公司常用公文写作培训课件.ppt

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1、公文写作与处理规范公文写作与处理规范公文概述一、公文的种类一、公文的种类 公司常用的公文种类有：决定、通知、通报、报告、请示、批复、意见、函 会议纪要二、公文的一般格式二、公文的一般格式 公文一般由发文机关、发文字号、标题、主送机关、签发人、标题、正文、附件、印章、成文时间、抄报机关等部分组成。（一）眉首：包括发文字号、签发人等。（二）文件名称：由发文机关全称或规范化简称后加“文件”两字组成，一般采用小标宋体字，用红色标识。发文字号左空一格，用3号仿宋体，签发人右空一格。只有上行文才需注明签发人，签发人姓名用3号楷体字。发发发发文文文文机机机机关关关关标标标标识识识识，由由由由发发发发文文文文

2、机机机机关关关关全全全全称称称称或或或或规规规规范范范范化化化化简简简简称称称称后后后后加加加加“文文文文件件件件”组成。组成。组成。组成。发发文文字字号号，由由发发文文机机关关代代字字、年年份份和和序序号组成。号组成。例如：例如：禹亳工指禹亳工指20162号号禹亳铁禹亳铁20161号号机关代字机关代字年号年号序号序号机关代字机关代字年号年号序号序号上上上上报报报报的的的的公公公公文文文文需需需需标标标标识识识识签签签签发发发发人人人人姓姓姓姓名名名名。姓姓姓姓名名名名采采采采用用用用楷楷楷楷体体体体三号字。三号字。三号字。三号字。此此此此时时时时发发发发文文文文字字字字号居左侧。号居左侧。号

3、居左侧。号居左侧。（三）主体包括标题、主送机关、正文、附件、成文日期、公文生效标识等。(四)红线下空1行为标题位置，用2号小标宋体字。主送机关在标题下空1行，左侧顶格。正文用3号仿宋体字，每面22行28字。标标题题：由由发发文文机机关关名名称称+关关于于+主主要要内内容容+的的+公公文文种种类类构构成成。发发文文机机关关、主主要要内内容容、公公文文种种类类称称为为公公文文标标题题三三要要素素。标标题题中中除除法法规规、规规章章名名称称加加书书名名号号外外，一一般般不用标点符号。不用标点符号。一般标题过长的话都是按照正三角或倒三角一般标题过长的话都是按照正三角或倒三角排列。排列。例如：例如：河南

4、禹亳铁路发展有限公司关于对新建铁路河南禹亳铁路发展有限公司关于对新建铁路三门峡至洋口港铁路三门峡至禹州段三门峡至洋口港铁路三门峡至禹州段可行性研究报告进行评审的请示可行性研究报告进行评审的请示河南禹亳铁路发展有限公司河南禹亳铁路发展有限公司关于对新建铁路三门峡至洋口港铁路关于对新建铁路三门峡至洋口港铁路三门峡至禹州段可行性研究报告进行评审的请示三门峡至禹州段可行性研究报告进行评审的请示主主主主送送送送机机机机关关关关，即即即即公公公公文文文文的的的的主主主主要要要要行行行行文文文文对对对对象象象象。除除除除直直直直接接接接面面面面向向向向社社社社会会会会发发发发布布布布的的的的普普普普发发发发

5、性性性性公公公公文文文文外外外外，一一一一般般般般都都都都有主送机关。有主送机关。有主送机关。有主送机关。正正正正文文文文，是是是是公公公公文文文文的的的的主主主主体体体体，是是是是反反反反映映映映公公公公文文文文具具具具体体体体内内内内容容容容的的的的部分。部分。部分。部分。公公 文文 如如 有有附附 件件，附附件件 在在 正正 文文之之 后后、成成文文 时时 间间 之之前前 注注 明明 附附件件 顺顺 序序 和和名称。名称。成成文文日日期期：以以领领导导人人签签发发的的日日期期为为准准；联联合合行行文文，以以最最后后签签发发领领导导人人的的签签发发日日期期为准。为准。公公公公文文文文生生生

6、生效效效效标标标标识识识识是是是是证证证证明明明明公公公公文文文文效效效效力力力力的的的的表表表表现现现现形形形形式式式式。它它它它包包包包括括括括发发发发文文文文机机机机关关关关印印印印章章章章或或或或签签签签署人姓名。署人姓名。署人姓名。署人姓名。规范缮印规范缮印n n公文除会议纪要和以电报形式发出外，均要盖印章。公文除会议纪要和以电报形式发出外，均要盖印章。n n公司单一机关制发的公文在落款处不署发文机关名称，只标识成文日期和盖公司单一机关制发的公文在落款处不署发文机关名称，只标识成文日期和盖章。章。n n联合行文，上行文只盖主办机关的章；下行文各主办机关均要盖章。当联合联合行文，上行文

