时间管理方法.ppt

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1、时间管理方法时间管理方法目录时间的定义什么是时间管理时间管理理论时间管理方法6点优先工作制帕累托原则麦肯锡30秒电梯理论办公室美学莫法特休息法时间管理十一条金率 时间的定义时间的定义牛顿力学中的时间牛顿力学中的时间是作为度量物质运动变化过程流程的一种参照，通过我们所定义的标准的时是作为度量物质运动变化过程流程的一种参照，通过我们所定义的标准的时间单位，去衡量物质运动变化本身的变化规律。间单位，去衡量物质运动变化本身的变化规律。时间的目的时间的目的就是描述物质运动变化的参照，并提供一种事件运动变化的标准流程的计量就是描述物质运动变化的参照，并提供一种事件运动变化的标准流程的计量模式，同时它又是事

2、件进程描述的一个基本的物理量。模式，同时它又是事件进程描述的一个基本的物理量。科学上的时间概念科学上的时间概念19561956年国际计量委员会将秒规定为年国际计量委员会将秒规定为19001900年年1 1月月0 0日日1212时正回归年长度的时正回归年长度的1/31556925.97471/31556925.9747。这种以地球公转为基础的时间标准称为历书秒。这种以地球公转为基础的时间标准称为历书秒。19671967年第十三届国际计量大会又采用以原子内部辐射频率为基准的时间计量年第十三届国际计量大会又采用以原子内部辐射频率为基准的时间计量系统，成为原子时。系统，成为原子时。按新规定，按新规定，

3、“秒是铯秒是铯-133-133原子基态的两个超精细能级之间的跃迁所对应辐射原子基态的两个超精细能级之间的跃迁所对应辐射的的9 9，192192，631631，770770个周期的持续时间个周期的持续时间”。日常的时间概念日常的时间概念年、月、日、时、分、秒年、月、日、时、分、秒地球自转、公转与月球公转地球自转、公转与月球公转太阳太阳地球地球地球公转轨道地球公转轨道月球月球时间时间恒久性恒久性时时 间间特特 性性客观客观公正性公正性时间时间的刚性的刚性不可不可逆转性逆转性时间时间一维性一维性时间的基本特性时间的基本特性 时间管理定时间管理定义义时间管理是人生成功的关键时间管理（Time Mana

4、gement）就是用技巧、技术和工具帮助人们完成工作，实现目标。时间管理并不是要把所有事情做完，而是更有效的运用时间。时间管理的目的除了要决定你该做些什么事情之外，另一个很重要的目的也是决定什么事情不应该做。时间管理不是完全的掌控，而是降低变动性。时间管理最重要的功能是透过事先的规划，做为一种提醒与指引。时间的重要性短歌行曰：“人寿几何？逝如朝霞。一寸光阴一寸金;我把别人喝咖啡的时间用上了鲁迅明日复明日，明日何其多，我生待明日，万事成蹉跎！请问，如果每天都有86400元进入你的银行户头，而你必须当天用光，你会如何运用这笔钱？天下真有这样的好事吗？是的，你真的有这样一个户头，那就是“时间”。每天

5、每一个人都会有新的86400秒进帐。那么面对这样一笔财富，你打算怎样利用它们呢？时间的重要性名名人人名名言言 盛年不重来，一日难再晨，盛年不重来，一日难再晨，及时当勉励，岁月不待人。及时当勉励，岁月不待人。陶渊明陶渊明 凡是在事业上有所成就的人，无一不凡是在事业上有所成就的人，无一不是利用时间的能手。是利用时间的能手。华罗庚华罗庚 放弃时间的人，时间也会放弃他。放弃时间的人，时间也会放弃他。莎士比亚莎士比亚时间管理理论时间管理理论时间管理理论也可分为四代。第一代理论着重利用便条与备忘录，在忙碌中调配时间与精力。第二代强调日程表未来的重要，反映出时间管理已注意到规划第三代是目前正流行、讲求优先顺

6、序的观念。也就是依据轻重缓急设定短、中、长期目标，再逐日订定实现目标的计划，将有限的时间、精力加以分配，争取最高的效率。第四代理论根本否定“时间管理”这个名词，主张关键不在于时间管理，而在于个人管理。与其着重于时间与事务的安排，不如把重心放在维持产出与产能的平衡上。时间管理存在的问题时间管理存在的问题做事缺乏计划性做事缺乏计划性做事分不清主次做事分不清主次不善于说不善于说“不不”无法恰当处理外部的打扰无法恰当处理外部的打扰 忙忙 盲盲 茫茫部分人员时间管理的三字特征：忙、盲、茫部分人员时间管理的三字特征：忙、盲、茫 时间管理存在的问题时间管理存在的问题时间的浪费时间的浪费电话干扰，陪同煲粥电话

