沟通与冲突讲座精选文档.ppt
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1、沟通与冲突讲座本讲稿第一页,共五十六页你说怎么办你说怎么办?你奉命到一个新部门上任,说得难听点是去收拾烂摊子的。你一去就发现,几乎所有的人都对你的到来很冷淡,普遍持一种怀疑观望的态度。特别是你的副手,对你简直就是抱有敌意。本来他最应该坐你这个位子,可由于你的到来,他几乎没有蘑正的可能,因为你差不多比他年轻了10岁。他不仅工作上不配合,还常常出些难题让你难堪。你很清楚,不把他“摆平”,你根本无法在这个部门站住脚。可另一方面,要想迅速打开局面,做出业绩,很多时候又必须依靠他。他能力很强,在这个部门多年,各方面根基较深,工作没做好,主要是前任头儿的责任。同时你了解到,他基本上是个正派的人,只是脾气太
2、犟,这也是他老升不上去的原因。你觉得必须找个机会尽快与他沟通一下,可怎么做呢?本讲稿第二页,共五十六页沟通与管理沟通与管理在当今竞争激烈的市场环境中,良好的沟通显得比以往任何时候更为重要。员工需要了解组织的发展方向以更好地为组织工作;顾客需要了解产品所提供的价值以决定是否购买;而那些利益相关者则需要了解他们对组织有多大影响。只有当沟通有效时,组织才能满足上述这些要求。组织沟通通常意味着将信息传递给那些目标听众。今天,沟通还意味着组织如何战略性地抓住机遇和满足需求,以实现目标。这就需要组织形成信息传递机制,通过及时、有效及可信的方式将信息传递给组织中的每一个成员。信息与服务是靠沟通来传递的,因此
3、,沟通是所有组织中人们彼此交流、共同实现组织目标的途径。本讲稿第三页,共五十六页 一、什么是沟通?巴纳德巴纳德:沟通就是把组织成员联系起来以实现共同目标的手段。西蒙西蒙:信息沟通是指一个组织成员向另一个组织成员传递决策的过程。没有信息沟通,显然就不可能有组织。因为,如果没有信息沟通,集体就无法影响个体行为了。因此,信息沟通对组织来说是绝对必要的。罗宾斯罗宾斯:沟通(communication)必须包括两个方面:意义的传递与理解。无论多么伟大的思想,如果不传递给其他人并被其他人理解,都是毫无意义的。完美的沟通(如果存在的话),是想法或思想传递到被接受者后,接受者所感知的心理图象与发送者发出的完全
4、一样。本讲稿第四页,共五十六页人际间的冲突最经常的起因可能是沟通不足。因为我们把近70%的清醒时间用于沟通-写、读、听、说。因此在某种意义上,抑制一个群体取得成功绩效的主要因素之一,就是缺乏沟通。管理者人际技能缺乏的主要表现之一也是缺乏沟通能力。激励的作用很大程度取决于领导者能够进行有效沟通的能力。群体间的有效协作、团队建设的核心要素就是充分而有效的沟通。组织士气低落、内部冲突不断的缘由常常是沟通出现了问题。组织的重大变革、危机处理、甚至一场战争的成败常常取决于信息沟通是否准确、充分和得当。本讲稿第五页,共五十六页沟通能力沟通能力=升迁潜力升迁潜力沟通能力:良好的写作能力、准确的阅读能力、清晰
5、的表达能力、劝说和影响他人的能力。许多公司在招聘时,在众多素质中特别关注应聘者沟通能力的强弱;美国一项调查表明,在调动工作和再次择业中,具有良好沟通能力和写作能力的人,升迁的机会和收入都比能力居后的人群高20-30%。从中国的实际观察中也可以发现,是否能写和会说,也是影响招聘和升迁的重要因素。沟通有助于建立良好的人际网络,这些技能在仕途的阶梯上十分重要的。本讲稿第六页,共五十六页二、沟通的功能沟通主要有四种功能:控制 激励 情绪表达 信息传递本讲稿第七页,共五十六页 三、沟通的过程 沟通发生前,必须有一个(发送者表达和传递的)目的。它在信息源(发送者)与接收者之间传递。信息首先被编码(转化为信
6、号形式),然后通过媒介物(通道)传递至接收者。由接受者将收到的信号转译过来(解码)。这样信息的含义就从一个人传到另一个人那里。在任何一个环节出问题,都会导致沟通障碍。这一模型包括七个部分:1)沟通信息源、2)信息、3)编码、4)通道、5)解码、6)接收者、7)反馈。本讲稿第八页,共五十六页领导者领导者编译信息编译信息接收者接收者解译信息解译信息渠道渠道反反 馈馈潜在的误解和失真潜在的误解和失真反馈环节反馈环节沟通过程的基本模型沟通过程的基本模型本讲稿第九页,共五十六页四、沟通的方向 自上而下的沟通 自下而上的沟通 水平沟通 弥散式沟通(网络及小道消息)本讲稿第十页,共五十六页 五、常见的沟通方
