第六讲办会.ppt

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1、Talk show第六讲第六讲 办会办会知识点一：会议秘书人员的素质知识点一：会议秘书人员的素质 及会议秘书机构的设置及会议秘书机构的设置（一）会议工作对秘书的基本要求（一）会议工作对秘书的基本要求 （二（二）会议秘书机构的设置）会议秘书机构的设置规模较大的会议，一般都成立会议秘书处，由专人负责。规模较大的会议，一般都成立会议秘书处，由专人负责。秘书处下设几个组：秘书处下设几个组：秘书组：负责值班、组织协调、印发文件秘书组：负责值班、组织协调、印发文件会务组：负责会场的布置、管理、服务会务组：负责会场的布置、管理、服务宣传组：负责宣传报道和对记者的组织管理宣传组：负责宣传报道和对记者的组织管理

2、翻译组：负责翻译成几种文字翻译组：负责翻译成几种文字保卫组：负责安全警卫保卫组：负责安全警卫总务组：负责接送、食宿、文娱活动、医疗保健等总务组：负责接送、食宿、文娱活动、医疗保健等知识点二：会议工作的基本流程知识点二：会议工作的基本流程v一、会前准备一、会前准备1 1、拟定会议筹备计划、拟定会议筹备计划书：书：会议名称、会议内会议名称、会议内容、会期、会议规模、容、会期、会议规模、日程、议程、会议的组日程、议程、会议的组织领导、会议召开形式、织领导、会议召开形式、宣传报道、会议文件准宣传报道、会议文件准备、经费预算、接待工备、经费预算、接待工作、食宿安排、保卫和作、食宿安排、保卫和保密工作等。

3、保密工作等。2、选定会议议题、选定会议议题公司年终总结大会会议议程公司年终总结大会会议议程主题：表彰先进总结过去展望未来参加人：全所员工时间：上午9：0011：30地点：新华大厦四楼一号报告厅会议内容：一、主持人经理宣布会议开始，介绍来宾。二、总经理致辞。三、管理委员会主任宣布年度受表彰人员名单 四、颁奖仪式五、代表受表彰人员发言。六、董事长总结发言。七、会议聚餐（1 1）会议议程：会议进行的）会议议程：会议进行的程序，讨论哪些议题，按什程序，讨论哪些议题，按什么顺序讨论，是否进行表决么顺序讨论，是否进行表决等等等等。3、拟定会议议程、日程、拟定会议议程、日程（2 2）会议日程）会议日程 会议

4、进程的具体安排，一般用日程表来表达。会议日程博鳌亚洲论坛会议日程博鳌亚洲论坛2010年年会议日程（节选）会议日程（节选）4月8日（星期四）07:00-22:00注册（海口美兰机场）16:00-17:30博鳌亚洲论坛理事会会议（国际会议中心一层孔雀4厅）18:00-19:00博鳌亚洲论坛会员大会（国际会议中心一层东屿宴会大厅A)19:30-21:00博鳌亚洲论坛会员和赞助商欢迎晚宴（索菲特酒店一层中餐厅4 4、准备会议文件、准备会议文件5、确定出席、列席会议人员、确定出席、列席会议人员主要文件：领导讲话稿、工作报告等在会议上宣读的文主要文件：领导讲话稿、工作报告等在会议上宣读的文件。件。参考文件

5、：与会议主题相关，用于与会人员参阅的背景参考文件：与会议主题相关，用于与会人员参阅的背景文件。文件。6、与会人员编组、与会人员编组 需讨论的会议，可进行人员编组。分组名单上要注明小需讨论的会议，可进行人员编组。分组名单上要注明小组负责人和讨论地点组负责人和讨论地点7、选定、布置会场、选定、布置会场（1 1）会场气氛）会场气氛：条幅、鲜花、台签、茶水等。（2 2）主席台布置）主席台布置：主席台要排座次、放台签，以便对号入座。要反复核对，不要出现错字错位。主席台座次：前排高于后排、中央高于两侧，左侧高于右侧。领导座次安排：主席台人数为奇数时 主席台人数为偶数时 要根据会议的规模、性质和需要来布置会

