时间管理&压力管理(zhiyu).ppt
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1、時間管理時間管理&壓力管理壓力管理Work-Shop 時間時間:2.0 小時小時一一 時間管理時間管理首先請閉目一分鐘思考這個問題如要您的余生只剩下三天您會做那三件事情時間不可以時間不可以缺少缺少時間不可以時間不可以替代替代時間不可以時間不可以儲存儲存時間不可以時間不可以增減增減時間卻可以時間卻可以管理管理時間的“量”是守恆,不變的,但“質”是不同,關鍵的時刻一秒值萬金。時間管理不是什麼時間管理不是什麼?時間時間本身不是問題本身不是問題.因為每個人每天所擁因為每個人每天所擁有的有的時間時間都是一般地多都是一般地多所以時間管理的問題本身不在於時間所以時間管理的問題本身不在於時間,而而是在於自己如
2、何善用及分配你自己的時是在於自己如何善用及分配你自己的時間間時間管理時間管理是是什麼什麼?時間管理就是時間管理就是自我管理自我管理自我管理即是自我管理即是改變習慣改變習慣,以令自己更富績以令自己更富績效效,更富效能更富效能把事情很快地做完把事情很快地做完,叫做叫做效率效率把事情很快又很對地做完把事情很快又很對地做完,叫做叫做效能效能時間管理就是時間管理就是事前事前的規劃或的規劃或長期長期的計劃的計劃人人,為何安於現狀為何安於現狀?為何你我都不滿意現狀為何你我都不滿意現狀,但是卻安於現狀但是卻安於現狀1.無奈無奈2.不確定改變之後會更好不確定改變之後會更好3.因為現狀是你我最熟悉的因為現狀是你我
3、最熟悉的當你開始不滿於現狀時當你開始不滿於現狀時,表示會有新的事表示會有新的事物發生在你的身上物發生在你的身上但是要用對但是要用對“新的思新的思考方式考方式”時間的具體化技巧時間的具體化技巧看得見看得見看不見的不感到浪費看不見的不感到浪費!能計算能計算不能感覺消失不會珍不能感覺消失不會珍惜惜!有期限有期限沒期限的不會有壓力沒期限的不會有壓力完成它完成它!付代價付代價不費力的不會珍惜不費力的不會珍惜!如何將時間具體化如何將時間具體化?20歲以前的生命,您的主控性不高歲以前的生命,您的主控性不高!40歲以後的生命,您的健康影響佔主因歲以後的生命,您的健康影響佔主因!可善加利用的只有可善加利用的只有
4、20-40歲間的歲間的20年,只剩年,只剩下下1/4!國人平均壽命男72;女76一般人時間管理失敗的原因一般人時間管理失敗的原因認為將每天時間排得滿滿就算是好的時間管理。認為能做完每一件事就算是好的時間管理。沒有達到目標的步驟,那它將只是個空想。沒有一套人性化的操作表格。德國式時間管理表格教學德國式時間管理表格教學艾森豪表格的使用很重要很緊急由最緊急重要的做立刻開始及親自做緊迫的事緊迫的事不緊迫的事不緊迫的事重要的事重要的事1 st 急急2 nd重重不重要的事不重要的事3 rd輕輕4 th緩緩?請排出正確的行事優先順序請排出正確的行事優先順序?ABCD緊迫的事緊迫的事不緊迫的事不緊迫的事重要的
5、事重要的事1 st 急急2 nd重重不重要的事不重要的事3 rd輕輕4 th緩緩正確的行事優先順序正確的行事優先順序緊迫的事緊迫的事不緊迫的事不緊迫的事重要的事重要的事設備故障設備故障,生產停擺生產停擺重傷害急救重傷害急救員工產生肢體衝突員工產生肢體衝突顧客抱怨顧客抱怨停電停電計劃之研擬計劃之研擬技能之提升技能之提升公關之促進公關之促進問題之調查問題之調查健康檢查健康檢查不重要的事不重要的事有些電話有些電話有些不速之客到訪有些不速之客到訪有些會議之出列席有些會議之出列席有些無謂的請託有些無謂的請託有些臨時的邀約有些臨時的邀約有些交際應酬有些交際應酬有些文件之處理有些文件之處理處理屬下之工作處理
6、屬下之工作自我干擾自我干擾個人嗜好的沈迷個人嗜好的沈迷陷阱一陷阱一:時間的配置不對時間的配置不對消極回應消極回應 vs 積極掌握積極掌握危機就是轉機危機就是轉機規劃重於做事規劃重於做事最好的控制是預防最好的控制是預防預防勝於處理預防勝於處理不合理的時間配置不合理的時間配置I.45%處理危機處理危機II5%IV15%II.35%明智的時間配置明智的時間配置III1.重要的事情著重在 Plan Plan 著重在 Do Do 著重在 Check Check 著重在 Action2.重要的事情要逐漸地交給 信任的部屬,這叫“灌能”陷阱二陷阱二:拖延拖延除了第四項以外除了第四項以外,其它的做起來都不太愉
