时间管理与个人效率.ppt

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1、时间管理与个人效率时间管理与个人效率课程结构与目标课程结构与目标我们为什么需要时间管理的技巧我们为什么需要时间管理的技巧?-因为因为:我们需要明确了解我们的我们需要明确了解我们的价值观价值观,我们需要我们需要有效率地有效率地扮演我们的扮演我们的角色角色,我们需要工作与生活达到我们需要工作与生活达到平衡平衡,我们需要知道如何我们需要知道如何处理压力处理压力,我们需要知道如何作出正确的我们需要知道如何作出正确的决定决定,我们需要工作中的我们需要工作中的带头人带头人及生活中的及生活中的成功人士成功人士 课程重点课程重点角色角色价值观价值观 重点重点 时间管理时间管理平衡的生活平衡的生活处理压力处理压

2、力学习方法学习方法.忠实于自己忠实于自己/开放式思维开放式思维思考題：价值观与优先权思考題：价值观与优先权举例：你通知多年未见的朋友们本周六来你家举例：你通知多年未见的朋友们本周六来你家BBQ聚会聚会,可是在周六的早上，你的老板打电话给可是在周六的早上，你的老板打电话给你，说你的下属在工厂打架，要你马上去你，说你的下属在工厂打架，要你马上去工厂妥善处理。工厂妥善处理。你去还是不去？你去还是不去？价值观是每个人思维及行动的根本价值观是每个人思维及行动的根本。她她形成了我们的世界观及人生观，是我们形成了我们的世界观及人生观，是我们判断是非好坏，以及行动取舍的标准。判断是非好坏，以及行动取舍的标准。

3、每个人都有不同的价值观。每个人都有不同的价值观。价值观价值观 指导我们行动的根本出发点指导我们行动的根本出发点价值观价值观的内容通常有：的内容通常有：价值观价值观家庭家庭忠诚忠诚健康健康财产财产孝順孝順自由自由朋友朋友价值观检验价值观检验1 首先，认真地想一下自己的价值观包含有哪首先，认真地想一下自己的价值观包含有哪些内容？些内容？2 在三张纸片上各写下你最重要的价值之一，在三张纸片上各写下你最重要的价值之一，3现在的情况是现在的情况是自我检查自我检查 我的个人目标中是否反映了我的价值观？我的个人目标中是否反映了我的价值观？我为这些价值做了什么努力吗？我为这些价值做了什么努力吗？我是否把大多数

4、时间都花在了这些努力上？我是否把大多数时间都花在了这些努力上？如果回答是如果回答是“否否”，或不肯定，那么我们真的，或不肯定，那么我们真的 要考虑一下我们的时间管理技巧了！要考虑一下我们的时间管理技巧了！*你要成为什么样的人你要成为什么样的人?你想拥有什么你想拥有什么?为此，你打算如何行动为此，你打算如何行动?我们的角色我们的角色 设立个人的目标设立个人的目标个人的处事为人：要对我遇到的每一个人的处事为人：要对我遇到的每一个人和蔼可亲。个人和蔼可亲。要做到这一点，我必須首先学会了解要做到这一点，我必須首先学会了解別人，不断地学习如何与人们沟通。別人，不断地学习如何与人们沟通。所以我与人们打交道

5、时必須友好，宽所以我与人们打交道时必須友好，宽容，不带任何偏见。容，不带任何偏见。举例举例-生活中的做人准则生活中的做人准则我在我在Molex 公司的职责是向学员公司的职责是向学员们传授知识，交流经验，从而使们传授知识，交流经验，从而使他们能具备所需的知识与技能，他们能具备所需的知识与技能，成为公司的优秀员工。成为公司的优秀员工。举例举例-工作中的做人准则工作中的做人准则1/2为达到这个目标，我必须不断学习新知为达到这个目标，我必须不断学习新知识，新技术和新的思维与管理技巧。识，新技术和新的思维与管理技巧。我必須以开放的思维方式开展我的培训我必須以开放的思维方式开展我的培训课程，了解我的学员，

