时间管理【课件】.ppt

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1、112-Jul-2012时时 间间 就就 是是 效效 率率时时 间间 管管 理理谢谢 志志 祥祥1212-Jul-2012时时 间间 就就 是是 效效 率率一、课前一律将手机调至静音或关闭，保持教室安静，积一、课前一律将手机调至静音或关闭，保持教室安静，积极参与课程互动；极参与课程互动；二、授课过程中，请心态归零，遇到疑惑或者不解的问题，二、授课过程中，请心态归零，遇到疑惑或者不解的问题，请举手示意；请举手示意；三、培训期间，如有事无法继续参加培训的，请与培训老三、培训期间，如有事无法继续参加培训的，请与培训老师联系；师联系；四、为了保证授课效果，请所有培训人员遵守培训期间的四、为了保证授课效

2、果，请所有培训人员遵守培训期间的上课规定；上课规定；五、违反上述规定者，需要主动表演一个节目五、违反上述规定者，需要主动表演一个节目培训相关规定培训相关规定2312-Jul-2012时时 间间 就就 是是 效效 率率时间是最难得的资源。时间是最难得的资源。如果时间管理不好，那别的什么如果时间管理不好，那别的什么也甭想做好！也甭想做好！彼得彼得 德鲁克德鲁克 3412-Jul-2012时时 间间 就就 是是 效效 率率时间管理时间管理是开启成功的钥匙是开启成功的钥匙时间运用时间运用是迈向成功的开始是迈向成功的开始4512-Jul-2012时时 间间 就就 是是 效效 率率培训目标：培训目标：通过

3、本次培训，使培训人员了解什么是时间管理，通过本次培训，使培训人员了解什么是时间管理，时间管理的重要性及有效时间管理的方式，从而树立正时间管理的重要性及有效时间管理的方式，从而树立正确的时间观念，提高工作效率。确的时间观念，提高工作效率。5612-Jul-2012时时 间间 就就 是是 效效 率率培训大纲：培训大纲：时间管理的定义和目的时间管理的定义和目的时间管理的目标与计划时间管理的目标与计划时间管理的四象限时间管理的四象限6712-Jul-2012时时 间间 就就 是是 效效 率率培训大纲：培训大纲：时间管理时间管理80/2080/20法则法则时间管理的二十一个原则时间管理的二十一个原则时间

4、管理的陷阱时间管理的陷阱时间管理总结时间管理总结7812-Jul-2012时时 间间 就就 是是 效效 率率小故事小故事有两个人到非洲考察，迷路了，忽然一只凶猛有两个人到非洲考察，迷路了，忽然一只凶猛的狮子朝他们跑过来，其中一人马上从旅行袋的狮子朝他们跑过来，其中一人马上从旅行袋中拿出运动鞋穿上。另外一个人便摇摇头说：中拿出运动鞋穿上。另外一个人便摇摇头说：“没用，你怎么跑也跑不过狮子。没用，你怎么跑也跑不过狮子。”启示启示启示启示启示启示:在现代商业社会必须与时间竞争在现代商业社会必须与时间竞争在现代商业社会必须与时间竞争在现代商业社会必须与时间竞争在现代商业社会必须与时间竞争在现代商业社会

5、必须与时间竞争同伴说：同伴说：“嗨，你当然不知道，在这个紧要的关头嗨，你当然不知道，在这个紧要的关头最重要的是我要比你跑的快。最重要的是我要比你跑的快。”8912-Jul-2012时时 间间 就就 是是 效效 率率一、时间管理的定义和目的一、时间管理的定义和目的91012-Jul-2012时时 间间 就就 是是 效效 率率时间的定义时间的定义19301930年，胡适先生在一次毕业典礼上，发表了一篇演讲，内容如下：年，胡适先生在一次毕业典礼上，发表了一篇演讲，内容如下：诸位毕业同学：你们现在要离开母校了，我没有什么礼物送给你们，只诸位毕业同学：你们现在要离开母校了，我没有什么礼物送给你们，只好送

6、你们一句话。好送你们一句话。这一句话是：珍惜时间，不要抛弃学问。这一句话是：珍惜时间，不要抛弃学问。以前的功课也许有一大部分是为了这张文凭，不得已而做的。从今以后，以前的功课也许有一大部分是为了这张文凭，不得已而做的。从今以后，你们可以依自己的心愿去自由研究了。趁现在年富力强的时候，努力做你们可以依自己的心愿去自由研究了。趁现在年富力强的时候，努力做一种专门学问。少年是一去不复返的，等到精力衰竭的时候，要做学问一种专门学问。少年是一去不复返的，等到精力衰竭的时候，要做学问也来不及了。也来不及了。101112-Jul-2012时时 间间 就就 是是 效效 率率时间的定义时间的定义 有人说：出去做

