大学档案管理工作规范.docx

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1、xxxx大学档案管理工作规范为了加强档案管理工作，充分发挥档案管理在学校教育 管理，教学活动，教学研究等各项工作中的作用，提高教学 档案的质量和科学管理水平，逐步实现档案工作的标准化、 规范化和现代化，依据中华人民共和国档案法高等学 校档案管理办法和高等学校档案工作规范等相关规定， 结合我校具体实际，制订本规范。第一章财会类档案一、财会档案工作的基本原则（一）财会档案必须坚持集中统一管理的原则，确保档案 的完整、系统、准确和安全，便于开发利用。（二）财会档案工作必须纳入学校财会工作计划、规划和 管理制度之中，纳入财会部门人员的岗位责任制。在布置、 检查、总结、验收财会工作的同时，要同时布置、检

2、查、总 结、验收财会档案工作。二、归档范围的确定（一）学校财务管理和会计活动中直接形成的，具有保存 价值的文字材料、凭证、账簿、报表等，均属财会档案。（二）归档的财会文件材料，必须对学校和社会当前与 长远具有参考价值和凭证作用。（三）归档的财会文件材料，必须反映财务管理和会计活 家所规定内容归档的各种文件材料原件齐全；档案准确，指 归档的内容真实反应项目竣工时的实际情况和建设过程，做 到图物相符，技术数据准确可靠，签字手续完备；档案系统， 指按其形成规律，保持各部分之间的有机联系，与实物完全 一致并具有成套性。三、归档的主要内容和重点（一）归档的主要内容，包括综合管理、可行性研究、设 计基础材

3、料、设计文件、工程管理文件、施工文件、竣工验 收文件、生产技术准备、试生产基建预算、概算、决算、器 材管理等八个方面。（二）归档的重点项目建设各阶段形成的不同载体、形式的文件材料，特 别是包括竣工图在内的全套图纸。项目的范围：1 .凡经上级主管部门批准立项的学校基本建设项目，包 括国家拨款项目、自筹资金项目等；2 .凡经学校批准立项的基础设施的新建、改建、扩建、 维修安装和技术改造工程等，总造价五万以上的专项建设项 目。四、文件材料的形成与积累（一）基建档案实行部门立卷制度，建设项目（工程）应设专职或兼职档案员，负责项目各阶段文件材料的形成、积累、 归档工作。（二）基建主管部门应做到项目（工程

4、）立项时，即同步布 置文件材料的形成、收集与积累工作，项目建设过程中同步 进行文件材料的整理、审查，工程竣工验收时同步完成文件 材料的验收、立卷与归档。（三）基建主管部门应严格执行文件材料的审签制度，明 确职责，把好文件材料形成的质量关，确保文件材料完整、 准确、系统。五、整理立卷（一）基建综合管理性文件材料，按党群档案有关要求立 卷归档。（二）建设项目（工程）的文件材料按阶段分类组卷，归入 项目竣工验收年度，具体要求如下：1 .基建项目（工程）结束后，由项目负责人组织立卷，兼 职档案员负责将形成积累的全部文件材料，进行系统整理立 卷。2 .基建工程按项目组卷，可一项一卷或数卷。其中，图 纸应

5、按图纸的类别序号排列，即：地质图、初步设计图、建 筑施工图、结构施工图、水工图、电工图、气管图、更改图 等。3 .项目材料归档时必须要有竣工图，加盖竣工图章，竣 工图章的内容应包括：XXX工程峻工图、施工单位名称、编 制人、审核人、技术负责人和编制日期。蓝图大于卷盒的, 以手风琴式折叠成四号图纸的规格，底图采用平放式或筒式 保管。4 .归档的文件材料要做到：字迹清楚、图面整洁、质地 优良，不得用易褪色的书写材料书写、绘制。5 .基建档案一般材料归档一份，各类图纸一式两份归档。 项目负责人应填写“归档说明书”，放入项目第一卷的卷内 目录之前。（三）按照XXXX大学档案管理办法的有关规定，依次 进

6、行案卷的整理、编页号、填写卷内文件目录及备考表、装 订、拟写案卷标题。六、归档验收（一）项目（工程）竣工验收前，基建主管部门应组织施工、 设计及使用等有关单位的项目负责人，工程管理、工程技术 负责人，进行档案的自检工作，做出档案自检报告，并负责 通知档案馆。档案馆对准备归档的文件材料进行预验收，出 具证明，否则不能组织工程竣工验收。（二）建设项目竣工验收时，档案馆应是竣工验收小组成 员之一，负责工程档案的验收工作。（三）学校基建主管部门在与施工单位签署工程合同时， 应从工程总投资中扣留5%,作为基建档案保证金，待工程建 设档案归档验收合格后发还。（四）基建文件材料归档后，在改建、扩建中所产生的