7、其它的做起來都不太愉快快不急的事情一拖延之後往往變成緊急的不急的事情一拖延之後往往變成緊急的事情事情緊迫的事緊迫的事不緊迫的事不緊迫的事重要的事重要的事1 st 2 nd不重要的事不重要的事3 rd4 th克服克服A.成本成本/效益分析法效益分析法成本成本.好處好處.克服克服B.思維習慣的改變思維習慣的改變這件事令人感到為難這件事令人感到為難,但是它非做不可但是它非做不可,因此我將立即做完它因此我將立即做完它,以便儘早忘掉它以便儘早忘掉它.養成速戰速決的習慣養成速戰速決的習慣將事情切成好幾塊小塊任務將事情切成好幾塊小塊任務,快速地完成快速地完成每一塊的任務每一塊的任務完成最關鍵的部份完成最關鍵
8、的部份,讓事情看起來像做完讓事情看起來像做完 80%一般一般陷阱三陷阱三:事必親躬事必親躬韓非子韓非子.八經八經下君下君,盡已之能盡已之能中君中君,盡人之力盡人之力上君上君,盡人之智盡人之智諸葛亮凡事必親躬諸葛亮凡事必親躬,後來過勞而死後來過勞而死.為何事必親躬為何事必親躬?因為怕部屬取代因為怕部屬取代不放心部屬不放心部屬,不信任部屬不信任部屬要求標準過高要求標準過高陷阱四陷阱四:有求必應有求必應會花太多時間會花太多時間,時間不夠會犧牲第二項時間不夠會犧牲第二項受人尊敬重要受人尊敬重要,還是受人歡迎重要還是受人歡迎重要不好意思拒絕請託的原因不好意思拒絕請託的原因接納請託比拒絕請託容易接納請託比
9、拒絕請託容易擔心觸怒請託者擔心觸怒請託者想要做廣受愛戴之好人想要做廣受愛戴之好人不知如何拒絕他人之請託不知如何拒絕他人之請託每個人都有一個好朋友每個人都有一個好朋友,叫叫“施小惠施小惠”,可以可以適當地拒絕適當地拒絕.Conclusions:時間管理架構時間管理架構均 衡緊迫的事不緊迫的事重要的事不重要的事如何提高工作效率如何提高工作效率1.了解自己每天工作時段的特性了解自己每天工作時段的特性,善用之善用之.2.以以 PDCA 分佈週一到週五的工作性質分佈週一到週五的工作性質.3.保持良好的體力保持良好的體力;養成運動的習慣養成運動的習慣4.身心均衡地發展身心均衡地發展;培養良好的嗜好培養良好
10、的嗜好A.工作時段分配法則工作時段分配法則早上早上中午中午 13:0015:00下午下午晚上晚上活力充沛活力充沛,衝勁衝勁與勇氣兼俱與勇氣兼俱(Do)思考遲頓思考遲頓,適合適合散心散心,放鬆放鬆(Check)冷靜冷靜,溝通溝通(Action,Plan)Relax,人文人文,Thinking1.發球發球:EMail2.電話敲定事情電話敲定事情/做事情做事情3.給給 Leader 方方向向/畫架構畫架構4.執行進行中專執行進行中專案案1.面對面面對面 Follow Up2.Go Around3.溝通與協調溝通與協調1.思考問題思考問題2.寫計劃寫計劃/Update Follow up進度進度(1h
11、r)3.Update/Modify 進行中專案進行中專案1.花花 1 小時寫作小時寫作PADC不好好耗用時間花時間在計劃上才是花時間在計劃上才是最節省時間的作法最節省時間的作法耗用時間80/20法則法則the Vital Few&the Trivial Many柏拉圖法則柏拉圖法則花最少的力氣花最少的力氣,獲得最多的效益獲得最多的效益你所完成的工作裡你所完成的工作裡,80%的成果的成果,來自於來自於20%的時間的時間=也就是說也就是說80%的努力是與的努力是與成果無關的成果無關的80/20原理意示圖原理意示圖80%時間20%時間80%成效20%成效重要的少數事物瑣碎的多數事物備忘錄時間管理的利