7、只盖主办机关的章；下行文各主办机关均要盖章。当联合行文需加盖两个印章时，应将成文日期拉开，左右各空行文需加盖两个印章时，应将成文日期拉开，左右各空7 7字；主办机关印章在字；主办机关印章在前；两个印章均压成文日期，印章用红色。只能采用同种加盖印章方式，以前；两个印章均压成文日期，印章用红色。只能采用同种加盖印章方式，以保证印章排列整齐。两印章间互不相交或相切，相距不超过保证印章排列整齐。两印章间互不相交或相切，相距不超过3mm3mm。当联合行当联合行文需加盖文需加盖3 3个以上印章时，为防止出现空白印章，应将各发文机关名称个以上印章时，为防止出现空白印章，应将各发文机关名称(可用可用简称简称)

8、按加盖印章顺序排列在相应位置，并使印章加盖或套印在其上。主办机按加盖印章顺序排列在相应位置，并使印章加盖或套印在其上。主办机关印章在前，每排最多排关印章在前，每排最多排3 3个印章，两端不得超出版心；最后一排如余一个或个印章，两端不得超出版心；最后一排如余一个或两个印章，均居中排布；印章之间互不相交或相切；在最后一排印章之下右两个印章，均居中排布；印章之间互不相交或相切；在最后一排印章之下右空空2 2字标识成文时间。字标识成文时间。n n当印章下弧无文字时，采用下套方式，即仅以下弧压在成文日期上；当印章下弧无文字时，采用下套方式，即仅以下弧压在成文日期上；当印章当印章下弧有文字时，采用中套方式

9、，即印章中心线压在成文日期上。下弧有文字时，采用中套方式，即印章中心线压在成文日期上。n n最基本的缮印原则最基本的缮印原则骑年盖月。骑年盖月。（三三三三）版版版版记记记记包包包包括括括括抄抄抄抄送送送送机机机机关关关关、印印印印发发发发机机机机关关关关和和和和印印印印发发发发日日日日期期期期、版版版版记记记记中的反线等。中的反线等。中的反线等。中的反线等。抄抄抄抄送送送送机机机机关关关关，是是是是除除除除主主主主送送送送机机机机关关关关外外外外需需需需要要要要执执执执行行行行或或或或知知知知晓晓晓晓公公公公文文文文内内内内容容容容的的的的其其其其他他他他机机机机关关关关或或或或个个个个人。人

10、。人。人。印印印印发发发发机机机机关关关关和和和和印印印印发发发发日日日日期期期期印印印印发发发发机机机机关关关关是是是是指指指指公公公公文文文文的的的的印印印印制制制制主主主主管管管管部部部部门门门门;印印印印发发发发日日日日期期期期以以以以公公公公文文文文付付付付印印印印的的的的时时时时间为准。间为准。间为准。间为准。版版版版记记记记中中中中的的的的反反反反线线线线 。版版版版记记记记中中中中各各各各要要要要素素素素之之之之间间间间加加加加一一一一条条条条反反反反线线线线隔隔隔隔开开开开，是是是是为为为为显显显显示示示示各各各各要要要要素素素素之之之之间间间间的的的的区区区区别别别别。（四

11、）基本格式（四）基本格式1 1、排版规格、排版规格 公文用纸一般为公文用纸一般为A4A4纸型（长纸型（长279279毫米、宽毫米、宽210210毫米），左侧装订。公文标题字体一般为小毫米），左侧装订。公文标题字体一般为小2 2号号宋体字，文字内容一般为宋体字，文字内容一般为3 3号仿宋体字；页面设号仿宋体字；页面设置一般为上、下各置一般为上、下各2.542.54厘米，左、右各厘米，左、右各3.183.18厘米；厘米；文档网格一般为每行文档网格一般为每行2828个字符，每页个字符，每页2222行。行。2 2、装订要求、装订要求 公文应左侧装订，订位为两钉钉距外订眼距公文应左侧装订，订位为两钉钉距

12、外订眼距纸张上下各四分之一处，与左侧页边距离为纸张上下各四分之一处，与左侧页边距离为1.51.5厘米。不掉页，无坏钉、漏钉、重钉。厘米。不掉页，无坏钉、漏钉、重钉。五、公文行文规则五、公文行文规则n n行文制度是指应用文书在运行传递中应遵循的有关制度，行文制度包括行文方向、行文关系、行文方式和行文规则等。行文方向行文方向n n1 1上行文是下级机关对上级领导机关的行文。上行文是下级机关对上级领导机关的行文。如请示、报告等。如请示、报告等。n n2 2平行文是平级机关或不相隶属机关之间的平行文是平级机关或不相隶属机关之间的行文。如意见、函、平行性通知等。行文。如意见、函、平行性通知等。n n3