7、事之后，生活问题急需解决，哪有功夫去读书？即有人说：出去做事之后，生活问题急需解决，哪有功夫去读书？即使要做学问，既没有图书馆，有没有实验室，哪能做学问？使要做学问，既没有图书馆，有没有实验室，哪能做学问？我要对你们说：凡是要等到有了图书馆才读书的，有了图书馆也不我要对你们说：凡是要等到有了图书馆才读书的，有了图书馆也不肯读书；凡是要等到有了实验室方才做研究的，有了实验室也不肯做研肯读书；凡是要等到有了实验室方才做研究的，有了实验室也不肯做研究。你有了决心要研究一个问题，自然会节衣缩食去买书，自然会想出究。你有了决心要研究一个问题，自然会节衣缩食去买书，自然会想出法子来设置仪器。法子来设置仪器

8、。111212-Jul-2012时时 间间 就就 是是 效效 率率时间的定义时间的定义 至于时间，更不成问题。达尔文一生多病，不能多做工，每天只能做至于时间，更不成问题。达尔文一生多病，不能多做工，每天只能做1 1点钟点钟的工作。你们看他的成绩！每天花的工作。你们看他的成绩！每天花1 1点钟看点钟看1010页有用的书页有用的书，每年每年可可看看36003600多页书；多页书；3030年读年读1111万万页书。页书。诸位，诸位，1111万页书万页书可以使你成为一个学者了。可是每天看可以使你成为一个学者了。可是每天看3 3种小报也得种小报也得费你费你1 1点钟的功夫；四圈麻将也得费你点钟的功夫；四

9、圈麻将也得费你1 1点半钟的光阴。看小报呢？还是点半钟的光阴。看小报呢？还是打麻将呢？还是努力做一个学者呢？全靠你们自己选择！打麻将呢？还是努力做一个学者呢？全靠你们自己选择！121312-Jul-2012时时 间间 就就 是是 效效 率率时间的定义时间的定义易卜生说：易卜生说：你的最大责任就是把你这快材料铸造成器。你的最大责任就是把你这快材料铸造成器。学问就是铸器的工具。抛弃了学问便是毁了你自己。学问就是铸器的工具。抛弃了学问便是毁了你自己。再会了，你们的母校眼睁睁地要看你们再会了，你们的母校眼睁睁地要看你们1010年之后成什么器。年之后成什么器。哲学家这样说：哲学家这样说：“时间时间是物质

10、运动的是物质运动的顺序性顺序性和和持续性持续性，其特点是，其特点是一维性一维性，是是一种特殊的资源一种特殊的资源。”131412-Jul-2012时时 间间 就就 是是 效效 率率时间的特征时间的特征（1 1）供给毫无弹性：供给毫无弹性：时间的供给量是固定不变的，在任何时间的供给量是固定不变的，在任何情况下不会增加、也不会减少，每天都是情况下不会增加、也不会减少，每天都是2424小时，所以我们小时，所以我们无法开源。无法开源。（2 2）无法蓄积：无法蓄积：时间不象人力、财力、物力和技术那样被积时间不象人力、财力、物力和技术那样被积蓄储藏。不论愿不愿意，我们都必须消费时间，所以我们无蓄储藏。不论

11、愿不愿意，我们都必须消费时间，所以我们无法节流。法节流。141512-Jul-2012时时 间间 就就 是是 效效 率率时间的特征时间的特征（3 3）无法取代：无法取代：任何一项活动都有赖于时间的堆砌，这就是任何一项活动都有赖于时间的堆砌，这就是说，时间是任何活动所不可缺少的基本资源。因此，时间是说，时间是任何活动所不可缺少的基本资源。因此，时间是无法取代的。无法取代的。（4 4）无法失而复得：无法失而复得：时间无法象失物一样失而复得。它一但时间无法象失物一样失而复得。它一但丧失，则会永远丧失。花费了金钱，尚可赚回，但倘若挥霍丧失，则会永远丧失。花费了金钱，尚可赚回，但倘若挥霍了时间，任何人都

12、无力挽回。了时间，任何人都无力挽回。151612-Jul-2012时时 间间 就就 是是 效效 率率案例讨论案例讨论 如果银行每天早晨向你的帐号拨款如果银行每天早晨向你的帐号拨款8.648.64万元。你在这一天可以随心万元。你在这一天可以随心所欲，所欲，想用多少就用多少想用多少就用多少，用途也没有任何的规定。条件只有一个：，用途也没有任何的规定。条件只有一个：用用剩的钱不能留到第二天再用，也不能节余归自己剩的钱不能留到第二天再用，也不能节余归自己。前一天的钱你用光也。前一天的钱你用光也好，分文不花也好，第二天你又有好，分文不花也好，第二天你又有8.648.64万元。请问：你如何用这笔钱？万元。

