XX公司物业管理档案分类目录.docx

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1、XX物业管理档案分类目录类别序号类别名称卷册编号档 案 名 称页数/份数备注一人事行政类1.1.1.1质量手册工作手册1.1.1.2内审资料/外审资料1.1.1.3管理评审资料(质检报告)1.1.1.4质量记录清样1.1.1.5管理办法流程(作业指导书)1.1.2 公司相关单位项目文件1.1.2.1公司发文 1.1.2.2物业管理处、各部门上报公司文件1.1.2.3外来文件（上级部门、开发建设单位、相关单位）1.1.3 证照法律法规收费标准1.1.3.1证照管理 1.1.3.2法律法规及相关资料（见书目及卷内目录）1.1.3.3收费标准 1.1.4 项目资料创优资料1.1.5 合同协议1.1.

2、5.1物业管理合同(1)前期物业服务协议(2)业主临时公约1.1.5.2专项服务合同1.4人力资源管理 (1)人员花名册（2）个人培训计划（3）离职人员照片资料1.5标识资料管理2.1.5 物资物品的管理(1)物资物品申购(2)库存材料盘点表(3)办公设施资料(清单/说明书清单)(4)入库单存根(5)出库单存根(6)钥匙管理2.2内部管理记录2.2.1 项目内部发文（1）内部发文（2）发文签收表2.2.2 计划总结(质量目标管理报告、个人工作计划)2.2.3 会议纪要及内部沟通会议纪要内部通知、通报。2.2.4 培训(培训记录、教案）2.2.4.1培训记录2.2.4.2相关资料收集(剪报/公司

3、案例集等)2.2.5 考核、考勤(1)维修工月绩考核表(2)保安队员月绩考核表(3)物管处考勤签到表(4)物管处考勤表及考勤统计表二客 服 类1.3业主档案1.3.1 客户通讯录1.3.2 业主档案分户资料1.3.2.1一期一单元（0101）1.3.2.2一期二单元（0102）2.3服务管理2.3.1 敬告住户(包括月度物业服务报告)2.3.2 服务记录2.3.3 特约服务派工单(维修、家政）2.3.4 邮件管理(邮件收发登记表)2.3.5 保洁特约服务管理2.3.6 外来人员办证记录2.3.7 拾遗物品记录2.4服务的监视、测量2.4.1 日巡视记录2.4.2 客户意见回访单2.4.3 客户

4、意见征询统计上半年住户意见征询(1)上半年住户意见征询表(2)上半年住户意见征询表统计汇总(3)上半年住户意见分析报告下半年住户意见征询(1)下半年住户意见征询表(2)下半年住户意见征询表汇总(3)下半年住户意见分析报告2.4.4 客户投诉受理记录本2.5装修管理（1）装修进程(2)维修日巡视记录表（装修进程）(4)装修协议及装修验收单(见业主分户档案)(5)违章通知书(见业主档案)2.6空置房管理空置房巡视记录1.2.4 房屋权属清册（清册及房屋权属变更清单）房号对照一览表2.11环境卫生管理2.11.1 巡岗记录2.22.2 消杀记录2.11.3 生活垃圾清运记录2.11.4 室内保洁服务

5、记录2.11.5 保洁物资物品管理（1）物资物品领用记录（2）物资物品盘点记录（3）物资物品消耗统计（4）机具出入登记表2.11.6 绿化管理(4)外委通知、告知、函等权属清册变更表三工程类1.2基础技术资料管理1.2.1 总平面图、平面图1.2.2 竣工资料、竣工图1.2.2.1竣工资料1.2.2.2竣工图（1）建筑竣工图（2）结构竣工图（3）水施竣工图（4）电施竣工图（5）设施竣工图1.2.3 工程决算、竣工验收1.2.3.1供电系统 1.2.3.2弱电系统 1.2.3.3电梯系统 1.2.3.4给排水系统1.2.3.5消防系统 1.2.5 公共设施设备清单设施设备清单设施设备变更记录2.

6、7公共设施设备管理2.7.1 共用设施设备年度维护保养计划、监视测量装置检定计划2.7.2 日常管理 (1)重点设施巡查记录(2)设施设备事故报告单(3)装修现场巡查表(4)库房管理记录2.7.3 强电系统(1)发电机运行记录(2)配电室运行记录(3)配电室值班交接记录(4)停送电操作票(5)配电柜检修工作票(6)强电系统巡检报告2.7.4 弱电系统(1)弱电系统巡检报告(2)网络地址分配2.7.5 电梯系统(1)电梯定期检验报告(2)安全检验合格证（准用证）(3)电梯维保记录(4)电梯系统巡检报告2.7.6 给排水系统（二次供水）(1)二次供水相关资料(2)给排水系统巡检报告(3)化粪池清淘

7、记录(4)总水表读数记录2.7.8 避雷装置系统避雷装置系统巡检记录2.8突发公共事件管理各种应急预案 四 秩序消防类2.9秩序维护管理2.9.1 值班交接记录（各岗位）2.9.2 巡视签到记录（1）装修巡视记录（2）日巡视记录表2.9.3 来访登记表2.9.4 物品出门条2.9.5 内部管理记录（物资物品领用/发文记录/夜间报岗/服务记录）2.1消防管理（1）建筑消防设施系统图（2）火灾报警、处理记录（3）消防封条使用记录（4）消防培训记录 ：消防应急预案、消防演练（5）消防设备检测报告（6）公共部位消防设施、设备检查记录(7)消防管理2.7.7 消防系统(1)消防器材清册(见设施设备台账)(2)消防设施设备保养检查记录(3)消防系统巡检记录（3）秩序维护队装修巡视记录五财务类2.1财务管理2.1.1 主营业务收费情况(1)费用减免报告(2)年度财务现金预算编制底稿2.1.2 财务联派工单统计情况(1)特约服务派工单（维修费）（2）特约服务派工单（临时抄水电表单子）（3）特约服务派工单（家政）2.1.3 收费统计情况(1)电费发票复印件(2)水电费催款通知书(复印件)？(3)水电抄表记录2.1.4 财务报表(见电子文档)(1)月财务工作目标报表(2)水电气应收应付统计表(3)住户入住变动情况表（4）财产物资申购表2.11.6 绿化管理(1)绿化养护合同（存项目财务）