NO23文书档案管理制度.docx

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1、NO23文书档案管理制度在很多企业特别是中小公司看来会议文书档案的管理制度可有可无影响不 大事实上不然即使一个再小的公司假如对这些看似琐碎的方方面面失于管理就 会使公司的运作陷入一种无序的状态长此以往公司的管理势必陷入混乱因此要 想避免这种后果务必掌握下列几个方面 一.文印室管理规定第一条 为了加强公司的文件管理特制定本规定第二条 公司的文件有打印必要时方予打印内部传递的简单请示报告或者其 他不需打印的文件通常不予打印第三条 公司发文需由起草人定稿抄正经有批准发文权的领导签字同意后方 准打印通常文件的打印复印传真须经所在部门负责人签字同意后才予办理部门 经理不在时可经总裁办公室主任同意后办理第

2、四条 私人资料不得在公司打印复印或者用公司传真机传送以免影响公司 的正常工作第五条 文印室工作人员应认真做好本职工作按时完成任务对收到的文件资 料应及时给有关部门人员送发或者及时通知有关人员到文印室取回不得延误第六条 文印室人员应树立严格的保密观念不得随意将打印复印或者传真资 料中有关商业秘密或者公司管理中须保密的事项透露给他人不得截留任何文件第七条 文印室对送来打印复印传确实文件资料应做好登记并在月终作统计 核算属业务部门的由各部门承担费用属行政管理部门的统一列行政开支第八条文印室工作人员初次违反上述规定的给予批判或者处元下列罚款屡 教不改或者给公司造成不良的社会影响或者较大经济缺失处元以上

3、罚款直至辞 退第九条本规定自年月 日起执行表23-1行文表 发文号二.文件收发规定3、务必明确起草文书的责任者并署上请示审批提案者姓名对请示提案文书 进行修改时修改者务必认真批阅原件修改后务必署名保 密 区 分绝对机 密另 文呈受 文 者副 本 份 数附 件发 文 号 数极机密函机密令密事 由缮 校 员发 文 日 期普通传 递 法限时送特快送快件核 办 人核 稿 人承 办 人普通保 存年第二十三条 文书的起草务必征得主管同意同时在主管有了明确的决定之后 进行文书起草只是一个文书化的过程与结果文书的草案务必予以储存第二十四条 重要文书务必通过公证同时在正式文书形成前掌握并附上具有 价值的证据或者

4、证明文件第二十五条 文书的署名按下列规定迸行1、公司内文书假如是通常往来文书只需主管署名假如是单纯的上报文书或者者不涉及各部门且内容不重要的文书只需部门署名假如是重 要文书按责任范围由总裁副总裁常务董事署名或者者署有关部门的 主管姓名与职务2、对外文书如合同书责任状政府许可申请书回执公告等重要文书一律署总裁职务与姓名假如是总裁委托事项可由指名责任者署名上列规 定以外的文书也可署分公司或者分支机构主管的职务与姓名第二十六条文书的盖章按下列要点迸行1、在正本上务必加盖文书署名者的印章副本能够加盖署名者或者所在部门 印章2、假如文书署名者不在可加盖职务或者代理者印章并加盖具体执行者印章 替代但在这种

5、情况下文书存档前务必加盖署名者印章3、以部门或者公司名义起草的文书在旁侧加盖有关责任者印章第二十七条总裁与公司印章按下列原则使用在有必要加盖总裁公司印章时务必填写委托申请书经所属部门主管 认可同时加盖印章之后向总务部门提出总务部主管经审核签名盖章批准申请如有必要则需请示总裁1、 在需要总裁签字的情况下手续同前经总务部批准后去印章保管员处加盖公司印章一些带有公司字样或者总裁职务字样的印章须经主管同意直接向印章保管员申请加盖（六）文书的发送第二十八条一些需要邮寄或者专人递交的文书按下列要点进行发送必要时 还须给文秘室以回复或者回执调查报告不受本条规定限制文书封面务必明确写清发送或者接收单位单位地址

6、与收件人姓名同时注明快递邮寄面呈或者转交等字样公司内部文书原则上不作封缄第二十九条 各部门的邮寄文书务必于发送前在发信登记本与邮资明细账上做好登记并填写表23-8表格请印申请单第一联 请印单位存 第二联 存采购单位第三联 存总务部门请印单位表格名 称用途耳关 数 及分式联 第联第2联第3联（七）文书的整理与储存第三十条 文书按内容进行整理后分为两类保管一类是尚未完结的文书另一送 单 位请印日期需要日期表格编号表格格式依旧格式印刷品依附样印刷现有存量请印数量每月耗量使用年数需校对否需否类是能够归档的文书第三十一条全部完结的文书分别按所属部门文件机密程度整理编号与储存 年限迸行整理与编辑并在文书储

