大学档案实体分类法.docx

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1、xxxx大学档案实体分类法第一章编制说明一S编制目的为了适应我校档案工作日益发展的需要，实现档案实体 分类编号、排架、检索的规范化和标准化，达到加强我校档 案的科学管理，促进业务建设的规范，充分发挥档案的作用, 更好地为学校发展和社会服务，根据高等学校档案实体分 类法，特制定本法。二、编制原则本办法的各项内容，既符合我校档案工作的实际，又遵 循档案学基础理论和形式逻辑原则，在理论和实践的结合方 面，有较强的科学性，力求有所发展，有所创新。类目设置必须相对稳定，不受偶然因素、短期行为的影 响，在较长时间内不随意改变。类目排列、档号结构的确定必须符合逻辑原则。严格从 总到分，从一般到具体的原则划分

2、。做到各类之间、各相同 级位之间的划分标准一致。下位类目的外延之和，等于上位 类目的外延。同位类目之间界限清楚，不相互交叉和包容。本法除10个一级类目严格按照高等学校档案实体分 类法执行外，二、三级类目根据我校实际设置。三、体系结构11综合按单项工程设置类目12第一个工程13第二个工程14SB仪器设备11综合采购招标活动材料入此按设备型号设置12 一种型号的设备13另一种型号的设备14 CB出版11综合12报纸（排列顺序为校报、山东图书馆报等）13刊物（排列顺序为齐鲁学刊、学报（自然版）、中 学数学杂志、现代语文）14书稿15音像WS外事11综合12出国（境）（国际合作与会议，归WS14）13

3、来校（外国留学生归WS15,国际合作与会议材料入 WS14）14国际合作与会议15外国留学生工作CK财会11综合12会计报表13会计账簿14会计凭证15工资清册奖金、助学金材料入此（会计凭证单独排架）附：RW人物12党政主要负责人13正高职人员三级类目以每位被征集对象的档案材料归档先后顺序 给予1199注：人物档案同时归档的材料排架顺序为1生平传记、学历材料2教学、科研成果（含论文、著作）及获奖材料。3社会活动及公务活动中产生的有关材料。4笔记、日记、通信材料等。5国内外对人物的评价、报道材料。14副高职及以下人员三级类目按学科设置11数学12物理学13化学14生物学15地理学16体育及体育管

4、理学17汉语言文学18政治教育学19历史学21外国语言文学22教育学23艺术24印刷出版25信息学：图书资料、档案SX声像12照片以十大类档案归类组卷，并以其顺序排架13录音带录像带 幻灯片 磁盘 影视胶片 缩微胶片 光盘 实物 奖品赠品 印章书画141516171819SW12131415（各类不分年度各排一个流水号）（一）一级类目的划分与标识一级类目是我校档案实体分类的最高层位，根据高校档案产生的领域范畴，结合档案记述的内容性质确定为10个 一级类目，附设人物、声像、实物档案，其名称、标识符号 如下：DQ党群主要包括学校党群部门在工作中形成的文件材料。XZ行政主要包括行政职能部门（教务、科

5、研、开发、基建、设 备、外事、财务等部门除外）工作中形成的文件材料。JX教学主要包括教学管理和教学实践活动中形成的文件材料。KY科学研究主要包括科学研究管理和科研实践活动过程中形成的 文件材料。CP产品生产与科技开发主要包括产品生产、科技开发管理及活动过程中形成的 文件材料。JJ基本建设主要包括基本建设管理和项目建设中形成的文件材料。SB仪器设备主要包括仪器设备工作管理和仪器设备申请购置、开箱 验收、安装调试、管理使用、维修改造、申请报废等各个环 节中形成的文件材料。CB出版主要包括出版工作管理和出版活动过程中形成的文件 材料。WS外事主要包括外事工作管理和外事活动中形成的各种文件 材料。CK