13、请问：你如何用这笔钱？161712-Jul-2012时时 间间 就就 是是 效效 率率什么是时间管理什么是时间管理 时间管理（时间管理（Time ManagementTime Management）就是用就是用技巧技巧、技术技术和和工工具具帮助人们帮助人们完成工作完成工作，实现目标实现目标。时间管理时间管理并不是并不是要要把所有把所有事情做完事情做完，而是而是更更有效的运用时间有效的运用时间。171812-Jul-2012时时 间间 就就 是是 效效 率率什么是时间管理什么是时间管理时间管理时间管理是是有效地运用时间，降低变动性有效地运用时间，降低变动性。时间管理时间管理的的目的目的：决定该做

14、些什么；决定什么事情不决定该做些什么；决定什么事情不应该应该做。做。时间管理时间管理最重要的最重要的功能功能：是透过事先的是透过事先的规划规划，做为一种提醒，做为一种提醒与指引。与指引。181912-Jul-2012时时 间间 就就 是是 效效 率率什么是时间管理什么是时间管理“时间管理时间管理”探索如何探索如何减少时间浪费，以便有效地完成既定目标减少时间浪费，以便有效地完成既定目标。所以时间管理的对象所以时间管理的对象不是不是“时间时间”，它是指面对时间而进行的，它是指面对时间而进行的“自自管理者的管理管理者的管理”。（1 1）“时间的浪费时间的浪费”，是指，是指对目标毫无贡献的时间消耗对目

15、标毫无贡献的时间消耗。（2 2）“自管理者的管理自管理者的管理”你必须抛弃陋习，引进新的工作方你必须抛弃陋习，引进新的工作方式和生活习惯，包括要订立目标、妥善计划、分配时间、权衡轻重式和生活习惯，包括要订立目标、妥善计划、分配时间、权衡轻重和权力下放，加上自我约束、持之以恒才可提高效率，事半功倍。和权力下放，加上自我约束、持之以恒才可提高效率，事半功倍。192012-Jul-2012时时 间间 就就 是是 效效 率率统计案例统计案例一个活到一个活到7373岁的美国人对时间是怎么花的：岁的美国人对时间是怎么花的：睡觉：睡觉：2121年年 工作：工作：1414年年 个人卫生：个人卫生：7 7年年

16、吃饭：吃饭：6 6年年 旅行：旅行：6 6年年 排队：排队：6 6年年 学习：学习：4 4年年 开会：开会：3 3年年 打电话：打电话：2 2年年 找东西：找东西：1 1年年 其它：其它：3 3年年 202112-Jul-2012时时 间间 就就 是是 效效 率率时间管理的目的时间管理的目的时间管理的目的达到时间管理的目的达到“三效三效”，即效果、效率、效能。，即效果、效率、效能。时间管理的时间管理的“三效三效”关系关系效果效果效能效能效率效率确定的期待结果确定的期待结果以最小的代价或花费以最小的代价或花费获得最佳的期待结果获得最佳的期待结果以最小的代价或以最小的代价或花费获得结果花费获得结果

17、212212-Jul-2012时时 间间 就就 是是 效效 率率时间管理的重要性时间管理的重要性1 1、时间有限，而工作无限、时间有限，而工作无限2 2、努力工作并且感到快乐、努力工作并且感到快乐3 3、能主导自己的生命、能主导自己的生命4 4、能实现自己的理想、能实现自己的理想5 5、能兼顾自己和别人的要求、能兼顾自己和别人的要求6 6、做到忙而不盲、做到忙而不盲222312-Jul-2012时时 间间 就就 是是 效效 率率时间管理的发展历程时间管理的发展历程第一代时间管理理论第一代时间管理理论 基本是基本是备忘录型备忘录型。一方面顺其自然，另一方面。一方面顺其自然，另一方面也会追踪时间的

18、安排。也会追踪时间的安排。备忘录管理的备忘录管理的特色特色就是写纸条，这种备忘录可就是写纸条，这种备忘录可以随身携带，忘了就把它拿出来翻一下。以随身携带，忘了就把它拿出来翻一下。232412-Jul-2012时时 间间 就就 是是 效效 率率时间管理的发展历程时间管理的发展历程第二代时间管理理论第二代时间管理理论 强调的是强调的是“规划与准备规划与准备”，特色特色是记事簿。是记事簿。特点特点是制定时间表，记录应该做的事情，表是制定时间表，记录应该做的事情，表明应该完成的期限，注明开会的日期等等。明应该完成的期限，注明开会的日期等等。242512-Jul-2012时时 间间 就就 是是 效效 率