7、式 任何组织都有自己的信息沟通系统。这一系统由两部分组成:正式沟通和非正式沟通。正式沟通系统正式沟通系统:由组织精心谋划而建立起来的信息沟通渠道及其媒介;非正式沟通系统非正式沟通系统:由组织成员以组织内部的社会关系为基础建立起来的信息传递及沟通的渠道。在任何组织中,正式信息沟通系统很快就会得到同样重要的非正式信息沟通网络的补充。本讲稿第十一页,共五十六页正式信息沟通的方式及媒介正式信息沟通的方式及媒介:口头联络、非正式会议 电子邮件 备忘录和信件 文件 会议记录和报告 规章制度及工作程序手册本讲稿第十二页,共五十六页非正式信息沟通系统非正式信息沟通系统非正式的信息沟通系统,是围绕组织成员间的社
8、会关系而建立起来的。是在组织图上看不出来,但事实存在并且每个人都能感受到的。它与组织与生俱来,是不能消除和无法摆脱的。如果我们想到组织中的个人行为不仅指向组织目标,而且在一定程度上指向个人目标,而这两类目标又不总是彼此一致,那么我们就应该认识到组织中的非正式信息系统具有更进一步的重要意义。本讲稿第十三页,共五十六页 非正式信息沟通系统在组织中的作用非正式信息沟通系统在组织中的作用联络感情,对他人施加影响;改善态度和人际交往的环境(熟人好办事),有利于组织有效运转;通过非正式信息沟通系统实现个人目的,(如拉帮结派、诋毁他人、宣传自己、迷惑对手等)非正式信息沟通的典型是“小道消息”。小道消息的三个
9、特点:a.不受管理层控制;b.大多数员工认为它比高级管理层通过正式渠道解决问题更可信、更可靠;c.它在很大程度上有利于人们的自身利益。本讲稿第十四页,共五十六页小道消息的积极作用小道消息的积极作用弥补了正式信息系统的不足,满足了人们对获得信息的焦虑感;把群体成员甚至局外人组成一个整体,增强了认同感;在一定程度上反映了民意群体成员的愿望和要求;为了解组织的真实信息提供了渠道。小道消息的消极作用小道消息的消极作用容易泄密,造成被动;常常是不准确的,但难以查找源头和辩解;容易被个别人当作实现个人目的的工具;当传播的信息与组织目标不一致时,会引起组织混乱和波动。本讲稿第十五页,共五十六页常见的沟通网络
10、常见的沟通网络链式链式Y式式环式环式轮式轮式全通道式全通道式本讲稿第十六页,共五十六页正式的报告正式的报告电话电话备忘录、信件备忘录、信件面对面沟通面对面沟通电子邮件、网络电子邮件、网络公司内部网公司内部网优点优点个人性的个人性的双向双向 反馈快反馈快缺点缺点非个人性非个人性单向单向 反馈慢反馈慢优点优点提供纪录提供纪录预先思考预先思考容易扩散容易扩散缺点缺点没有记录没有记录即兴的即兴的不易扩散不易扩散沟通渠道丰富性的连续变化本讲稿第十七页,共五十六页六、有效沟通的障碍 1、信息过滤、信息过滤指发送者有意操纵信息,以使信息显得对接收者有利:上市公司发布虚假信息、报喜不报忧、“非典已经得到控制”
11、“入世后汽车不会大幅度下降”等。(一般说来,信息发送者通常只发送对自己有利或无害的消息)。如果排除发送者有意操纵或误导,信息过滤是一种正常现象。一般组织规模越大、层级越多,信息过滤的机会就越多;此外,信息过滤也可以减少信息流量,减轻接受者负担。本讲稿第十八页,共五十六页 2、选择性知觉、选择性知觉接受者会根据自己的需要、动机、经验、背景以及个人的特点去看或听信息。解码的时候,接受者还会把自己的兴趣和期望带进信息之中。人们总是选择自己想听和想看的信息;并以自己的知觉去理解信息。对发送者的信任与感兴趣的程度。本讲稿第十九页,共五十六页 3、情绪、情绪在接受信息时,接受者的感觉也会影响到他对信息的解