13、3下行文是上级机关向属下的机关行文。如下行文是上级机关向属下的机关行文。如决定、批复等。决定、批复等。n n4 4泛行文是既向发文机关的上级单位、下级泛行文是既向发文机关的上级单位、下级单位、平行单位行文，也向不相隶属的单位行单位、平行单位行文，也向不相隶属的单位行文，行文面广泛，方向不定，如公告等。文，行文面广泛，方向不定，如公告等。抄送规则抄送规则n n向下级机关或者本系统的重要行文，应当同时抄送直接上级机关。请示规则请示规则n n各级行政机关一般要逐级请示，不得越级请示。各级行政机关一般要逐级请示，不得越级请示。因特殊情况必须越级请示时，应当抄送被越过的因特殊情况必须越级请示时，应当抄送

14、被越过的上级机关。上级机关。n n请示一般只写一个主送机关请示一般只写一个主送机关 ，如需同时送其他机，如需同时送其他机关，应当用抄送形式，但不得抄送下级机关关，应当用抄送形式，但不得抄送下级机关.n n请示应当一文一事请示应当一文一事.n n除领导直接交办的事项外，请示不得直接送领导除领导直接交办的事项外，请示不得直接送领导者个人，而应该送交办公室。者个人，而应该送交办公室。常常 用用 公公 文文总总结结（一）概念（一）概念是对规定时限内的某项工作或任务加以回顾、分析、研究，从中找出经验和教训，引出规律的认识，明确今后实践的方向，把这些内容系统化、条理化，形成文字的公文。（二）起草格式（二）

15、起草格式1 1、综合总结起草格式、综合总结起草格式（1 1）标题。是总结的眉目，要简明、确切。一般）标题。是总结的眉目，要简明、确切。一般由单位名、适用时间、内容、文种组成。如：由单位名、适用时间、内容、文种组成。如：XXXX公司公司XXXX年度安全工作总结年度安全工作总结。（2 2）情况概述。又称导言，主要是用简明的语言）情况概述。又称导言，主要是用简明的语言写明工作的依据、指导思想、工作内容概括和工作的收写明工作的依据、指导思想、工作内容概括和工作的收效与成果。语言上一定要高度概括，然后用过渡语效与成果。语言上一定要高度概括，然后用过渡语“我我们的主要做法和体会是们的主要做法和体会是”、“

16、现将有关情况总结如下现将有关情况总结如下”等转入主体部分。等转入主体部分。（3 3）工作成绩。这部分要详尽、具体的阐述整个）工作成绩。这部分要详尽、具体的阐述整个工作的进展情况，包括所采用的各种措施、方法、步骤；工作的进展情况，包括所采用的各种措施、方法、步骤；在工作中遇到的情况和问题，是如何加以解决的；通过在工作中遇到的情况和问题，是如何加以解决的；通过工作，取得了哪些成绩，等等。将重点内容反映出来，工作，取得了哪些成绩，等等。将重点内容反映出来，才能达到总结的目的。但切忌流水账式的记录，要按照才能达到总结的目的。但切忌流水账式的记录，要按照问题分类归纳，层次分明。问题分类归纳，层次分明。（

17、4 4）存在问题。这部分是综合总结写作不可或缺）存在问题。这部分是综合总结写作不可或缺的部分，但是要简洁概括，文字不宜过多，以免冲淡主的部分，但是要简洁概括，文字不宜过多，以免冲淡主旨。旨。（5 5）经验教训。这部分是总结认识的深入，思想）经验教训。这部分是总结认识的深入，思想的升华，起草者必须潜心研究、总结，写好这部的升华，起草者必须潜心研究、总结，写好这部分内容。分内容。（6 6）下一步工作计划。这部分也是总结的重要部）下一步工作计划。这部分也是总结的重要部分，不可或缺。用于交代下一步工作的计划，一分，不可或缺。用于交代下一步工作的计划，一方面有利于自身工作安排，一方面有利于单位整方面有利

18、于自身工作安排，一方面有利于单位整体把握工作进度。体把握工作进度。（7 7）结尾。总结的结尾比较简单，一般要说明总）结尾。总结的结尾比较简单，一般要说明总结写作时间。结写作时间。2 2、专题总结起草格式、专题总结起草格式专题总结撰写模式比综合总结有所简化，专题总结撰写模式比综合总结有所简化，其侧重总结经验，由以下内容构成：其侧重总结经验，由以下内容构成：（1 1）标题。一般采用文章式标题，用简）标题。一般采用文章式标题，用简明扼要的语言，将总结内容加以概括，如明扼要的语言，将总结内容加以概括，如从从落实责任制入手加强企业管理工作落实责任制入手加强企业管理工作。（2 2）情况概述。要用扼要的文字

19、对通篇）情况概述。要用扼要的文字对通篇所要反映的内容进行阐述，突出主题的工作成所要反映的内容进行阐述，突出主题的工作成绩。绩。（3）经验和体会。这部分是专题总结的中）经验和体会。这部分是专题总结的中心。它要准确、具体、有序地将工作过程以心。它要准确、具体、有序地将工作过程以及取得的成绩、经验和体会进行综合阐述，及取得的成绩、经验和体会进行综合阐述，使全文的结论得到论证。使全文的结论得到论证。（4）结尾。专题总结的结尾与综合总结相）结尾。专题总结的结尾与综合总结相同。但省略结尾的情况更为多见。同。但省略结尾的情况更为多见。通通 知知（一）功用（一）功用适用于批转下级机关的公文，转适用于批转下级机