7、存簿上做好登记归档储存第三十二条 制度规定不动产权利书合同书往来公文与特许专利等特别重要 的文书由总务部填写重要文书目录后予以储存第三十三条 分公司或者分支机构的文书分为两类一类是特别重要的文书直 接归主管储存另一类是通常的文书留存各部门保管第三十四条文书的储存年限如下1、 永久储存文书包含章程股东大会及董事会议事记录重要的制度性规定重要的契约书协议书登记注册文书股票关系书类重要的诉讼关系 文书重要的政府许可证书有关公司历史的文书决算书与其他重要的 文书2、 储存十年文书包含请求审批提案文书人事任命文书奖金工资与津贴有关文书财务会计账簿传票与会计分析报表与永久储存以外的重要 文书3、 储存五年

8、文书指不需要储存十年的次重要文书4、 储存一年文书指无关紧要或者者临时性文书假如是调查报告原件则由所在部门主管负责确定储存年限第三十五条 全部重要的机密文书一律存放在保险柜或者带锁的文件柜中 第三十六条储存期满与没必要继续储存的经主管决定填写废止理由与日期 之后予以销毁机要文书一律以焚烧的方式销毁第三十七条假如职务或者部门划分发生变更或者者做出调整则务必在有关 登记簿上注明变更与调整的理由与变更与调整后的结果第三十八条 务必做好重要文件的借阅登记工作并注明归还日期一切借阅都 务必出具借阅证第三十九条 在制度难以执行时须与总务部联系由文书主管做出裁定第四十条本制度自颁布之日起实施六.公司文书制作

9、制度第一条习惯范围凡公司内的公务文件除有特殊规定外一律依照本制度制作发往公司以外的文件除有特殊规定外也适用本制度第二条名义公务文件的往来以各部门经理的名义签署有些简单事项的文件应以部门的 名义签署第三条呈交公司经理的文件凡需呈递公司经理文件须逐级上报各级主管须在调查核实的基础上写出意 见注明需呈报经理的理由然后上报若不需呈报则在该文书右上方空白於注明公 司部门的名称文号年月 日第四条文书格式1、公务文件应使用楷书尽可能简单准确2、陈述理由与通过时若正文繁复则将此部分内容作为附件记在另外的文件 上第五条文件编码文件上应有制发单位规定的号码还应标明与此份文件有关的关键词及复文 文件的号码与年月 日

10、以便处理第六条书写格式1、 通常在第一行写文号第二行写文件内容的标题另起一行写制发年月日制发者名称再一行写明收文件人的姓名然后再写文件内容2、 在属于提复审报的情况下通常采取在文件末尾必用后记的形式证明在文件末尾隔一行处写下复审件的号码必要事项年月 日及复审者姓 名由经理发出的指令性文件上应有各收件单位的名称必要时要写上号 码与年月 日第七条签署应用文件制发者及收件者应注明职务根据情况只署姓名在文件制发者个人或者 单位的下方盖上制发者个人或者制发单位的印章作为文件处理的根据但同时发 往多个单位的文件如通知等为了简便多使用印制好的印刷品如今签名或者盖印 可省略第八条封签上的记录文件信封上的记录依

11、照下列各条进行在用于普通文件的信封上要写明送达单位的名称同时在左侧写上是 否加急挂号等并在其下写上发文号码信封背面写发文单位1、 秘密文件的信封上除要在正面的左侧写上秘外其他参照第一项2、 务必由收文者亲自开月的文件信封上要写姓名并在左侧写上亲启字样机密文件要用二层信封内封上写文件标题外封上的标志参照以上各 条在左侧写明秘的字样文件内特别需要保密的或者有其他重要内容的在信封上要标明秘的 字样3、 本条第一项中所列内容除有关机密的外简易的文件可依照第二条进 行只要在封面左下角用小号字印上单位名即可第九条文件用纸文件所用纸张另行规定略第十条墨水文件原则上应用黑色墨水书写在使用墨水时要选用性能较好的

