第四讲 信息管理.ppt

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1、第四讲信息管理正如教材中所指出的那样，在组织的各种职能当中，“信息获取”和信息管理是管理的第一种职能。要做好管理工作，企业就必须借助于现代信息技术来收集有关反映企业现状的资料，为企业任务和目标的确定提供必要的情报基础。一、一、信息时代信息资料的概念信息时代信息资料的概念信息的重要性应该是不言而喻的。企业获得信息的多少对企业的决策及其在竞争中能否获得成功将产生直接的影响，而随着计算机的应用、网络经济的发展及信息时代的到来，如何获得及保护信息使企业面临新的挑战。（一）（一）资料的概念及来源资料的概念及来源 企企业业的的信信息息资资料料，是是指指那那些些企企业业已已经经获获得得的的，能能为为管管理理

2、决决策策所所用用的的文文件件、数据、信息等相关内容数据、信息等相关内容。信息资料有几个。信息资料有几个特点特点：首先，它的主要功能是服务于管理决策服务于管理决策。信息资料和档案资料的不同之处在于，档案资料档案资料的主要功能是记录，这种记录并没有明确没有明确的目的的目的，它只阐明了企业经济活动的运行轨迹，相当部分的资料对企业今后的工作并无明显的作用，而管管理理信信息息资资料料从收集开始便有有明明确确的的目目的性的性，就是为了管理决策制定的需要而准备的。其次，信息资料和档案资料相相同同的的地地方方就是，都都没没有有经经过过加加工处理工处理，它反映客观，一般不带有主观推断的痕迹。再次，信息资料是综综

3、合合、全全面面的的，它真实地记录和反映企业过去和现在的状况，并通过利用这些资料来描述企业今后的内部与外部状况。比如，研究产业与市场竞争的信息种类和信息来源，要涉及到产业与公司的具体情况。不同产业、不同类型的公司具有不同的特征，其战略任务与战略目标也不相同，因此就需要有不同的战略信息。象一个大公司的战略制定很可能要涉及很多方面的内容，如果是国际一体化生产及跨国经营的公司，则可能还涉及到国外的有关信息。一家大型汽车公司在战略管理中所需要的信息既要包括宏观经济的量化信息，如国民生产总值、贸易平衡情况、通货膨胀及有关战略思考的其他数字；又要有关于汽车行业市场竞争的信息；以及有关政治、生态环境、技术动向

4、的量化信息。这些信息来源于国内、外各种渠道，包括经济合作与发展组织、欧共体、国际金融基金会、国家统计局、经济协会、研究院所、信息服务公司和贸易公司等。管理资料及信息可以有多种来源。可能来源于口头或书面，也可能来源于人工处理或计算机处理，或者是几个方面的综合。一般情况下，大的公司都有自身的“管管理理信信息息库库”，计算机联网数据库是获取信息的主要来源。当然，顾客、供应商、银行家以及一些信息服务公司、咨询机构、图书馆或其他部门，同样可以提供一些数据。例如，从事研究开发的科学家与工程师可以在专业会议上了解到新产品和竞争者的构想；采购部门的人员可能通过与供应商代表交谈，了解有关竞争者的的信息。国外一个

5、关于科学仪器与机床产品创新的研究表明，80%的产品创新是根据顾客要求或抱怨进行的。由这些收集到的数据构成的数据库是管理者进行思维、个案研究及决策制定所不可缺少的工具。比如，知知识识数数据据库库的内容包括：属性（顾客年龄、收入、文化程度、性别、地址及其他人口统计信息）、主要特征、含义、成功秘诀和机会等分类；再如产产品品数数据据库库中包括：产品类型、产品特征（包含商标信誉、产品信息、推销、经营风险、价格）、含义（包含参与程度、寻求受惠、产品信息需求、产品需求、宣传要求、市场目标）等。虽然信息在企业的管理的各个环节和整个过程中都很重要，但在当今日益复杂多变的环境中，企业的战略管理似乎更强调信息的重要