6、场。不同的布置形式，体现的意义、气氛和效果均不相同。主席台与代表席采取上下面对面方式，突出主席台的位置。分为礼堂形、教室形、弦月形。相对式：相对式：（3 3）选择不同类型的会场）选择不同类型的会场教室形会场弦月形会场全围式 不设专门的主席台，所有与会者均围坐于一起。可分为圆形、椭圆形、长方形，多边形。介于相对式与全围式之间，设有主席台，但在其正面和两侧安排代表席，这样即突出了主席台的地位，又有融洽的氛围，比较适合中小型工作会议。分为马蹄形、T字形、拱桥形。半围式8、制作会议证件、制作会议证件 厂关于召开安全生产会议的通知厂关于召开安全生产会议的通知所属各单位：所属各单位：为了总结交流经验，研究

7、分析存在为了总结交流经验，研究分析存在的问题，进一步贯彻落实省、市安全生的问题，进一步贯彻落实省、市安全生产工作会议精神，做好今年的安全生产产工作会议精神，做好今年的安全生产工作，经研究决定召开安全生产工作会工作，经研究决定召开安全生产工作会议议。现将有关事项通知如下：。现将有关事项通知如下：一、会议内容：一、会议内容：二、参加人员：二、参加人员：三、会议时间、地点：三、会议时间、地点：四、要求：四、要求：五、联系人王五、联系人王电话：电话：139厂厂年年月月日日标题标题：事由+文种，如“关于召开改革与发展研讨会的通知”。正文正文：会议的名称、开会日期、地点、会期、议题、参加会议人员范围、报到

8、地点、是否提供交通工具、可否带工作人员、乘车路线、会务联系人电话等。如需确定是否参会则应附参会信息回执。落款落款：包括发文单位和发出日期，有的要加盖公章。9、印发会议通知、印发会议通知带回执的会议通知带回执的会议通知10、制定会议须知、制定会议须知（1）作息时间表（2）日程表（3）分组名单（4）会议秘书机构人员名单及房间号（5）注意事项：保密制度、请假制度、会客制度、安全要求及其他注意事项。11、负责会议签到、负责会议签到项 目 内 容会议名称（内容）会议时间 年 月 日至 月 日 会议地点参加会议对象参加会议人数其中：工作人员 人；驻地代表 人。会议经费预算合计住宿伙食补助场租费交通费印刷费

9、公杂费审批意见 年 月 日备注1、各部门应提前15天将本表报经费主管部门审批。2、住宿费的人数不包括驻地代表，含部分工作人员。3、本表一式二份，经审批单位审核后退原单位一份。公司会议费预算表公司会议费预算表承办单位（盖章）12、申请会议经费、申请会议经费13、安排好会议值班工作、安排好会议值班工作岗位时间2010年 月 日 00：0008：00值班情况值班人：交接班交班人：时间：接班人：时间：值班记录表值班记录表 NO:二、会中工作 接待签到会议记录编制会议简报会场服务照相服务 重点一：会中秘书人员的工作v1、会议记录、会议记录 速记速记、择要记录、录音、择要记录、录音v2 2、会议简报、会议

10、简报 以便与会人员了解会议全貌，掌握会议进程以便与会人员了解会议全貌，掌握会议进程 （1 1）“简简”：突出重点，精练内容。：突出重点，精练内容。（2 2）“快快”：一般当天完成，次日上午送到与会人员。：一般当天完成，次日上午送到与会人员。（3 3）“实实”：真实客观，符合实际。：真实客观，符合实际。v3 3、会议值班、会议值班 值班电话记录、值班接待记录、值班日记值班电话记录、值班接待记录、值班日记1 1、报头、报头 报头位于首页上方，约占一页版面的三分之一。它包括报名、期号、编号、编发单位、印发日期、密级等内容。（1 1）报名）报名：在报头的上方居中位置，用套红大号字印刷，以求醒目、端庄、

11、突出其中心地位。（2 2）期号）期号：在报名的正下方，按期序编号。有的简报，在期数下面还编上总期数。（3 3）编号）编号：在报头右侧上方，用于表明印数序号，有些公开的简报不加编号。（4 4）编发单位）编发单位：在报头的左侧下方位置上标出“办公室”或“会议秘书处”编印。（5 5）印发日期）印发日期：在报头的右侧下发位置上标出年、月、日。（6 6）密级）密级：在报头的左侧上方位置，标明“秘密”、“机密”、或“内部文件”，公开的简报无此项。注意：报头和报文之间，为了眉目清楚，还要用红色横线隔开。知识链接：如何写会议简报？知识链接：如何写会议简报？机密机密政协政协市六届市六届次会议次会议 简简 报报