12、纸张文字应 清晰可辨第十一条文件种类的区分部门经理发文应根据文件的不一致作用按下列原则区别使用不一致文种4、 提案，不仅仅是发出的指令而且希望将其意见进行广泛讨论2、承认就有关事务迸行认定 表23-9定期报表发送记录 类别：财务会计3、请求所报内容等候裁定4、报告关于指示的答复性汇报报表名称类别报告提出日 期份 数呈送单位日报月报年报1、现金收支 表隔日或者翌 月日1副总 经理2、营业报告 表隔月初日2自存副总 经理3、损益表隔月自存副总 经理总经 理4、资产负债 表5、6、7、8、5、申请请求对自己或者有关事项处理的许可与承认也可用于单方面提出申请第十二条指示类文件的区别公司总经理及各部门经

13、理对下属公布的文件按下列要求区别使用指示对申请请示及要求的答复传达有关事务上的指令第十三条电文依靠电信传达的文件要求特别简明避免使用容易误解的文字并省略敬语以 使电文简短电报通常在结尾处注明发电单位的代号重要的电信文书在发出电报 的同时还应将有关材料以书写或者印刷的方式送交发件人第十四条本制度自颁布之日起实施七 .公司文书收发制度第一条范围本公司文件本公司及其事务所之间的书信文件传票小包裹等与公司外文件 的收发分发等均按本制度执行第二条统管部门文书的收发分布等事务由本公司及各事务所的总务部统一管理第三条部门文书责任者在部处室中设文书负责人负责本部门内文件的分发保管等工作第四条文书的收受对公司外

14、来文书的接收由总务部收件室负责第五条收文的处理收文中除亲启信函挂号信传递证明外其余通常信函应全部拆封拆封后以件 为单位将收文印章盖在文件上方空白处将信封附上用别针别在一起收件室将全部收文的收受日期发文单位发文者姓名文件标题内容概要分发 地点等项目登在收文簿上并将文件及收文簿一并交给总务部经销第六条审核与分发批示总务部经理在对文件及收文簿加以审核后对收件室做出分发批示当总务部 经理外出时如有事务急需处理可由副经理代理承担上述工 作第七条分发收件室将收文簿及文件分发各部门各部门的文书负责人应该在收文簿上盖 印签收第八条处部门内部文书处理文书负责人在收到文件上加盖传阅印并递交有关部门有关部门经理阅文

15、后对文书负责人做出分发传阅的批示文书负责人据此分 发文件给有关工作人员在文书承办量分发量较大的部门可设文书整理簿并据此处理文件第九条发送文书的发送全部由总务部收件室负责在特殊必要时亦可由适当的业务 部办理第十条部门内总发送文书的欠理文书发送者在信封上写清收件人地点姓名并注明是否使用挂号快递等方式 文书负责人将本部门文件分类别请示发送第十一条发送的处理总务部发件室将各部处室交来的所发文的发文日期发送地点发文者名称全 名内容等项目登记在发文簿上贴好邮票投递出去第十二条投递文件投递通常一天三次按下列时间投出：第一次上午十点第二次下午三点第三次下午五点遇有紧急投递的文书可不受上述时间限制第十三条邮票的

16、收付保管邮票购入付出保管等情况应登记在邮票收付保管明细表并在年末计算出余 额与现存邮票数量加以核对第十四条 公司内部的定期专递不利用国家邮政而是通过公司内部定期专递发送的信函文书传票小包裹钱 款与其他物品的收集与递送可依照本制度的有关规定办理对本公司及各事务所之间的定期专递的管理由各事务所总务室负责第十五条定期专递收发文簿的制作在发送定期专递时各部门应在定期专递收文簿上登记其内容一式二页副页 留存正页与发送物品同时放入定期专递箱定期专递收发文簿作为发文单位记录 可代替发文簿每天迸行整理清点关于收文部门定期专递收发文簿可代替收文簿 每天迸行整理清点八 .公司文书欠理制度（一）总则第一条范围本公司

17、文书处理均按本制度执行在特殊情况下的应急处理事后也须按本制 度补齐有关手续第二条定义本制度所指文书包含下列内容：1 .高层决策文书与基层下达的文件2 .部门会议文书与转阅文件3 .合同书证券证书与劳动协议书4 .志愿书违约收文往来公文专利证明与注册登记文书5 .收支预算与决算书账本票据凭证各类明细表各类规定与计划书6 .往来书信电报任命书意见书7 .各类报告各类统计表8 .其中与项文书的处理原则上按会议决定处理第三条类别划分上述文书按机密程度可划分为下列几类：1 .机密文书(1)绝密(2)秘密(3)保密2 .普通文书即机密文书以外的文书.其他文书如公开发行的书籍杂志报纸与调查资料类的印刷品或者