7、基 建文件材料，基建部门应随时整理，及时补充归档。对已经归档的文件材料需要更改时，必须填写更改申请, 经基建部门负责人同意。未经批准，严禁更改已归档的任何 基建档案材料。（五）建设项目档案在工程验收后两个月内归档，由基建 主管部门兼职档案人员统一整理立卷，并认真填写移交目录, 一式两份，双方履行签字手续，办理移交。移交目录各执一 份存查。七、基建档案查阅细则（一）基建部门查阅基建档案，需提供部门公函、部门 主要负责人签字并加盖部门公章。（二）基建档案原则上只针对基建部门查档借阅，其他 部门及个人如需借阅，需出具公函，注明事由，经本部门及 基建部门主要负责人签字方可借阅。（三）如需利用学校土地证

8、等证件，需提供部门公函、 部门主要负责人签字并加盖公章，原则上只提供复印件，如 需原件借出，需经学校分管领导签字后方可办理。第四章教学类档案一、教学档案工作的基本原则（一）凡在教学管理和教学实践活动中直接形成的具有 保存价值的文字、图表、声像载体等固化信息材料均属教学 档案。（二）教学档案是衡量学校教学管理水平和教育质量的 重要标志之一，是我校档案的主体、核心和重点。（三）教学档案实行集中统一管理，确保完整、准确、 系统和安全，便于开发利用。对教学档案中的少数不属永久 保存的类目，如本科生毕业论文，实习报告等可由学院、部 保存，学校档案部门只按一定的比例择优接收。（四）教学档案是教学管理的重要

9、组成部门，应实行“三 纳入“、“四同步”、即纳入教学计划、规划、纳入教学管 理制度，纳入各级管理人员岗位责任，作为考核教学质量和 管理水平的标准之一。下达教学任务与提出教学文件材料的 归档要求同步；检查教学工作与检查教学文件材料形成积累 情况同步；评审、鉴定教学质量、教材、毕业论文、优秀教 学成果与审查、验收档案材料同步；毕业分配、上报评审材 料，教师考核晋升与档案部门出具归档证明同步。（五）各教学管理和教学业务部门应明确一名分管档案 工作的负责人和配备相应专（兼）职档案干部，统一管理本部 门、本系统的教学文件材料，并按期向校档案部门办理移交。（六）努力实现教学档案工作从经验管理向科学管理转

10、变，分期管理向集中统一管理转变，手工管理向现代化管理 转变，逐步参与教学管理，成为教学管理和教改的参谋部门， 成为教学业务工作的信息咨询部门之一。（七）逐步建立教学档案数据库，并纳入全校信息系统 统一管理和开发利用。（A）要把教学类档案工作列入本校教育发展计划，在 经费、库房、设备和人员配备等方面给予保证，每年从教学 经费中给予教学档案工作适当资助。二、教学档案归档范围的确定（一）确定的原则1 .归档的教学管理和教学实践活动过程中形成的文件 材料，必须对学校和社会当前与长远具有参考价值和凭证作 用。2 .归档的教学文件材料，必须反映教学管理、教学实践 活动的全过程，保证完善、准确、系统。3 .

11、归档的教学文件材料，必须遵循其自然形成规律，保 持有机联系，符合教学管理和教学实践活动的成套性特点。（二）归档的主要内容和重点1 .归档的主要内容包括综合管理、学科与实验室建设、 招生、学籍管理、课堂教学与实践、学位工作、毕业生工作、 教材等方面。2 .归档的重点是本校在教学工作，特别是教学实践各个 环节活动中形成的不同载体的文件材料。三、教学文件材料部门立卷与归档流程（一）形成与积累1 .教务部门会同档案部门向各学院及有关部、处室发送 各种教学文件材料表格，学籍登记表（卡），积累用卷宗（袋） 等。2 .各学院及有关部、处、室兼职档案员按文件材料分类 表分别积累教学文件材料，并定期进行整理。3