7、干扰，陪同煲粥会而不议，议而不决会而不议，议而不决不速之客，礼节陪聊不速之客，礼节陪聊回复信件，斟字酌句回复信件，斟字酌句外部客观的低效率，如：外部客观的低效率，如：A A、公共交通（班次少、道路拥堵、晚点等）、公共交通（班次少、道路拥堵、晚点等）B B、餐饮服务、餐饮服务 C C、社会化程度、社会化程度时间的浪费时间的浪费某项调查数据结果（天）某项调查数据结果（天）睡睡 眠眠 8.058.05小时小时用用 餐餐 1.311.31小时小时琐琐 事事 0.550.55小时小时工工 作作 7.347.34小时小时交交 际际 0.390.39小时小时 休休 息息 0.450.45小时小时娱娱 乐乐

8、0.310.31小时小时上下班交通上下班交通 0.730.73小时小时读书报杂志读书报杂志 0.420.42小时小时处理家务事处理家务事 0.260.26小时小时兴趣的工作兴趣的工作 0.370.37小时小时音乐或电视音乐或电视 2.512.51小时小时 与朋友聊天与朋友聊天 1.111.11小时小时时间管理存在的问题时间管理存在的问题时间陷井时间陷井情不自禁情不自禁事必躬亲事必躬亲过分客套过分客套例行公事例行公事犹豫不决犹豫不决漫不经心漫不经心碌碌无为碌碌无为 国外学者对某跨国公司总部人员国外学者对某跨国公司总部人员的的跟踪调查显示：跟踪调查显示：管理人员平均每管理人员平均每8 8分钟被打扰

9、一次；分钟被打扰一次；业务系统的管理人员平均每周花在业务系统的管理人员平均每周花在会议上的时间不少于会议上的时间不少于1010小时；小时；行政管理人员每周会议行政管理人员每周会议2020小时。小时。心理学家指出：心理学家指出：恢复思路平均时间为分钟恢复思路平均时间为分钟时间管理存在的问题时间管理存在的问题 日本学者关于时间浪费的调查日本学者关于时间浪费的调查 “人们一般每人们一般每8 8 分钟会收到分钟会收到1 1 次打扰，每小时大约次打扰，每小时大约7 7次，次，即每天即每天50506060次。平均每次打扰大约是次。平均每次打扰大约是5 5分钟，总共每天分钟，总共每天大约大约4 4小时，也就

10、是小时，也就是50%50%。其中约。其中约3 3小时的打扰是没有意义小时的打扰是没有意义或者极少有价值的。同时或者极少有价值的。同时 人被打扰后重拾原来的思路至人被打扰后重拾原来的思路至少需要少需要3 3分钟，每天就是分钟，每天就是2.52.5小时。小时。”根据以上的统计数据，可以发现，每天因打扰而产生的根据以上的统计数据，可以发现，每天因打扰而产生的时间损失约为时间损失约为5.55.5小时，按小时，按8 8小时工作制算，这占了工作时小时工作制算，这占了工作时间的间的68.7%68.7%。时间管理的方法时间管理的方法 时间管理的方法有很多，集各时间管理的方法有很多，集各种种 方法之大成的方法之

11、大成的5 5个个 6 6点优先工作制点优先工作制 帕累托原则帕累托原则 麦肯锡麦肯锡3030秒电梯理论秒电梯理论 办公室美学办公室美学 莫法特休息法莫法特休息法6 6点优先工作制点优先工作制 效率大师艾维利提出：方法要求把每天所要做的事情按重要性排序，分别从“1”到“6”标出6件最重要的事情。每天一开始，先全力以赴做好标号为“1”的事情，直到它被完成或被完全准备好，然后再全力以赴地做标号为“2”的事，依此类推。艾维利认为，一般情况下，如果一个人每天都能全力以赴地完成6件最重要的大事，那么，他一定是一位高效率人士。帕累托原则帕累托原则19世纪意大利经济学家帕累托提出的。其核心内容是生活中80%的

12、结果几乎源于20%的活动。根据这一原则，我们应当对要做的事情分清轻重缓急，进行如下的排序：A 重要且紧迫 B紧迫但不重要 C重要但不紧迫 D既不紧迫也不重要重要但不紧急A 重要而且紧急D 不重要不紧急 紧急但不重要 A A马上执行马上执行 B B制定工作计划制定工作计划 C C交下属去做或请他人帮忙交下属去做或请他人帮忙 D D对他说不对他说不紧急不紧急重要Au危机u急迫的问题u有期限压力的计划Bu发掘新机会u规划u改进产能u建立伙伴关系u防患于未然不重要Cu不速之客的接待u某些信件、文件、电话的处理u某些会议的出席u某些必要而不重要的会议、活动Du一些可做可不做的杂事u一些不必要的应酬u有趣

