2022年10采购业务内部控制.doc

《2022年10采购业务内部控制.doc》由会员分享，可在线阅读，更多相关《2022年10采购业务内部控制.doc（38页珍藏版）》请在淘文阁 - 分享文档赚钱的网站上搜索。

1、第十章 采购业务内部操纵一、 内控目的 1 促进本公司合理采购，满足公司运营需要，标准采购行为，防备采购风险；2 确保采购活动以及供给商的治理方法和程序符合国家法律、法规和本公司内部规章制度的要求；3 保证供给商的材料数据保存完好，记录真实、精确，易于治理，便于追踪，同时合理设置供给商审核程序与审核权限，提高企业的决策效益与效率；4 维护和开展良好的、长期并稳定的供给商合作关系，开发有潜质的供给商，促进企业的长远开展战略；5 确保受权合理，与采购相关的关键岗位、职责相别离，保证采购材料及数据记录的真实、精确、完好；6 加快资金周转，降低采购本钱，防止资金占用，提高运营效率。 二、 关键风险 1

2、 采购计划安排不合理，市场变化趋势预测不精确，造成库存短缺或积压，可能导致公司销售不及时或资源浪费；2 供给商选择不当，采购方式不合理，招投标或定价机制不科学，受权审批不标准，可能导致采购物资质次价高，出现作弊或遭受欺诈；3 采购验收不标准，付款审核不严，可能导致采购物资、资金损失或信誉受损。三、 内控范围 本手册主要描绘了上海来伊份股份（以下简称本公司）关于采购治理的相关操纵流程，主要包括供给商治理、食品类商品采购、非食品类物资采购、价风格整、商品生命周期治理等。(一) 购置1. 本公司的采购业务应当集中，防止多头采购或分散采购，以提高采购业务效率，降低采 购本钱，堵塞治理破绽。本公司应当对

3、办理采购业务的人员定期进展岗位轮换。重要和技术性较强的采购业务，应当组织相关专家进展论证，实行集体决策和审批。 本公司除小额零星物资或效劳外，不得安排同一部门办理采购业务全过程。2. 本公司应当建立采购申请制度，依照购置物资或接受劳务的类型，确定归口治理部门，授予相应的请购权，明确相关部门或人员的职责权限及相应的请购和审批程序。 本公司能够依照实际需要设置专门的请购部门，对需求部门提出的采购需求进展审核，并进展归类汇总，统筹安排本公司的采购计划。 具有请购权的部门关于预算内采购工程，应当严格按照预算执行进度办理请购手续，并依照市场变化提出合理采购申请。关于超预算和预算外采购工程，应先履行预算调

4、整程序，由具备相应审批权限的部门或人员审批后，再行办理请购手续。3. 本公司应当建立科学的供给商评估和准入制度，确定合格供给商清单，与选定的供给商签订质量保证协议，建立供给商治理信息系统，对供给商提供物资或劳务的质量、价格、交货及时性、供货条件及其资信、运营情况等进展实时治理和综合评价，依照评价结果对供给商进展合理选择和调整。本公司可委托具有相应资质的中介机构对供给商进展资信调查。4. 本公司应当依照市场情况和采购计划合理选择采购方式。大宗采购应当采纳招标方式，合理确定招投标的范围、标准、施行程序和评标规则；一般物资或劳务等的采购能够采纳询价或定向采购的方式并签订合同协议；小额零星物资或劳务等

5、的采购能够采纳直截了当购置等方式。5. 本公司应当建立采购物资定价机制，采取协议采购、招标采购、会谈采购、询比价采购等多种方式合理确定采购价格，最大限度地减小市场变化对本公司采购价格的妨碍。 大宗采购等应当采纳招投标方式确定采购价格，其他商品或劳务的采购，应当依照市场行情制定最高采购限价，并对最高采购限价适时调整。6. 本公司应当依照确定的供给商、采购方式、采购价格等情况拟订采购合同，精确描绘合同条款，明确双方权利、义务和违约责任，按照规定权限签订采购合同。本公司应当依照消费建立进度和采购物资特性，选择合理的运输工具和运输方式，办理运输、投保等事宜。7. 本公司应当建立严格的采购验收制度，确定

6、检验方式，由专门的验收机构或验收人员对采购工程的品种、规格、数量、质量等相关内容进展验收，出具验收证明。涉及大宗和新、特物资采购的，还应进展专业测试。验收过程中发觉的异常情况，负责验收的机构或人员应当立即向本公司有权治理的相关机构报告，相关机构应当查明缘故并及时处理。8. 本公司应当加强物资采购供给过程的治理，依照采购合同中确定的主要条款跟踪合同履行情况，对有可能妨碍消费或工程进度的异常情况，应出具书面报告并及时提出处理方案。本公司应当做好采购业务各环节的记录，实行全过程的采购登记制度或信息化治理，确保采购过程的可追溯性。(二) 付款1. 本公司财务核算部及各子公司财务部应当加强采购付款的治理