12、释。不同的情绪感受会使个体对同一信息的解释截然不同。如狂喜或悲痛,都会阻碍有效沟通。4、语言、语言主要表现为语义理解的差异;特殊用语(行话、方言)不同民族的语言习惯;有意采用模糊性语言,造成的沟通障碍。本讲稿第二十页,共五十六页 来自发送者的障碍:来自发送者的障碍:发送的信息含混不清发送的信息含混不清:“格林斯潘的语言”(发送者有意为之);“以其昏昏、使人昭昭”(发送者自己不知道自己说些什么)。选择的方式方法不正确选择的方式方法不正确:“到什么山唱什么歌,见什么人说什么话”。没有注意信息接受对象的特点没有注意信息接受对象的特点:性别、个性、地位、知识水平、年龄及民族的差异。发送信息的时机、地点
13、和环境选择不当发送信息的时机、地点和环境选择不当,影响了接受效果。本讲稿第二十一页,共五十六页来自接受者的障碍来自接受者的障碍选择性接收选择性接收:只接受自己感兴趣和想知道的(上网、眼球经济);不能正确理解信息的意义不能正确理解信息的意义:接受者永远是按自己的知识、经验、偏好来理解接受的信息;先入为主的偏见,过早的评价先入为主的偏见,过早的评价;情绪干扰情绪干扰;环境和时间的压力环境和时间的压力。本讲稿第二十二页,共五十六页七、建立开放沟通的环境领导者需要建立一个良好的、开放式的沟通氛围和沟通交流的平台,这样就能帮助雇员更好地理解在整个企业里每个雇员是如何交互影响的,以此来使雇员的工作更有效。
14、开放沟通的氛围对于向员工灌输企业的理念和愿景是至关重要的。你对自己所谈论的是真正明白和了解的你对自己所谈论的是真正明白和了解的 企业的氛围应具体表达企业的理念和价值观企业的氛围应具体表达企业的理念和价值观 沟通必须循序渐进、在日常交往中渗透,才能使员工沟通必须循序渐进、在日常交往中渗透,才能使员工逐步理解和接受逐步理解和接受本讲稿第二十三页,共五十六页理解与分析沟通的情境理解与分析沟通的情境出色的沟通者既了解沟通的背景,又明确沟通的内容确定听众信息传递的对象是谁?该不该传递这个信息时机是否合适?使用什么样的沟通渠道选择何种途径?传递什么样的内容 说到什么程度?如何传递信息采取什么方式?本讲稿第
15、二十四页,共五十六页 1、确定听众、确定听众初始听众看门人主要听众次要听众监督型听众本讲稿第二十五页,共五十六页 2、传递时机、传递时机 时间把握(如广告、新产品投放的时机)场合选择(私下交流、会议等特定时点)考虑信息接受者的情绪或感受(如报料时机)预测可能的后果(如告知病情)本讲稿第二十六页,共五十六页 3、选择传递渠道、选择传递渠道 沟通渠道在速度、信息传递的准确性、沟通成本、信息量、信息接收的人群、效率以及树立信誉等方面都有所不同:书面信函、电子邮件、文件 口头信息、私下交流 广告、新闻发布会 正式会议本讲稿第二十七页,共五十六页 4、选择传递内容、选择传递内容 全面、清晰、逻辑严密:咨
16、询报告、法律文件、学术论文 渲染、暗示、似是而非:房产广告、保险文书 严谨、得体、深含寓意:外交辞令、宗教布道 委婉、可信、点到为止:委婉劝说、讲述病情,表述岐见本讲稿第二十八页,共五十六页 5、选择传递方式、选择传递方式 要针对传递对象特点和传递内容选择合适的方式。如:对内向型、谨慎周密的人,通常采用书面沟通方式较好;外向型、喜欢赶潮流、冲动型的人,一般宜采用口头沟通,从情感和情绪上感染他;对知觉和理智型的人,说理要充分、论据要严密准确,细节特别重要,不但要说清楚是什么,还要说明为什么;对自觉型,喜欢果断决策的人,一定要将最重要、轮廓性的东西讲清楚,这些人主题变换很快,通常不屑于细节。本讲稿
17、第二十九页,共五十六页八、如何建立有效的沟通1、学会倾听、学会倾听沟通相对于书面表述更依赖于语言,而语言表述的有效性主要取决于如何倾听而不是如何表达。如果一个人的倾听能力差,他的理解力与表达能力也一定比较低。优秀的阅读者很可能是糟糕的听众,而人走上社会后,倾听的机会却是阅读机会的3倍。一个不会倾听的人几乎可以肯定不会是好的管理者。本讲稿第三十页,共五十六页有效倾听的八个要素有效倾听的八个要素使用目光接触;展现赞许性的点头和恰当的面部表情;避免分心的举动或手势;恰到好处的提问;必要的复述;不要在中间打断说话者;更多的听而不是说;使听者与说者的角色顺利转换。本讲稿第三十一页,共五十六页2、建立信任
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