6、与大家交流分享课程，了解我的学员，与大家交流分享经验，认真讲好每一堂课。经验，认真讲好每一堂课。2/2课堂练习课堂练习(10):写一下每个人自己的目标与准则写一下每个人自己的目标与准则(工作及生活的各一工作及生活的各一)注：注：这只是写给自己的，可以不向別人展示，这只是写给自己的，可以不向別人展示，但是记住每隔半年，但是记住每隔半年，1年，年，3年，年，5年年你你会看到自己向目标所走过的路程。会看到自己向目标所走过的路程。时间管理的时间管理的4代方法代方法第一代：第一代：便条，记事本，便条，记事本，清单，笔记本清单，笔记本重点在当前的事情重点在当前的事情第二代：第二代：日历，备忘录，通讯录，重

7、点在日历，备忘录，通讯录，重点在安排将来的事情安排将来的事情强于第一代，电脑化，更强于第一代，电脑化，更着眼于将来的事情安排。着眼于将来的事情安排。第四代：第四代：不仅仅是不仅仅是效率效率，更着重于，更着重于效效果果，根据优先权进行选择。，根据优先权进行选择。从价值观出发，着重于目标从价值观出发，着重于目标及效果来进行取舍。及效果来进行取舍。第三代：第三代：着重于规划长短期着重于规划长短期的任务和目标。的任务和目标。重点在专业的规划重点在专业的规划方法，如项目管理方法，如项目管理等等。等等。效率效率与与效果效果讨论：有何不同讨论：有何不同?四代时间管理方法的比较四代时间管理方法的比较前三代注重

8、效率，计划，合理安排前三代注重效率，计划，合理安排而第四代更注重效果，优先权，从而争取而第四代更注重效果，优先权，从而争取平衡的生活及自我实现。平衡的生活及自我实现。一旦你能改进你的时间管理技巧，你就能一旦你能改进你的时间管理技巧，你就能一旦你能改进你的时间管理技巧，你就能一旦你能改进你的时间管理技巧，你就能实现符合自己意愿的平衡的生活实现符合自己意愿的平衡的生活实现符合自己意愿的平衡的生活实现符合自己意愿的平衡的生活优先权优先权1简单说，就是把我们的任务都按轻、重、缓、急来分类，2然后把有限的时间和精力优先用于最重要的事情。3为什么 新挑战的需要，实现自我的需要。世界事务世界事务世界事务世界

9、事务关心范围关心范围影响范围影响范围如何集中我们有限的时间与精力？如何集中我们有限的时间与精力？直接相关直接相关紧急的紧急的(II)必做类必做类不紧急的不紧急的重要的重要的不重要的不重要的谁负责管理我们的时间谁负责管理我们的时间?你是象自己所认为的那样你是象自己所认为的那样管理管理/利用你的时间吗利用你的时间吗?请听管理大师比得的故事请听管理大师比得的故事 分组讨论分组讨论列出你的日常工作(某一天或一周)解释你如何将其按时间管理的4个象限来分类。在时间管理的4代方法之中，哪一种最适合你？为什么？(15 分钟讨论，分享与提高)浪费时间的浪费时间的4种主要习惯种主要习惯1.事情不管巨细，不愿委托给

10、别人，自己事情不管巨细，不愿委托给别人，自己一概包办；一概包办；2.对所有请求不加区别一概接受对所有请求不加区别一概接受3.办事习惯拖延办事习惯拖延4.成为电话的奴隶成为电话的奴隶对症下药对症下药-1管理大师比得说过：以他管理大师比得说过：以他90多岁高龄的经验，多岁高龄的经验，尚未发现有哪位杰出的经理能同时做好两件尚未发现有哪位杰出的经理能同时做好两件事的。事的。所以我们最好的选择是把自己的事情按轻重缓急所以我们最好的选择是把自己的事情按轻重缓急的次序处理，可以委派给下属或团队的事务尽管的次序处理，可以委派给下属或团队的事务尽管理放心委派，只要你的安排得当，事情仍会办得理放心委派，只要你的安