18、复印誉 写物品的第四条适用原则表23-10表格使用状况调查表送：送出单位表格管制单位日期年 月 日名称如为新表请简要解释表号如为新表免填作用此表之其他部门表 格 内 容 有 关 事 项此表目的及用途是否送出厂外？是 否能否用透明窗信封？是 否对现行程序的影响说明改变或者增加之欠资料来自何处的注出表号资料送往何处注出表号此表设计将影响其他何表有何其他表需重加设计与何表同时参以使用能够取代何种表注出表号何表作废注出表号现有废表之处理口销毁 口新表未使用前仍继续使用 通知已领出者使用完为 止其他公办 理填写用铅笔钢笔复写打字其他填写方式如系机械注明名 称及型式牌特殊装订所需级边或者印刷留纸 边使用情

19、形在办公室内用 在工场或者库房使用在室外用复制方法 油印其他方法领用情形其他副本数量口每日口每周 口每月使用此表需增添新设备如需要请注明并估计费用是 否副本送 递 单位数副本送递单 位名称必需用之 单位储存 时间 月年处理时间每 月日 每月极少每一单位如何填写填写日期及编号等 等盖图记等 等(1) 原234567规 格 需 用 量需印连续号码否请说明是 否装订成册是 否年量张 份 份期交货 口月数 及数量本 册第一次用量使用久暂口永久 口临时（多久时间）交货日期特殊事项不够填写时请用背面签 章申请人 日期审核人日期批准人日期公司各部门根据本制度保管与处理本部门有关事务文书（二）文书的收发第五条

20、收发到达本公司的文书原则上由总务部或者者另行规定的其他部门同意所有文 书按下列原则处置或者送发普通文书全部由同意部门开启或者开封启封时编上文书的收发编号注明收发日期在文书登记簿上作好登记由同意部门的主管或者者由 指定的文书保管员送交有关部门有关人员文书当事人务必签名盖章 领取文书但是不涉及特别事项的文书能够简化登记手续绝密文书或者亲启文书务必直接送交当事者由文书当事者开封与处 置第六条制度时间外的处理值班人员能够判定为是紧急重要的文书或者者直接写给公司高层领 导的文书应立即通知秘书室主任其他次重要文书只需通知收发室的 主任并按其指示处理1、 所有到达的文书值班人员都务必作好登记于此后第一个工作

21、日早晨转交收发室第七条收发决定所有文书的同意转交登记与领取事宜都务必由收发室主任做出决定与指示 第八条设立信使在文书的同意与处理过程中各部门间经常需要相互传递文书因此在文书档 案室设一名信使来回传递各类文书（三）文书的处理第九条处理原则文书处理的基本原则是准确与及时同时明确文书处理的责任者第十条成文原则凡重要的往来交涉都务必形成文书或者形成记录即使情况特殊也务必事后 追忆形成备忘录第十一条特例对那些并不重要的事项或者者通过电话会面等简单形式处理的事项只需要 事后将处理结果的要点记录下来即可第十二条处理手续领取文书的部门按下列规定及时予以处理凡重要事项或者者特殊事项应立即向所在部门主管做出报告并

22、逐级 向上请示必要情况下务必与其他部门取得联系等候并按照上级指示 处理文书中涉及的有关事项1、 假如文书中涉及的事项与其他部门有关务必在与其他部门取得联系 后达成一致意见再行事2、 在具体处理时假如认为有必要请其他部门做出配合同时其他部门提供配合需要一定的时间在这种情况下应事先征得对方的意见假如情况涉及两个以上的部门同时难以推断由何部门出面主持时应 听取其他部门的处理意见第十三条防止拖延文书档案部门有责任督促有关部门处理文书指定的事项以防止文书的处理 延迟或者停顿如发生延迟或者停顿现象应立即交文书档案部门处理第十四条 重要文书的保管机要或者绝密文书与其他重要文件务必存放在带锁的档案文件柜中予以

23、严 格保管文件柜的存放务必选择在发生意外时能够安全迅速转移出去放在容易发现 的醒目位置（四）文书的制作第十五条用纸的规格制作文书的用纸除特殊情况外原则上使用规格第十六条字句文书应以简单明了的文体记述使用标准的简体汉字避免使用艰涩的词句第十七条文体全部文书一律使用书面文体第十八条复印绝密文书未经主管认可不得擅自制作或者复印副本在特别有必要的情况下务必注明包含正本在内共复印多少份送往何部门等等第十九条署名在文书发送与转交时务必按下列要求署名特殊情况或者有专项指示的情 况除外代表公司名义缔结的合同书往来公文公司公告及向政府机构提交的报告全部署名董事会代表对外广告及宣传使用公司名称1、 除此之外的文书