6、性。以竞争者的特征和信息来源为例，我们知道，所谓竞争情报就是收集公司竞争者的信息。早前有研究表明，只有7%的美国公司全面实施情报行动计划。而所有从事国际经营的日本公司，一半以上的德国和瑞典公司有主动收集情报的计划。现在，越来越多的企业更加重视收集竞争情报工作。除了大多数公司都依赖外部组织或公共渠道获取环境数据之外，有些公司也采用工业间谍或其他情报收集手段直接获取竞争对手信息。例如爱芬产品公司雇佣私人调查公司拾回玫琳凯公司扔在公共垃圾堆里的文档（有些已经被撕碎）。甚至象宝洁公司，它自认为是防信息泄露的堡垒，也无法保证不被盗取情报。比如，只要一个竞争对手的员工到为宝洁公司生产机器的工厂走一圈，就知

7、道一种浓缩洗衣粉在欧洲上市的精确时间。其实只是简单地问了几个问题：这个机器是做什么用的；为谁生产的；它什么时候必须交货等（日本领带的例子）。巴比凯瑟咨询公司（BarbieKeiser）介绍了一种建立和实施竞争情报收集系统的普通方法，步骤如下：（1）确定竞争对象；（2）确定需要了解竞争对象的什么情况，何种资料和分析能最好地说明这些公司的运营情况；（3）确定这些信息的具体来源；（4）将公司的资料组织起来并设计一套方案，如何得到你所需求但又难以得到的信息；（5）结合各方面得到的信息，对资料进行分析并对竞争对手的潜在实力与本公司的预测情况进行评估对比；（6）监控对手的行为并不断交流这些信息，以便管理人

8、员能相应地调整运作。竞争者特征竞争者信息来源背景财务产品设备人事法人结构管理模式战略计划战略目标战略决策过程工商业总目录新闻及报告电脑联网数据库广告政府文件普通出版物及管理类刊物新产品发布数据库股市投资报告竞争者特征和信息来源竞争者特征和信息来源（二）（二）信息时代的数据资料及其特征信息时代的数据资料及其特征 数据不但可以用于日常的经营，如日常的生产与存货检查等，而且也是管理者制定决策的一个关键因素。通过数据分析，管理者可以了解到企业的人力与财务等状况，也可以用于寻找新的市场机会、工艺改进及创新产品和服务等方面。数数据据作为一种企业资资源源，与其他传统的资源（如资金、人力、厂房设备、原材料等）

9、相比有着不同的特征特征：1、无无形形性性。这是一种比较公认的数据区别于其他资源的特征。正是由于数据资源的无形性，以前常常导致一些企业不把数据信息看作是与传统资源等同的一种资源。现在这种情况有所改变，目前国内的大中企业一般都建有自己的信息库，但是在信息的利用和管理方面比较弱。一些小型公司也开始日益重视这方面的工作。2、非非消消耗耗性性。数据记录和一般的有形资产不同，属于非消耗品，甚至有别于一般意义上的无形资产，因为无形资产如果使用不当，也会消耗，比如企业形象受损，其品牌价值就会下跌。但数据资源除非被破坏，否则就是非消耗性的。3、共共享享性性。指几个使用者可以同时利用相同信息资源的可能性。有形资源

10、由于所有权的特征，拥有者才能使用，或者必须有交换条件才能使用。但数据资源却不同，由于相同的数据资源可以复制，其中每一个都可以被不同的使用者同时利用。此外，数据管理系统也允许多个使用者同时使用这些数据。当然，有些独有数据的使用也是需要有交换条件的（寻找网络上的数据须交费，杂志入网可以免费查资料等）。4、使使用用成成本本递递减减性性。数据信息的可复制性，使其可以以递减的成本创造相同单位的数据资料。虽然某些资源如原材料、设备、部分能源等也是可以复制的，而且规模经济也可使单位生产成本递减，但超过某一点，则成本递增，因此从一般意义上说，其复制的使用成本的递减无法与信息复制使用成本的递减同日而言。5、传传

11、输输性性。电子通讯技术的迅速发展，使数据可以立即在长距离中得以传送。6、非非替替代代性性。替代性是指一个单位的资源可以被另一个单位的相同资源所替代。货币、原材料、能源、人力资源与机器设备都是可以替代的，尽管可能存在较高的成本，但数据作为一种资源却不能被替代，因为每一条数据都具有其特定的含义。除非进行修改，否则存在错误的数据不可能被另一条数据所替代，对错误数据的复制只是在制造垃圾。而这种非替代性便引起了特殊的管理问题，它使得传统的防止资源出错而采取的大量供应(备用）战略失去了意义。7、易易损损性性。资源的易损性是指资源在日常的使用中比较容易被不经意地破坏掉或丢失掉，或者指容易发生这种情况的程度。