11、排得当，事情仍会办得象你的要求一样好。象你的要求一样好。对症下药对症下药-2接受所有的请求必然分散精力以至于力所不及。接受所有的请求必然分散精力以至于力所不及。要确定哪些是你要确定哪些是你必须马上必须马上必须马上必须马上做的以及哪些是你做的以及哪些是你需要需要需要需要做的。对其他的事务，如果力不能及，请学会说做的。对其他的事务，如果力不能及，请学会说“不不”！思考：如何说思考：如何说思考：如何说思考：如何说“不不不不”？*对症下药对症下药-3记住两点：记住两点：1.龟兔赛跑，乌龟羸在不弃不舍，步步向前。龟兔赛跑，乌龟羸在不弃不舍，步步向前。如果事务较大，可化整为零，切不可今天拖如果事务较大，可

12、化整为零，切不可今天拖明天，明天何其多。明天，明天何其多。2.记住完成任务后好好犒劳自己！记住完成任务后好好犒劳自己！对症下药对症下药-4如果你在专注于办理某件重要事务，可能的话，如果你在专注于办理某件重要事务，可能的话，请别人替你接听电话，或利用电话的录音功能请别人替你接听电话，或利用电话的录音功能代答，然后找时间一并回复代答，然后找时间一并回复时间管理小贴士时间管理小贴士发挥团队精神，尽可能把事务委派给团队一起做；发挥团队精神，尽可能把事务委派给团队一起做；将办公桌安排有序，东西放在固定的地方，需要将办公桌安排有序，东西放在固定的地方，需要时举手即得。时举手即得。充分利用现代科技的便利，如

13、电话，电邮，录音，充分利用现代科技的便利，如电话，电邮，录音，短讯短讯免得自己跑来跑去，浪费时间；免得自己跑来跑去，浪费时间；聪明地利用时间，如在旅行中，可以起草电邮，聪明地利用时间，如在旅行中，可以起草电邮，工作计划，业务报告工作计划，业务报告1/5避免完美主义避免完美主义 想等待一个完美的时间和想等待一个完美的时间和完美的环境来开始工作是永远等不到的；完美的环境来开始工作是永远等不到的；会议要开得有意义会议要开得有意义 走出会议室时一定要走出会议室时一定要清楚将要做的事务，同时要记住：会议上决清楚将要做的事务，同时要记住：会议上决定的事情并不一定全是你必須做的！定的事情并不一定全是你必須做

14、的！记住时间管理记住时间管理4象限的分类法，尽量避免第象限的分类法，尽量避免第4象限的事务；象限的事务；适当地给自己留有个人的时间，并避免被其适当地给自己留有个人的时间，并避免被其他事务占用！他事务占用！2/5控制你的书面工作量控制你的书面工作量 在你决定要用到某在你决定要用到某张纸时才接触它，而且每一张纸只需用一次，张纸时才接触它，而且每一张纸只需用一次，不完成不要将其放开；不完成不要将其放开；减少电话的干扰；减少电话的干扰；善用时间善用时间 你占用时间就要利用她来工作，你占用时间就要利用她来工作，不要让它白白从你的手指之间溜掉！不要让它白白从你的手指之间溜掉！不要畏难，不要拖延，必要时化整

15、为零，先不要畏难，不要拖延，必要时化整为零，先着手容易的事务直至完成。着手容易的事务直至完成。3/5对第三及第四象限的事务学会说对第三及第四象限的事务学会说 不不!紧急的紧急的(II)必做类必做类不紧急的不紧急的重要的重要的不重要的不重要的4/5勇于自信勇于自信 如果你尽自己的能力管理你的时如果你尽自己的能力管理你的时间，那就没有什么需要过于担心的事情。请间，那就没有什么需要过于担心的事情。请相信你自己的能力！相信你自己的能力！守时。珍惜时间就是珍惜生命！守时。珍惜时间就是珍惜生命！少许诺，多办事，决不要多许诺而不兑现！少许诺，多办事，决不要多许诺而不兑现！5/5记住记住Pareto 的的“8

16、0-20 原理原理”80%的销售额来自于你的销售额来自于你20%的客户客戶；的客户客戶；80%的投诉来自于你的投诉来自于你20%的客户；的客户；80%你所穿用的衣服只占你衣柜中衣服的你所穿用的衣服只占你衣柜中衣服的20%世界上世界上20%的人占有的人占有80%的财富；的财富；你的时间有你的时间有80%用在第三和第四象限，而只有用在第三和第四象限，而只有20%的时间用在第一和第二象限的时间用在第一和第二象限如果你可以將如果你可以將80%的時間集中於的時間集中於20%的事务上的事务上你就可大大提高你的工作效率，你就可大大提高你的工作效率，从而给自己安排平衡、丰富而健从而给自己安排平衡、丰富而健康的