12、 .档案馆随时了解、督促、检查、指导专（兼）职档案 员做好文件材料的积累工作。4 .归档的教学文件材料必须字迹工整、格式统一，签字 手续充备。5 .教学档案管理文件一般归档一份，重要的教学文件除 原稿外，要根据实际情况，酌加副本。（二）整理组卷1 .坚持由教学文件材料形成部门立卷归档的原则，由各 院、所或教学管理部门的专（兼）职档案员负责将积累的文件 材料向档案部门归档。2 .根据教学文件材料的形成规律，保持其有机联系和便 于利用查考的原则进行组卷。原则上相同内容的文件材料组 成一卷便于利用。同一内容的文件材料数量多时可分别组成 若干卷，每卷不超过200页，也可以根据文件材料的内在联 系，对问

13、题单一，文件较少者按不同内容分别组成薄卷。3 .在不影响卷内文件自然形成规律和有机联系的前提 下，同一内容的卷内文件可按永久，长期、短期顺序排列。4 .卷内密不可分的文件材料按正件在前、附件在后，印 件在前、定稿在后，批复在前、请示在后的要求排列。5 .卷内材料一律拆掉金属物，分别用线装订，对破损的 文件材料应进行修补。6 .凡是文件材料未注明标题的应加制封面、注明题名、 责任者、时间。7 .各种材料大小一般为16开，图件按此规格叠成手风 琴式，图名、图签折在外面。8 .文中密不可分的插图、照片贴入文字材料内，附图册、 表册，照片应贴上标签，填写件号及档号附在文字材料之后, 共同组成保管单位，

14、其他载体材料可专柜保管，但需填写与 文字材料卷一致的档号。9 .透明图纸用缝纫机打图边，并贴上标签，填写张号及 文字报告一致的档号。10 .按顺序编排页号，无论单面或双面只要有书写文字, 均应一面编写一个页号，页号位置在非装订线一侧的下角。 不装订的以件为单位者，应在右上角加盖有单位名称、档号、 件号的戳记，并逐项填写。H.填写卷内目录及备考表。12 .凡教师业务档案中规定的内容已分别归入其他档案 的，如专著、论文已归入出版类，科研成果已归入科研类, 应在卷内目录中注明相应类目的档号。13 .文件形成部门提出每个案卷的密级并会同档案馆确 定。14 .填写案卷封面各栏目，标题要简短、准确。（三）

15、归档验收1 .由归档人员填写归档说明书，说明书放在第一卷卷内 目录之前。2 .移交档案时交接双方必须当面检查验收，检查文件材 料是否完整、齐全，排列、书写是否符合要求，标题是否确 切，凡不符合规定要求者，接收人应拒绝接收，并限期改正 补交。3 .移交时填写移交目录。移交目录一式两份，双方各执 一份。4 .教学综合管理文件应于次年6月底前归档或与教学档 案一起归档，教学档案在当年寒假前一次性归档。第五章声像载体类档案一、声像档案工作的基本原则（一）凡反映我校教育活动和历史发展，具有保存价值 的各种以音响、画面形象等方式记录的专门载体及其相配套 的文字材料均属声像档案。（二）声像档案的主体是声像载

16、体材料。声像载体材料 的记录反映形式以及制作方法、保管条件、利用方式均和纸 质载体不同，必须遵循声像载体的特点和规律，进行特殊整 理和特殊管理。（三）声像档案必须实行集中统一管理，确保档案的完 整、准确、系统和安全，便于开放利用。声像档案形成数量 大、利用率高的部门，经批准可设分室。（四）声像档案工作必须纳入我校党政、教学、科研、 外事等有关部门的管理制度中，与各项管理工作紧密结合, 实行制作工作和建档工作同步管理。即制作人员接受任务与 接受声像材料的归档要求同步。（五）要努力实现声像档案工作从经验管理向科学管理 的方向转变，并逐步采用计算机管理手段，大力开发声像档 案信息资源，为提高本校的教

17、学、科研和管理工作水平服务。（六）声像档案工作应列入学校的发展计划，在经费、库房、设备和人员配备等工作条件上予以保证。声像档案归纳范围的确定（一）确定的原则1 .归档的学校各项活动中形成的、或校外单位形成的与 本校有关的声像载体材料，必须对学校和社会当前与长远具 有参考价值和凭证作用。2 .归档的声像载体材料必须反映声像制作活动的全过 程，保证完整、准确、系统。3 .归档的声像载体材料必须遵循其自然形成规律，保持声像载体与纸质载体，不同声像载体之间的自然联系，注意 其成套性特点。动的全过程，保证其完整、准确、系统。（四）归档的财会文件材料，必须遵循其自然形成规律, 保持其有机联系，充分考虑财会