12、传统的资源除非特殊情况，如战争，自然灾害等，一般不易被损害，但数据却不同，不但纸面的记录比较容易损害，而且计算机系统贮存的数据也容易被丢失或破坏，也即具有易损性。尽管计算机贮存的数据可能通过备份等方式获得保护。8、多多用用性性。和一些有形资源具有多用途一样，数据更典型地具有多用性的特征。这种特征具有双重性，一方面，它为企业提供了具有价值的情报资源；但另一方面，又可能导致数据的非法使用。比如，有时数据的收集可能是为一种合法的目的，但却可能被不合法地用作他途（如盗取商业机密）。9、价价值值的的非非衡衡量量性性。尽管一些数据可以在市场上公开买卖，但大部分数据收集都不是为了销售，因此对它们的价值评价存

13、在理论及实际上的困难。10、非非贬贬值值性性。贬值是指由于老化、使用或其他原因（不包括资源数量的减少）而导致资源价值的降低或损失。企业的建筑物、设备及大部分原材料都可能贬值，财务及人力资源的贬值性是模糊的，就是说，存在着贬值和升值的可能性。但一般说来，数据的价值并不因为使用而减少。当然，有些情况是例外，有时数据已过时，只有迅速更新才具有价值，不过，通过数据分析技术或许对这些过时的数据能够进行充分的利用。还有一种情况是越多人使用同一个信息，每一个人拥有的信息价值可能就越少，这也是为何企业不愿销售或分享其数据（例如，商业机密）的一个主要原因。11、来来源源的的多多样样性性和和复复杂杂性性。传统的资

14、料一般来源于企业外，而财务资源既可由外部提供也可由内部产生，数据也同样来源于企业的外部和内部。但数据的来源又不同于其他的资料，数据是由大量数字资源而产生的，如与供应商及顾客的每项交易，内部运营与管理工作等都可以提供数据。数据来源的多样性增加了数据的复杂性，而且许多数据并不知道或不完全知道其来源于何处，比如从网络上得到的数据，或者调查时的口头数据等，对这些数据的运用也就缺乏可信性。12、更更新新性性。数据资源需要不断地“更新”。尽管其他资源也可能被更新，但它们在更新的速度及程度方面与数据相比相差甚远，因为企业管理者需要最新的数据。13、贮贮存存性性。数据与其他资源不一样，它可以贮存在计算机中。当

15、然，财务资源属于例外，它也可以通过数据的变动而被暂时贮存在企业或银行的账户上。数据的贮存特征与它的可复制性、共享性及传输性等特征是相互联系的。现代技术的发展使得数据贮存更为容易也更为节省，但由此也可能产生一些负作用，比如，由于贮存数据过多，如果不进行加工整理，有时在需要的时候却难以找到。对一个企业来说，会面临许多的数据问题，而这将直接或间接地与管理决策相关。比如，（1）企业不知道哪些数据对管理决策是最重要的；（2）有时候非常需要的数据却不能得到；或不被允许使用这些数据；尤其是当企业业务发生变化时，新数据的获取和数据结构的变换是很难的；（3）企业有时会不太懂得或不重视将它所拥有的数据转换成知识，

16、不能很好地把握从数据产生到运用的整个信息链管理过程，并有效地利用这些数据；（4）由于数据被分享，比如，企业各个部门都拥有相同的数据，而他们根据各自的业务重点和需要来分析和利用这些数据，从而导致不一致的结论；（5）数据太多，但并非所有的数据都有价值，有的数据已过时却没有被删除，有可能转移或分散管理者对重要数据的注意力。数据是否精确、过时或有不一致？通常5%到10%的出错率将会增加运营成本并影响到决策制定；（6）数据时常有不经允许地被进入和窃取、丢失或被随机破坏的危险；（三）（三）信息资料及其管理信息资料及其管理管理资料及相关信息的收集，作为企业管理的前期铺垫工作，对企业管理来说具有非常重要的意义