24、署上有关业务部门名称与部门经理的职务与姓名不重要的文书只需署上经办人姓名（五）文书整理第二十条编写符号各类文书都务必按整理的要求编写符号表示文书的类别再按符号编辑数字 符号给各文书排序以便于检索第二十一条文书的符号与编号按下列规定使用1、表示部门名称的符号用部门名称的第一个汉字如制造部门工艺室用制工 表示2、文书类别直接用绝密密等字样表示3、各类文书按先后顺序用自然数排序编号4、同一文书或者同一名称的文书追加一组自然数用隔开如制工密编号按年 度更新第二十二条 填写文书登记簿所有文书的符号与编号都务必填写在文书登记簿上第二十三条整理文书处理完结之后按文书的符号与编号迸行编辑整理将大部分没有必要查

25、 询与翻阅的归为一类进行另一类需要经常查阅的文书尽管文书处理已经结束但 文书的效用还没有终结仍需要单独整理第二十四条保管文书整理后大量不重要的文件直接送总务部门保管其他少量的重要文书在 一定的期限内由责任部门妥善保管（六）文书的送发与交接第二十五条主管部门全部文书的发送与交接由总务部负责在特殊情况下公司内文书的送发与交 接由相应的部门负责第二十六条绝密与亲启文书绝密与亲启文书务必加封并在封面上加盖转交邮寄与面呈字样的印章第二十七条转交邮寄予面呈送交的重要文书务必在封面上加盖转交邮寄与面呈字样印章分别表示能够 由专职传递员以外的人员转交或者在书信同意者不在的情况下留下文书嘱咐由 指定传递者当面呈

26、交的文书能够通过邮寄传递的文书务必由指定传递者当面呈 交的文书第二十八条填写送发登记簿所有送发文书按转交邮寄与面呈分别填写送发登记簿关于面呈文书还务必 在相应的备注栏目注明送交过程的要点与领取文书的当事人签名盖章 （七）文书的存档与废止第二十九条存档由本公司总部的行政室按文书的整理符号与编号进行编辑归档第三十条编辑行政室按年度把重要的经各部门整理编号的文书进行汇总分编装订成册存 入档案会计文书则按会计年度编辑成册一些不太重要的文书不必按文书类别编 辑只需按年度汇合成册第三H 条分编标准存档文书按部门以文书的符号独立分编成册第三十二条储存期限储存期限按下列规定确定：1、 永久储存凡属于规则指令决

27、议诉讼重要契约证书统计及会计文书与员工人事劳资文书都归为永久储存文书储存十年类似永久储存文件性质没有必要永久储存的文书合议书志愿书违约书往来公文复命书报告书与重要往来信函等等能够储存十 年储存五年储存期从编辑日起算次重要且没必要储存十年的文书可储存五年第三十三条废止储存期满或者者在储存期内没必要继续储存的文书应及时予以废止或者销 毁废止务必经有关部门合议报总裁认可由文秘室执行假如对废止没有疑义应即刻予以废止或者销毁九.公司文书收发作业规范第一条主管部门本公司所有外来文书都由总务部文秘室统一同意第二条处理方法文秘室按下列规定父理所到达的文书1、把公司文书与私人文书区分开来2、由文秘室直接开启送达

28、的公司文书并在文书的空白处加盖收发印章注明 收发日期3、关于送达各部门且不能开启的估计涉及内容与事项重要的文书与绝密文 书只需在封面上加盖文秘室收发印章注明收发日期收发印章见图第三条登记凡符合下列规定的文书都务必做好登记（文书接收登记簿格式如下表所示）在通常文书或者送交部门的普通文书中假如判定或者者未开启也能推断是重要的文书或者者夹带重要物品的文书专人传递送达的文书标有绝密或者亲启字样的文书第号收发_-文秘科图23-1收发印章图示第一条 公司的文件由办公室负责起草与审核公司总经理签发公司本部各部 门的文件由各部门负责起草办公室审核总经理签发第二条 文件签发后送办公室统一安排打字打印后送回起草部

29、门校对校对无 误方能复印盖章第三条文件与原稿由办公室分类归档储存备查第四条属于秘密的文件核稿人应该注明秘密字样并确定报送范围秘密文件 按保密规定由专人印制报送第五条 文件统一由办公室负责发送送件人应将文件内容报送日期部门接件 人等事项登记清晰并向文件签发人报告报送结果秘密文件由专人按核定的范围 报送第六条 外来的文件由办公室专人负责签收并分类登记由办公室主任提出处 理意见后签收入应于接件当日即按文件的要求报送给有关部门不得积压迟误属 急件的应在接件后即时报送第七条传阅文件由办公室专人负责收回对领导指示的文件办公室应及时组 织传达与落实表23-2往来信函记录表客户或者单位：类别日期来去函内容处理

