2022年gyzyyg-qp-yy-001合同管理流程.doc

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1、天津国英置业业务治理手册编号：GYZY/YG-QP-YY-001版本：A/0页码：第 8 页 共 8 页合同治理流程（试行版）编制李姝蓉日期2008-8-1审核李晓辉日期2008-8-1批准张立军日期2008-8-1修订记录日期修订状态修订内容修订人审核人批准人2008-8-1第一次全面修正李姝蓉李晓辉张立军1. 目的：保证公司合同治理科学有效，防备经济和法律风险。2. 适用范围：适用于公司工程开发涉及的工程类合同和其他类合同（销售合同、劳动合同除外）的治理工作。3. 术语和定义：3.1. 工程类合同：指工程开发过程中签订的监理、勘察、设计、总（分）承包施工、材料、设备订购等合同或协议；3.2

2、. 其他类合同：指除上述工程类合同外的合同（销售合同、劳动合同除外）。4. 职责：参见流程图及工作程序。5. 工作程序：5.1. 本公司合同的经办部门、合同签订人、会签、审核部门：5.1.1. 经办部门（合同签订部门）a) 工程类、设计类、材料设备类供给商的采购经办部门为工程治理部；b) 营销类供给商的采购经办部门为开发运营部；c) 土地采购经办部门为开发运营部；d) 其他供给商的采购经办部门为相应的职能部门。5.1.2. 合同有效签订人为责权体系手册中相关采购模块的最终审批人。5.1.3. 合同的会签主要是合同相关部门签署本部门职责范围内的意见：财务部门从资金风险的角度、本钱部门从本钱操纵的

3、角度、综合治理部从法律风险的角度、工程治理部从设计技术标准、工程治理、施工操作和质量操纵的角度。5.1.4. 审核部门a) 建安类合同的审核部门为本钱治理部；b) 其他合同的审核部门为财务部。5.2. 标准合同文本的编制5.2.1. 综合治理部依照同类合同使用的频次制定合同标准文本制定计划，各经办部门拟制标准文本，填写合同标准文本审批表，按责权体系手册进展会签、审核；5.2.2. 标准合同会签、审核部门收到标准合同文本及合同标准文本审批表后2个工作日内必须提出意见；5.2.3. 经办部门依照审核部门的审核意见对合同标准文本进展修订，修订完成的标准合同文本经审核通过后，按责权体系手册报相关领导审

4、核、审批；5.2.4. 批准后的标准合同文本由经办部门开场使用，综合治理部存档； 5.2.5. 依照合同履行情况、政府法规政策调整、案例分析等结论，应持续及时修正标准合同文本。标准合同文本修正归属经办部门，按照本流程文件规定的程序进展。5.3. 合同签订和执行5.3.1. 确定合作方5.3.1.1. 合作方必须按照各类相应的供给商采购治理流程的规定进展选择；5.3.1.2. 政府行为、行业垄断的合作方可直截了当洽谈后，按本程序签订合同。5.3.2. 合同草拟5.3.2.1. 合同按以下原则草拟：a) 已制订并施行合同标准文本的，应采纳标准文本；b) 各类合同按5.1.1由各经办部门起草、组织洽

5、谈、签约。5.3.2.2. 采纳合同标准文本的，经双方协商可对标准条款进展修正，也可增加补充条款；5.3.2.3. 政府有关部门有强迫性规定的，可采纳政府有关部门要求的合同文本；5.3.2.4. 公司尚未制定或不宜采纳合同标准文本的业务，应参照以往相类似的合同标准文本或合同示范文本另行拟定非标准文本合同，非标准文本合同签订审核时须按5.2增加合同文本的审核；5.3.2.5. 经办部门在拟订合同条款或补充协议时，应做到内容合法、条款齐备、文字清晰、表述标准、权利义务和违约责任明确，日期、期限和数字精确。应包括：a) 合同名称；b) 甲乙方名称及地址，经办人，联络；c) 甲乙方法人代表或其合法代理

6、人签字、公司公章或合同专用章；d) 合同签订日期；e) 标的（内容）；f) 数量、质量；g) 价款或酬金（工程计价方法、工程款支付方式）；h) 履约方式、地点、费用的承担；i) 违约责任（甲乙方权利、义务）；j) 生效、失效条件（诺成、践成合同）；k) 处理争议的方法；l) 合同的份数及附件；m) 保密条款（假如有需要）。5.3.2.6. 对方提供格式合同的，经办部门应首先检查是否与招标文件要求或投标文件的承诺一致，然后再参照5.3.2.5检查。5.3.3. 合同洽谈5.3.3.1. 当通过招投标或其它合法途径确定合同会谈单位后，经办部门按以下规定进展合同洽谈；5.3.3.2. 必要时，经办部

7、门应在会谈前对合同会谈对象的以下资质进展复核：a) 签约对方的法人资历、资信情况、运营范围、过往业绩及代理权限；b) 属对方法定代表委托代理人签订合同的，经办人必需要求对方代理人出具有对方法定代表人签字并盖公章的书面受权委托书，同时要对受权的详细内容和受权期限进展审核，以防委托代理人越权签订合同。5.3.3.3. 经办部门在合同洽谈前，需就以下会谈预备事项进展安排：a) 确定会谈的目的；b) 确定必要时可做出的让步；c) 确定我方及对方的实际需求（或目的）和强迫（或约束）条件；d) 预备初步的会谈日程及会谈内容的先后次序；e) 确定会谈的人选、分工和会谈的原则等。5.3.3.4. 经办部门组织