20、关的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文，发上级机关和不相隶属机关的公文，传达要求下级机关办理和需要有关单传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项，任免人员。位周知或者执行的事项，任免人员。（二）（二）特点特点1.适用范围广2.使用频率高3.行文时效性强(三）格式三）格式n n标题：发文机关+事由+（重要、紧急、联合、补充）“通知”n n主送机关n n正文：缘由和目的、通知事项、执行要求 n n落款、日期(四四)写法写法1.指示性通知2.批转、转发、发布性通知3.告知性通知4.会议通知5.任免通知通知的写作通知的写作要求具体、要求具体、周全、细致周全、细致指示性通知指示性通知 n

21、 n又叫事项性通知，这是一种布置工作、对工作方法原则、组织纪律等提出要求的通知。n n在不适宜用“指示”这一文种的情况下，就需要用“通知”这一文种。批转、转发、发布类通知的共同点：批转、转发、发布类通知的共同点：1.均有附件,而且附件是主要件2.标题均含有批转、转发、发布公文的名称3.正文均较短例：河南禹亳铁路公司关于转发武汉 铁路局关于进一步加强安全管理的 通知的通知会议通知正文需交待清楚会议通知正文需交待清楚的几项要素：的几项要素：会议名称、召开时间、地会议名称、召开时间、地点、内容、参加人员、报到时点、内容、参加人员、报到时间、地点，以及必要的准备。间、地点，以及必要的准备。报报告告（一

22、）（一）功用功用 适用于向上级机关汇报工作，适用于向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关的询问。反映情况，答复上级机关的询问。（二）（二）特点特点1.1.汇报性汇报性 2.2.陈述性陈述性1.工作报告工作报告用于汇报某一阶段的正常工作。用于汇报某一阶段的正常工作。2.2.情况报告情况报告用于反映重大问题或带有突发性、偶然性用于反映重大问题或带有突发性、偶然性的情况。的情况。3.3.答复报告答复报告用于答复上级机关查询的事项。用于答复上级机关查询的事项。（三）（三）类类别别请请示示（一）功用（一）功用适用于向上级机关请求适用于向上级机关请求指示、批准。指示、批准。（二）特点（二）特点1.1.

23、求复性求复性 2.2.单单一性一性n n1 1属超出本机关的工作职权范围须经请示批准才属超出本机关的工作职权范围须经请示批准才能办理的；能办理的；n n2 2对国家的有关方针政策或上级机关的有关规定、对国家的有关方针政策或上级机关的有关规定、决定等不甚了解或有不同理解，需请上级机关解释决定等不甚了解或有不同理解，需请上级机关解释或重新审定的；或重新审定的；n n3 3工作中出现了新情况、新问题，必须处理却又工作中出现了新情况、新问题，必须处理却又无章可循，无法可依，有待上级机关批示的；无章可循，无法可依，有待上级机关批示的；n n4 4遇到本机关职权范围内很难克服或无力克服的遇到本机关职权范围

24、内很难克服或无力克服的困难，需请上级机关支持、帮助的。困难，需请上级机关支持、帮助的。n n5 5属涉及全局性或普遍性的而本机关无法独立解属涉及全局性或普遍性的而本机关无法独立解决的工作困难和问题，必须请示上级机关以求得到决的工作困难和问题，必须请示上级机关以求得到上级机关的协调和帮助。上级机关的协调和帮助。1.1.请求批准的请示请求批准的请示2.2.请求指示的请示请求指示的请示3.3.请求帮助支持的请示请求帮助支持的请示（三）（三）类别类别（四）（四）格式与写法格式与写法正文重点是两部分内容：正文重点是两部分内容：请示的请示的缘由缘由“为什么要写请示为什么要写请示”请示的事项请示的事项“请示

25、什么请示什么”（五）（五）请示的行文要求请示的行文要求1.必须一文一事2.不能多头请示一般只写一个主送机关，需要送其他一般只写一个主送机关，需要送其他机关的，用抄送；但不得抄送其下级机关。机关的，用抄送；但不得抄送其下级机关。3.不得越级请示有必要时，要抄送被越过机关。有必要时，要抄送被越过机关。函（一）功用适用于不相隶属机关之间商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项。1.使用的广泛性2.行文的多向性3.写作的灵活性（二）特点（三）（三）类别类别根据行文内容，可分为两种：1、便函一般采用书信格式，不拟文件标题，只有上下款和日期，不编文件号，发出时可盖公章，也可签个人姓名。2、公函起草