17、生活！康的生活！平衡生活的平衡生活的4要素要素生活，生活，健康，健康，社交，社交，朋友，朋友，学习，学习，提升，提升，精神，形象精神，形象压力压力压力来自于内部及外部环境的不断变化，压力来自于内部及外部环境的不断变化，它对我们的身体和精神上都会产生相当的影响。它对我们的身体和精神上都会产生相当的影响。处理得好，会起到积极的作用，处理得不好，处理得好，会起到积极的作用，处理得不好，则会议让人十分消极则会议让人十分消极压力的类型：压力的类型：生存压力；环境及工作压力；身体及精神压力参考Maslow的需求等级*处理压力处理压力*基本原则：基本原则：首先得判断是否受到压力的影响首先得判断是否受到压力的

18、影响*其次分析压力来自何处其次分析压力来自何处转移注意力以避免过激反应转移注意力以避免过激反应(90/10 rule)学习控制引导压力的方法学习控制引导压力的方法增强自己的抗压能力增强自己的抗压能力(身体，精神，心理身体，精神，心理)压力图示压力图示培训，度假，团队培训，度假，团队培训，度假，团队培训，度假，团队 *以积极的态度对待以积极的态度对待以积极的态度对待以积极的态度对待压力，把压力当作压力，把压力当作压力，把压力当作压力，把压力当作挑战，从而充实自挑战，从而充实自挑战，从而充实自挑战，从而充实自己，增长才干。己，增长才干。己，增长才干。己，增长才干。90/10 规则发生在我们身上的事

19、情，其结果有发生在我们身上的事情，其结果有发生在我们身上的事情，其结果有发生在我们身上的事情，其结果有10%10%是我是我是我是我们无法控制的。但其余们无法控制的。但其余们无法控制的。但其余们无法控制的。但其余90%90%的结果如何却取的结果如何却取的结果如何却取的结果如何却取决于我们如何反应。决于我们如何反应。决于我们如何反应。决于我们如何反应。看看下面的例子看看下面的例子看看下面的例子看看下面的例子:又开始了一个美好的早晨又开始了一个美好的早晨又开始了一个美好的早晨又开始了一个美好的早晨 有用的格言有用的格言忍一忍风平浪静，退一步海阔天空忍一忍风平浪静，退一步海阔天空改变自己乃改变一切之首

20、改变自己乃改变一切之首发怒离危险仅一步之遥发怒离危险仅一步之遥不要在力不能及的事情上浪费时间不要在力不能及的事情上浪费时间小小 结结时间管理有不同的方法，个人可根据需要来决定时间管理有不同的方法，个人可根据需要来决定如何取舍或结合使用。如何取舍或结合使用。时间管理的技巧是提高个人效率的根本，但并不时间管理的技巧是提高个人效率的根本，但并不是人人都意识到其重要性，也不清楚自己在如何是人人都意识到其重要性，也不清楚自己在如何利用时间。因此，建立时间管理的概念和习惯是利用时间。因此，建立时间管理的概念和习惯是走上成功之路的第一步。走上成功之路的第一步。第四代时间管理不光注重效率，更注重效果。因第四代时间管理不光注重效率，更注重效果。因此理解并掌握此理解并掌握4个象限的理论及方法，会大大提高个象限的理论及方法，会大大提高我们的办事效率并得到最好的效果。我们的办事效率并得到最好的效果。小小 结结(续续)价值观价值观角色与作用角色与作用选择重点选择重点时间管理时间管理平衡生活平衡生活平衡生活平衡生活处理压力处理压力处理压力处理压力时间是我们最有价值的资时间是我们最有价值的资源，时间是我们的生命。源，时间是我们的生命。如何掌握自己的时间，如如何掌握自己的时间，如何提高自己的效率何提高自己的效率 选择在于你选择在于你!