四定工作的流程课件.ppt
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1、1 目目 录录 一、一、“四定四定”原则与目的原则与目的二、二、“四定四定”的工作流程与方法的工作流程与方法 (一)(一)“四定四定”工作的流程工作的流程 (二)(二)“四定四定”工作的主要工作方法工作的主要工作方法三、三、“四定四定”工具及其填写说明工具及其填写说明2一、原则与目的一、原则与目的 “四四 定定”的的 原原 则则:准确量化、客观分析、公正评估、优化结构准确量化、客观分析、公正评估、优化结构 “四定四定”的内容:的内容:定量定量 确定部门职责内每一项工作的耗时,并合计汇总出部门的工确定部门职责内每一项工作的耗时,并合计汇总出部门的工作总量作总量 定编定编 根据工作量,以每年根据工
2、作量,以每年255255天计,得出部门完成所需工作的最基天计,得出部门完成所需工作的最基本人力本人力 定员定员 对岗位人员进行测评与分析,依据结果确定各岗位合格人选对岗位人员进行测评与分析,依据结果确定各岗位合格人选 定岗定岗 确定岗位名称及其编制,以及聘任的基本标准和考核指标确定岗位名称及其编制,以及聘任的基本标准和考核指标 “四四 定定”主主 要要 目目 的的:为合理确定人员编制提供依据为合理确定人员编制提供依据 为为优化人员结构奠定基础优化人员结构奠定基础 建立客观公正的考核标准建立客观公正的考核标准 为薪酬改革、员工定薪提供依据为薪酬改革、员工定薪提供依据 原则与目的原则与目的3二、“
3、四定”的作业流程 在开展“四定”工作前,先熟悉“四定”的整体作业流程,“四定”的整体作业流程包括六大环节:实实 施施 反反 馈馈 “四定四定”信息采集信息采集 宣宣 导导准准 备备工作内容1、拟定工作方案明确工作目标制定工作计划配备相关人员选定工具了解部门工作流程2、组织相关培训1、大会宣导2、部门宣导3、个别宣导1、信息收集的方法2、信息收集需注意的问题3、信息表的整理与及时反馈1、分析各种信息,形成”四定“报告1、四定报告的内容与部门进行反馈,得到部门及其分管领导的认可2、四定结果要求部门负责人对员工进行反馈1、根据四定结果进行二次定薪2、形成部门、员工考核指标体系3、建立部门岗位聘用标准
4、流程流程与方法4三、“四定”的工作方法 (一)如何做好准备工作 1、拟定工作方案。(1)明确工作目标:明确工作目标是“四定”工作的前提和基础,“四定”工作所有的步骤和动作都应紧紧围绕“四定”的工作目标来进行。(2)制定工作计划:应围绕“四定”工作的目标来制定相关的工作计划,对“四定”工作进行全面的统筹和规划,充分考虑“四定”工作可能遇到的每一个问题,步骤和环节。务求细致,全面,严密,实用。计划的每一个步骤均应逻辑严密并能体现高效和快捷运作的基本特征。工作计划内容应包括“四定”工作的主要内容,运作程序,时间安排,每个阶段需达成的成果和最终成果目标等。(3)配备相关人员:“四定”小组成员由人事部门
5、和其他熟悉目标单位情况的人员组成。小组成员要求熟悉公司人事政策、具有严明的纪律观念、较强的沟通协调能力和吃苦耐劳的思想品质。“四定”小组应由一个负责人统管“四定”工作的全局,并对“四定”小组进行全盘的领导。“四定”小组下分多个分小组,每个分小组由12人组成,由其全面负责23个部门的“四定”工作的具体实施。(4)选定工具:工具的正确选用将可以保证“四定”工作延着正确的方向,顺利的进行下去。使“四定”工作少走弯路,这里推荐可供选用的工具如下:定量:部门/岗位工作量信息采集表,流程分析表 定编:部门组织架构设计表,部门/岗位工作量信息采集表,流程分析表 定岗:岗位聘任标准设计表,考核指标设计表 定人