7、，完善付款流程，明确付款审核人的责任和权力，严格审核采购预算、合同、相关单据凭证、审批程序等相关内容，审核无误后按照合同规定及时办理付款。财务核算部及各子公司财务部在付款过程中，应当严格审查采购发票的真实性、合法性和有效性。发觉虚伪发票的，应查明缘故，及时报告处理。财务核算部及各子公司财务部应当注重采购付款的过程操纵和跟踪治理，发觉异常情况的，应当回绝付款，防止出现资金损失和信誉受损。财务核算部及各子公司财务部应当合理选择付款方式，并严格遵照合同规定，防备付款方式不当带来的法律风险，保证资金平安。1. 财务核算部及各子公司财务部应当加强预付账款和定金的治理。涉及大额或长期的预付 款项，应当定期

8、进展追踪核查，综合分析预付账款的期限、占用款项的合理性、不可收回风险等情况，发觉有疑咨询的预付款项，应当及时采取措施。2. 总部采购一部、采购二部、仓储部门、财务核算部及各子公司财务部等应当共同加强对购置、验收、付款业务的系统操纵，详细记录供给商情况、采购申请、采购合同、采购通知、验收证明、入库凭证、商业票据、款项支付等情况，确保会计记录、采购记录与仓储记录核对一致。本公司应当指定专人通过函证等方式，定期与供给商核对应付账款、应付票据、预付账款等往来款项。本公司应当建立退货治理制度，对退货条件、退货手续、物资出库、退货货款回收等作出明确规定，并在与供给商的合同中明确退货事宜，及时收回退货货款。

9、涉及符合索赔条件的退货，应在索赔期内及时办理索赔。四、 关键操纵点 1. 供给商准入标准的制订与审核2. 供给商巡检、评及奖惩的施行3. 供给商清场的审核4. 供给商培训的编制与开展5. 供给商第三方审核的施行6. 食品/非食品月度/年度采购计划的编制、审核与施行7. 食品/非食品采购订单的审核确认8. 食品特别规采购申请的审核确认9. 提早解封申请的审核确认10. 委外加工采购的审核确认11. 退供给商采购的审核确认12. 食品/食品供给商引进计划、标准13. 食品/非食品采购合同的审核与确认14. 效劳供给商引进计划、标准的制订、审核与确认15. 效劳采购合同的编制、审核、确认与签订16.

10、 效劳提供方权力义务的会谈与确认17. 返利的申请、审核与确认18. 商品生命周期预估量计划19. 体验评估（食品）结论20. 新品/老品引进计划制订、审核与确认21. 商品分析报告审核与确认22. 质量/非质量商品下市及方案制订、审核与确认五、 相关制度目录 上海来伊份股份采购一、采购二部制度汇编上海来伊份股份质量治理部制度汇编上海来伊份股份库存治理部制度汇编六、操纵表单1. 供给商准入标准2. 供给商巡检记录3. 供给商评估表4. 供给商奖励/惩处记录5. 供给商清场清单6. 供给商培训方案、课程7. 供给商第三方审核记录、报告8. 食品月度/年度采购计划书9. 食品采购订单10. 食品特

11、别规采购申请表11. 提早解封申请表12. 委外加工采购订单13. 退供给商采购订单14. 非食品月度/年度采购计划书15. 非食品供给商引进计划、标准16. 非食品采购合同17. 非食品采购订单18. 非食品特别规采购申请表19. 效劳供给商引进计划、标准20. 效劳采购合同21. 效劳确认书22. 返利申请单23. 商品生命周期预估量计划24. 食品试吃记录表25. 体验评估（食品）表新品/老品引进计划单位：上海来伊份股份流程名称：采购业务编制人：内控部流程编号：LYF-10业务主管部门：采购一部最后更新时间：2010-10-31业务参与部门：版本：V1.01.111.21.32.12风险

12、操纵文档（RCD）单位名称：上海来伊份股份 单位编码：LYF业务流程名称：采购业务 业务流程编码：LYF-10当前子流程名称：食品年度采购计划治理 当前子流程编码：LYF-10-1控制点编号运营目的风险类别风险描绘操纵目的的类型操纵目的详细描绘现有操纵措施操纵文件的文号及名称遵照法律目的财务报告目的营运目的运营决策风险违背法律风险财务报告失真资产平安遭到威胁营私作弊风险点编号详细描绘C完好性操纵A精确性操纵V有效性操纵R接触性操纵1.11采购计划与需求不相符保证采购计划符合实际需求存治理部经理审核年度计划：1、对参考数据进展审核2、对采购计划数据进展审核1.2保证采购计划符合实际需求商品总监依