26、、签发要按照公文处理。从行文方向上看，公函分为来函和复函两种。（四）格式与写法1.1.发函缘由发函缘由:函的写作一般都比较短小，简明扼要地函的写作一般都比较短小，简明扼要地说明来函的目的事项即可，一般不宜展开论述。说明来函的目的事项即可，一般不宜展开论述。2.2.事项事项:答复对方的函，首先应在正文的首句或首段答复对方的函，首先应在正文的首句或首段说明收到对方函的时间及内容概括，然后针对对说明收到对方函的时间及内容概括，然后针对对方的要求，逐一进行答复。方的要求，逐一进行答复。3.3.结语：结语：“请研究函复请研究函复”、“以上意见，请予函复以上意见，请予函复”、“盼复盼复”、“特此函告特此函

27、告”、“特此函复特此函复”会会议议纪纪要要示例示例（一）（一）功用功用是一种记载和传达会议基本情况或主是一种记载和传达会议基本情况或主要精神、议定事项等内容的规定性公要精神、议定事项等内容的规定性公文。文。（二）（二）特点特点1.纪实性。会议纪要必须是会议宗旨、基本精神和所议定事项的概要纪实，不能随意增减和更改内容，任何不真实的材料都不得写进会议纪要。2.概括性。会议纪要必须精其髓，概其要，以极为简洁精炼的文字高度概括会议的内容和结论。3.条理性。会议纪要要对会议精神和议定事项分类别、分层次予以归纳、概括，使之眉目清晰、条理清楚。1.决定性会议纪要用于传达议定事项，供大家遵守执行用于传达议定事

28、项，供大家遵守执行2.2.消息性会消息性会议纪议纪要要用于传达会议精神，供大家了解情况用于传达会议精神，供大家了解情况（三）（三）类类别别(四四)格式格式1.1.标题标题 （1 1）单标题。由会议名称）单标题。由会议名称+文种组成，如：全国城市工作文种组成，如：全国城市工作会议纪要。会议纪要。（2 2）双标题。由正标题）双标题。由正标题+副标题组成。正标题揭示会议主副标题组成。正标题揭示会议主旨，副标题标示会议名称和文种。旨，副标题标示会议名称和文种。2.2.纪要文号纪要文号 通常在标题之下，位置居中。通常在标题之下，位置居中。3.正文常见写法有三种：常见写法有三种：（1 1）条文式写法。按议

29、定事项写，就是把会议议定）条文式写法。按议定事项写，就是把会议议定的事项分点写出来。办公会、工作会纪要多用这的事项分点写出来。办公会、工作会纪要多用这种写法。种写法。（2 2）综述式写法。按问题写，就是将会议所讨论、）综述式写法。按问题写，就是将会议所讨论、研究的问题综合成若干部分。多用于复杂的或者研究的问题综合成若干部分。多用于复杂的或者经验交流类的会议。经验交流类的会议。（3 3）摘记式写法。就是把与会人员的发言要点记录）摘记式写法。就是把与会人员的发言要点记录下来。一般在记录发言人首次发言时，在其姓名下来。一般在记录发言人首次发言时，在其姓名后用括号注明发言人所在单位和职务。为了便于后用

30、括号注明发言人所在单位和职务。为了便于把握发言内容，有时根据会议议题，在发言人前把握发言内容，有时根据会议议题，在发言人前面冠以小标题，在小标题下写发言人的名字。面冠以小标题，在小标题下写发言人的名字。（五）注意事项五）注意事项n要突出中心。n注意吸收正确意见。n要条理化、理论化。n要忠于会议的实际内容。n要认真做好会议记录，详尽地占有材料；并且要认真研究会议的精神，以便对材料正确取舍，合理删减。n会议纪要是与会者共同意志的体现，落款应是全体与会单位，故不写落款，不加盖公章，与会者带回去执行就行了。会会议议记记录录起草格式起草格式总结构上看，会议记录一般分为两部分：总结构上看，会议记录一般分为

31、两部分：1、会议的基本情况、会议的基本情况这些情况一般要在会议开始前就写在记录本上。这些情况一般要在会议开始前就写在记录本上。具体包括一下内容：具体包括一下内容：（1）标题。即会议名称，一般由单位名称、会议）标题。即会议名称，一般由单位名称、会议事由加上记录构成，如事由加上记录构成，如河南禹亳铁路发展有限河南禹亳铁路发展有限公司总经理办公会议记录公司总经理办公会议记录（2）时间。一般要具体到年月日时。）时间。一般要具体到年月日时。（3）会议地点。）会议地点。（4）会议出席者。包括出席人员数目，主要出席）会议出席者。包括出席人员数目，主要出席人员的姓名、职务。人员的姓名、职务。（5）缺席者。一般