6、:员工能力评价表,员工二维技能排序表,“四定”单位现有人员的几种排队表。5 培训应面向所有“四定”小组成员,确保每一位小组成员从思想上对“四定”工作予以足够的重视,并能熟练的运用各项工具和技巧高效的进行工作,确保任务的顺利达成。培训内容应包括“四定”目的的宣导,工作计划,工作制度,工作纪律,“四定”手册和相关工具的使用,注意事项和相关技巧,沟通方法等。(二)如何做好“四定”的宣导 1、操作方案的宣导 2、组织相关培训。(1)宣导的方式:大会宣导:大会宣导由“四定”小组牵头组织,“四定”小组负责人主持宣导,“四定”单位最高负责人做动员讲话,到会人员包括“四定”单位部门负责人以上各级领导。宣导会内
7、容应紧紧围绕宣传“四定”工作的目的和目的,力争取得“四定”单位各级领导的理解,支持和配合,为四定工作的顺利进行在思想上扫清障碍。部门宣导:除大会宣导外,“四定”小组还应组织力量到各部门进行现场宣导,“四定”工作的目的和意义应深入到每一位员工的内心。并配合部门经理,针对各部门的具体情况采用宣导,答疑等多种方式,消除员工的顾虑,使之能自觉的配合“四定”小组成员的工作。(5)了解“四定”单位:了解“四定”单位的基本情况利于“四定”工作的顺利进行,能够使“四定”工作一步主动,步步主动,并能大大提高“四定”的工作效率。因此先期拿到利于“四定”工作进行的各种第一手资料尤为必要,围绕这些资料展示的信息进行先
8、期的分析和调研,力争能够带着问题进入“四定”单位。避免被别人牵着鼻子走,使自己处于被动的地位。需要搜集的资料很多,但必须搜集到的应有四定单位上年度的工作报告和总结、本年工作计划、员工基本信息等。6 个人宣导:在访谈阶段,应针对各员工不同的性格特点,因地制宜,随机应变的采取更加灵活的方式,与访谈对象作更细致的沟通,争取被访谈者的理解。尤其重要的是访谈者要遵守为被访谈者保密的原则,不应向“四定”小组以外的人透露访谈者所谈内容。这一点应作为一项组织纪律予以明确,并在访谈时明确的告知被访谈者。如有违反并造成不良影响的,应对违反者予以纪律追究和相应处罚。(2)宣导的材料:为了增强宣导的效果,大会宣导和部
9、门宣导应尽可能采用投影幻灯的形式进行,“四定”单位部门负责人以上领导应人手一份宣导材料,其他层次的员工口头宣导即可,但务必注意效果,如确有需要,一些非机密资料也可下发给普通员工,消除“四定”工作的神秘感,取得普遍的理解和支持。(3)宣导的语言:宣导时各小组成员要统一口径,讲的内容和标准要保持高度一致和统一,切不可各说各话,互相矛盾。如一时有些地方拿不准,不应现场即时答复,应及时组织“四定”小组成员会议进行研究,在“四定”小组统一口径后再向对方答复。宣导要从正面宣传入手,不要讲消极的东西,误导被宣导人,造成不必要的误解,给“四定”工作带来不必要的麻烦和障碍。(4)宣导的纪律:宣导时要明确宣导的纪
10、律,暂时未确定的东西不要讲;已明确不能讲的不要讲,自己拿不准的不要讲,注意保持与被宣导人的良好关系和畅通的沟通渠道。切忌不能同被宣讲人发生争执,造成不良影响,影响“四定”工作的正常进行。如属被访谈人或被宣导人不支持,不配合,应及时将情况向“四定”小组进行汇报,通过正常的渠道进行反映和解决问题,不可擅自与其发生纠纷。7 2、提供相关问题答疑:为“四定”单位提供相关问题答疑是“四定”工作必不可少的一个步骤和环节,目的在于令“四定”单位的每一个成员都能明确了解“四定”的目的和意义,都能正确熟练的运用工具进行填写表格,保证填写信息的质量。便于“四定”小组信息的搜集和分析。因此答疑可以分多种形式进行。对