18、档案的类型特点。三、归档的主要内容和重点（一）归档的主要内容，包括综合管理、会计凭证、会计 账簿、会计报表、工资清册等方面。（二）归档的重点：会计活动中各个阶段形成的不同类型 的具有长期保存价值的文件材料。四、文件材料的形成与积累（一）财会档案实行财会主管部门立卷归档制度。学校 财会主管部门在制定财会计划时，应向会计人员布置形成与 积累财会材料的任务，确定本部门专（兼）职档案员。（二）财会部门档案人员应做好平时材料的收集、汇总、 整理，确保内容的完整、系统和准确。五、整理立卷（一）财会管理性文件材料，按党群、行政类档案整理规 定立卷归档。（二）会计活动形成的材料，按会计年度进行组卷，各种 会计

19、凭证按时间顺序整理，组成一卷或数卷。不同年度的会 计核算材料不能放在一起立卷。（三）对于未了结的债权、债务和涉外的原始凭证，应单独立卷。（二）归档的主要内容和重点1 .归档的主要内容包括综合管理、制作工作和声像载体 材料三个方面。2 .归档的重点是本校各项活动中直接形成的声像载体 材料，尤其是声像载体材料的原件。三、声像载体材料部门立卷和归档流程（一）形成积累1 .宣传、报刊、出版部门和其他声像材料形成部门，均 为立卷单位，分工归口立卷。2 .声像项目负责人、编导和其他制作人员，要按分工认 真作好制作记录，整个工作结束后，按归档要求向本单位专 （兼）职档案员移送全套案本。3 .单位专（兼）职档

20、案员对收集上来的声像载体材料，按 规定程序进行系统整理后向档案馆移交。（二）整理组卷.立卷原则根据声像文件材料形成规律和多种载体的特点，分类组 成保管单位。对单位声像载体材料，要附以文字说明，对同 一载体多项内容的，采用按主题内容逐一著录的方法，对同 一内容，多载体合成的档案，应注意参见号，既保持声像载 体档案的原始顺序，又凭借著录，保证不同内容的声像材料 具有独立的使用性。1 .立卷分类（1）按介质分为纸质文件材料和声像载体材料。（2）纸质文件材料指综合管理工作文件材料和制作项 目的文件材料。（3）声像载体材料按类型分为照片、录音制品、录像 制品、幻灯片、磁盘、影视胶片、缩微胶片、光盘等。（

21、4）同一类型的声像载体材料又可按幅面尺寸再细分。3.立卷分工（1）综合管理材料，由视听（电教）中心立卷归档。（2）制作项目文件材料和声像制品，由制作项目单位 或个人立卷归档。（3）两个以上单位共同制作的，由主办单位立卷归档。（4）外单位制作的反映本校活动的声像载体材料，由 档案馆负责征集或委托征集。4.归档材料的整理（1）检查归档的材料是否完整、准确、系统、配套， 音响、画面是否清楚，对有局部划伤、断裂者，应及时修补、 粘结，生霉、发潮的，要及时冲淡、风干。（2）根据声像载体材料的形成规律，保持其有机联系 和便于查考利用的原则，结合内容、价值、数量和载体类型、 尺幅，进行系统整理，组成保管单位

22、。（3）照片及底片要有文字说明（包括内容、时间、地点、 人物和制作者），其他载体形式要有相应的文字材料，包括 完成原本、定稿本、长度、时间、内容简介、色彩、密级、 制作单位和人员等。（4）声像制作材料和声像制品的档号要与文字材料的 档号互相照应，互记参见号，声像制作的文字材料整理要求 按照有关条例执行。（5）声像制品的装具，一般应使用原装具。经制作后 的单件声像制品和照片，可用符合规范的专门的盒，册封套 装载。（三）归档验收1 .声像材料形成部门应在规定时间向档案馆办理移交 手续，填写移交目录一式二份，各执一份备查。2 .归档的声像载体的文件材料，必须符合本规范的案卷 质量要求。3 .档案案卷