32、应写清缺席者的姓名和缺席原因，）缺席者。一般应写清缺席者的姓名和缺席原因，缺席人数较多时，可只写缺席人数。缺席人数较多时，可只写缺席人数。（6）列席者。即不属于本次会议的正式成员，一般）列席者。即不属于本次会议的正式成员，一般应写清单位、名字和职务。应写清单位、名字和职务。（7）主持人。写明主持人的姓名、职务。）主持人。写明主持人的姓名、职务。（8）记录人。写上记录者的姓名，必要时注明职务，）记录人。写上记录者的姓名，必要时注明职务，以示对所做记录的内容负责。以示对所做记录的内容负责。2、记录会议的内容、记录会议的内容这部分一般包括会议主持人的发言，会上的报告这部分一般包括会议主持人的发言，会

33、上的报告或传达了什么事情，讨论了什么问题，做出了什么或传达了什么事情，讨论了什么问题，做出了什么决议等项目。会议上，遇到讨论的关键问题，特别决议等项目。会议上，遇到讨论的关键问题，特别是意见有分歧，一定要详细记录，会后也要征求讨是意见有分歧，一定要详细记录，会后也要征求讨论者意见，以便公布。如果没什么争论、交叉的意论者意见，以便公布。如果没什么争论、交叉的意见，可以抓住每个人发言的中心、要点，简要的记见，可以抓住每个人发言的中心、要点，简要的记录下来。如有讨论决议事项，要记下表决情况。录下来。如有讨论决议事项，要记下表决情况。公文结构及写法公文结构及写法一、公文的写作要点一、公文的写作要点（一

34、）确定标题（一）确定标题好的标题既能显示主题，又能起到导向作用。好的标题既能显示主题，又能起到导向作用。拟定标题可以从以下两点出发：拟定标题可以从以下两点出发：1 1、根据文件性质确定。文件的性质是决定文件标、根据文件性质确定。文件的性质是决定文件标题的主要因素。拟定标题既要能够说明问题，又题的主要因素。拟定标题既要能够说明问题，又要表达得当的态度。例如：要表达得当的态度。例如：请领导尽快解决工请领导尽快解决工作经费不足的问题作经费不足的问题、必须立即改变企业税收必须立即改变企业税收太重的请示太重的请示等，就把请示写成了指示、命令。等，就把请示写成了指示、命令。显然是不得当的。显然是不得当的。

35、2 2、根据文件格式确定标题。大多数文件，格式就、根据文件格式确定标题。大多数文件，格式就决定了标题的相对格式化，要求标题必须完整的决定了标题的相对格式化，要求标题必须完整的体现文件规定的内容。如，请示、批复、报告、体现文件规定的内容。如，请示、批复、报告、通知等，标题组成是严格的。必须是通知等，标题组成是严格的。必须是关于关于XXXXXXXX的请示（批复、报告、通知）的请示（批复、报告、通知）的样式，的样式，这些是格式标题。这些是格式标题。无格式标题，主要指简报、会议报告一类，有相无格式标题，主要指简报、会议报告一类，有相对自由的发挥空间，但也要注意标题应写实、简对自由的发挥空间，但也要注意

36、标题应写实、简明扼要、精炼贴切。明扼要、精炼贴切。（二）确定开头 好的开头是成功的一半。文界有好的开头是成功的一半。文界有“龙头、凤尾、龙头、凤尾、猪肚猪肚”的说法，强调了开头的重要性。归纳一下，的说法，强调了开头的重要性。归纳一下，公文开头大体有六种公文开头大体有六种:1 1、“起因起因”式开头。开头就写问题的缘起，也就是式开头。开头就写问题的缘起，也就是为什么写这个文件。一般使用诸如为什么写这个文件。一般使用诸如“由于由于、随着随着、鉴于、鉴于”的方式开头。的方式开头。2 2、“目的目的”式开头。第一句就说明本文的目的。一式开头。第一句就说明本文的目的。一般使用般使用“为了为了”。3 3、

37、“根据根据”式开头。开始就说明制作公文的依据。式开头。开始就说明制作公文的依据。一般用一般用“根据根据、按照、按照”等开头。等开头。4 4、“时间时间”式开头。开始点明什么时间、什么情况。式开头。开始点明什么时间、什么情况。如：某年某月某日如：某年某月某日。有的是用。有的是用“近来、近日近来、近日”，也有用，也有用“之后之后”的。的。5 5、“引用引用”式开头。已开始就引用文件或领导指示式开头。已开始就引用文件或领导指示中的一段，作为引子，点明主题。如中的一段，作为引子，点明主题。如“文件文件规定规定”、“领导指出领导指出”等等6 6、“事实事实”式开头。即一开头就简明扼要的把时间、式开头。即