11、于共同性的问题可采取集体答疑,对于个别问题可以采取个别答疑,也可以把集体答疑和个别答疑结合起来进行,比如,可以在集体答疑时,针对个别人的提问进行回答。但不论那一种方式,都务求灵活,方便,准确,快捷,迅速。意思明确,不至于误导被宣导人。3、统一思想认识,取得“四定”单位的理解,支持和配合:统一思想认识,取得“四定”单位的理解,支持,和配合是“四定”工作能否成功的关键之关键。因此“四定”小组在宣导时一定要热心、诚心、细心、耐心、恒心,打消“四定”单位部分成员的误解和抵触情绪,从管理者的大思维角度出发宣导“四定”工作的意义和作用,使管理者从思想上树立起正确的经营理念和成本意识,从行动上自觉的支持和配
12、合“四定”小组的各项工作,从而达成三赢(领导满意,“四定”小组满意,“四定”单位满意)的理想局面。在实际工作中,“四定”小组成员应时刻保持与“四定”单位的良好沟通,及时为“四定”单位答疑解惑,象朋友一样为他们排难解忧,不给“四定”单位制造麻烦,确保“四定”单位在“四定”的同时,还能顺利的完成其本职工作。实现管理、生产两不误。8信息采集方法(一):访谈法信息采集方法(一):访谈法选择访谈对象选择访谈对象流程与方法方法信息采集是“四定”的基础,也是整个“四定”中最为艰难的环节国内外企业管理中遇到的最大困难就在于对非销售人员或非生产线上的后线人员、设计人员、开发人员、管理人员的工作量无法客观、公正的
13、评估。信息采集得好,则后续的工作就快捷且准确,反之则会导致反复返工或错误的结果。通过对单位(部门)领导、员工的访谈,了解我们所需要的信息。访谈还是对宣导的补充,它是个对个的更深入的宣导,通过访谈使“四定”的意义更加清楚、准确、深刻地传达给访谈对象。确定访谈内容确定访谈内容掌握访谈技巧掌握访谈技巧分析访谈结果分析访谈结果应涉及部门的每一个员工围绕工作目标被访员工主谈,访谈人引导核实与印证有关内容与数据(三)如何做好“四定”的信息采集9信息采集方法(二):其他方法信息采集方法(二):其他方法流程与方法方法观察法观察法 小组工作人员定时和不定时地对工作职场进行观察,主要是观察员工的工作情景,以此对单
14、位(部门)整体和个人的工作状况、工作激情、工作负荷作出一定的判断,共分析时参考。穷尽工作法穷尽工作法 要求单位(部门)员工将自己一段时间(一般是一个年度)的所有从事的工作完全彻底地逐项列出,做到不遗漏、不重复,并标明每项工作的耗费时间。外部咨询法外部咨询法 为了防止被调查人员故意夸大自己的工作量,还需要对“四定”单位(部门)的前任领导、原岗位(现已调职)员工、甚至公司内外的相关专业专家进行咨询。这些人员往往能够提供较为真实的信息。业务流程分析法业务流程分析法 通过对业务流程及其各个环节的分析,能够客观地对工作量作出评估。工作成果查阅法工作成果查阅法 对员工过去的工作成果(如,核保、核赔处理的档
15、案,完成的项目报告,等)进行复查,以正常技能所需要的必要工作时间作为参照,判断员工的工作量、工作技能。问卷调查法问卷调查法 主要是使用问卷调查的形式,对员工综合能力作出客观、公正的评价。10信息收集要注意的事项:信息收集要注意的事项:事前解释事前解释 部门填写工具表格前,各改革小组成员要细致解释清楚每一个项目的意义以及填写办法。对需要部门经理签字的作出明确说明,以加强相互控制,防止弄虚作假。事中跟踪事中跟踪 及时了解联系部门的填写进度、填写情况,注意督促,对填写过程中的困难及时排除。事后反馈事后反馈 对填写不合要求的要重填写或修改,充分保证填写材料的真实、可靠性。要注意与部门多要注意与部门多沟
