提高公文流程管理效率案例.pptx

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1、|玉溪矿业有限公司大红山铜矿玉溪矿业有限公司大红山铜矿0 提高公文流程管理效率提高公文流程管理效率项项 目目单单 位：党群工作部位：党群工作部日日 期：期：20132013年年1212月月1111日日钱晓晶钱晓晶马马 娇娇张晟铭张晟铭钱艺钱艺金亚芳金亚芳|玉溪矿业有限公司大红山铜矿玉溪矿业有限公司大红山铜矿内容内容1 项目背景项目背景诊断分析诊断分析改进措施改进措施项目收益项目收益持续改善持续改善|玉溪矿业有限公司大红山铜矿玉溪矿业有限公司大红山铜矿项目背景（项目背景（1/2)2 我们为什么要这样做？提高公文流程管理效率是一个企业高效运转的基础，公文流程效率低制约着大红山铜矿的运作效率。|玉溪

2、矿业有限公司大红山铜矿玉溪矿业有限公司大红山铜矿3 项目背景项目背景(2/2)n公文流程管理效率低直接反应出大红山铜矿的管理水平和形象，给决策、办公效率、生产率、上情下达、下情上报带来了一定程度上的困难，特别是对生产率的影响较为突出。n转办周期长，导致公文误期而影响工作。n纸质传送缓慢，存在流程繁琐，占用空间大，导致办公效率低，决策缓慢等问题。n纸质传送，造成纸张浪费、油墨、碳粉浪费和打印、复印设备的磨损高等。n公文流转环节过多，不便于明确责任，加强公文运转跟踪，容易造成公文办理中的扯皮、推诿、影响工作质量和效率；n纸质传送，导致人力的移动浪费、等待浪费、重复浪费，影响工作效率。n传送程序繁琐

3、、重复，影响工作人员情绪，导致办公效率低。n内部单位来文质量不高，出现返工浪费。n传统的办公模式的文件安全性、可靠性较低，对信息的安全带来了很大的威胁。工作效率低工作效率低|玉溪矿业有限公司大红山铜矿玉溪矿业有限公司大红山铜矿内容内容4 项目背景项目背景诊断分析诊断分析改进措施改进措施项目收益项目收益持续改善持续改善|玉溪矿业有限公司大红山铜矿玉溪矿业有限公司大红山铜矿5 公文转办流程（诊断路径）公文转办流程（诊断路径）诊断分析（诊断分析（1/8）办公室签收、办公室签收、登记拟办登记拟办领导一批阅领导一批阅 各单位来文各单位来文办公室主任办公室主任提出拟办意见提出拟办意见领导二批阅领导二批阅领

4、导三批阅领导三批阅领导四批阅领导四批阅领导五批阅领导五批阅领导六批阅领导六批阅 领导七批阅领导七批阅送领导二批阅送领导二批阅送领导三批阅送领导三批阅送领导一批阅送领导一批阅承办部门承办部门送领导四批阅送领导四批阅送领导五批阅送领导五批阅送领导六批阅送领导六批阅送领导七批阅送领导七批阅办公室转交办公室转交承办单位承办单位返回各单位来文返回各单位来文|玉溪矿业有限公司大红山铜矿玉溪矿业有限公司大红山铜矿6 终点在终点在终点终点诊断分析（诊断分析（2/8）|玉溪矿业有限公司大红山铜矿玉溪矿业有限公司大红山铜矿7 矿属单位呈报文件、矿属单位呈报文件、请示请示转办过程中转办过程中。我等的花儿也谢了我等的

5、花儿也谢了诊断分析（诊断分析（3/8）|玉溪矿业有限公司大红山铜矿玉溪矿业有限公司大红山铜矿8 太多的外界的需求，随时得放下手边的工作去做别的事情受到周围很多因素的干扰工作没有效率做事没有方法，常运用自己所熟悉或直觉想到的方法做事诊断分析（诊断分析（4/8）|玉溪矿业有限公司大红山铜矿玉溪矿业有限公司大红山铜矿9 使用问题树查找问题的原因使用问题树查找问题的原因公文流公文流程管理程管理效率低效率低送交送交文件文件效率效率低低送交文件渠送交文件渠道单一道单一诊断分析（诊断分析（5/8）来文质量不来文质量不高高转办转办效率效率低低转办周期长转办周期长公文工作人员公文工作人员兼办其他工作兼办其他工作

