公文档案管理二PPT.ppt

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1、第三节第三节 公文的处理公文的处理一、公文处理工作内容一、公文处理工作内容（一）发文办理（一）发文办理（二）收文办理（二）收文办理（三）公文管理（三）公文管理（四）公文整理归档（四）公文整理归档二、公文处理工作的基本要求二、公文处理工作的基本要求（一）公文处理必须实事求是（一）公文处理必须实事求是（二）公文处理必须准确（二）公文处理必须准确（三）公文处理必须及时（三）公文处理必须及时（四）公文处理必须安全（四）公文处理必须安全公文处理工作的原则是：坚持实事求是、精简、公文处理工作的原则是：坚持实事求是、精简、高效的原则，做到及时、准确、安全。高效的原则，做到及时、准确、安全。三、公文办理工作程

2、序三、公文办理工作程序（一）发文办理程序（一）发文办理程序1、草拟、草拟2、审核、审核3、签发、签发4、复核、复核5、缮印、缮印6、用印、用印7、登记、登记8、分发、分发一、草拟一、草拟 草拟是公文承办人员根据领导交拟或批草拟是公文承办人员根据领导交拟或批办意见撰写文件草稿的过程，是发文办理办意见撰写文件草稿的过程，是发文办理的起始环节。的起始环节。草拟公文应做到：草拟公文应做到：（1）合法可行性）合法可行性（2）真实准确性）真实准确性（3）具体性）具体性二、审核二、审核 审核是机关办公部门对公文草稿内容、体审核是机关办公部门对公文草稿内容、体式、文字等所作的全面审查修改，是发文处理式、文字等

3、所作的全面审查修改，是发文处理的关键环节。的关键环节。审核主要把好审核主要把好“三关三关”:(一一)行文关（行文关（是否确实需要行文，行文方式是否妥当是否确实需要行文，行文方式是否妥当）(二二)政策关（政策关（是否符合国家有关政策的要求是否符合国家有关政策的要求）(三三)文字关（文字关（是否符合行文规则和拟制公文的有关要求是否符合行文规则和拟制公文的有关要求）三、签发三、签发签发是机关领导人对文稿的最后审批，并签发是机关领导人对文稿的最后审批，并签注意见、姓名和日期。是机关领导人行签注意见、姓名和日期。是机关领导人行使职权的重要体现，是发文的法定程序。使职权的重要体现，是发文的法定程序。注意注

4、意:在整个发文处理过程中在整个发文处理过程中,它是最严肃的一项工作它是最严肃的一项工作,任何人都不得越权签发任何人都不得越权签发,签发人在签发文件时也不能有一签发人在签发文件时也不能有一点马虎点马虎,更不能随意让人代签更不能随意让人代签.签发人对所发出的文件及文签发人对所发出的文件及文件的文件表示负有完全的责任件的文件表示负有完全的责任.签发文件时签发文件时:签发人要在发文稿纸的签发栏内明确填写“发”、“印发”、“急发”等字样;凡需要核签或会签的文件,要明确地填写“请同志审核后发出”等字样;经授权或委托而代签的,要明确写上“代签”的字样.四、复核四、复核复核是公文正式印制前，为了保证发文的质复

5、核是公文正式印制前，为了保证发文的质量，由文秘部门对文件定稿再次进行的审核。量，由文秘部门对文件定稿再次进行的审核。主要包括主要包括:(一一)审批、签发手续是否完备；审批、签发手续是否完备；(二二)附件材料是否齐全；附件材料是否齐全；(三三)格式是否统一、规范格式是否统一、规范.注意注意:文秘部门的审核人员不能对定稿进行修文秘部门的审核人员不能对定稿进行修改改,一定按公文处理程序退回复审一定按公文处理程序退回复审.五、缮印五、缮印缮印是对已签发的公文定稿进行印制，包括打字缮印是对已签发的公文定稿进行印制，包括打字排版、校对和印制等内容。排版、校对和印制等内容。缮印公文的要求：缮印公文的要求：（

6、1）要忠于原稿）要忠于原稿（2）排版要规整）排版要规整（3）认真校对）认真校对（4）注意保密）注意保密缮印过程中的重要环节缮印过程中的重要环节:校对缮印程序完毕后缮印程序完毕后:应填写发文稿纸上的打印人应填写发文稿纸上的打印人,印制日期印制日期等各栏等各栏.六、用印六、用印用印是在印制好的公文上加盖发文机关印章。机用印是在印制好的公文上加盖发文机关印章。机关印章是机关行使职权的凭证，是公文生效的标关印章是机关行使职权的凭证，是公文生效的标志，也是公文格式组成的部分。志，也是公文格式组成的部分。用印程序中用印程序中:文件内容需要保密文件内容需要保密,用印人或经手用印人或经手人不得擅自向外透露有关