6、财会主要包括财务工作管理和会计核算活动中形成的文件 材料。附：RW人物主要包括我校和曾在我校工作过的著名人物（校级领导 和正高职称），在其教学、科研、党政管理及各项活动中形 成的具有保存价值的文字材料、声像材料和实物；副高职及 以下教师业务档案。SX声像SW实物一级类目的标识，采用类目名称主词汉语拼音的第一个 大写字母如:“XZ”即“XING ZHENG”（行政）的简称。（二）二级类目的划分与标识二级类目是对一级类目的细分，标准根据该类档案形成 的规律和特点，结合档案记述和反映的内容实质，进行设置。二级类目标识，采用“双位制”。如“综合”为“11”， 其余依次层类为12、13、14 - -99

7、,但10、20、30带“0”的数字不用。（三）三级类目的标识与二级类目同。四、档号的编制（一）档号：档号是存取档案的代号，排架的依据。必 须反映我校档案的分类体系和物理位置。（二）档号的编制原则：必须符合唯一性、合理性、稳 定性的要求，即同一档案部门不能有重复的档号。方便插卷, 能适应计算机管理的需要。（三）档号结构、模式和标识1 .档号包括年度号、分类号、案卷号三部分，如表示到 文件级，应在案卷号后加件号。年度号由四位阿拉伯数字组成如1994。分类号是档号的主体，一般有一、二级类目组成，部分 扩展到三级类目，如研究生学位档案分类号为JX1216。案卷号即案卷顺序号，它是在分类号的最下位类目内

8、， 对该类目的案卷编制的顺序号。分类号设置二级类目的，要 在二级类目下，对该二级类目内的案卷编顺序号，分类号设 置三级类目的，则在三级类目下编排案卷顺序号。案卷号用 阿拉伯数字（I-n）标识，级数不限。件号：件号是案卷内文件材料的排列顺序号，用两位阿 拉伯数字表示（01-99） o2 .档号模式。本法规定为：档号二年度号+分类号+案卷 号，标识到文件级的，还应在案卷号后面加件号。即：档号 二年度号+分类号+案卷号+件号。多个全宗，前要加全宗号。3 .档号的标识，采用汉语拼音和阿拉伯数字相结合的混 合号码编制，全宗号、年度号、分类号、案卷号、件号之间 用连接符号”连接。如：1994年硕士研究生学

9、位档案第 16号卷的档案可标为1994-XJ12 - 16-16五、档案的实体排架根据高校档案实体分类法，档号编制方法采用“分 级断号开放型”，首先按年度区分后，再按分类号最下位内 的案卷顺序号排列。编案卷顺序号，先编永久、长期的，再 编短期的。排架方法采用：“一级类目一年度”纵向排列。即：全宗DQ（大类）94年、95年、96年XZ（大类）94年、95年、96年每年内按档号顺序排架。第二章主表DQ党群11党务综合总支、直属支部材料入此12纪检13组织老干部材料入此14宣传教育学工部学生思想教育材料入此15统战民主党派材料入此16工会妇女工作材料入此17学团团委、学生会、研究生会、社团及各系团总

10、支学生会材 料入此XZ行政11行政综合教工代表大会和院、系、所等单位综合材料入此12人事师资培养材料入此13审计、监察14武装保卫15总务医院材料入此16档案、图书、文博17校办产业JX教学工作二级类目按教学层次设置12研究生教育13全日制本、专科教育14成人教育15职业教育16中、小教育17学前教育三级类目按教学环节设置JX12研究生教育11综合导师遴选、学位课程评估、优秀教学质量评奖材料入此12学科与实验室建设专业设置材料入此13招生14学籍管理15课堂教学与教学实践16学位工作17毕业生工作18教材JX13全日制本、专科生教育11综合学生运动会、教学评估、优秀教学质量评奖材料入此12学科与实验室建设专业设置材料入此13招生14学籍管理15课堂教学与教学实践16学位工作17毕业生工作18教材JX14成人教育11综合教学评估、优秀教学质量评奖材料入此12学科与专业设置13招生14学籍管理15课堂教学16学位工作17毕业生工作18教材JX15职业教育11综合12专业设置13招生14学籍管理15课堂教学与实践16毕业生工作17教材JX16、JX17不分三级类目KY科学研究11综合科研经费管理、学术活动材料入此按科研项目设置12第一个项目13第二个项目14CP产品生产与科技开发11综合按产品项目设置12光学产品13印刷产品14JJ基本建设