19、率时间管理的发展历程时间管理的发展历程第三代时间管理理论第三代时间管理理论 主旨是主旨是“规划、制定优先顺序，操之在我规划、制定优先顺序，操之在我”。这一代的。这一代的管理强调的是价值，制定中长期的目标以期实现一种价值观。管理强调的是价值，制定中长期的目标以期实现一种价值观。特色特色就是将每天活动，写在纸上或者输入计算机，详细就是将每天活动，写在纸上或者输入计算机，详细地规划各式各样的规划表或者组织表。它主要是为了提高工地规划各式各样的规划表或者组织表。它主要是为了提高工作和生活效率。作和生活效率。252612-Jul-2012时时 间间 就就 是是 效效 率率时间管理的发展历程时间管理的发展

20、历程第四代时间管理理论第四代时间管理理论 强调了一切以强调了一切以自然法则为中心的罗盘理论自然法则为中心的罗盘理论。这种。这种管理法则管理法则超越传统上超越传统上追求更快、更好、更具有效率的追求更快、更好、更具有效率的观念观念，它不是换一个时钟，而是提供一个罗盘，因为，它不是换一个时钟，而是提供一个罗盘，因为人走的多快是一回事，人走的多快是一回事，方向对才是最重要的方向对才是最重要的。怎么走，。怎么走，不是求快，而是怎么向未来的目标接近。不是求快，而是怎么向未来的目标接近。262712-Jul-2012时时 间间 就就 是是 效效 率率二、时间管理的目标与计划二、时间管理的目标与计划27281

21、2-Jul-2012时时 间间 就就 是是 效效 率率时间管理之目标时间管理之目标 拟定目标拟定目标实在不是一件容易的事，原因是我们每天单实在不是一件容易的事，原因是我们每天单是忙在日常工作上就已透不过气，还哪来时间好好想想自是忙在日常工作上就已透不过气，还哪来时间好好想想自己的将来。但这正是己的将来。但这正是问题的症结问题的症结，就是因为没有目标，每，就是因为没有目标，每天才弄得没头没脑、蓬头垢面，这只是一个恶性循环罢了！天才弄得没头没脑、蓬头垢面，这只是一个恶性循环罢了！282912-Jul-2012时时 间间 就就 是是 效效 率率时间管理之目标时间管理之目标 另外有些人没有目标，则是因

22、为他们另外有些人没有目标，则是因为他们不敢接受改变不敢接受改变，与其说安于现状，不如坦白一点，那便是与其说安于现状，不如坦白一点，那便是没有勇气面对新没有勇气面对新环境可能带来的挫折与挑战环境可能带来的挫折与挑战，这些人最终只会是一事无成！，这些人最终只会是一事无成！事实上，随波逐流，缺乏目标的人，永远没有淋漓尽事实上，随波逐流，缺乏目标的人，永远没有淋漓尽致发挥自己的潜能。因此，致发挥自己的潜能。因此，我们一定要做一个目标明确的我们一定要做一个目标明确的人，生活才有意义。人，生活才有意义。293012-Jul-2012时时 间间 就就 是是 效效 率率目标应该具备以下五个特征目标应该具备以下

23、五个特征：具体的（具体的（specificspecific）可衡量的（可衡量的（measurablemeasurable）可达到的（可达到的（attainableattainable）相关的（相关的（relevantrelevant）基于时间的（基于时间的（time-basedtime-based）时间管理之目标时间管理之目标303112-Jul-2012时时 间间 就就 是是 效效 率率1 1、具体的：、具体的：我要成为一个伟大的人我要成为一个伟大的人我们需要持续改善品质我们需要持续改善品质我要把英语学好我要把英语学好所谓具体：比如你想把英文学好，那么你就订一个目标：每所谓具体：比如你想把英

24、文学好，那么你就订一个目标：每天一定要背十个单词、一篇文章。天一定要背十个单词、一篇文章。时间管理之目标时间管理之目标313212-Jul-2012时时 间间 就就 是是 效效 率率2 2、可衡量的：、可衡量的：任何一个目标都应有可以用来任何一个目标都应有可以用来衡量目标完成情况衡量目标完成情况的标准的标准，你的，你的目标愈明确目标愈明确，就能提供给你，就能提供给你愈多的指引愈多的指引。比如你要买。比如你要买一栋房子一栋房子时间管理之目标时间管理之目标323312-Jul-2012时时 间间 就就 是是 效效 率率3 3、可达到的：、可达到的：不能达到的目标只能说是幻想、白日做梦，太轻易达到不

25、能达到的目标只能说是幻想、白日做梦，太轻易达到的目标又没有挑战性。的目标又没有挑战性。时间管理之目标时间管理之目标333412-Jul-2012时时 间间 就就 是是 效效 率率4 4、相关的：、相关的：目标的制定应考虑和目标的制定应考虑和自己的生活、工作有一定的相关自己的生活、工作有一定的相关性，性，比如一个公司的职员，整天考虑的不是怎样才能做好比如一个公司的职员，整天考虑的不是怎样才能做好工作，却一心发着明星梦，又不肯努力奋斗，在一天一天工作，却一心发着明星梦，又不肯努力奋斗，在一天一天消耗中丧失学习、工作的能力，不思进取，不努力提高工消耗中丧失学习、工作的能力，不思进取，不努力提高工作业