8、相关部门与合同会谈单位进展洽谈；5.3.3.5. 经办部门整理会谈材料及结论，起草合同，填写合同会签审批表。5.3.4. 合同会签、审核5.3.4.1. 经办部门依照责权体系手册确定是否需要会签；5.3.4.2. 关于需要会签的合同，各审核人应在各自的职权范围内对合同提出修正意见，经办部门依照修正意见整理出最终的合同文本，各审核部门依照最终的合同文本在合同会签审批表上签署意见；5.3.4.3. 合同会签后，经办部门假设要求律师审查合同，则知会综合治理部法律参谋；5.3.4.4. 如会签部门对合同提出修正意见，经办部门必须重新组织与供给商的洽商，必要时各意见提出部门均应参加洽商，双方获得一致后进

9、展修正。5.3.5. 合同审批、盖章5.3.5.1. 经办部门将会签后的合同按责权体系手册的权限要求提交治理层审批；5.3.5.2. 合同内容在一页以上的，应在每页加盖骑缝章；5.3.5.3. 合同一般应由双方同时签字盖章；不能同时签字盖章的，应尽量防止我方先行签字盖章；对方签字盖章应在我方报批审核程序完毕之后进展；5.3.5.4. 法律、法规规定合同应当办理登记、备案的，经办人员应当及时办理有关手续； 5.3.6. 合同履行和检查5.3.6.1. 合同签订之后，经办部门负责合同的履行跟踪；5.3.6.2. 合同签订之后的执行，本钱治理部门对建安类合同的履约情况进展审核，财务部对其他合同的履约

10、情况进展审核；5.3.6.3. 在合同当事人发生或可能发生违约时，或者发生与合同有关的争议时，合同执行部门经办人员须及时向部门负责人报告，并请示主管领导决定依法采取何种措施，必要时可知会综合治理部法律参谋；5.3.6.4. 合同履行过程中，需要对来往函件或者单据进展签字的，按相关流程执行；5.3.6.5. 合同履行过程中，对包括工程类的各项付款按相关流程执行。5.4. 合同变更、转让或解除5.4.1. 合同订立后，因客观条件发生变化，我方和对方均可提出变更（转让、解除）合同内容的需求，并进展初步接触沟通，草拟变更（转让、解除）合同或协议；5.4.2. 经办部门填写合同变更、转让或解除审批表按责

11、权体系手册进展会签、审核、审批；5.4.3. 假如会签、审核、审批结果不同意变更（转让、解除）合同，则仍按原合同执行；5.4.4. 假如会签、审核、审批结果同意变更（转让、解除）合同，经办部门依照合同条款的商定负责后续事务办理。5.4.5. 法律、法规规定变更、解除合同应当办理批准、登记等手续的，经办部门应当及时办理有关手续。5.4.6. 签订的变更（转让、解除）合同应作为原合同的组成部分一并保存，不另行编号，可在原合同号后加“补充”字样进展登记和治理；5.4.7. 合同实际执行过程中发生微小变更，但对合同条款无原则性妨碍的，经办部门可填写合同变更、转让或解除审批表作为变更结算说明连同相关附件

12、经会签、审核、审批后视为原合同的补充合同进展登记和治理，不再另行签订补充合同。5.5. 合同编号、分发、保存及归档5.5.1. 经办部门应按公司合同编号规则对签订的合同统一编号；5.5.2. 合同编号、合同审批过程中的合同拟稿、修正审核意见、合同会签审批表以及合同原件、相关附件及补充合同为合同的共同组成部分，应一并分发、保存、归档；5.5.3. 合同治理责任：5.5.3.1. 各部门经理负责本部门的合同治理（签订、编号、分发、执行、保存、归档）；5.5.3.2. 财务部经理负责公司全部合同的治理（分类保存、监视执行、归档）；5.5.3.3. 综合治理部经理负责公司全部合同的归档治理；5.5.4

13、. 部门经理对合同应指派专人治理，对本部门签订的合同应及时在部门合同治理台帐内登记后分发，并随时将电子版台帐发送给财务部经理（或财务部指定人员）；经办部门和财务部对台帐和合同应每月核查一次，并作书面确认；5.5.5. 经办部门签订合同时应留存二份以上的合同原件分发使用：5.5.5.1. 非工程类合同原件经办部门一份、财务部一份，剩余的留存在经办部门；5.5.5.2. 工程类合同原件经办部门一份、财务部一份、本钱治理部一份，剩余的留存在经办部门；5.5.5.3. 其他相关部门需要时使用复印件；5.5.6. 各部门应定期（一年或工程完毕）将执行完毕的合同整理成册连同合同治理台账转交综合治理部，综合治理部签收后归档保存，按存留期限定期统一销毁。6. 支持性文件6.1. 责权体系手册6.2. 供给商采购治理流程6.3. 文件编号规则7. 相关记录 7.1. 合同标准文本审批表 7.2. 合同会签审批表 7.3. 合同变更、转让或解除审批表 7.4. 合同治理台账