6、传递程序繁琐传递程序繁琐日来文过多，日来文过多，办理缓慢办理缓慢领导公出多批领导公出多批阅不及时阅不及时领导公务繁忙领导公务繁忙批阅不及时批阅不及时呈送不规范呈送不规范外来文件传送渠外来文件传送渠道单一道单一内部文件、请内部文件、请示传送渠道单示传送渠道单一一公文工作人员公文工作人员责任心不够责任心不够1 1外来文件传送渠道单一外来文件传送渠道单一2 2内部文件、请示传送渠道单一内部文件、请示传送渠道单一3 3呈报不规范呈报不规范4 4来文质量不高来文质量不高5 5传递程序繁琐传递程序繁琐6 6日来文过多，办理缓慢日来文过多，办理缓慢7 7公文工作人员兼办其他工作公文工作人员兼办其他工作8 8

7、公文工作人员责任意识不强公文工作人员责任意识不强9 9领导公出多批阅不及时领导公出多批阅不及时1010领导公务繁忙批阅不及时领导公务繁忙批阅不及时|玉溪矿业有限公司大红山铜矿玉溪矿业有限公司大红山铜矿10 实实 施施 难难 度度公公文文流流程程管管理理效效率率低低的的影影响响大大中中小小高高中中低低诊断分析（诊断分析（6/8）利用九宫图对问题进行排序利用九宫图对问题进行排序1 14 43 35 56 62 28 87 79 9101 1外来文件传送渠道单一外来文件传送渠道单一2 2内部文件、请示传送渠道单一内部文件、请示传送渠道单一3 3呈报不规范呈报不规范4 4来文质量不高来文质量不高5 5

8、传递程序繁琐传递程序繁琐6 6日来文过多，办理缓慢日来文过多，办理缓慢7 7公文工作人员兼办其他工作公文工作人员兼办其他工作8 8公文工作人员责任意识不强公文工作人员责任意识不强9 9领导公出多批阅不及时领导公出多批阅不及时1010领导公务繁忙批阅不及时领导公务繁忙批阅不及时|玉溪矿业有限公司大红山铜矿玉溪矿业有限公司大红山铜矿11 工作设想工作设想最终目的最终目的现状现状过程中过程中意识淡薄意识淡薄被动应付被动应付职责不清职责不清领导重视领导重视统一思想统一思想理清思路理清思路杜绝杜绝“两张皮两张皮”认识到位认识到位主动工作主动工作责任明确责任明确脚踏实地脚踏实地诊断分析（诊断分析（7/8）

9、|玉溪矿业有限公司大红山铜矿玉溪矿业有限公司大红山铜矿12 工作设想工作设想n先以二工区为试点运行，先以二工区为试点运行，成熟后全矿覆盖成熟后全矿覆盖二工区二工区|玉溪矿业有限公司大红山铜矿玉溪矿业有限公司大红山铜矿内容内容13 项目背景项目背景诊断分析诊断分析改进措施改进措施项目收益项目收益持续改善持续改善|玉溪矿业有限公司大红山铜矿玉溪矿业有限公司大红山铜矿14 从从到到n转办周期长n领导批阅不及时n耗材浪费大n人工浪费n缩短了转办周期n领导批阅及时n减少耗材浪费n减少了人力资源、移动浪费改进措施（改进措施（1/5）原来的纸质呈报、送交批阅改成网络化批阅改造前的呈文渠道改造前的呈文渠道纸质

10、纸质改造后的承办渠道改造后的承办渠道网络网络|玉溪矿业有限公司大红山铜矿玉溪矿业有限公司大红山铜矿15 n各单位呈报文件排版格式错误，返工重报送，导致开展工作延迟；n重新打印呈报，导致耗材浪费；n人力资源的浪费；n重新报告，导致移动浪费、返工浪费、时间浪费n规范公文排版要求，减少返工浪费；n减少耗材浪费；n减少人力资源浪费n减少移动浪费、返工浪费、时间浪费规范公文排版格式规范公文排版格式文件格式、排文件格式、排版不正确，请版不正确，请重新整理呈报，重新整理呈报，谢谢！谢谢！格式排版不格式排版不对，不要啦对，不要啦重新打。重新打。改进措施（改进措施（2/5）|玉溪矿业有限公司大红山铜矿玉溪矿业有

11、限公司大红山铜矿16 改进措施（改进措施（3/5)加强沟通，拓宽外来文件接收、报送渠道加强沟通，拓宽外来文件接收、报送渠道矿只有一台手动传真机，只能在上班时间内接收；手动传真机与电话串联，过程中如工作人员接听办公电话，将无法及时接受文件；因只有一台传真机，如有故障，无法及时接收文件，只能采用交通工具代送，导致及时办理时间延后。or缩短了文件接收时间，能及时按照文件要求执行或上报材料。|玉溪矿业有限公司大红山铜矿玉溪矿业有限公司大红山铜矿17 兼兼职职专专职职1.分工太多，不能及时转办文件；2.责任意识不强，不及时转办文件；3、人员跟换频繁，程序不熟1.专心转办文件，提高公文办理率；2.责任意识