26、务能力，作业务能力，最终会被公司抛弃、会被社会遗弃最终会被公司抛弃、会被社会遗弃。时间管理之目标时间管理之目标343512-Jul-2012时时 间间 就就 是是 效效 率率5 5、基于时间的：、基于时间的：任何一个目标的设定都应该考虑任何一个目标的设定都应该考虑时间的限定时间的限定，比如你说：，比如你说：“我一定要拿到律师证书。我一定要拿到律师证书。”目标应该很明确了，只是不目标应该很明确了，只是不知是在一年内完成，还是十年后才完成？知是在一年内完成，还是十年后才完成？时间管理之目标时间管理之目标353612-Jul-2012时时 间间 就就 是是 效效 率率目标架构目标架构价值观价值观长期

27、目标长期目标中期目标中期目标每日每日任务表任务表 当你执行的日常事项与自己所排列的轻重等级一致时，当你执行的日常事项与自己所排列的轻重等级一致时，你会体验到内心的平安。你会体验到内心的平安。时间管理之目标时间管理之目标363712-Jul-2012时时 间间 就就 是是 效效 率率美国一位著名的大学教授，曾经向数百人提出这样的问美国一位著名的大学教授，曾经向数百人提出这样的问题：如果今天是你生命的最后一天，你会做什么？题：如果今天是你生命的最后一天，你会做什么？结果很多人回答的是没有多读书，没有好好的约束自己，结果很多人回答的是没有多读书，没有好好的约束自己，没有尝试新的事物，没有多花点时间与

28、家人相处等等。没有尝试新的事物，没有多花点时间与家人相处等等。启示：争取时间重要，合理分配时间更重要启示：争取时间重要，合理分配时间更重要时间管理之目标时间管理之目标373812-Jul-2012时时 间间 就就 是是 效效 率率如果您的如果您的余余生只剩下三天生只剩下三天,您您会会做那三件事情做那三件事情?请闭请闭目一分目一分钟钟思考思考这个问题这个问题时间管理之目标时间管理之目标383912-Jul-2012时时 间间 就就 是是 效效 率率时间管理之计划时间管理之计划 所谓所谓有计划、有组织地进行工作有计划、有组织地进行工作，就是把目标正确地，就是把目标正确地分解成工作计划分解成工作计划

29、，通过采取适当的，通过采取适当的步骤步骤和和方法方法，最终达成，最终达成有效的结果。有效的结果。394012-Jul-2012时时 间间 就就 是是 效效 率率时间管理之计划时间管理之计划 人无远虑，必有近忧人无远虑，必有近忧 凡事预则立，不预则废凡事预则立，不预则废 先谋后（事）势者昌，先（事）势后谋者亡先谋后（事）势者昌，先（事）势后谋者亡 我们没有办法改变时间的长度，但是可以增加时间的我们没有办法改变时间的长度，但是可以增加时间的厚度和宽度厚度和宽度-谢志祥谢志祥404112-Jul-2012时时 间间 就就 是是 效效 率率时间管理之计划时间管理之计划究竟该怎样做计划呢？大致的步骤如下

30、：究竟该怎样做计划呢？大致的步骤如下：1 1、确立目标；、确立目标；2 2、探寻完成目标的各种途径；、探寻完成目标的各种途径；3 3、选定最佳的完成方式；、选定最佳的完成方式；4 4、将最佳途径转化成月、将最佳途径转化成月/周周/日的工作事项；日的工作事项；5 5、编排月、编排月/周周/日的工作次序并加以执行；日的工作次序并加以执行；6 6、定期检查目标的现实性以及完成目标的最佳途径的可行性。、定期检查目标的现实性以及完成目标的最佳途径的可行性。414212-Jul-2012时时 间间 就就 是是 效效 率率时间管理之计划时间管理之计划 有了计划，就必须有行动。行动是一件了不起的事，我们有了计

31、划，就必须有行动。行动是一件了不起的事，我们请大家记住：请大家记住：1 1、切实实行你的计划和创意，以便发挥它的价值，不管主意、切实实行你的计划和创意，以便发挥它的价值，不管主意有多好，除非真正身体力行，否则永远没有收获。有多好，除非真正身体力行，否则永远没有收获。2 2、实行时心理要平静，估计困难、做好准备、及时调整。、实行时心理要平静，估计困难、做好准备、及时调整。成功地将一个好主意付诸实践，比在家空想出一千个好主成功地将一个好主意付诸实践，比在家空想出一千个好主意要有从价值得多。意要有从价值得多。424312-Jul-2012时时 间间 就就 是是 效效 率率检验结果检验结果生命计划生命