13、的活动案例分析 一天下午，一天下午，G医院的客服部经理李华正在参加医院召开的年度发展战医院的客服部经理李华正在参加医院召开的年度发展战略研讨会，由于晚上要给他女朋友过生日，心理在盘算这件事。突然收略研讨会，由于晚上要给他女朋友过生日，心理在盘算这件事。突然收到手机短信，两个同学从外地出差来此，约李华晚上参加校友聚会。这到手机短信，两个同学从外地出差来此，约李华晚上参加校友聚会。这时主持人宣布，由于这次会议时间紧，请全体与会人员会后要参加分组时主持人宣布，由于这次会议时间紧，请全体与会人员会后要参加分组讨论。刚一散会，前厅主管跑进会场，拉着李华就往外走，原来两名导讨论。刚一散会，前厅主管跑进会场

14、，拉着李华就往外走，原来两名导医发生纠纷，正在吵架，其他人制止不了，因此来找李经理。医发生纠纷，正在吵架，其他人制止不了，因此来找李经理。假如你是李华，此时此刻你该怎么办？假如你是李华，此时此刻你该怎么办？麦肯锡麦肯锡3030秒电梯理论秒电梯理论 麦肯锡公司曾经得到过一次沉痛的教训：公司为一家大客户做咨询。结束的时候，项目负责人在电梯间里遇见了对方的董事长，该董事长问项目负责人：“你说一下现在的结果？”由于项目负责人没有准备，即使有准备，也无法在电梯从30层到1层的30秒钟内把结果说清楚。最终，麦肯锡失去了这一重要客户。从此肯锡认为，一般情况下人们记得住一二三，记不住四五六，麦肯锡要求员工:凡

15、事要在最短的时间内把结果表达清楚,凡事要归纳在3条以内。这就是如今在商界流传甚广的“30秒钟电梯理论”。办公办公室美学室美学秩序是一种美。均匀、对称、平衡和整齐的事物能给人一种美感。简洁就是速度，条理就是效率。简洁和条理也是一种美，是一种办公室的美学、工作的美学。我们应当养成如下良好习惯：物以类聚，东西用毕物归原处；不乱放东西；把整理好的东西编上号，贴上标签，做好登记；好记性不如烂笔头,要勤于记录；处理文件的3个环节：第一，迅速回复。第二，迅速归档。第三，及时销毁。没用的文件要及时处理掉，以免继续浪费空间和时间。莫法特休息莫法特休息法法 圣经新约的翻译者詹姆斯.莫法特的书房里有3张桌：第一张摆

16、着他正在翻译的圣经译稿；第二张摆的是他的一篇论文的原稿；第三张摆的是他正在写的一篇侦探小说。莫法特的休息方法就是从一张书桌搬到另一张书桌，继续工作。人的脑力和体力如果每隔一段时间就变换不同的工作内容，就会产生新的优势兴奋灶，而原来的兴奋灶则得到抑制，这样人的脑力和体力就可以得到有效的调剂和放松。案例：华为的时间管理案例：华为的时间管理SMARTSMART原则原则让目标达到让目标达到SMARTSMART标准标准 S S-Specific -Specific 具体，不能笼统；具体，不能笼统；M M-Measurable-Measurable 可度量。可度量。A A-Attainable Attai

17、nable 可实现，指付出努力的情况下可以实现，避免过高或过低的目标。可实现，指付出努力的情况下可以实现，避免过高或过低的目标。R R-Realistic -Realistic 现实性，指现实性，指目标是实实在在的。目标是实实在在的。T T-Time bound-Time bound 时限，完成目标的期限。时限，完成目标的期限。四象限原则四象限原则关注重要且紧迫的第二象限关注重要且紧迫的第二象限 韵律原则韵律原则保持自己的韵律并与他人协调。保持自己的韵律并与他人协调。包括两个方面的内容：包括两个方面的内容：一是保持自己的韵律，具体方一是保持自己的韵律，具体方法如：对于无意义的打扰电话要学会礼貌

18、地挂断，要多用打扰性不强的沟通方式（如法如：对于无意义的打扰电话要学会礼貌地挂断，要多用打扰性不强的沟通方式（如e-maile-mail），要适当的），要适当的与上司沟通减少来自上司的打扰等；二是要与别人的韵律相协调，具体的方法如：不要唐突拜访对方，了与上司沟通减少来自上司的打扰等；二是要与别人的韵律相协调，具体的方法如：不要唐突拜访对方，了解对方的行为习惯等。解对方的行为习惯等。流程优化精简原则流程优化精简原则分析流程，减少多余环节分析流程，减少多余环节 明确开明确开 会目的会目的 作好会作好会 前准备前准备准时出准时出席会议席会议严明会严明会场纪律场纪律 会后纪会后纪 要跟踪要跟踪会上有会