30、人回函日期回函内容去 来三.公司报刊邮件函电收发制度第一条 全公司公私报刊外来邮件外发公启函电等由公司收发室负责收发第二条外发函电要求各部门因公需外发函电经办人员应于每天下午点往常将函件电报底稿送到收发室另填写挂号平信电报外发登记表每天下午点往常公司收发室应将当日外发函电清点累计送交邮局寄发表23 3信函寄发记录表业务类公共关系采购类口总务类发函日期发函单位文别内容寄发单位回函日期回函内容第三条外来邮件管理1、外来邮件一律公司收发室签收分发2、凡挂号纸包包裹单货运单等由收发室通知收件人到收发室当面签收3、通常公启函电与公司内职工私人信件由收发室开具清单分放到各单位信 报箱内4、私人不明平信一律

31、放到信架信袋内由个人自取5、不论公私邮件收发室应随到随清及时分发不得丢失损坏搁置延误对国外 来函应检查封口邮戳如发现被拆封或者邮票被撕应拒绝签收并向邮局反 映查明原由表23 -11文书接收登记簿格式第四条电报快递文书序号年月日寄送者 姓名重要的 事项接收者 姓名文书种 类签名盖 章回复文秘室务必优先处理电报特快专递类文书不得拖延第五条公休日到达的文书凡下班后或者者缺席工作时间以外到达的文书一律由值班留守人员接收于 此后第一个工作日早晨移交文秘室第六条分发文书的分发按下列要点迸行1、写给各部门的文书经登记后直接分发给各部门的主管2、重要文书专递文书或者者夹有重要物品的文书直接送交文书同意人在同

32、意人不在的情况下嘱托部门主管转交领取文书者务必在登记簿上签名盖 章3、文书中一切夹带或者附有的物品务必原样送到当事人手中4、私人信件直接分送本人在特殊情况下也可由代理者领取在必要情况下让 领取者在登记簿上签名盖章第七条回复各部门在接到文书时应给文秘室一个回复表示那些需要回复的文书已经收 到第八条退回分送给各部门的文书假如出现差错或者不是所在部门接收的文书应直接退 回文秘室再由文秘室处理第九条电报电话记录收到电报后在文书登记簿上做好登记接到电话后填写电话记录传票如下表所示但普通的电话不必记录 表23-12电话记录传票来电要点来电者来电指名姓名 单位 地址 电话部门 姓名接电话时间 时分月日（上下

33、）接电话者十.公司重要文件保管处理规定第一条范围本公司所有重要文件的收藏保管处理一律按本规定拟明事项执行第二条种类重要文件分为下列四种分别处理：1 .最重要文件日常用.最重要文件非日常用.通常重要文件日常用.通常重要文件非日常用其中最重要文件是指该文件的丢失将给工作造成重大影响的文件通常重要 文件是指其重要程度轻于前者的文件日常用文件是指工作人员在日常业务中需经常查考放在办公桌近旁的文件 非日常用文件是指除特殊情况外不必经常查考的文件第三条保管场所在紧急情况下重要文件的收藏保管场所应按照如下规定加以保管但根据文 件的性质数量及处理方法的不一致亦可作适当变更1、地下室内贵重物品库应存放关于公司特

34、别重要的材料2、各业务部门保险柜存放各部室的最重要文件3、地下室仓库存放以上文件之外的最重要文件与通常重要文件中日常用部 分4、各分公司保险柜存放最重要文件通常重要文件中的日常用部分5、现场保管在各部室的办公地点以适当的方法整理保管上级对现场保管有 特别指示的时候保管人员应根据上级指示使用相应的方法保管表23-13表单填写说明书机密等级甲乙丙计划填写日期第四条分类保管期限各类重要文件的分类保管期限及保管场所可另行规定表格名称表格编号联数传递流程各联用途说 明表格性质月报表日报表记录表联络表 分析表定期报表不定期报表记录卡使用单位印制数量使用年数资料储存期限资料来源 及填表说明表格审核过 程特殊