32、计划多年计划多年计划调整调整年计划年计划分解分解季计划季计划月计划月计划周计划周计划日计划日计划实际实际年结果年结果季结果季结果月结果月结果周结果周结果日结果日结果时时间间管管理理规规划划系系统统时间管理之计划时间管理之计划434412-Jul-2012时时 间间 就就 是是 效效 率率一日之一日之计计在昨天下班前在昨天下班前一一周周之之计计在在于周于周日日一月之一月之计计在在于于月底月底良好的良好的时间时间管理管理来来自自于计划于计划时间管理之计划（时间管理之计划（PDCAPDCA）444512-Jul-2012时时 间间 就就 是是 效效 率率花花时间时间在在计划计划上才是最上才是最节节省

33、省时间时间的作法的作法PADC不不好好好好耗用时间耗用时间耗耗用用时间时间时间管理之计划（时间管理之计划（PDCAPDCA）454612-Jul-2012时时 间间 就就 是是 效效 率率个个人人效效率率管管理理高效率结果高效率结果决策决策规划规划目标目标设定设定检查检查实行实行安排安排咨询咨询沟通沟通时间管理之计划（时间管理之计划（PDCAPDCA）464712-Jul-2012时时 间间 就就 是是 效效 率率PLAN-PLAN-计划计划1.1.选择项目、选择项目、2.2.明确现状、明确现状、3.3.分析原因、分析原因、4.4.计划改进计划改进A AD DP PC CDO-DO-执行执行

34、5.5.执行计划执行计划CHECK-CHECK-检查检查 6.6.检查结果检查结果ACT/ADJUST-ACT/ADJUST-实施实施/调整调整 7.7.制定标准、制定标准、8.8.持续改进持续改进戴明循环戴明循环时间管理之计划（时间管理之计划（PDCAPDCA）474812-Jul-2012时时 间间 就就 是是 效效 率率时间管理之计划时间管理之计划(WBS)(WBS)WBSWBS（工作任务分解）是（工作任务分解）是创造出产品所必须进行的全部活创造出产品所必须进行的全部活动的清单，它是动的清单，它是PERTPERT分层计划以及预算和人员分配的基础。分层计划以及预算和人员分配的基础。WBSW

35、BS基本构架基本构架 ：阶段、步骤、任务、活动阶段、步骤、任务、活动 484912-Jul-2012时时 间间 就就 是是 效效 率率时间管理之计划（时间管理之计划（PERTPERT）PERTPERT（网络计划评审技术）是（网络计划评审技术）是以网络图的形式制定计以网络图的形式制定计划，求得计划的最优方案，并据以组织和控制开发进程，划，求得计划的最优方案，并据以组织和控制开发进程，达到预定目标的一种科学管理方法。达到预定目标的一种科学管理方法。（1 1）PERTPERT主要反映任务的时间、资源、配合、控制等。主要反映任务的时间、资源、配合、控制等。（2 2）WBSWBS主要反映任务的层次。主要

36、反映任务的层次。495012-Jul-2012时时 间间 就就 是是 效效 率率时间管理之计划（时间管理之计划（PERTPERT）计划要素计划要素 步骤一：先画图步骤一：先画图 首先不必注重美观，主要弄清楚任务之间的相互关系。首先不必注重美观，主要弄清楚任务之间的相互关系。步骤二：估计时间步骤二：估计时间 v v 工序时间工序时间=(a+4b+c)/6=(a+4b+c)/6（a a：最乐观时间；：最乐观时间；b b：期待时间；：期待时间；c c：最悲观时间）：最悲观时间）v v 倒推法：一般确定结束时间，再逐步推出各部分需要时间。倒推法：一般确定结束时间，再逐步推出各部分需要时间。v v 留有

37、余地、应付突发任务留有余地、应付突发任务 步骤三：确定关键路径步骤三：确定关键路径 （时间和技术）（时间和技术）505112-Jul-2012时时 间间 就就 是是 效效 率率好处：好处：1 1、充分利用企业的有限资源，发挥最大的效能、充分利用企业的有限资源，发挥最大的效能2 2、预测问题，防范事端于未然、预测问题，防范事端于未然3 3、事情推展前，做有效沟通，让其他部门了解我们需要的协助，、事情推展前，做有效沟通，让其他部门了解我们需要的协助，也同时了解我们能为他们做些什么也同时了解我们能为他们做些什么4 4、协助评估目标的可行性、协助评估目标的可行性5 5、避免不必要的重复，减少无谓的浪费