16、通,最后整体沟通,最后整体文稿必须经部门文稿必须经部门负责人签字确认负责人签字确认流程与方法方法11成果成果与反馈反馈*部门部门“四定四定”分析报告分析报告部门概况组织架构及人员编制分析人员结构现状分析人员评估(考核排名情况)考核指标部门内各岗位的岗位聘任标准主要业务流程及人力、时间分配主要结论“四定四定”的最终结果是形成四定工作报告,报告应包含该部门的组织架构、人员分析、指的最终结果是形成四定工作报告,报告应包含该部门的组织架构、人员分析、指标确定、流程分析等方面内容标确定、流程分析等方面内容“四定四定”所确定的岗位考核指标、岗位聘任标准、部门考核排名等信息在四定工作结束后所确定的岗位考核指
17、标、岗位聘任标准、部门考核排名等信息在四定工作结束后由部门负责人向员工进行反馈由部门负责人向员工进行反馈12“四定”工具部门信息采集表(部门填写)工作岗位采集表(员工填写)部门组织架构(部门填写)工作流程分析(“四定”小组成员与部门共同厘定)员工排名表(部门确定)岗位聘任标准(“四定”小组成员与部门共同厘定)考核指标表(“四定”小组成员与部门共同厘定)工具工具与表格表格13部门工作信息采集表部门工作信息采集表 部门名称:部门名称:部门负责人:部门负责人:一、请叙述部门的主要职责一、请叙述部门的主要职责 工作职责:1.2.3.4.5.6.7.8.9.10.表1-1填表指导:填表指导:部门职责:填
18、写此表要求简洁、具体、项数一般不超过十项,应区分出哪些职责属于战略规划性职责,哪些职责属于操作事务性职责。部门信息部门信息14部门工作信息采集表部门工作信息采集表 二、请具体描述部门的所有工作任务二、请具体描述部门的所有工作任务 (一)最重要的工作 工作性质 所需天数/人1.2.3.4.5.6、7、表1-2填表指导:填表指导:1 1、“工作性质工作性质”的解释:的解释:工作性质包括“日常性”、“时段性”、“偶然性”、“项目”。“日常性”指每天均需处理的工作,如考勤、证券部资金结算等;“时段性”指在一段时间内需处理的工作,如工资核定、招聘等;“偶然性”或“临时性”指一年内偶尔一次需处理的工作,如
19、圣诞晚会策划等;“项目”指战略发展中心项目组、常规稽核等工作。2 2、所需天数、所需天数/人:人:指该项工作所花费的所有工作天数和人力工作天数和人力,设定一年一年的标准工作日为250天,如某项目需4人,每人30天,则可填120天/人。最多不超过365天,300天以上为异常现象,将重点分析。部门信息部门信息15部门工作信息采集表部门工作信息采集表 二、请具体描述部门的所有工作任务二、请具体描述部门的所有工作任务 (二)其他工作 工作性质 所需天数/人1.2.3.4.5.6.7.8.9.10.表1-3部门信息部门信息16表2员工信息17 部部门门组组织织架架构构及及主主要要职职责责部部门门组组织织
20、架架构构及及主主要要职职责责(“(“四四定定四四定定”前前)前前)定编:人岗位1 :人岗位2 :人 岗位3 :人原定编:人人现有人数现有人数:人人其中经理:人人 定编:人岗位1 :人岗位2 :人 岗位3 :人定编:人岗位1 :人岗位2 :人 岗位3 :人主要建议:表3-1填表指导:填表指导:部门架构:要求填写最近期的岗位情况、岗位责任明确、岗位之间相互没有交叉重叠,要防止部门为了凑岗位人为虚报、拼凑岗位。部门组织架构部门组织架构18 部部组组织织架架构构及及主主要要职职责责部部组组织织架架构构及及主主要要职职责责(“(“四四 定定四四 定定”后后后后)定编:人岗位1 :人岗位2 :人 岗位3