38、一开头就简明扼要的把时间、情况介绍清楚。如：情况介绍清楚。如：“经上级批准经上级批准、自、自以来以来”等。等。（三）确定结尾公文的结尾大体分为两种：公文的结尾大体分为两种：1 1、“格式格式”式。比如：请示、报告多用式。比如：请示、报告多用“妥否，请妥否，请批示批示”；下行文的通知、决定一般用；下行文的通知、决定一般用“望按照或望按照或参照执行参照执行”、“传达到某级范围传达到某级范围”、“什么时间什么时间上报落实情况上报落实情况”等语。等语。2 2、自然式结尾。随着文件的问题自然发展，写完问、自然式结尾。随着文件的问题自然发展，写完问题就结尾。如法规、政策类文件，是几条就几条，题就结尾。如法

39、规、政策类文件，是几条就几条，最后一条就是收尾。会议纪要，记录完要点就可最后一条就是收尾。会议纪要，记录完要点就可以打住。关键是工作报告类，结尾要做到精彩就以打住。关键是工作报告类，结尾要做到精彩就要下功夫。要下功夫。二、公文的语言二、公文的语言 n n特点：简明、准确、庄重、规范。特点：简明、准确、庄重、规范。n n1 1用书面语用书面语n n书面语尤其能够形成庄重、规范的特点。书面语尤其能够形成庄重、规范的特点。n n2 2用文言词语的保留用法用文言词语的保留用法n n是书面语体形成的重要因素，达到语言精练的效果，是书面语体形成的重要因素，达到语言精练的效果，形成简明、庄重、规范的语言特色

40、。形成简明、庄重、规范的语言特色。n n如：收悉、惠允如：收悉、惠允n n3 3用专业术语用专业术语n n由于其特定的内涵规定，大大地增强了准确性。由于其特定的内涵规定，大大地增强了准确性。公司公文拟发程序公司公文拟发程序n n公司发文处理的基本程序草拟部门核稿办公室文秘依据书面签发意见制作纸质公文登记、发布公文并归档总经理签发领导网上审签发起人申请网上会签公文写作的常见错误公文写作的常见错误一、文种使用常见病例一、文种使用常见病例（一）“呈发”不分主要有两种情况：一是讲应该呈报上级的公文错用了通知、决定等下行文文种；二是将应该下发所属单位公文错用报告、请示文种。（二）“函呈”不分1、不相隶属

41、的单位之间商洽工作、询问和答复问题不用函而错用请示或报告。2、向无隶属关系的有关主管部门请求批准不用函而滥用请示、报告。3、答复上级单位的询问不用报告而用函。4、向上级机关请求指示、批复不用请示而误用函。（三）报告和请示不分 报告，是向上级机关汇报工作，反映情况，提出意见或者建议，答复上级机关询问所用的一个文种。请示，用于向上级机关请求指示、批准。从行文方向上看，这两个文种都是上行公文，撰写中都要注意陈词恳切，语气谦恭，有近似的一面。但它们又有明显的区别：1 1、所担负的任务、使命不同。请示要求批复，报所担负的任务、使命不同。请示要求批复，报告一般不做批复。告一般不做批复。2 2、使用时间不同

42、。请示要事前行文，一般情况下使用时间不同。请示要事前行文，一般情况下不得不得“先斩后奏先斩后奏”；报告通常是在事后或事情进行；报告通常是在事后或事情进行中行文。中行文。3 3、内容繁简不同。请示的公文一般应一文一事，内容繁简不同。请示的公文一般应一文一事，而报告中综合性报告，内容往往涉及到许多方面而报告中综合性报告，内容往往涉及到许多方面。目前，一些地区和部门在报告和请示的使用上把目前，一些地区和部门在报告和请示的使用上把握的不够准确，常常把请示写成报告，或在报告中握的不够准确，常常把请示写成报告，或在报告中夹带请示事项，有的标题就写成夹带请示事项，有的标题就写成“请示报告请示报告”，类，类似

43、这类现象，必须予以纠正。似这类现象，必须予以纠正。（四）通告和通知不分通告不涉及任何秘密，直接向公民个人公布。通知则通常需按组织系统或专业系统逐层下达。这类错误通常体现在多将通告印发或播发成通知，如关于使用文明礼貌语言的通知，应改为通告为宜。（五）通报和通知不分1、把握不准他们的区别，需要传达重要精神或情况时误用通知行文。2、认为通报只是批评错误而缩小了其使用范围。3、将指示性通知错用为通报行文。4、将批转性通知错用通报行文。（六）通报和决定不分主要指用与奖励时两文种的错用。如公司关于授予某某同志优秀个人的通报，宜改为决定；公司关于表彰某某同志见义勇为行为的决定，宜改为通报。（七）生造文种 如

44、XX局关于解决办公室的申请、关于XX的方案中的申请、方案明显不是规范的文种。应分别改为XX局关于解决办公室的请示、关于印发XX方案的通知。二、公文标题常见错误二、公文标题常见错误（一）标题不全1 1、随意省略发文机关。如、随意省略发文机关。如关于上报关于上报20152015年重点工作的报告年重点工作的报告，这个标题既没有版头，也没有发文机关，上级只能从落，这个标题既没有版头，也没有发文机关，上级只能从落款处判断文件是从哪里发出的，不庄重严肃，也不利于公文款处判断文件是从哪里发出的，不庄重严肃，也不利于公文的有效运转和办理。的有效运转和办理。2 2、随意省略事由。如、随意省略事由。如中共某大学委