13、照库存治理部提交的年度采购计划表，对采购计划数据进展审批1.3保证采购计划符合实际需求供给链系统副总裁复核年度采购计划2.12采购计划未通过有效的审批保证采购计划通过有效的审批总裁审批食品年度采购计划单位：上海来伊份股份流程名称：采购业务编制人：内控部流程编号：LYF-10业务主管部门：采购一部最后更新时间：2010-10-31业务参与部门：版本：V1.03.132.11.11-2风险操纵文档（RCD）单位名称：上海来伊份股份 单位编码：LYF业务流程名称：采购治理 业务流程编码：LYF-10当前子流程名称：食品月度采购计划 当前子流程编码：LYF-10-2控制点编号运营目的风险类别风险描绘操

14、纵目的的类型操纵目的详细描绘现有操纵措施操纵文件的文号及名称遵照法律目的财务报告目的营运目的运营决策风险违背法律风险财务报告失真资产平安遭到威胁营私作弊风险点编号详细描绘C完好性操纵A精确性操纵V有效性操纵R接触性操纵1.11月度采购计划订制不合理保证月度采购计划合理的制定每月26-27日订单计划员依照供给商消费才能、运输才能，参考物流中心库存计品类销售计划及目前库存情况制定采购计划。采购库存治理制度第十一条2.12月度采购计划未经有效的审批保证采购计划通过有效的审批库存治理部经理依照订单计划员制定的食品采购计划进展审批，检查合理性风险操纵文档（RCD）单位名称：上海来伊份股份 单位编码：LY

15、F业务流程名称：采购治理 业务流程编码：LYF-10当前子流程名称：食品月度采购计划治理 当前子流程编码：LYF-10-2控制点编号运营目的风险类别风险描绘操纵目的的类型操纵目的详细描绘现有操纵措施操纵文件的文号及名称遵照法律目的财务报告目的营运目的运营决策风险违背法律风险财务报告失真资产平安遭到威胁营私作弊风险点编号详细描绘C完好性操纵A精确性操纵V有效性操纵R接触性操纵3.13采购订单未被精确的制定保证采购订单依照采购计划精确的制定库存治理部订单员依照已经审批的食品采购计划，在系统中进展维护，制造食品计划协议采购库存治理制度第十一条单位：上海来伊份股份流程名称：采购业务编制人：内控部流程编

16、号：LYF-10业务主管部门：采购一部、采购二部最后更新时间：2010-10-31业务参与部门：质量治理部版本：V1.02.32.22.121.21.114.1433.12.52.4风险操纵文档（RCD）单位名称：上海来伊份股份 单位编码：LYF业务流程名称：采购业务 业务流程编码：LYF-10当前子流程名称：供给商评估 当前子流程编码：LYF-10-3控制点编号运营目的风险类别风险描绘操纵目的的类型操纵目的详细描绘现有操纵措施操纵文件的文号及名称遵照法律目的财务报告目的营运目的运营决策风险违背法律风险财务报告失真资产平安遭到威胁营私作弊风险点编号详细描绘C完好性操纵A精确性操纵V有效性操纵R

17、接触性操纵1.11供给商评估信息不完好、不精确保证被评估供给商的信息完好、精确1 质量治理部文员录入系统无法直截了当导出的考核工程数据 2、采购二部文员录入供给商评估表内的系统无法直截了当导出的考核工程数据采购质量治理制度第二十七条1.2保证被评估供给商的信息完好、精确供给商评估员从SAP中导出供给商评估表，评估表中的内容应包括：供给商商品奉献率、送货精确率、及时率等，并对评估表进展再整理采购质量治理制度第二十七条风险操纵文档（RCD）单位名称：上海来伊份股份 单位编码：LYF-10业务流程名称：采购治理 业务流程编码：LYF-10当前子流程名称：供给商评估 当前子流程编码：LYF-10-3控