21、:人定编:人人其中经理:人人定编:人岗位1 :人岗位2 :人 岗位3 :人定编:人岗位1 :人岗位2 :人 岗位3 :人主要变化(如实行组织扁平化,请详细说明):表3-2部门组织架构部门组织架构19节点1节点1节点2节点3节点4结果结果主要任务结 果时 间标准人力工作流程分析工作流程分析 工作流程是分析岗位的核心表格,其目的一是帮助部门明确核心流程,以合理配置核心人力,二是确定作为“定岗定员”的主要依据。工作流程分析工作流程分析流程分析的方法流程分析的方法 1、根据部门主要工作职责找到各部门的核心工作,将部门核心工作展开就形成一个核心流程;2、找到每个流程的关键点即节点,每个节点都是一个环节的
22、结果,一般流程为四、五个环节(节点),所有节点的集合就得到总结果,即形成一个工作分析流程。20 外外 部部 招招 聘聘 流流 程(操作流程)程(操作流程)用 人 部 门寿险人事行政部策划、安排招聘广告;联络人才交流中心;收集、筛选应聘材料,填写招聘申请执行单审核招聘需求招聘启动 10-20工作日集中常规测试0.5工作日寿险人事行政部用人部门集中联合面试用人部门,人事部门核人复试核人小组领导审批5-10工作日结果反馈招聘结束专业测试0.5工作日0.5工作日0.5工作日用人部门提出招聘申请人事部审核、执行应聘材料报批人员到岗工作流程分析工作流程分析工作分析流程与工作操作流程有本质的区别,如何从一个
23、操作流程归纳出分析流程,有赖于“四定”工作人员对工作节点的把握 外外 部部 招招 聘聘 流流 程(分析流程)程(分析流程)21组织架构与人员编制管理流程组织架构与人员编制管理流程呈报寿险人事行政部经办人审核材料寿险人事行政部经理寿险人事行政部经办人拟批复传真二级机构人事部退还原材料电话解释二级机构人事部同意不同意组织实施二级机构人事部提出组织架构和人员编制计划、调整申请 相关部门会商收到当日回复3-5个工作日当日回复二级机构人事部提出组织架构和人员编制计划、调整申请寿险人事行政部审核、批复组织实施工作流程分析工作流程分析分析流程分析流程22 流程分析中的注意事项:流程分析中的注意事项:1、在流
24、程分析时应组织部门经理、室主任和少数业务骨干集中一起讨论确定,辅之以个别访谈,确保结果合理。注意核心流程至少占部门全部工作量的80%以上,且核心流程一般不超过6个。“部门所有工作表”是从横的角度核定工作量,“工作流程表”是从纵的角度核定工作量,相互补充配合。2、讨论过程中要注意引导、归纳,先确定节点,再在主要任务、结果上尽量详细地列明,以工作流程结合工作量确定标准人力 3、流程是单一流向的,而不是四周发散的,即所有工作导向流程的结果 4、流程分析的导向不是减人,而是以业务为导向,使流程更合理、顺畅,节省出人力从事更重要的工作 5、给部门长传达信息,部门人数多少、人员素质如何,部门长要承担相应的
25、责任,部门人员的素质和效率状况,部门长要有利益责任和管理责任,要计入考核范围 6、需要特别强调的是,所有调查与工作量分析中的“标准人力”是指部门中技能较高,完全适应公司发展需要、充满工作激情的人员。工作流程分析工作流程分析23员工排名表是本次“人员四定”工作的关键结果之一,涉及二次分配的合理性与公正性,在要求部门经理以“公心、责任心”为前提,根据部门现有员工的实际工作能力,严格列出优秀、胜任、基本胜任、需培训提高、调整对象五类人员,不能含糊其词,也为人员调整和培训提供依据。员工排名员工排名24员工能力评价因素员工能力评价因素 本次员工评价主要侧重于各岗位员工的能力、工作表现及工作态度三个方面的
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