23、在完成制作后两周内归档。第六章外事类档案一、外事档案工作的基本原则（一）学校在与外国团体或个人在学术研究、科技合作、 人才交流、友好往来等活动中直接形成的具有保存价值的文 字、图表及声像载体材料，均属外事档案。（二）外事档案必须实行集中统一管理，确保完整、系统、准确和安全，便于开发利用。（三）外事档案工作必须纳入学校外事工作计划、管理 制度之中，落实到学校有关部门外事人员的职责范围，做到 与布置、检查、总结外事工作同步进行。（四）外事部门要有一位领导分管外事档案工作，由本 部门档案管理员负责收集整理、归档。（五）努力实现外事档案的科学化管理，大力开发信息 资源，为学校教学、科研、人才交流服务。

24、二、外事档案归档范围（一）确定的原则1 .归档的外事管理和外事活动中形成的文件材料，必须 对学校和社会当前与长远具有参考价值和凭证作用。2 .归档的外事文件材料，必须反映外事管理、外事活动 的全过程，保证其完整、准确、系统。3 .归档的外事材料必须遵循其自然形成规律，保持其有 机联系，体现涉外工作的职能和特点。（二）归档内容及重点1 .主要内容包括综合管理，出国（境）、来校任教、进修、 讲学、访问、考察、参加国际会议、国际合作、留学生工作 等方面的材料。2 .归档的重点是重大涉外和国际合作项目、留学生工作 活动材料。3 .本校人员在国外获得的证书、奖牌、奖章，奖品，可 采取不同方式归档或保存复

25、印、影印本；外国赠送学校的有 保存意义的纪念品、礼品应归档，不宜长期保存的可存影印 件和清单。三、部门立卷与归档流程（一）上级文件、请示报告、上级批复与国外来往信函 等准备阶段的材料，按年度分类组卷，将国内和国（境）外活 动期间形成的材料及派出回国后的综合性材料按活动性质, 分类组卷，各阶段密不可分的材料按正件在前、附件在后, 印件在前、原件在后，批复在前、请示在后排列。（二）以案卷形式保管的外事文件材料，按顺序编写页 码，无论单面或双面只要有书写符号的文件材料，每面均为 一页，每卷页号均从1开始，页号位置标在非装订一侧的下 角。（三）填写卷内目录和备考表，对本卷材料的准确程度、 损坏情况加以

26、说明，案卷内文件材料需要变更、修改时，随 时在备考表上注明。（四）除与文字材料密不可分外，其余声像载体的材料、 礼品实物，应保持其原状，移交档案馆。四、外事档案查阅细则（一）查阅外事档案需开具部门公函，部门负责人签字 盖章作为查档备案材料。（二）原则上外事档案只针对纪委和涉外部门查阅，其 他部门如需查阅，需出具公函，经本部门、立卷部门主要负 责人签字，方可查阅。第七章党政类档案一、党、政档案工作基本原则（一）学校在党群、行政管理活动中直接形成的具有保 存价值的文字、图表、声像、光盘等不同载体的文件材料， 均属党、政档案。（二）归档的党、政文件材料，必须对学校和社会当前 与长远具有参考作用、凭证

27、作用和研究价值。（三）归档的党、政文件材料，必须反映学校党、政部 门职能活动的全过程，保证完整、准确、系统。（四）归档的党、政文件材料，必须遵循其自然形成规 律，保持彼此之间的有机联系，照顾不同部门的不同特点。二、党、政文件材料的部门立卷和归档流程（一）形成积累1 .学校各院、部、处、室、馆、总支（分党委）、所、中 心、工会、团委和直属部门均为立卷单位。2 .每部门要有一位领导分管档案工作，由本部门档案管 理员负责收集整理、归档。（二）立卷.立卷原则文书处理部门立卷应按问题、时间、重要程度和文件材 料的自然形成规律，保持其有机联系，适当照顾保存价值, 分类组卷，能准确、全面反映学校真实面貌和部

28、门的主要职 能活动，便于查找利用为原则。1 .立卷分工（1）中共中央、国务院、省、地、市党委、人民政府， 国家教委以及国务院有关部委下达的文、电材料，综合性的, 由党委办公室（学校办公室）立卷归档，专业性的或具体业 务性的，由各承办单位立卷归档。（2）以党委、学校名义的发文，由党委办公室（学校 办公室）立卷归档（一般应保存两份以上）；专业性的或具体 业务性的，由各承办单位立卷归；以部门名义的发文，由各 部门立卷归档。所发文均应保存三份。（3）党委和行政召开的代表大会、全委会、常委会、 扩大会、办公会所形成的材料，由党委办公室（学校办公室） 立卷归档。职能部门以党委和学校名义召开的全校性专门会