12、（第（第2424期）期）大会秘书处编 2013年3月20日今年政府应办几件实事今年政府应办几件实事 委员说：建议市长要有委员说：建议市长要有相应的任期目标，要像相应的任期目标，要像那那样一年办几件实事，年终总结，样一年办几件实事，年终总结，有哪些完成，有哪些没完成，为有哪些完成，有哪些没完成，为什么。什么。会议简报一般由会议简报一般由报头、报文、报尾报头、报文、报尾三部分组成。三部分组成。2 2、报文、报文 报文部分，一般包括标题、导语、主体、结尾等内容。如有必要，在标题前可加一段按语。（1 1）标题）标题：标题要概括内容，简明醒目，使人一看便知道文章的主要意思。（2 2）导语）导语：简报的导

13、语与新闻消息相似，它要求用一句话或一段话概括全文的主旨或中心内容。一般交代谁、在哪里、做什么、结果如何等。（3 3）主体）主体：将导语中提出的问题加以展开。要求紧扣标题，紧扣导语，中心突出，叙述清楚，脉络分明。（4 4）结尾）结尾：总结、点明主题。（5 5）按语）按语：出版单位对简报的说明，重要会议一般写按语。知识链接：如何写会议简报？知识链接：如何写会议简报？机密机密政协政协市六届市六届次会议次会议 简简 报报 （第（第2424期）期）大会秘书处编 2013年3月20日今年政府应办几件实事今年政府应办几件实事 2013年3月20日，我市政协全体委员在市委会议室召开了第六届第三次会议，讨论今年

14、政府应办的几件实事，会议委员发言，大会最终确定了今年政府必办的三件实事。委员说：建议市长要有相应的 期目标，要像那样一年办几件实事，年终总结，有哪些完成，有哪些没完成，为什么。知识链接：如何写会议简报？知识链接：如何写会议简报？机密机密政协政协市六届市六届次会议次会议 简简 报报 （第（第2424期）期）大会秘书处编 2013年3月20日今年政府应办几件实事今年政府应办几件实事 2013年3月20日，我市政协全体委员在市委会议室召开了第六届第三次会议，讨论今年政府应办的几件实事，会议委员发言，大会最终确定了今年政府必办的三件实事。委员说：建议市长要有相应的 期目标，要像那样一年办几件实事，年终

15、总结，有哪些完成，有哪些没完成，为什么。送：（单位）共印：份 3、报尾 报尾一般由“发送范围”、“印发份数”两项构成。“发送范围”在左，用“送”、“发”等词语注明。“印发份数”在右，用“共印份”注明。简报也可以不带报尾，写完报文自然结束。注意：报尾与报文注意：报尾与报文之间用横线隔开，或用之间用横线隔开，或用两条平行线将报尾框起两条平行线将报尾框起来。来。1.清理文件，及时收回不能带走的文件。整理好会议文件，及时登记归档。2.安排离会。热情送客，提供票务及必要的交通服务。3.修订文件。对会议形成的文件，有些需要会后修改定稿印发。4.撰写纪要。会议纪要是记载和传达会议情况和议定事项使用的一种行政

16、公文，要尽可能快速完成并报领导审核定稿下发。会议纪要会议纪要为了，年月日召集有关单位人员召开会议，就一事进行了研究讨论,现将会议内容纪要如下。一、二、三、四、三、会后工作三、会后工作5 5、结算会议经费、结算会议经费 清点费用支出发票并核实发票，填写报销单、通常清点费用支出发票并核实发票，填写报销单、通常将发票贴于报销单背面，请领导者审核签字后到财务部将发票贴于报销单背面，请领导者审核签字后到财务部门报销，报销后尽快与相关部门及人员结清费用。门报销，报销后尽快与相关部门及人员结清费用。如需与会者交款，则应将项目与数额详细列出在会如需与会者交款，则应将项目与数额详细列出在会议通知中或预定的表格中

17、，并注明交款的时间和方式，议通知中或预定的表格中，并注明交款的时间和方式，在会议报到时就应做好会议收费的相关工作，并做好发在会议报到时就应做好会议收费的相关工作，并做好发票的开具等工作。票的开具等工作。公司会议结算表（月 日）会议收入由以下部分构成房款收入房款支出房款节余餐费收入餐费支出餐费节余考察A线考察人数返款数额考察B线考察人数返款数额报到人数收费标准收款总额合计 会议支出由以下部分构成发票费用发票数量费用总额合计 经过双方核对，此次会议结束后，公司支付会议款 元给 ，签字后即付款，签字后视双方此次会议费用结算完毕。经办人：收款人：6 6、评估会议效果、评估会议效果会后应对会议效果进行评

