档案管理服务.docx

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1、档案管理服务1、档案资料的收集（1）设立档案室，采取系统化、科学化、电脑化的先进手段，聘专职档案 员，直接隶属于管理处综合部。建立相应的规章制度，对所有档案资料进行严格 管理。（2）资料的收集坚持完整细致的原则，根据实体资料和信息资料的内容， 在实际工作中从需要出发，扩大信息资料的来源渠道；从空间上讲是指物业构成 的方方面面，大到房屋本体，公共设施，小到一树一木都有详细的资料收集。2、资料分类整理收集后的所有信息，统一由档案室集中整理。根据档案的来源信息的内容、 信息的表现形式等特点进行细分，做到条理清晰、分类合理。3、资料归档管理1）档案资料管理的原则和方法 全而细:“全”指全面，包括物业管

2、理工作的各个方面，不能有漏项;“细”指细致、细心，档案资料的收集、检查、整理、归档等各个环节工作要细心。 切合实际：所有记录是我们实实在在开展的工作，与实际要对应一致。 连续性：要求档案资料管理工作要坚持不懈，要注意工作中各个环节的关联性，中途不能脱节，否则，就不符合切合实际的原则。 按岗位进行分工，落实各项工作的责任人并开展培训。各部门根据公司质量管理部的范本建立出整套档案后，根据质量记录控制等 程序定期并及时对本部门的档案进行收集、检查，做到项项工作有计划，实施及 时，监督有力，最后有反馈意见，如果某一个环节实施不好，就必须重新制定措 施，并实施、监督、反馈，使每一个环节都在一个闭环的控制

3、中。档案资料实行 严格的借阅登记制度，归还入档时，必须经过审核检查，如有轻微破损应立即修 补，损坏严重的须追究借阅人员的责任。档案管理人员须定时检查档案借阅情况, 以便及时收回在外文件，防止因管理疏忽导致文件流失。档案资料管理实行严格的鉴定制度。档案资料的鉴定必须由办公区域物业项 目经理或其他指定的负责人负责，对档案是否有效、作废以及保存数量等做出决 定。当文件状况有所改变时，应及时调整目录的有关数据，以保证查阅者及时找到文件。2）档案资料的管理措施档案资料归档。大体分为两类：即IS09000质量体系受控范围的档案资料、公司内部管理相关档案资料（非受控范围），受控范围的档案资料的归档、 借阅、

4、鉴定和销毁执行体系文件之文件和资料控制程序、质量记录控制程序 及对应的作业指导书和质量记录；非受控范围的档案资料的归档、借阅、鉴定和 销毁执行行政管理制度之档案管理规定。档案资料的借阅。需借用人填写文件发放/借阅登记表，由使用人签档案信息录入侑贷系统取入档案标签注册，*标签注册档案信息录入侑贷系统取入档案标签注册，*标签注册入座上架出眸下架字和综合管理部资料负责人签 字后，方可办理借阅手续；对 重要、保密资料的借阅需经过 管理处部长的批准。 档案资料的保密管理在日常管理中，物业的档 案资料管理由综合管理部统一 管理保存。对重要的原始资料 和保密资料采取按保密等级分为绝密、机密、秘密三级储存保管

5、，其他资料为普 通档案，不同密级的档案资料的运用和保管将区别对待。所有保密资料随时接受 公司领导或质量管理部的检查。档案资料管理人员必须严格执行国家和公司的保密制度，增强保密意识，接 受保密教育和检查，严禁任何人以任何方式索取、泄露或擅自向外公布保密档案 的内容。档案资料管理人员定期进行检查，发现问题及时向上级领导汇报后妥善 处理解决，严防一切泄密漏洞情况的发生。 档案资料的监督检 查管理处将采用建设部颁 发的全国物业管理示范大 厦标准为质量标准，要求 各部门负责人会同资料管理 员定期（按要求的日、周、月检查时间）对本部门的档案资料管理情况进行及时 的监督检查。公司质量管理部日常定期组织人员对

6、各部门的档案管理工作进行检查，每半 年进行一次质量大检查，其检查结果直接与各岗位的浮动工资挂钩；以此来验证 其档案管理工作的有效性。公司及质量管理部本身每年接受第三方认证机构的监 督审核，以求在档案资料管理工作中力求创新。4、建立电脑网络系统采用先进的检索软件,建立电脑网络系统,充分发挥档案的贮存和使用价值。外部网：与业主方进行联网，所有管理资料如业主方资料、装修资料、财务 状况等，随时可以查阅调用，便于工作监督和检查。内部网：管理处内部联网，运用现代化办公手段和设施，对文件进行分级管 理分层使用。按规定设置目录进行文件分类管理，定 期维护定期或不定期对档案进行检查、监督接管资料、维修改造资料

7、、日常巡视维 护记录、运行记录、投诉回返记录、各种活 动记录及客户有关部门档案依据全国物业管理标准建立档案管 理资料按分类顺序编号、登记造册，形成文件 目录，以方便管理，除部分保密资料文件、 永久性文件外，档案实行开架管理根据条件分类保存：A：定期性管理档案B：保密、永久性档案档案出室必须由具备资格的人员登记后 方可借阅，按借阅时限，及时回收档案，对 各个环节记录根据公司相关档案管理制度、管理体系相关文件规定进行利用名称资料内容保管 期限备注维修资料维修申请记录、回访记录维修派工单公共设施巡检记录三年 三年 八年治安交通 管理资料日常巡查记录、交接班记录、值班记录、巡逻路线 日常抽检记录、查岗

8、记录、闭路电视监控系统录像 突发事件处理记录车辆管理记录三年 三年 三年 五年设备设施 管理资料 （包括消 防）公用设备设施维修保养计划公用设备设施维修保养记录机电设备运行、巡查记录设备分承包方档案公用设备设施台帐及更新记录五年 五年 五年 五年 八年绿化清洁 资料清洁班检记录、清洁周检记录绿化工作记录、绿化周检记录消杀记录、绿化病虫害检查记录二年 二年 二年员工管理 资料员工个人资料、聘用记录员工业绩考核及奖罚记录员工培训计划培训档案、考核记录员工晋升、薪金变动及内务管理记录长期 长期 长期 长期员工离 职后保 管二年行政文件 资料值班及检查记录有关财务记录（由财务人员专职保管）校园主管部门文件物业公司文件与甲方项目往来文件内部管理规章制度、通知、通报等文件三年 十年 三年文件有 效期