38、、避免不必要的重复，减少无谓的浪费6 6、建立优先顺序，按部就班，不赶工，不加班、建立优先顺序，按部就班，不赶工，不加班 时间管理之计划时间管理之计划515212-Jul-2012时时 间间 就就 是是 效效 率率三、时间管理的象限矩阵图三、时间管理的象限矩阵图525312-Jul-2012时时 间间 就就 是是 效效 率率时间管理的四个象限时间管理的四个象限MIMI既重要既重要又紧急又紧急 M2M2重要但重要但 不紧急不紧急 M4M4既不重要既不重要也不紧急也不紧急 M3M3不重要不重要 但紧急但紧急 重要重要紧急紧急艾森豪维尔原则艾森豪维尔原则535412-Jul-2012时时 间间 就就

39、 是是 效效 率率时间管理矩阵图时间管理矩阵图 重重要要 不不重重要要 紧急紧急 不紧急不紧急危机危机 急迫的问题急迫的问题 有限期的任务，会议，有限期的任务，会议，准备事项准备事项准备及预防工作准备及预防工作 计划计划 关系的建立关系的建立 培训，授权，创新培训，授权，创新干扰，一些电话干扰，一些电话 一些会议一些会议 一些紧急一些紧急*事件事件 凑热闹的活动凑热闹的活动细琐的工作细琐的工作*浪费时间的闲聊浪费时间的闲聊 不关紧要的信件不关紧要的信件 看太多的电视看太多的电视545512-Jul-2012时时 间间 就就 是是 效效 率率偏重第一类事务偏重第一类事务 结果：结果：压力压力 筋

40、疲力竭筋疲力竭 危机处理危机处理 忙于收拾残局忙于收拾残局555612-Jul-2012时时 间间 就就 是是 效效 率率偏重第三类事务偏重第三类事务 结果：结果：短视近利短视近利 缺乏自制力，怪罪缺乏自制力，怪罪他人他人 危机危机*处理处理 轻视目标与计划轻视目标与计划565712-Jul-2012时时 间间 就就 是是 效效 率率偏重第三、四类事务偏重第三、四类事务 结果：全无责任感 依赖他人或社会机构维生 危机处理 忙于收拾残局575812-Jul-2012时时 间间 就就 是是 效效 率率着重第二类事务着重第二类事务结果：结果：有远见，有理想有远见，有理想 平衡，纪律，自制平衡，纪律，

41、自制 少有少有危机危机 585912-Jul-2012时时 间间 就就 是是 效效 率率不合理的不合理的时间时间配置配置M145%处理危机M25%M415%M335%596012-Jul-2012时时 间间 就就 是是 效效 率率明智的明智的时间时间配置配置I IIIII1.重要的事情重在 Plan Plan 重在 Do Do 重在 Check Check 重在 Action2.重要的事情要逐渐地交给 信任的部属,這叫“灌能”606112-Jul-2012时时 间间 就就 是是 效效 率率时时 间间 管管 理理 要要 务务焦点放在真正重要的事上，对不重要的事说焦点放在真正重要的事上，对不重要的

42、事说“不不”参照你的使命宣言、目标规划时间参照你的使命宣言、目标规划时间 重要的事绝不应被极不重要的事情所牵绊。重要的事绝不应被极不重要的事情所牵绊。歌德歌德 人在各种领域中努力经营，百分之八十的结果是人在各种领域中努力经营，百分之八十的结果是来自百分之二十的活动。来自百分之二十的活动。20/80 20/80 法则法则 616212-Jul-2012时时 间间 就就 是是 效效 率率四、时间管理四、时间管理80/2080/20法则法则626312-Jul-2012时时 间间 就就 是是 效效 率率关键点关键点关键点关键点 在任何特定的群体中，在任何特定的群体中，在任何特定的群体中，在任何特定的

43、群体中，重要的因子通常只占少数，而重要的因子通常只占少数，而重要的因子通常只占少数，而重要的因子通常只占少数，而不重要的因子则占多数，因此不重要的因子则占多数，因此不重要的因子则占多数，因此不重要的因子则占多数，因此只要能控制具有重要性的少数只要能控制具有重要性的少数只要能控制具有重要性的少数只要能控制具有重要性的少数因子即能控制全局。因子即能控制全局。因子即能控制全局。因子即能控制全局。帕雷托原则帕雷托原则帕雷托原则帕雷托原则（Pareto PrinciplePareto PrinciplePareto PrinciplePareto Principle）8080：2020定律定律63641

44、2-Jul-2012时时 间间 就就 是是 效效 率率80/2080/20时间原则时间原则在一个特定的组群或团队内在一个特定的组群或团队内,这组群中一个较小这组群中一个较小的部分比相对的大部分拥有更多的价值的部分比相对的大部分拥有更多的价值.646512-Jul-2012时时 间间 就就 是是 效效 率率投入投入 产出产出80%时间时间20%时间时间80%成效成效20%成效成效重要的重要的少少数数事物事物琐碎琐碎的的多多数数事物事物80/2080/20时间原则时间原则656612-Jul-2012时时 间间 就就 是是 效效 率率 人们不会做你希望的，只会做你检查的：人们不会做你希望的，只会做