18、估，积累经验，明确不足。会后应对会议效果进行评估，积累经验，明确不足。会议评估表会议评估表会前效果评估会中效果评估会后效果评估 目标明确吗 是否有议程与会人员适当吗 会议时间、地点是否适当 开会的通知时间恰当与否 会议通知的内容周详与否 会议场地设备如何 与会者有没有作充分准备会议时间分配合理吗 外界有干扰吗 与会者离题了吗 主持人主持效果好吗 有没有没有必要留在会场的人 资料是否充足讨论效果如何会议气氛如何发生不必要的争论了吗视听器材使用效果好吗会议按时开始和结束了吗会议记录完整翔实吗决议落实情况如何与会者反应如何会议费用及时结清了吗会议文件回收入档了吗会议达到预期目标了吗哪些没有达成？为什

19、么？组织会议的每一个人是否感到尽力和满意 办会教学片录像分析录像分析案例分析案例分析 王炎是明达公司的总经理秘书，受李总委托主办王炎是明达公司的总经理秘书，受李总委托主办公司年度部门经理座谈会，作为会务组和后勤组的召公司年度部门经理座谈会，作为会务组和后勤组的召集人，责任重大。如会场布置、会议座位安排、会议集人，责任重大。如会场布置、会议座位安排、会议气氛布置之类的事，最好不要让她分心，请你代她处气氛布置之类的事，最好不要让她分心，请你代她处理这三件事：理这三件事：1 1，选择什么样的会场布置方式最为恰当？说出理由，选择什么样的会场布置方式最为恰当？说出理由，并画出你所布置的草图。并画出你所布

20、置的草图。2 2，座位如何安排，说出理由，一并画出草图。，座位如何安排，说出理由，一并画出草图。3 3，说说你打算如何将这次座谈会的气氛布置到最好，说说你打算如何将这次座谈会的气氛布置到最好效果。效果。情景实训全球大学生领袖会议university Scholars Leadership 2009年5月20日，全球大学生领袖会议是为志愿关注并理解世界贫困，有志向为此作出努力的全球高校大学生而举办的。本次会议于2010年8月1-7日在马来西亚举行，届时将有来自30多个国家，近千名来自哈佛、剑桥、牛津等世界顶尖高校的大学生领袖参与、组织关于世界可持续发展领域大大小小400多项具有影响力的大学生活动

21、。会议由Humanitarian Affairs United Kingdom及联合国下属机构承办，得到了马来西亚总理的大力支持。与会者不仅可以在马来西亚体会不一样的风土人情和异国美景，还可以同世界顶尖高校的青年精英一同讨论全球性热点问题，体会联合国代表会议的全过程。除会议外，还有丰富的学生联谊活动，旅游观光和领袖讲座等精彩纷呈的各式活动。会议结束后，全体与会者会得到此次活动的官方认证书以及马来西亚总理的认证函，并能与马来西亚总理亲切合影。前澳大利亚外交家eraldineCox，及另外一位著名的诺贝尔奖候选人Tim Peters发表演讲。7名交大青年领袖将和北大、清华、浙大、南大和复旦等大学的

22、青年领袖将组成中国代表团参加此次全球大学生领袖会议。本次会议与会费用为USD 650,其中包括在四星级酒店（Mahkota Melaka）六天的住宿费，餐饮费（每日三餐加两份午茶），当地交通费，田野远足、景点观光、嘉宾演讲、研讨会、会议T恤、与会证书，以及由马六甲地方政府的官方欢迎晚宴。情景实训情景实训v项目要求：项目要求：请结合所学会前、会中、会后秘书工作的内容请结合所学会前、会中、会后秘书工作的内容来安排此次会议。来安排此次会议。v实训要求：实训要求：（1 1）以小组为单位，组长组织讨论，布置任务，合理分）以小组为单位，组长组织讨论，布置任务，合理分工。工。（2 2）每个小组提出经过讨论后的具体活动方案。）每个小组提出经过讨论后的具体活动方案。（3 3）选派一名代表以）选派一名代表以PPTPPT形式上台介绍、讲解各阶段会议形式上台介绍、讲解各阶段会议安排。安排。（4 4）小组成员的任务分工情况需在）小组成员的任务分工情况需在PPTPPT中介绍。中介绍。