29、议、干部会议所形成的材料，由主办单位立卷归档。（4）校内各单位向党委、行政的请示报告正文及相应 的批复、批转的原件，由党委办公室（学校办公室）立卷归 档；请示报告的原稿及批转、批复的复制件，则由报文单位 立卷归档。（5）两个以上单位共同办理的文件，由主办单位立卷归档，非主办单位只保存复印件。(6)各临时机构、撤销机构形成的材料，应于机构撒 销前做好整理工作，移交档案馆保存，任何人不得带入其他 单位。(7)重要的人民来信来访材料，由承办单位和党委办 公室(学校办公室)共同立卷。2 .立卷程序按照归档时间要求由档案管理员按案卷类目将文件收 齐归卷，并对文件进行调整检查，依照如下程序进行：(1)检查

30、案卷的文件成份。文件是否收集齐全完整， 同时检查案卷有无不需要立卷归档的文件材料。(2)检查案卷文件的联系。避免案卷之间文件归卷不 统一，相互混淆重复或拆散文件联系的现象。(3)检查案卷文件数量。一般不超过150页，对同一 问题文件数量多的，宜酌情适当分卷。3 .立卷分类(1)分年度先将文件按其形成或针对的年度分开，一般文件归入文 件形成年度；跨年度的请示与批复，归入批复年度；跨年度 规划、计划，一般归入文件内容针对的第一个年度；跨年度 的总结、报告，归入文件内容针对的最后一个年度；跨年度 的会议文件，一般归入会议开幕的年度；跨年度的非诉讼案 件材料，归入结案年度；法规性文件归入公布或批准年度

31、;按学年处理的文件归入专门年度。（2）分问题将文件按其内容所反映的问题、事务分开。（3）分期限将文件按照规定的不同保管期限分开。三、党、政档案查阅细则党、政档案原则上只面向纪委、党委办公室（学校办公 室）提供查阅，其他部门如需利用，需经部门主要负责人签 字加盖单位公章、党委办公室（学校办公室）主要负责人签字 后方可办理。四、归档清单（一）党委办公室（学校办公室）：书记校长信箱；法 院判决书；会议决定事项通知单；会议纪要；校内请示报告； 机要件；开学典礼和毕业典礼材料；重大活动照片的组卷。（二）纪委办公室（监察处）：上级有关文件、规章制 度、工作计划、总结、调查材料；纪委会议记录；党员处分、 复

32、查材料；党风党纪有关材料；群众来信及处理意见。（三）组织部（党校）：副处以上干部任免、调动；表 彰先进党支部、优秀党员材料；党员转入、转出材料；审批 新党员及预备党员转正材料；党内统计年报表。（四）宣传部：工作计划、决定、报告、通知、总结;反映本校重大活动的剪报及图表。（五）学生工作处（武装部）：辅导员、政工干部队伍 建设方面的材料；宣传教育工作大事记；勤工俭学材料；学 生评优材料。（六）统战部：台、港、澳和侨务工作材料；各民主党 派成员和负责人名册及材料；重要会议记录；大事记；赴台 交流合作材料；人大政协换届材料。（七）工会：工会自身建设及分工会工作；女工工作、 维权材料；表彰及评比材料；处

33、分会员的有关材料；爱心捐 助材料；救助材料；文体活动；教代会材料。（八）团委：上级有关团的工作；团代会、学代会、表 彰处分团员材料；会议记录；学生会材料；社团活动、社会 实践材料。（九）离退休工作处：上级对老干部工作的指示文件； 离休干部管理工作的规定和情况报告；其他有关离退休材料。（十）发展规划与政策研究室：高等教育信息表；XXXX 大学年鉴。（H 一）国内合作处：校友会章程、机构名单；校友刊 物；其他有关校友工作材料。（十二）人事处（教师工作部）：教职工花名册；事业 单位统计报表；招聘材料；考核材料；评职称材料；教职工 报到证。（十三）人才工作处：上级对高端人才的表彰材料；各（四）按照XX

34、XX大学档案管理办法的有关规定，依次 进行案卷的整理、编页号、填写卷内文件目录及备考表、装 订、拟写案卷标题。六、归档验收（一）当年形成的财会档案，在会计年度终了后，暂由财 会主管部门保管两年，期满后的次年六月底前移交档案馆。（二）财会档案归档，原则上保持原装。对违反财会档案 管理制度的，档案馆有权检查纠正。个别需要拆封重整的， 应由档案馆与财会部门经办人共同整理，以分清责任。（三）财会档案由其主管部门的档案人员统一归档，并认 真填写移交目录，一式两份，双方履行签字手续，办理移交。 移交目录各执份存查。七、财务档案查阅细则（一）财务档案由校财务处档案室整理，档案馆集中存 档，查阅档案必须是由本