45、你检查的：“如如果你强调什么，你就检查什么，你不检查就等于不果你强调什么，你就检查什么，你不检查就等于不重视。重视。”IBMIBM总裁总裁 郭士纳郭士纳80/2080/20原则与授权原则与授权666712-Jul-2012时时 间间 就就 是是 效效 率率确定确定确定确定事件事件事件事件突发事突发事突发事突发事件件件件琐碎琐碎琐碎琐碎事件事件事件事件浪费浪费浪费浪费事件分类事件分类区分掌控时间区分掌控时间676812-Jul-2012时时 间间 就就 是是 效效 率率可控可控不可控不可控起居、饮食、睡眠起居、饮食、睡眠对别人态度的反应对别人态度的反应交通交通开会开会上司召见上司召见二分法：二分

46、法：区分可控区分可控和不可控时间和不可控时间区分掌控时间区分掌控时间686912-Jul-2012时时 间间 就就 是是 效效 率率如何作好如何作好计划计划（六点优先工作制六点优先工作制）一日之计在于昨夜一日之计在于昨夜把第二天要做的事全部写出来，列一把第二天要做的事全部写出来，列一份清单份清单按事情的重要顺序，分别用按事情的重要顺序，分别用“1 1”到到“6 6”标出六件最重要的事情标出六件最重要的事情 每天上班，全力以赴做好标号为每天上班，全力以赴做好标号为“1 1”的事情，直到完成或被完全准备的事情，直到完成或被完全准备好好697012-Jul-2012时时 间间 就就 是是 效效 率率

47、如何作好如何作好计划计划（六点优先工作制六点优先工作制）然后再全力以赴做标号为然后再全力以赴做标号为“2 2”的事的事以此类推以此类推每天都这么做每天都这么做只要只要2121天就成天就成习惯习惯707112-Jul-2012时时 间间 就就 是是 效效 率率高效管理者时间管理高效管理者时间管理 高效管理者的时间管理并非是对时间这一资高效管理者的时间管理并非是对时间这一资源进行管理，而是对源进行管理，而是对管理者自身进行管理管理者自身进行管理，通过提，通过提高管理者的时间使用效率，减少浪费，从而达到提高管理者的时间使用效率，减少浪费，从而达到提高工作效率的目标。高工作效率的目标。717212-J

48、ul-2012时时 间间 就就 是是 效效 率率1 1、掌握工作的关键、掌握工作的关键 高效不同层次的管理者尽管工作任务和工作高效不同层次的管理者尽管工作任务和工作责任不尽相同，但管理活动却是一致的，可简单归责任不尽相同，但管理活动却是一致的，可简单归结为三个掌握，即掌握结为三个掌握，即掌握关键工作关键工作，掌握关键人物，掌握关键人物，掌握关键活动。掌握关键活动。高效管理者时间管理高效管理者时间管理727312-Jul-2012时时 间间 就就 是是 效效 率率2 2、简化工作流程、简化工作流程 工作流程越简化，越不容易出问题，执行部门及工作流程越简化，越不容易出问题，执行部门及人员在工作过程

49、中会越加细致，执行效果越好。人员在工作过程中会越加细致，执行效果越好。著名的时间管理理论著名的时间管理理论崔西定律崔西定律，指出：，指出：“任任何工作的因难度与其执行步骤的数目平方成正比，所何工作的因难度与其执行步骤的数目平方成正比，所以必须要简化以必须要简化工作流程工作流程。高效管理者时间管理高效管理者时间管理737412-Jul-2012时时 间间 就就 是是 效效 率率3 3、合理安排工作时间、合理安排工作时间 应该做好每天、每周、每月以及每年的应该做好每天、每周、每月以及每年的工作计划工作计划，列出每一时间单位内，列出每一时间单位内应该应该完成的工完成的工作，作，排出优先次序排出优先次

50、序，突出重点并确认完成时间，突出重点并确认完成时间，并适当安排并适当安排“不被干扰不被干扰”的时间。的时间。高效管理者时间管理高效管理者时间管理747512-Jul-2012时时 间间 就就 是是 效效 率率4 4、合理授权、合理授权 任何一位高效管理者都不可能独自完任何一位高效管理者都不可能独自完成成本本部门乃至整个高校的所有工作，也不可能独部门乃至整个高校的所有工作，也不可能独自对所有的事情做出科学决策，因此将一些自对所有的事情做出科学决策，因此将一些事事情指派或授权情指派或授权给别人，让其他人对工作进行分给别人，让其他人对工作进行分担，是提高时间使用效率的有效方式之一。担，是提高时间使用