45、员会决定中共某大学委员会决定，由于省，由于省略事由，受文者从标题看不出文件内容、事项和基本观点，略事由，受文者从标题看不出文件内容、事项和基本观点，不利于认知和学习文件精神。不利于认知和学习文件精神。3 3、随意省略文种。使受文者不得要领，影响了公文的严肃、随意省略文种。使受文者不得要领，影响了公文的严肃性，如性，如公司关于召开全体工作会的有关事宜公司关于召开全体工作会的有关事宜。（二）隶属不清此类此类问题出现于转文性通知当中。根据被转文件发文机关不问题出现于转文性通知当中。根据被转文件发文机关不同，转文性通知可以分为三类，即转批、转发、印发，不少同，转文性通知可以分为三类，即转批、转发、印发

46、，不少人经常弄混淆三者。如人经常弄混淆三者。如许昌县人民政府关于印发许昌市人许昌县人民政府关于印发许昌市人民政府教育改革意见的通知民政府教育改革意见的通知，其中对上级单位文件应为转，其中对上级单位文件应为转发而不是印发；发而不是印发；东城区政府办公室关于批转许昌市东城区东城区政府办公室关于批转许昌市东城区长在工作会议上讲话的通知长在工作会议上讲话的通知，其中批转应该为印发，下级，其中批转应该为印发，下级对上级机关的文件和上级领导的讲话、批示等不可用转批，对上级机关的文件和上级领导的讲话、批示等不可用转批，否则就混淆了上下级隶属关系。否则就混淆了上下级隶属关系。（三）用词重复许多报告和请示的标题

47、事由中用了上报、呈报、呈许多报告和请示的标题事由中用了上报、呈报、呈请、申请、报请、要求、审批、请批准、报请申报请、申请、报请、要求、审批、请批准、报请申报等有特定意义的词语。对此，应区分对。尽量避免等有特定意义的词语。对此，应区分对。尽量避免事由中的动词与文种在文字和词义上重复。如事由中的动词与文种在文字和词义上重复。如公公司关于申请解决征地问题的请示司关于申请解决征地问题的请示应应去掉申请二字去掉申请二字（四）错用结构助词公文标题文种前的结构助词公文标题文种前的结构助词“的的”不可随意不用，也不能错不可随意不用，也不能错用。此错误主要表现：用。此错误主要表现：1 1、文种前不用、文种前不用

48、“的的”的一般形式。如的一般形式。如XXXX工作安排通知工作安排通知、关于关于20162016年工作安排报告年工作安排报告，“通知通知”和和“报告报告”前均需加前均需加“的的”。2 2、“的的”不在文种前而在事由某中心词前。如不在文种前而在事由某中心词前。如关于关于XXXXXX的情况报告的情况报告，宜将，宜将“的的”放在放在“报告报告”前；前；公司关于某公司关于某某同志的考察报告某同志的考察报告，存在是，存在是“某某的考察报告某某的考察报告”的歧义，的歧义，而不是而不是“对某某同志的考察对某某同志的考察”，可修改为，可修改为公司关于对某某公司关于对某某同志考察情况的报告同志考察情况的报告。（五

49、）错用标点符号。（五）错用标点符号。如：关于印发广东省居住地异地离退休人员实行领取基本养老金资格验证暂行办法的通知。正确：关于印发广东省居住异地离退休人员实行领取基本养老金资格验证暂行办法的通知。除了法律法规用书名号外，其他符号标题中均不得使用。三、正文常见错误（一）句子成分残缺（一）句子成分残缺 公文中常见的语法错误是句子成分残缺或词语搭配不当、公文中常见的语法错误是句子成分残缺或词语搭配不当、语序不当等。例如：语序不当等。例如：“通过集训，使全体政治干部的能力通过集训，使全体政治干部的能力有了进一步的提高，取得了较好的效果。有了进一步的提高，取得了较好的效果。”缺少主语，应缺少主语，应把把

50、“使使”去掉。去掉。“各级党委要认真开展各级党委要认真开展 条令法规学习月条令法规学习月 活动，使之成为经活动，使之成为经常化、制度化。常化、制度化。”“”“经常化、制度化经常化、制度化”不能作为宾语。可不能作为宾语。可以改为以改为“使之经常化、制度化使之经常化、制度化”。（二）错别字。（二）错别字。（二）错别字。（二）错别字。1 1人名错；人名错；2 2职务写错；职务写错；3 3单位名称写错；单位名称写错；4 4引文号错；引文号错；5 5政策性条文关键字错；政策性条文关键字错；6 6引用法律法规错字。引用法律法规错字。（三）错词。（三）错词。1 1截止截止截至。前者指到一定期限为止或停止，后