19、上有议有决议有决会议时间管会议时间管理理A AB BC CD DF FE E会议的时间管理会议的时间管理 时间管理十一条金律时间管理十一条金律金律一金律一:要和你的价值观相吻合要和你的价值观相吻合 你一定要确立个人的价值观，假如价值观不明确，你就很难知道什么对你最重要，当你价值观不明确，时间分配一定不好。时间管理的重点不在于管理时间，而在于如何分配时间。你永远没有时间做每件事，但你永远有时间做对你来说最重要的事。金律二金律二:设立明确的目标设立明确的目标成功等于目标，时间管理的目的是让你在最短时间内实现更多你想要实现的目标;你必须把今年度4到10个目标写出来，找出一个核心目标，并依次排列重要性

20、，然后依照你的目标设定一些详细的计划，你的关键就是依照计划进行。金律三金律三:改变你的想法改变你的想法美国心理学之父威廉.詹姆士对时间行为学的研究发现这样两种对待时间的态度:“这件工作必须完成，但它实在讨厌，所以我能拖便尽量拖”和“这不是件令人愉快的工作，但它必须完成，所以我得马上动手，好让自己能早些摆脱它”。当你有了动机，迅速踏出第一步是很重要的。不要想立刻推翻自己的整个习惯，只需强迫自己现在就去做你所拖延的某件事情。然后，从明早开始，每天都从你的time list中选出最不想做的事情先做。金律四金律四:遵循遵循2020比比8080定律定律生活中肯定会有一些突发困扰和迫不及待要解决的问题，如

21、果你发现自己天天都在处理这些事情，那表示你的时间管理并不理想。成功者花最多时间在做最重要，而不是最紧急的事情上，然而一般人都是做紧急但不重要的事。金律五金律五:安排安排“不被干扰不被干扰”时间时间每天至少要有半小时到一小时的“不被干扰”时间。假如你能有一个小时完全不受任何人干扰，把自己关在自己的空间里面思考或者工作，这一个小时可以抵过你一天单位时间的工作量，甚至有时候这一小时比你3天工作的效率还要好。金律六金律六:严格规定完成期限严格规定完成期限 巴金森在其所著的巴金森法则(Parkinsons Law)中，写下这段话:“你有多少时间完成工作,工作就会自动变成需要那么多时间。”如果你有一整天的

22、时间可以做某项工作，你就会花一天的时间去做它。而如果你只有一小时的时间可以做这项工作，你就会更迅速有效地在一小时内做完它。金律七金律七:做好时间日志做好时间日志你花了多少时间在做哪些事情，把它详细地记录下来，早上出门(包括洗漱、换衣、早餐等)花了多少时间，搭车花了多少时间，出去拜访客户花了多少时间把每天花的时间一一记录下来，你会清晰地发现浪费了哪些时间。这和记账是一个道理。当你找到浪费时间的根源，你才有办法改变。金律八金律八:理解时间大于金钱理解时间大于金钱 用你的金钱去换取别人的成功经验，一定要抓住一切机会向顶尖人士学习。仔细选择你接触的对象，因为这会节省你很多时间。假设与一个成功者在一起，

23、他花了40年时间成功，你跟10个这样的人交往，你不是就浓缩了400年的经验?把自己要做的每一件事情都写下来，这样做首先能让你随时都明确自己手头上的任务。不要轻信自己可以用脑子把每件事情都记住，而当你看到自己长长的list时，也会产生紧迫感。金律九金律九:学会列清单学会列清单金律十金律十:同一类的事情最好一次把它做完同一类的事情最好一次把它做完 假如你在做纸上作业，那段时间都做纸上作业；假如你是在思考，用一段时间只作思考；打电话的话，最好把电话累积到某一时间一次把它打完。当你重复做一件事情时，你会熟能生巧，效率一定会提高。金律十一金律十一:每每1 1分钟每分钟每1 1秒做最有效率的事情秒做最有效率的事情你必须思考一下要做好一份工作，到底哪几件事情是对你最有效率的，列下来，分配时间把它做好。始终直瞄靶心绩效。牢记鲁迅先生的话：牢记鲁迅先生的话：时间是组成生命的材料，浪费别人的时间是组成生命的材料，浪费别人的时间，其实是无异于谋财害命。时间，其实是无异于谋财害命。承诺今天今天是我新生命的开始，我呼吸着新鲜空气，我沐浴着灿烂阳光，我对今天充满信心，我无法预料未来，但我要牢牢把握今天!谢谢各位谢谢各位