12、器時間管理的利器:to-do List備忘錄緊急的事情1.老闆今天交待2.臨時狀況重要的事情1.工作計劃2.人生規劃3.家庭,健康,財富Schedule List1.Meeting2.行事曆3.紀念日Routine Work1.日常工作2.定期約會良好工作習慣的養成良好工作習慣的養成兵貴速戰速決兵貴速戰速決養成做備忘錄的習慣養成做備忘錄的習慣可以早上做完的事可以早上做完的事,決不拖到下午完成決不拖到下午完成可以一天做完的事可以一天做完的事,決不分成兩天完成決不分成兩天完成每天至少完成一件事情每天至少完成一件事情,特別是在工作情特別是在工作情緒低潮時緒低潮時執行的速度執行的速度:兵貴速戰速決兵貴
13、速戰速決養兵千日養兵千日,用在一時用在一時(資源珍貴資源珍貴)時機稍縱即逝時機稍縱即逝將變數降至最低將變數降至最低生米已煮成熟飯型生米已煮成熟飯型(老公老公,來不及了來不及了)自廢武功型自廢武功型(成績已經貼出去了成績已經貼出去了)客戶的感受客戶的感受加速度加速度,勢如破竹勢如破竹.緩衝區緩衝區並不是每件事情都那麼的急並不是每件事情都那麼的急如果我們每件事情都要即時地處理掉如果我們每件事情都要即時地處理掉,相相信我們會變得神經兮兮的信我們會變得神經兮兮的所以應該要有一個地方讓我們放一些比所以應該要有一個地方讓我們放一些比較不必馬上處理掉的事情較不必馬上處理掉的事情,但是時間到時但是時間到時又要
14、能提醒我們又要能提醒我們如何處理情緒低潮如何處理情緒低潮每天至少完成一件事情每天至少完成一件事情完成事情的定義完成事情的定義完整的完整的相關的相關的善後的善後的記錄的文件記錄的文件通常完成一完整任務就會有力氣再做第二通常完成一完整任務就會有力氣再做第二件事情件事情時間管理結語時間管理結語善待時間善待時間=善待生命善待生命二二 壓力管理壓力管理壓力是什麽壓力是什麽 壓力産生的原因壓力産生的原因 如何管理壓力如何管理壓力 心得与心得与體會體會 討論討論 简介简介 A.A.當物体所承受的當物体所承受的當物体所承受的當物体所承受的重量重量重量重量与表面垂直的作用力与表面垂直的作用力与表面垂直的作用力与
15、表面垂直的作用力;B.B.情况的紧迫或紧张情况的紧迫或紧张情况的紧迫或紧张情况的紧迫或紧张;社会或经济负担的增加社会或经济负担的增加社会或经济负担的增加社会或经济负担的增加.例一:剛換一個新的工作,對新的環境與工作例一:剛換一個新的工作,對新的環境與工作例一:剛換一個新的工作,對新的環境與工作例一:剛換一個新的工作,對新的環境與工作內容不熟悉而感受到壓力內容不熟悉而感受到壓力內容不熟悉而感受到壓力內容不熟悉而感受到壓力.例二:學生考試前,因為無法預知會遇到何種例二:學生考試前,因為無法預知會遇到何種例二:學生考試前,因為無法預知會遇到何種例二:學生考試前,因為無法預知會遇到何種形式的考題,即使
16、準備再充分還是多少會感受形式的考題,即使準備再充分還是多少會感受形式的考題,即使準備再充分還是多少會感受形式的考題,即使準備再充分還是多少會感受到壓力到壓力到壓力到壓力 例三:業績目標無法達成、擔心實力不如對手、例三:業績目標無法達成、擔心實力不如對手、例三:業績目標無法達成、擔心實力不如對手、例三:業績目標無法達成、擔心實力不如對手、家人有問題無法解決、經濟狀況不佳等等,也家人有問題無法解決、經濟狀況不佳等等,也家人有問題無法解決、經濟狀況不佳等等,也家人有問題無法解決、經濟狀況不佳等等,也會產生壓力會產生壓力會產生壓力會產生壓力 壓壓力力管理管理 壓力的來源是本身對事物的不熟悉、不確定感,
17、或是壓力的來源是本身對事物的不熟悉、不確定感,或是壓力的來源是本身對事物的不熟悉、不確定感,或是壓力的來源是本身對事物的不熟悉、不確定感,或是對於目標的達成感到力有未逮所致對於目標的達成感到力有未逮所致對於目標的達成感到力有未逮所致對於目標的達成感到力有未逮所致 壓力也可視為一種偵測器,用以測試一個人的能力。壓力也可視為一種偵測器,用以測試一個人的能力。壓力也可視為一種偵測器,用以測試一個人的能力。壓力也可視為一種偵測器,用以測試一個人的能力。(&:&:有壓力才有動力)有壓力才有動力)有壓力才有動力)有壓力才有動力)一個人一旦感受不到壓力的存在,要特別小心。因為一個人一旦感受不到壓力的存在,要
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