35、表示方 式对前项文件进行保管时同一内容的系统文件务必按地区加以区分后保管最 重要文件更应如此第五条重要文件的另行保管重要的账票或者文件在没有其他材料能够替代时即在确认除原件外没有其 他能够反映其内容的文件该件如发生丢失将给工作造成重大障碍时需将该件做 出表示其内容的特别标记办理另置安全场所保管的有关手续第六条保管的主管部门重要文件的搬出及收藏由各业务主管部门负责实施仓库内文件的整理保管 由总务部门承担各业务主管部门应对各自保管的文件内容及保管位置加以记录并提交总务部门总务部在安置文件时应考虑到平常的使用频率第七条搬运收藏时间将各业务主管部门文件搬出加以收藏时须按如下规定执行但在公司有特别 指示

36、时须遵照执行1、正常情况下文件欠理完结时2、在特别紧急危险时3、在发表紧急状态宣言时第八条仓库内的保管位置收藏文件在仓库的位置根据文件的数量等由总务部门决定在搬运收藏文件 时要注意准确无误地将文件置于各自位置当确认文件数量大保管场所不足时应 预先与总务部协商要求给予增加或者变更保管场所第九条销毁处理关于保管期满的文件总务部门在征求业务主管部门领导意见后可予以销毁 第十条向公司外转移关于重要文件在公司没有特别命令时原则上不同意携带搬运至公司以外分公司及工厂的文件在无特别命令时除第三条之外可参照以上条款执行并 将期满文件处理方案呈报本公司总务部门 十一.文书档案立卷归档制度 （一）总则第一条 为加

37、强本公司文书立卷工作特制定本制度第二条 归档的文件材料务必按年度立卷本单位内部机构在工作活动中形成 的各类有储存价值的文件材料都要按照本制度的规定分别立卷归档第三条 公文承办部门或者承办人员应保证经办文件的系统完整公文上的各 类附件一律不准抽存结案后及时交专兼职文书人员归档工作变动或者因故离职 时应将经办的文件材料向接办人员交接清晰不得擅自带走或者销毁 （二）文件材料的收集管理第四条坚持部门收集管理文件材料制度各部门均应指定专兼职文书人员负 责管理本部门的文件材料并保持相对稳固人员变动应及时通知档案室第五条 凡本公司缮印发出的公文含定稿与两份打印的正件与附件批复请示 转发文件含被转发的原件一律

38、由办公室统一收集管理第六条一项工作由几个部门参与办理在工作活动中形成的文件材料由主办 部门收集归卷会议文件由会议主办部门收集归卷公司工作人员外出学习考察调查研究参加上级机关召开的会议等公务活动的有关人员核报旅费时务必将会议的要紧文件资料向档案室 办理归档手续档案室签字认可后财务部门才给予核报旅费本公司召开会议由会议主办部门指定专人将会议材料声像档案等向档案室办理归档手续档案室签字认可后财务部门才给予报销会议费 用第七条 各部门专兼职文书的职责1、熟悉本部门的工作业务掌握本部门文件材料的归档范围收集管理本部门 的文件材料2、认真执行平常归档制度对本部门承办的文件材料及时收集归卷每年的月 份前应将

39、归档文件材料归档完毕并向档案室办好交接签收手续3、承办人员借用文件材料时应积极地提供利用做好服务工作并办理临时借用文件材料登记手续（三）归档范围第八条 重要的会议材料包含会议的通知报告决议总结领导人讲话典型发言 会议简报会议记录等第九条 上级机关发来的与本公司有关的决定决议指示命令条例规定计划等 文件材料第十条 本公司对外的正式发文与有关单位来往的文书第十一条本公司的请示与上级机关的批复第十二条 本公司反映要紧职能活动的报告总结第十三条 本公司的各类工作计划总结报告请示批复会议记录统计报表及简 报第十四条信访工作材料第十五条本公司与有关单位签订的合同协议书等文件材料第十六条 本公司干部任免的文

40、件材料与关于职工奖励处分的文件材料第十七条本公司职工劳动工资福利方面的文件材料第十八条 本公司的历史沿革大事记及反映本公司重要活动的剪报照片录音 录像等（四）平常归卷第十九条 各部门都要建立健全平常归卷制度对处理完毕或者批存的文件材 料由专兼职文书集中统一保管第二十条 各部门应根据本部门的业务范围及当年工作任务编制平常文件材 料归卷使用的案卷类目案卷类目的条款务必简明确切并编上条款号第二十一条 公文承办人员应及时将办理完毕或者经领导人员批存的文件材 料收集齐全加以整理送交本部门专兼职文书归卷第二十二条 专兼职文书人员应及时将已归卷的文件材料按照案卷类目条款 放入平常储存文件卷夹内对号入座并在收