12、强，办文及时，跟踪督办及时；人人员员更更换换频频繁繁改进措施（改进措施（4/5）设置专职工作人员设置专职工作人员|玉溪矿业有限公司大红山铜矿玉溪矿业有限公司大红山铜矿采用网络转办后流程采用网络转办后流程18 办公室办公室签收、签收、拟办拟办单位呈报单位呈报办公室主任办公室主任审核审核领导一批阅领导一批阅领导二批阅领导二批阅领导三批阅领导三批阅领导四批阅领导四批阅领导五批阅领导五批阅领导六批阅领导六批阅领导六批阅领导六批阅承办部门承办部门改进措施（改进措施（5/5）|玉溪矿业有限公司大红山铜矿玉溪矿业有限公司大红山铜矿内容内容19 项目背景项目背景诊断分析诊断分析改进措施改进措施项目收益项目收益

13、持续改善持续改善|玉溪矿业有限公司大红山铜矿玉溪矿业有限公司大红山铜矿20 项目收益（项目收益（1/2）纸张油墨碳粉维修硒鼓订书针蜡纸0102030405060201220132012年，耗费纸张15.5包，油墨55盒，碳粉9盒，维修5次，硒鼓8个，订书针5盒，蜡纸8盒；2013年，消耗纸张8.5包，油墨40盒，碳粉6盒；维修3次，硒鼓5个，订书针3盒，蜡纸6盒。|玉溪矿业有限公司大红山铜矿玉溪矿业有限公司大红山铜矿21 项目收益（项目收益（1/2）2012年45.46万元，2013年31.209万元，节约14.251万元10510152025303540455020122013|玉溪矿业有限

14、公司大红山铜矿玉溪矿业有限公司大红山铜矿22 项目收益（项目收益（2/2）日处理量延期失误时间02468101214161820201220132012年，每天办理各类文件、请示11份，延期办理文件、请示7份，失误办理5份，原来传送1份文件需要5分钟。2013年，每天办理各类文件、请示18分，延期办理文件、请示7份，失误办理1份，现在传送1份文件只需1分钟。|玉溪矿业有限公司大红山铜矿玉溪矿业有限公司大红山铜矿内容内容23 项目背景项目背景诊断分析诊断分析改进措施改进措施项目收益项目收益持续改善持续改善|玉溪矿业有限公司大红山铜矿玉溪矿业有限公司大红山铜矿24 持续改善（持续改善（1/3）70

15、90100转办周期转办周期工作人员责任意识工作人员责任意识网络承办网络承办领导批阅领导批阅状态良好状态良好可控制计划偏差可控制计划偏差需需立刻关注立刻关注7080809080|玉溪矿业有限公司大红山铜矿玉溪矿业有限公司大红山铜矿25 急急重重缓缓轻轻戛洒镇计划生育办公室需要代办的工作矿内职工各需请的各类计划生育假假条及办证需该的章配合各省、市、县、镇计划生育办公室人员对矿上职工做违反云南省计划生育条例的思想工作回答矿属各单位职工关于计划生育条例的各类问题对外来参观下井人员劳保服的发放及回收矿属各单位职工打印文件资料我们需要的我们需要的药方药方时间管理时间管理公司下发的文件各省、市、县、镇送交文

16、件矿属各基层单位及外协经济实体单位送交文件矿属各单位签发文件及上报公司请示、报告召开会议时的会场服务为户口在大红山铜矿但不属于矿上职工的人办理计划生育各类证件接待上访职工违反云南省计划生育条例的人员，并作好各类违反条例的案例笔记有效地运用时间，降低变动性；决定该做些什么，决定什么事情不应该做；透过事先的规划，做为一种提醒与指引；持续改善（持续改善（2/3）|玉溪矿业有限公司大红山铜矿玉溪矿业有限公司大红山铜矿26 提高办公效率提高办公效率提升能力提升能力深深入入开展公文格式排版培训开展公文格式排版培训专职公文工作人员业务培训专职公文工作人员业务培训完善网络文件承办系统完善网络文件承办系统完善催办机制完善催办机制持续改善（持续改善（3/3）高高效效快快乐乐的的工工作作贡贡献献和和提提升升价价值值|玉溪矿业有限公司大红山铜矿玉溪矿业有限公司大红山铜矿27 谢谢 谢谢