信息技术在企事业单位档案信息化中的应用.docx

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1、信息技术在企事业单位档案信息化中的应用摘要：信息技术是计算机与智能技术、传感技术、通信和控制技术等众多科 技的综合利用，当前的信息技术从硬件到软件都已经非常先进，在日常的工作和 生活中都得到了广泛应用，极大地提高了生活的质量和工作的效率。对于档案工 作，传统的工作方式都是用纸质作为载体，这样的载体在实际的工作过程中是相 对复杂的。所以，在目前档案工作的进行中应该重视信息化技术的应用，业务量 在不断增长并且涉及的方面也越来越广，这样就更需要在工作的方式和管理上不 断创新，尤其是档案分类、整理、查阅、共享中，更应该充分利用现代的信息化 技术实现智能化的分类和检索等功能，这样可以有效提升档案管理工作

2、的效率。关键词：信息技术；企事业单位；信息化1企事业单位档案信息化工作中存在的不足1.1 档案管理信息化认识不足相对于国外的发展来讲，我国的现代化信息技术虽然发展速度比较快，但是 起步较晚，并没有构建起完善的运转体系与框架。对于企事业单位的工作开展来 讲，信息技术的应用与档案管理相结合受到了外部限制，缺乏管理制度与体系的 应用，一部分的企业针对档案管理工作人员的招聘，不注重信息技术水平与工作 经验，就导致整体工作质量较差，存在着较大的波动性。其次，企事业单位自身 对于档案管理信息化工作开展认知不全，且一部分的管理人员过于依赖计算机管 理系统的应用，没有正确认识到信息技术发展的风险所在，一旦管理

3、系统无法正 常运转，就会导致大量的档案管理资料丢失。1.2 办公设备与软件不适应信息化管理要求在当前企事业单位开展档案信息化工作的过程中，存在着办公设备老化、软 件建设较为落后，不适应工作要求的问题。比如在大多数的企事业单位中，长期 坚持开展纸质的档案管理工作，使用的各种设备也相对传统，而对于开展档案信 息化管理过程中，需要的各种硬件设备，如计算机、信息档案管理系统等，存在 设备老化、更新速度慢等问题，很容易造成档案管理工作的失误，不利于档案资 源的信息化建设。另外，在当前企事业单位开展档案管理工作的过程中，存在着 安全力度不够的现象。比如在信息化档案管理工作的开展中，由于硬件设备的安 全保障

4、措施不高，造成档案信息的安全性不能得到很好的保证，给档案资源信息 化建设带来一定的安全隐患。在档案信息化管理过程中，还存在着档案资源整合 管理效率低的现象，由于设备的使用相对落后，与上级单位或者国家档案管理单 位之间的系统衔接存在矛盾，不利于档案资源的整合应用，限制了管理的效率和 水平提高。1. 3档案信息化管理效率有待提高大多数企事业单位在档案信息化工作中，存在着管理效率不高的问题。在档 案管理工作中的数据信息检索管理工作中，传统的档案信息手工方法还在使用。 在计算机检索系统开发应用不完善的情况下，手工检索的效率要高于计算机检索, 更加方便和快速。但是在档案信息需求量不断提高的过程中，人工信

5、息检索的方 法使用，将会直接增加工作人员的任务量，也不利于整体档案管理工作效率的提 同I O2改善档案信息化的思路和方案1.1 树立信息化工作的思维信息技术是计算机科学和通信技术的结合，信息技术的使用可以加快对数据 的计算速度，可以使计算机处理信息的速度更高效。传统的企事业单位的档案工 作始终认为白字黑字才最可靠，因此在实际工作中大多是以纸质为载体，以人工 管理为主要方式，这就造成了整个档案工作过程的效率低下，不仅前期的录入费 时费力，后期的整理、检索、借阅等也较为繁琐。所以，在当前信息技术快速发 展的条件下，企事业单位在档案工作中也要紧随时代发展，从思想上改变对档案 工作的定位和工作模式，不