35、校财务处的老师来办理各种查阅业 务，查阅时在查阅本上做好查阅时间和查阅内容的登记。（二）如是校财务部门配合校外各级单位的业务查档, 需要查档公函。需要财务部门负责人签字、盖上部门公章、 做好备案方可查阅。（三）学校法人证等证件如需使用，需提供财务部门公 函。部门领导签字、盖好部门公章，做好登记备案，原则上 只提供复印件，如需要使用原件借出，需要校级分管领导知 类高端人才申报表、考核表。（十四）审计处：上级有关监察、审计材料；对本校各 级组织和工作人员的审计材料。（十五）保卫处：重大事件处置材料；上级有关公安保 卫的文件；制定的全校性的安保制度。（十六）后勤管理处：上级有关总务工作的文件；后勤

36、办公室及各中心的规章制度；房屋管理、调配使用等记录。（十七）校医院：突发防疫事件的处理材料；上级关于 医疗改革的文件；师生员工健康情况调查材料及统计表。第九章其他事项一、本规范由学校档案馆负责解释。二、本规范自发布之日起实施，此前规定中与本规范不一致的，以本规范为准。情、同意，分管领导和档案馆馆长签字后方可办理。第二章科技类档案一、科研档案工作的基本原则（一）凡在科学研究管理和实践活功中直接形成具有保 存价值的文字、图表及声像载体等固化信息材料，均属科研 档案。（二）科研档案必须实行集中统一管理，确保完整、准 确、系统和安全、便于开发利用。（三）科研档案工作是科研管理工作的重要组成部分, 是科

37、研活动的重要环节，必须纳入科研计划、规划、管理制 度和有关人员职责范围之中，与计划管理、课题管理、成果 管理等工作紧密结合。实行科研工作和建档工作“四同步” 管理。即计划任务与提出归档要求同步；检查计划进度与检 查科研文件材料形成情况同步；验收、鉴定科技成果与验收、 鉴定科研档案材料同步；上报登记、评审科技成果与档案部 门出具科研课题归档情况的证明材料同步。（四）要努力实现我校的科研档案工作从经验管理向科 学管理转变，并逐步采用先进管理技术手段，大力开发档案 信息资源，为学校工作和社会发展服务。（五）把科研档案工作列入本单位科研工作的发展计划 中，在经费、库房、设备和人员配备等工作条件上给予保

38、证， 每年从本单位科研经费总额中拨出一定的数额作为高校科研档案工作经费。科研档案归档范围的确定（一）确定的原则1 .归档的科研管理和科研实践活动过程中形成的文件 材料，必须对学校和社会当前与长远具有参考价值和凭证作 用。2 .归档的科研文件材料，必须反映科研管理、科研项目 （课题）活动的全过程，保证完整、准确、系统。3 .归档的科研文件材料，必须遵循其自然形成规律，保 持其有机联系，照顾不同学科、专业的科研文件材料的不同 特点和成套性。4 .几个单位协作完成的研究课题，由主持单位归档保存 一整套档案，协作单位保存自已所承担任务中形成的科研文 件材料，并将有关的复制件送交主持单位。如确系涉及协作

39、 单位的合法权益，应在协议、合同或委托书中明确其科研文 件材料的归属，但协作单位应将承担课题部分的有关档号及 案卷目录提供主持单位。5 .与国外合作的研究课题，经协商在协议、合同中明确 科研文件材料的归档办法，一般应归入外事类。（二）归档的主要内容和重点.归档的主要内容包括综合管理、科研准备、研究实验、总结鉴定、申报奖励、推广应用等方面。1 .归档的重点是本校承担的科研项目（课题）各个阶段 形成的不同载体的文件材料，特别是研究实验阶段形成的作 为研究结果依据的原始材料。2 .取得负结果或因故中断的重要课题的科研文件材料 也应归档。三、科研文件材料的部门立卷与归档流程（一）形成积累1 .课题组长

