓名核定工资实发工资底薪技术津贴工龄补贴职务补贴工作补助合计审核人（签签字） 记记录人（签签字）24.员工工工资调整整表部门年月日员工编号姓名底薪技术津贴工作补助合计原工资调整后原工资调整后原工资调整后原工资调整后增加率合计25.印章章使用申请请表部门： 年 月 日用印事由用印类别行政（ ）公司（ ）领导名章（ ）份数经办人部门负责人人批准人意见见及签字注：请在“

17、( )”内用“” 注明用用印类别26.电子子文件归档档流程图电子文件归归档流程图图著录文件信息(包括收文、发文及内部产生文件)归档鉴定设置分类、期限及相关信息归档直接进行目录输入及链接相关电子文件对没有电子文件的归档材料进行扫描，并与相应的目录进行连接形成归档文件目录整理相应的纸质移交27.归档档文件整理理流程图（纸纸质文件）归档文件整整理流程图图组织工作文件鉴定1 确定整理环节2 注重平时积累3 建立制度4 加强指导、监督和检查1 原则和标准2 归档范围3 保管期限整理与装订1 整理单位2 文件修整3 文件装订分类与排列1 文件分类2 文件排列文件的编号、编目、装盒28.归档档文件目录录的格

18、式（纸纸质文件）件号责任人文号题名日期页数备注归档文件目目录应单独独装订成册册并编制封封面，封面面如下图：归档文件目目录全宗名称年 度保管期限机 构29.档案案盒格式长310mmm、宽2200mm、厚厚度20mmm、30mmm、40mmm档案盒封面面全宗名称公司行行政部盒脊全宗号年度保管期限机构起止件号盒号30.受控控文件表格格清单样板板日期： 年 月 日序号表格名称表格编号使用部门保存期限保存地点1程序文件清清单行政部1年行政部2作业指导书书清单3受控表格清清单4外来文件清清单5文件分发/回收记录录表6文件借阅登登记表7部门受控文文件清单8文件更改记记录9会议记录表表10管理评审计计划行政部

19、1年11管理评审报报告12纠正与预防防措施报告告13内审计划14内审报告15内审检查表表16岗位工作入入职要求行政部1年17招聘员工申申请表18培训计划表表19培训记录20合同评审表表市场部1年市场部21 联络单22顾客满意度度调查表23顾客满意度度调查汇总总表24顾客满意度度统计图25合格供应商商一览表采购部1年采购部26请购单27供应商评估估报告28供应商品质质狀況評比比表29供应商交货货批次合格格表31.文件件更改申请请表编号：保存存期限：更改文件名名更改内容更改原因经办人申请时间批准人批准时间32.制度度文件评价、完完善与反馈馈表编号： 保保存期限：永久 制度文件名名称评价时间评价原因

20、定期 不不定期作用与意义义 问题与不足足完善措施反馈内容33.违反反制度奖惩惩表记录编号： 保存期期限： 性质奖励（） 惩罚（）时间部门或个人人 措施原因部门主管意意见经理室意见见34.文件件评价、完完善与反馈馈报告报告单位文件评价情情况文件完善情情况意见与建议议35.收文文与发文流流程图办理完毕办理完毕送主管下载签收拆分点份信函其他刊物资料文件一份送批其余备份收文登记拟办主管批示传阅相关部门文书人员催办平时立卷批办上报文件材料主管领导审阅同意发文登记编文号 盖章 上报 存档 36.文件件处理单来文单位或或部门来文时间文件标题领导处理意意见处理结果归档时间37.文件件签收单来文日期来文字号件数

21、附件名称归档日期签收者签收日期文书组38.文件件收发登记记表时间：文件名称：经 办 人人：序号部门通知打印稿电子稿39.文件件发放登记记单部门/分发发号接收人签名名/日期文件序号文件编号文件名称40.文件件分发单序号文件编号文件名称分发部门负责人签收收日期41.文件件分发/回回收登记表表部门： 编编号：文件编号文件名称版本数量接收人回收人备注质量手册1.01文件控制程程序1.01记录控制程程序1.01人力资源管管理控制程程序1.01仪器设备设设施管理控控制程序1.01与客户有关关的过程控控制程序1.01设计和开发发控制程序序1.01采购控制程程序1.01生产控制程程序1.01产品标识和和可追溯

22、性性程序1.01产品防护管管理程序1.01内部质量审审核程序1.01品质检验控控制程序1.01不合格品控控制程序1.01统计技术应应用程序1.01纠正和预防防措施控制制程序 1.0142.文件件报废审批批单编号： 版本本： 份数数：文件名称报废原因：申请人：日日期：所在部门意意见：签名：日期期：文件保管部部门意见：签名：日期期：管理者代表表意见：签名：日期期：43.文件件报废记录录表序号文件号文件名称数量报废日期报废原因处理人备注44.文件件管理归档档范围和保保管期限表表档案门类类目名称归档范围保管期限备注文书档案经营管理l 经营合同、协协议 l 联营、合作作投资方面面的文件材材料l 股份制方面面文件材料料l 兼并、破产产方面形成成的文件材材料l 工商管理执执照的申报报、登记、审审批材料l 资产投资经经营材料l 产权界定材材料l 计划统计材材料l 农产品收购购、经营、销销售计划l 原材料、物物资供应计计划l 经营管理活活动材料 l 质量管理、仓仓库管理材材料及统计计 l 产品销售活活动记录、销销售统计l 市场调查、用用户反馈有有关材料 l 其他应归档档的文件材材料永久永久永久永久永久永久或长期期永久长期短期