中学文书档案管理制度.docx

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1、中学文书档案管理制度一、公文管理制度为提高公文工作质量，强化公文收发的程序化管理，促 进公文处理工作规范化、制度化、科学化，特制定本管理制 度。1、收发文件制度（1）凡寄给学校的公文、来函等，一律由办公室拆阅。（2）学校各级干部带回的会议文件、资料，一律交办公 室登记。（3）文档人员收到公文、来函要及时登记，送领导阅批 并及时送有关部门阅办。（4）以学校名义的发文，应严格手续。由经办人拟文后 送办公室核稿，校长签发后方可编号，打印成文，盖好公章 发出，发出的文稿由办公室保存。（5）各职能部门所形成的文件、资料、协议书等均应将 原稿、正稿送办公室存档。（6）发送文件应及时、无误，并办理登记、签收

2、手续。2、批阅拟办制度（1）办公室对来文应及时送校领导批阅，当天文件当天清，不拖拉、不积压、不误事。（2）中央、省委、省政府、市委、市政府、省、市教 育厅、局等来文，有关政治工作方面的，请校党委书记阅批， 有关行政、教育、教学方面，请校长阅批。（3）对于急办文件，办公室要及时督促、催办。（4）对需承办的文件，办公室要督促承办单位及时阅办, 并检查其执行情况。3、文件传阅制度（1）学校干部传阅文件应严格遵守传阅范围和保密方 面的规定制度，不得将文件带至公共场所。（2）各部门应及时阅文，阅毕签字，并立即退交办公室， 以便他人传阅。（3）阅文者要爱护文件，保持文件清洁，做到不损坏， 不遗失。（4）需

3、要阅办的文件，应及时办理，任何人不得将文件 长期积压在身边，办毕即刻交办公室。4、文件保密制度（1）绝密文件、资料，要由专人发送、拆阅、传递，任 何人不得相互传递、借阅，以免泄密、遗失。（2）绝密文件、资料，个人不得随身携带，如特殊情况 或因公外出，必须随身携带绝密文件、资料的，要经领导批 准，办理登记手续，并要两人同行，共同负责保管，做到文 件不离人，人在文件在。(3)不准携带文件出入公共场所、游览、参观或探亲访友。(4)任何人不得将文件带回家中。(5)办公室工作人员不得以工作之便，泄露秘密，必须 做到：不该说的绝对不说；不该问的绝对不问；不该看的绝 对不看；不该记录的绝对不记录；不在私人通

4、信中涉及机密; 不在家属子女、亲友面前谈论机密；不在不利保密的地方存 放机密；不将机密文件、内部资料卖给废品收购站或作废纸 使用。二、档案管理制度为了更好地贯彻落实国家有关档案工作的法规，政策和 规定，规范档案的管理，确保档案的完整与安全，便于保管 和利用，提高学校档案工作水平，更好地服务于教育教学, 特制订本制度。1、档案管理(1)学校档案工作实行分管校长领导、办公室主管、各 部门配合、文档人员具体负责的管理体制。学校各部门、全 校教职员工都应有很强的档案意识，各部门负责同志应把档 案工作列为重要工作。(2)学校档案实行集中统一管理和分部门收集的原贝上 即学校党委、校长室和部门及群团组织负责

5、收集保管各自一 学期(或一学年)形成的所有应归档的文件材料，学期结束 前移交档案室。档案室负责学校各类档案的登记、鉴定、整 理、组卷、编目、保管、提供利用。文档人员学期结束时向 各部门收集资料。（3）学校档案管理的原则是：及时齐全归档，规范高质 组卷，精心严格保管，优质高效利用。学校档案管理员必须 严格执行档案法和有关档案工作规章制度，忠于职守, 遵守纪律，秉公办事，优质服务，以高度负责的态度认真做 好学校各项档案工作。2、档案保管（1）学校全部档案都由办公室集中统一保管。各部门和 个人在平时的收集、保管工作中，不得残缺，更不得占为已 有。（2）做好保密工作，确保档案和档案机密的安全。内部 参

6、阅、学习的文件材料、会议记录等要加强保管，不得随意 堆放在办公桌上，也不得夹起来挂在墙上。私人不得携带、 保管机密文件，以防失落和泄密。（3）文档人员要严格执行“慎之又慎，万无一失，警钟 长鸣，内外有别”的方针，妥善保管档案，定期检查，加强 档案室防盗、防火、防潮、防高温、防虫害、防鼠咬等工作。档案室列为学校一级保护室，学校保卫组和值班人员要 加强防范，门橱随时加锁。3、借阅利用（1）本校档案主要为学校行政管理、教育教学、财务后勤以及群团工作服务，原则上不予借出。（2）本校教职工借阅业务性档案，应征得管理人员同意。 如借阅机密性档案，须经校领导批准。（3）本校教职工借档案，原则上在本室查阅。如

7、确需借 出查阅，经办理借阅手续，借出时间一般不得超过一周，如 需续借，应办理续借手续。借出材料不得带入公共场所。（4）外单位人员因工作需要借阅档案，必须持所属单位 介绍信，注明本人身份和查阅具体内容。有关人员，如需摘 录、复制有关内容须经学校主管档案的领导批准。（5）查阅档案不得拆散原案卷，不得增删、涂改其内容， 以确保档案准确、完整、安全。文档人员在收回借阅的档案 时，要认真检查，一经发现被涂改、损坏、遗失等现象，要立 即追查，并报告学校领导严肃处理。（6）借阅档案者，对档案的有关机密内容不得随便乱讲, 防止机密泄露。4、档案鉴定（1）经常组织业务学习，主动接受上级的业务指导。（2）鉴定各种

8、档案材料的价值，确定各种档案材料的保 管期限，修订档案归卷类目表；对档案检查中发现的问题进 行鉴定，并提出正确的处理办法。（3）鉴定档案利用的直接和间接效益，并报上级有关部门审核。（4）对可销毁的材料进行销毁前鉴定。三、学校档案室档案管理员岗位职责1、热爱档案管理工作，努力学习档案工作业务，虚心接 受上级档案机关和校长办公室领导的业务指导。2、完整接收各部门移交的档案，对未及时移交的档案资 料主动向使用或产生该档案的部门催收。3、对各类档案进行科学分类、加工、保管，按保管期限 分别存放。每年进行一次全面清点检查，发现问题及时报告 主管领导，妥善处理。4、增强工作责任感，提高保密意识，切实履行涉密人员 的保密义务。5、严格执行上级档案主管部门档案管理制度，做好档案 资料的保密、安全卫生、防潮、防虫和科学管理工作。6、有计划编制专题索引等检索工具，提高查阅档案的效率，为档案使用者提供方便。