41、发文登记簿上注明（五）立卷案卷质量要求第二十三条 为统一立卷规范保证案卷质量立卷工作由有关部室兼职档案员 配合档案室文书档案员负责组卷编目第二十四条 案卷质量总的要求是遵循文件的形成规律与特点保持文件之间 的有机联系区别不一致的价值便于保管与利用第二十五条归档的文件材料种数份数与每份文件的页数均应齐全完整第二十六条在归档的文件材料中应将每份文件的正件与附件印件与定稿请 示与批复转发文件与原件多种文字形成的同一文件分别立在一起不得分开文电 应合一立卷绝密文电单独立卷少数普通文电假如与绝密文电有密切联系也可随 同绝密文电立卷第二十七条 不一致年度的文件通常不得放在一起立卷但跨年度的请示与批 复放在

42、复文年立卷没有复文的放在请示年立卷跨年度的规划放在针对的第一年 立卷跨年度的总结放在针对的最后一年立卷跨年度的会议文件放在会议开幕年 其他文件的立卷按照有关规定执行XXXXX档案室卷宗号目录号案卷号卷 一 不 脊 背卷不 号目录号案 卷 号XXXXX档案室卷宗号目录号案卷号表23-14档案封面单位名称归档部门 名称（卷名）案卷类目中的条款号：归档时的案卷号自年月日起至年月日止本卷内共张根据档案材料保管期限表第条保管年装订线第二十八条卷内文件材料应区别不一致情况迸行排列密不可分的文件材料 应依序排列在一起即批复在前请示在后正件在前附件在后印件在前定稿在后其 他文件材料依其形成规律或者特点应保持文

43、件之间的密切联系并进行系统的排 列第二十九条 卷内文件材料应按排列顺序依次编写页号装订的案卷应统一在 有文字的每页材料正面的右上角背面的左上角打印页号第三十条 永久长期与短期案卷务必按规定的格式逐件填写卷内文件目录填 写的字迹要工整卷内目录放在卷首第三十一条 有关卷内文件材料的情况说明都应逐项填写在备考表内若无情 况可说明也应将立卷人检查人的姓名与日期填上以示负责备考表应置卷尾第三十二条 案卷封面应逐项按规定用毛笔或者钢笔书写字迹要工整清晰第三十三条 案卷的装订与案卷各部分的排列格式案卷装订装订前卷内文件 材料要去掉金属物对破坏的文件材料应按裱糊技术要求托裱字迹已扩散的应复 制并与原件一并立卷

44、案卷应用三孔一线封底打活结的方法装订第三十四条 案卷各部分的排列格式软卷封面含卷内文件目录一文件一封底 含备考表以案卷号排列次序装入卷盒置于档案柜内储存第三十五条 本制度自印 发之日起实施十二.公司档案管理办法第一条 根据中华人民共与国档案法结合公司实际情况特制订本办法第二条 公司档案工作的基本原则是集中管理与分散管理相结合以集中管理 为主即公司文书档案由办公室集中统一管理档案已交办公室的除外分别由有关 部门管理以便于及时利用保护档案的完整与安全公司各部门在各项活动中形成 的具有参考价值的文件材料由承办单位主办人负责将其中已办完的文件资料及 时归档第三条公司办公室设立专门的档案工作受上级部门档

45、案处的业务指导监督 与检查负责管理公司的文书科技部分档案其任务是1、收集整理立卷鉴定保管公司的文书档案2、积极开展档案的提供利用工作3、迸行档案鉴定4、进行档案统计5、保管部分科技档案6、认真学习中华人民共与国档案法有关制度档案工作理论技术与业务知识 掌握归档的基本方法保证档案质量第四条归档1、归档的文书包含2、公司与有关单位的来往信件各类协议书合同等公司会议原始记录纪要与 决定包含公布的通知通报机构调整任免奖惩与全公司的规章制度3、公司制订的计划统计预决算工作总结4、公司主持召开的各类专业会议形成的领导讲话文件与会议总结纪要5、国际交流与合资企业来往文件协议报告与会谈纪要等文件材料6、公司各部门的发文7、其他具有储存价值的文件材料重要的工作经验材料8、外单位直接发送给公司各部门的抄送信件第五条归档要求1、 归档的文件材料应按照自然形成保持历史联系的原则与归档要求特征及文件内容进行归档2、 在一个卷内要按问题或者文件形成的时间系统地排列3、 案卷标题要简明准确整理好的案卷要确定案卷的保管期限原则上分为永久长期十五年以上短期十五年下列三种4、 按归档要求进行装订编号填