40、在制定和讨论工作计划安排时，向课题组成 员布置平时积累科研文件材料的任务和方法，并指定专人作 兼职档案员。2 .由课题组兼职档案员到学校科研管理部门领取文件 积累袋、实验记录本、科研报告等统一用纸。3 .学校科研管理部门和各课题组，按各自的职责范围, 分别形成积累和整理科研工作各阶段的有关文件材料。4 .档案部门应深入课题组了解课题进展情况，督促、指 导科技人员做好科技文件材料的积累工作。5 .归档的科研文件材料必须字迹工整、格式统一，图样 清晰，签字手续完备。6 .科研管理性文件材料归档一份，科研报告底稿一份, 复制稿两份，原始资料全部。（二）整理组卷.坚持实行科研文件材料形成部门和课题组立

41、卷制度。课题结束后，由本课题组负责人主持立卷。兼职档案员将形 成积累的全部文件材料按要求与课题组的业务性文件汇总 整理成卷。1 .根据科研文件材料形成规律，保持其有机联系和便于 利用查考的组卷原则，以及科研文件材料的内容、价值、数 量和载体形成等实际情况，将每个研究课题的科研文件材料 进行系统整理，视其材料多少，组成一题一卷或一题数卷。 将最能反映课题概况的科研文件材料，如开题文件、论文、 专著、鉴定材料，成果申报与获奖材料，科研投资与经费核 算材料等整理组成综合卷，排放在研究课题全部案卷之首, 其余科研文件材料按科研阶段依次系统整理组卷。2 .内容不可分的科研文件材料按以下要求排列：正件在

42、前、附件在后，印件在前、原稿在后，批复在前、请不在后。3 .拆除案卷内的金属物，对破损的科研文件材料进行修 补。4 .科研文件材料根据实际情况采用科技档案袋、盒（夹） 等方式保管，每件科研文件材料用线装订。5 .科研管理部分的文件材料，严格按照要求组卷装订, 并编写件号及每件材料的标题。装订卷的全部科研文件材料 按顺序编写页号，无论单面或双面只要有书写文字，均应一 面编写一个页号，每卷页号均从1开始，页号位置在非装订 线一侧的下角。不装订卷的全部科研文件材料，以件为单元, 在每件文件材料右上角盖上有单位名称、档号、件号戳记, 并逐项填写。6 .除密不可分的配套的声像载体材料外，其余均应分别 组

43、卷专柜保管，档号必须与文字材料卷保持一致，并按声 像载体档案工作规范要求处理。7 .课题组组织归档前的鉴定工作，提出每个案卷的保管 期限和密级划分的具体意见，密级分为绝密、机密、秘密三 种，按科学技术保密条例办理。8 .填写卷内目录、备考表和案卷封面。9 .课题组长填写归档说明书，放入每个研究课题每一 卷的卷内目录之前。（三）归档验收1 .科研管理部门负责管理性文件归档，各课题组直接向 档案馆归档。2 .归档时间。（1）研究课题在鉴定验收后两个月内归档。（2）暂不申报或中断、停止的研究课题，在课题结束 或中断、停止后两个月归档。3 .重大科研项目的鉴定、评审工作必须有学校档案部门 参加。4 .

44、归档时档案部门应进行审查、验收、并在成果登记表 上签署意见，加盖档案部门专用章。凡归档不完整、不齐全 者，学校档案馆拒绝出具证明，科研管理部门不得申报成果。5 .课题组填写科研档案移交目录一式两份，连同案卷向 档案部门移交，然后经档案部门清点无误后，交接双方在移 交目录上签字，并各执一份存查。第三章基本建设类档案一、基建档案工作的基本原则（一）基建档案必须坚持集中统一管理的原则，确保档案 材料的完整、系统、准确和安全，便于开发利用。（二）基建档案工作是基建管理工作的重要组成部分，是 基建活动的重要环节，必须纳入基建计划、规划、管理制度 和有关人员职责范围之中，做到基建工程开工和建档工作同 步进行，工程建设过程与各种文件材料的积累、整编、审定 工作同步进行，工程竣工验收与提交一整套合格竣工图纸和 完整管理性材料的验收同步进行。归档范围的确定（一）凡在学校基建管理和基建工程项目活动过程中直 接形成的，具有保存价值的文字、图表、声像等不同载体的 文件材料，均属基建档案。（二）归档的基建文件材料，必须对学校和社会当前与长远具有参考价值和凭证作用。（三）归档的基建文件材料，必须反映基建管理和项目 建设的全过程，保证完整、准确、系统。档案完整，指按国