18、制点编号运营目的风险类别风险描绘操纵目的的类型操纵目的详细描绘现有操纵措施操纵文件的文号及名称遵照法律目的财务报告目的营运目的运营决策风险违背法律风险财务报告失真资产平安遭到威胁营私作弊风险点编号详细描绘C完好性操纵A精确性操纵V有效性操纵R接触性操纵2,12未能对供给商进展合理、精确的评估保证对供给商的评估是合理、精确的质量治理部质量治理主管、品库存治理部分销资源主管、采购一部成品采购专员、采购二部辅料采购专员对导出的供给商评估表进展整合和分析，得出并提交供给商绩效评估表采购质量治理制度第二十七条2.2保证对供给商的评估是合理、精确的1采购二部经理、采购一部经理、库存治理部经理审批供给商绩效

19、评估表。 2质量治理部经理审批供给商绩效评估表。采购质量治理制度第二十七条风险操纵文档（RCD）单位名称：上海来伊份股份 单位编码：LYF-10业务流程名称：采购治理 业务流程编码：LYF-10当前子流程名称：供给商评估 当前子流程编码：LYF-10-3控制点编号运营目的风险类别风险描绘操纵目的的类型操纵目的详细描绘现有操纵措施操纵文件的文号及名称遵照法律目的财务报告目的营运目的运营决策风险违背法律风险财务报告失真资产平安遭到威胁营私作弊风险点编号详细描绘C完好性操纵A精确性操纵V有效性操纵R接触性操纵2.32未能对供给商进展合理、精确的评估保证对供给商的评估是合理、精确的商品总监复核供给商绩

20、效评估表2.4保证对供给商的评估是合理、精确的商品总监再次复核汇总后的供给商绩效评估表2.5保证对供给商的评估是合理、精确的供给链系统副总裁复核供给商绩效评估表3.13供给商评估表通过有效审批保证对供给商评估表通过有效的审批董事长审批供给商绩效评估表4.14未能有效的使用供给商评估结果保证能有效的使用供给商的评估结果供给商评估员依照供给商绩效评估表，修正供给商等级等数据采购质量治理制度第二十八条单位：上海来伊份股份流程名称：采购业务编制人：内控部流程编号：LYF-10业务主管部门：采购一部最后更新时间：2010-10-31业务参与部门：版本：V1.04.142.12.2233.21.211.1

21、124.2风险操纵文档（RCD）单位名称：上海来伊份股份 单位编码：LYF业务流程名称：采购治理 业务流程编码：LYF-10当前子流程名称：食品采购订单处理 当前子流程编码：LYF-10-4控制点编号运营目的风险类别风险描绘操纵目的的类型操纵目的详细描绘现有操纵措施操纵文件的文号及名称遵照法律目的财务报告目的营运目的运营决策风险违背法律风险财务报告失真资产平安遭到威胁营私作弊风险点编号详细描绘C完好性操纵A精确性操纵V有效性操纵R接触性操纵1.11食品采购没有有效的采购订单保证所有的采购都有有效的订单库存治理员参照采购计划，和供给商沟通确认送货数量、时间，及时制定采购订单采购库存治理制度第十三

22、条1.2保证所有的采购都有有效的订单库存治理部订单员依照实际情况，并和供给商沟通，及时制定计划外采购订单。采购库存治理制度第十三条2.12采购订单内容不精确保证采购订单内容精确库存治理部经理审核确认采购订单是否符合采购计划，订单内容是否精确风险操纵文档（RCD）单位名称：上海来伊份股份 单位编码：LYF业务流程名称：采购治理 业务流程编码：LYF-10当前子流程名称：食品采购订单处理 当前子流程编码：LYF-10-4控制点编号运营目的风险类别风险描绘操纵目的的类型操纵目的详细描绘现有操纵措施操纵文件的文号及名称遵照法律目的财务报告目的营运目的运营决策风险违背法律风险财务报告失真资产平安遭到威胁

23、营私作弊风险点编号详细描绘C完好性操纵A精确性操纵V有效性操纵R接触性操纵2.22采购订单内容不精确保证采购订单内容精确分销资源主管审核确认订单内容是否精确采购库存治理制度第十三条3.13计划外采购订单通过有效的审批保证计划外的订单通过有效的审批库存治理部经理审核签批计划外的采购订单采购库存治理制度第十三条4.14采购订单通过双方确实认保证采购订单通过双方确实认供给商确认采购订单并回传，不同意修正订单，如有异议则与订单员沟通采购库存治理制度第十三条4.24采购订单通过双方确实认保证采购订单通过双方确实认订单员在收到供给商回传的订单后，在系统中确认采购订单采购库存治理制度第十三条单位：上海来伊份