6、断适应新的发展理念，引入新的信息技术。例如，对 档案的存储硬件进行升级换代，利用先进的磁盘阵列来实现档案信息化的存储， 通过多用户协同、账户权限分配，构建企事业单位档案的信息化结构建设，实现 档案内容的管理、更新、查阅、导出等功能。1.2 引进现代化的信息化设备在开展档案信息化管理工作的过程中，要对当前使用的办公设备进行优化升 级。如根据企事业单位开展信息化档案管理工作的需要，采购大型管理设备、信 息管理系统等，为全面开展信息化档案管理工作做好基础保障。对当前使用的管 理系统，做好信息平台的共享，能够与主流的档案管理系统相互兼容，实现档案 信息的共享检索，更好地发挥出信息化档案管理的作用。软件

7、技术是档案信息存储和使用的关键技术，在先进的硬件技术支持之上， 还要做好软件的配置部署，才能提高档案信息化工作的能力。首先，应该成立专 业的技术部门，其负责整个企事业单位的信息化建设，这其中就需要档案部门能 够根据自身的需求，结合未来的发展趋势，提出具有长期可行性和可扩展性的建 设需求，通过单位内部的信息化部门来实现档案工作的信息化建设。其次，在信息技术的档案管理工作中，安全性是最基本并且最重要的要求， 因此，档案的信息化建设中，要注重信息安全，始终将信息安全放在首位，才能 保证档案管理工作的有序、有效开展。鉴于档案的特殊性以及是否涉密等，应该 在工作中，从战略高度将档案信息进行分类，在分类的

8、理念下，引入合适的信息 技术来保护。例如，可将档案分为可联网和不可联网的类别，并做好安全防护， 防止信息的泄露。对于不可联网的档案信息，要进行内部网络的建设，只能采用 适用于局域网、内部网等技术来进行信息化建设。当前，信息安全防护的技术非 常多，例如操作系统自带的防火墙，硬盘或者磁盘的不可逆加密技术等，这些技 术的使用，可以有效抵挡病毒、黑客的入侵。企事业单位的一部分资金财政预算, 要为信息的安全做考虑，否则信息的泄露将会给工作带来非常大的负面影响。对于可联网的信息，则有较多的网络技术可以使用，例如云技术等较为先进 的网络存储和计算机技术就用于非涉密档案的信息化建设。云技术通过在云端建 设的档

9、案信息化数据库，不仅能够在网络中无限制地扩展信息存储的空间，而且 通过虚拟服务器的方式，能够实现信息的互联、共享，极大地提高信息处理工作 的效率，也能够提高信息的传播速度。这对于需要远程操作和多人协同的档案处 理任务而言，是极佳的信息化手段，并且当前的云端备份和加密技术也十分先进, 信息丢失和泄露的概率也非常小，这项技术在一定程度上给企事业单位信息管理 提供了极为便捷的途径。3结语综上所述，在新时代的背景下，信息技术在事业单位的档案管理工作中已经 越来越普及，并且使用率在不断升高。这是现代化的档案管理系统中重要的组成 部分，信息技术对事业单位的档案管理工作有效开展有着直接的影响。在部分事 业单

10、位使用的模式不科学、不合理时，应该提高事业单位和档案管理人员在信息 技术科学运用中的认识，保证信息技术可以在档案管理工作中的有效使用、实施 以及改革。档案部门和工作人员应该及时调整改动管理的策略和管理的模式，在 新的社会大环境中，将信息技术应用于事业单位档案管理的工作中。参考文献1冯晓青.事业单位改革后干部人事档案管理存在的问题及对策J .兰台 内外，2021(9) :64-65.2郭楠.信息技术在事业单位档案管理中应用存在的问题及对策J .兰台 内夕卜,2021(6): 40-41.3王晓燕.关于事业单位会计档案电子化管理的几点思考J.财会学习， 2021(6):89-90.4孙国栋.事业单位人力资源管理的信息化建设及创新研究J.商讯， 2021(6):187-188.5刘石.基于信息技术视角的事业单位档案管理要点分析J.大众标准化, 2021(4):222-224.