7、内容。公文用印要端正、人不得擅自向外透露有关内容。公文用印要端正、清晰、完整，与发文机关一致。联合发文，各机清晰、完整，与发文机关一致。联合发文，各机关都要加盖印章。关都要加盖印章。用印后用印后:要在要在用印登记本用印登记本上的用印时间、用上的用印时间、用印单位、用印文件标题、件数、批准人、用印人、印单位、用印文件标题、件数、批准人、用印人、经手人等各栏内填写正确的内容经手人等各栏内填写正确的内容.七、登记七、登记登记时对一切发出公文进行记录。登记时对一切发出公文进行记录。主要作用主要作用:便于发文统计、催办、查找等工作，也能够分清公文收发双方各自责任。发文登记一般使用薄册式发文登记一般使用薄

8、册式.一般以年度为单位,每年度使用一册.登记的项目：登记的项目：发文顺序号、发文日期、发文字号、发文机关、文件标题、密级、分数、发往机关，清退情况、签收人、备注等。三种发文登记三种发文登记:(一)内收发的发文登记薄(二)内收发对外收发的送文登记薄(三)外收发的发文登记薄八、分发八、分发分发是对准备发出的公文进行分装和发送。分发是对准备发出的公文进行分装和发送。工作内容工作内容:书面封面、装入文件、封口、发送.文件分装时文件分装时：收文单位、文件份数要准确，密件、急件在封套上加盖密件章、急件章、写明亲启。文件分装后文件分装后：应及时发送（发送方式有邮递、机要交通、专人传递）文件发出后文件发出后:

9、应及时将发文的底稿和文件正本归卷，以备查考和年终整理归档。（二）收文办理程序（二）收文办理程序 收文是机关文书部门收到外单位发收文是机关文书部门收到外单位发来的文件。来的文件。收文办理指对收到公文的办理过程。收文办理指对收到公文的办理过程。包括：包括：1.1.签收签收 2.2.登记登记 3.3.审核审核 4.4.拟办拟办 5.5.批办批办 6.6.承办承办 7.7.催办催办 8.8.注办。注办。海南大学校长办公室文件呈批表来文单位校办公室文件编号海校办【2008】43号密 级来文标题关于编写海南大学年鉴（2008卷）的请示总 份 数1收文日期2008、02、20处、室拟办意见请谭副校长阅示。刘

10、湘洪（校办主任）2008、2、21 领导批示请呈黄书记、李校长阅示，建议尽快确定为宜 谭基虎（副校长）2008、2、22 我同意年鉴开始做，控制在10万元以内，按照实际开支报销。妥否，请示黄书记阅指示 。李健保（校长）2008.2.2 同意。黄国泰（党委书记）2008.2.25相关部门意见同意。陈险峰 （财务处长）2008.2.26 督办要求办理结果2008年2月27日召开有关人员会议研究讨论编写工作。编委会 2008.2.27三、三、公公文文办办理理工工作作程程序序(一一)发文办理程序发文办理程序(一一)发发文文办办理理程程序序1草拟草拟2审核审核3签发签发4复核复核5缮印缮印6用印用印7登

11、记登记8分发分发(二二)收文办理程序收文办理程序1签收签收2登记登记3审核审核4拟办拟办5批办批办6承办承办7催办催办8注办注办收文处理四、公文日常管理的有关规定四、公文日常管理的有关规定（一一）机关领导人应高度重视公文处理工作机关领导人应高度重视公文处理工作.模范遵守国家关于公文处理的法规模范遵守国家关于公文处理的法规,加强对本加强对本机关公文处理工作的领导和检查机关公文处理工作的领导和检查.（二）秘书部门应根据本单位实际情况（二）秘书部门应根据本单位实际情况,建立建立健全本机关公文处理的有关制度健全本机关公文处理的有关制度.（三）公文处理必须严格执行国家保密法律、（三）公文处理必须严格执行

12、国家保密法律、法规和其他有关规定法规和其他有关规定,确保国家安全确保国家安全.（四）公开发布党和行政机关的公文（四）公开发布党和行政机关的公文,必须经发必须经发文机关批准文机关批准.（五）加强对机关印章的管理（五）加强对机关印章的管理（六）加强对公文利用的管理（六）加强对公文利用的管理（七）机关合并时（七）机关合并时,全部公文应随之合并管理。全部公文应随之合并管理。（八）不具备归档和存查价值的公文（八）不具备归档和存查价值的公文,经过鉴别经过鉴别并经办公部门负责人批准并经办公部门负责人批准,可以销毁可以销毁.思考题思考题1、什么是公文处理的基本要求？2、发文的办理程序有哪些？3、收文的办理程序有哪些？谢谢 谢谢 大大 家家