24、股份流程名称：采购业务编制人：内控部流程编号：LYF-10业务主管部门：采购二部最后更新时间：2010-10-31业务参与部门：版本：V1.02.121.21.11风险操纵文档（RCD）单位名称：上海来伊份股份 单位编码：LYF业务流程名称：采购治理 业务流程编码：LYF-10当前子流程名称：非食品月度采购计划 当前子流程编码：LYF-10-5控制点编号运营目的风险类别风险描绘操纵目的的类型操纵目的详细描绘现有操纵措施操纵文件的文号及名称遵照法律目的财务报告目的营运目的运营决策风险违背法律风险财务报告失真资产平安遭到威胁营私作弊风险点编号详细描绘C完好性操纵A精确性操纵V有效性操纵R接触性操纵

25、1.11采购申请符合实际情况保证采购申请符合实际情况申请职能部门经理审核非食品月度采购计划或增补计划申请单非食品治理制度第十三条1.2保证采购申请符合实际情况职能中心总监审批非食品月度采购计划或增补计划申请单非食品治理制度第十四条2.12采购计划得到有效的审批保证采购计划得到有效的审批各职能中心总监签核非食品月度采购计划或增补计划申请单单位：上海来伊份股份流程名称：采购业务编制人：内控部流程编号：LYF-10业务主管部门：采购二部最后更新时间: 2010-10-31业务参与部门：版本：V1.01.113.33.23.12.32.22.11.32-31.24,14风险操纵文档（RCD）单位名称：

26、上海来伊份股份 单位编码：LYF业务流程名称：采购业务 业务流程编码：LYF-10当前子流程名称：非食品供给商引进 当前子流程编码：LYF-10-6控制点编号运营目的风险类别风险描绘操纵目的的类型操纵目的详细描绘现有操纵措施操纵文件的文号及名称遵照法律目的财务报告目的营运目的运营决策风险违背法律风险财务报告失真资产平安遭到威胁营私作弊风险点编号详细描绘C完好性操纵A精确性操纵V有效性操纵R接触性操纵1.11供给商选择不符合公司的规定保证供给商的选择符合公司规定采购二部辅料采购高级专员搜集供给商材料相关材料非食品治理制度第二十一条1.2保证供给商的选择符合公司规定采购二部辅料采购高级专员寻找至少

27、3家厂商进展询比价，制造供给商询价本钱分析表非食品治理制度第二十条1.3保证供给商的选择符合公司规定采购二部辅料采购高级专员对供给商的资质、产质量量、价格、配合度等进展比照审核，挑选风险操纵文档（RCD）单位名称：上海来伊份股份 单位编码：LYF业务流程名称：采购业务 业务流程编码：LYF-10当前子流程名称：非食品供给商引进 当前子流程编码：LYF-10-6控制点编号运营目的风险类别风险描绘操纵目的的类型操纵目的详细描绘现有操纵措施操纵文件的文号及名称遵照法律目的财务报告目的营运目的运营决策风险违背法律风险财务报告失真资产平安遭到威胁营私作弊风险点编号详细描绘C完好性操纵A精确性操纵V有效性

28、操纵R接触性操纵2.12采购价格确定方案不符合公司规定保证采购价格符合公司的规定，防止暗箱操作采购委员会相关人员进展议价的操作非食品治理制度第二十二条2.2采购价格确定方案不符合公司规定保证采购价格符合公司的规定，防止暗箱操作采购二部辅料采购高级专员进展竞价的操作1、依照采购询价单制造采购竞价单2、再次与厂商进展议价3、竞价单审核签批非食品治理制度第二十二条风险操纵文档（RCD）单位名称：上海来伊份股份 单位编码：LYF业务流程名称：采购业务 业务流程编码：LYF-10当前子流程名称：非食品供给商引进 当前子流程编码：LYF-10-6控制点编号运营目的风险类别风险描绘操纵目的的类型操纵目的详细

29、描绘现有操纵措施操纵文件的文号及名称遵照法律目的财务报告目的营运目的运营决策风险违背法律风险财务报告失真资产平安遭到威胁营私作弊风险点编号详细描绘C完好性操纵A精确性操纵V有效性操纵R接触性操纵2.32采购价格确定方案不符合公司规定保证采购价格符合公司的规定，防止暗箱操作采购二部辅料采购高级专员进展比价的操作： 1.接到申购后采购员进展广泛厂商询价 2.关于询价厂商进展比对非食品治理制度第二十二条3.13采购价格、付款方式确实定不合理保证采购价格及付款方式确实定是合理的采购二部副经理审核竞价单非食品治理制度第二十三条3.2保证采购价格及付款方式确实定是合理的商品中心总监审核竞价单非食品治理制度第二十三条风险操纵文档（RCD）单位名称：上海来伊份股份 单位编码：LYF业务流程名称：采购业务 业务流程编码：LYF-10当前子流程名称：非食品供给商引进