17、，二者的关系可以从以下几个方面来考虑：信信息息的的收收集集是是管管理理的的前前提提。管理者了解企业的最一般途径，就是通过收集有关信息资料的方式来实现的，从这个意义上来说，没有信息资料，也就没有管理。管理信息资料是企业预测的基础。管理信息资料是企业预测的基础。预测的依据是，事物的发展变化存在着客观规律，过去、现在与未来可能存在着某些历史连贯性和相似的地方，知道过去就可以类推现在，知道了过去和现在，就可以预测将来，而过去和现在是由资料记录的。因此，一个科学的预测将依据大量的反映企业过去和现在的资料而做出。（四）（四）资料库资料库为了便于管理信息资料的贮存和调用，同时为了方便管理者能以最少的时间取得

18、他所需要的有关资料，企业有必要建立资料库来汇集资料。资料库有两个含义。它首先是一些影响企业管理首先是一些影响企业管理决策的决策的各种资料的总和各种资料的总和；其次是评价目前企业的经营情况，更合；其次是评价目前企业的经营情况，更合理地配置资源，或发现和寻找未来市场机会的一种理地配置资源，或发现和寻找未来市场机会的一种机构机构。因此，建立管理资料库就需要有一些管理和处理资料的人员。根据信息资料在管理决策中的作用进行分类，或是按其他标志进行分类汇总，是管理资料的第一步处理工作。从这个意义上说，资料库中的资料已经具有了“信息”的含义。用计算机或者是信息处理专家的语言来说，资料一般指没有进行加工处理的材

19、料。因此，在资料库中一般有两种类型的资料：一为原始资料原始资料，即没有进行评价，这种只是为了特定目的而汇总的资料，可以看作为资料库的“投入投入”资料。资料。另一为被评价过的资料或者是经过分析、筛选过的资料，可以看作“产出产出”资料资料，也可以看作经过初步加工的信息信息。这种信息将有待于输入企业的综合信息处理系统综合信息处理系统，是企业信息系统的一个组成部分。管理资料库通常由含有不同内容，或由各具分工的资料库构成的，这种分工在不同的企业中一般是有差别的，建立的主要的依据是方便、清晰，有助于提高管理者的思考能力。同样以企业战略管理为例，需要形成以下资料库：1、企企业业自自身身优优势势和和劣劣势势的

20、的战战略略资资料料库库。作用是贮存大量的能表示或说明企业当前优势和劣势的资料，然后分类、归总，进行初步评价，形成当前企业优劣势评价的分析报告，输入从事战略管理的综合信息处理系统。企业自身的优势和劣势通常可由一些数据和文字来表示，如下表。判断项目主要优势主要劣势优势/劣势资金专门技术生产能力人力资源产品质量销售网企业形象企业主要优劣势判断表企业主要优劣势判断表判断项目栏可取一些能主要反映企业情况的项目，优势、劣势栏可以用简洁的语言概括填写，也可以通过制定一些特定的参数来反映。反映企业优势和劣势的战略资料库，在国外一些企业战略管理的文献中，也经常称之为实力实力弱点资料库弱点资料库。2、环境机会和风

21、险战略资料库环境机会和风险战略资料库。这个资料库的作用是贮存和评价企业在外部环境中所面临的机会和风险。有经验的管理者有时通过外部环境中一些细微的变化，就能捕捉到它们的存在。比如一旦战争或其他政治纠纷产生，金融界的一些巨头或一般的股票持有者总会快速做出反应，汇率和股票指数随之就会发生变化（伊拉克战争的例子，原来估计交战的时间不长，股票指数上涨，但随着伊拉克的顽强抵抗，战争的期限难于意料，欧美，甚至日本的股市下跌）。这个资料库将大量贮存有关环境方面的资料，然后通过一定的手段进行评价，得出评价的结论。二、二、预测预测企业如何利用已有数据及资料对未来发展的趋势做出定性乃至定量的判断，从而为企业的管理决

22、策提供基础呢？预测是一种常用的工具。科学的预测是企业获得管理信息的重要手段。（一）（一）预测与管理预测与管理 预预测测是是在在调调查查研研究究的的基基础础上上，通通过过对对占占有有的的大大量量资资料料和和信信息息进进行行科科学学分分析析，根根据据已已知知数数来来推推算算未未知知数数的的方方法法。预测必须分析各种与预测目的相关的直接因素和间接因素，找出变量之间的函数关系，使之成为一个科学的过程。因此，预测首先要进行定性预测首先要进行定性分析，然后用数量分析和经济分析的方法将其科学地描绘出来，分析，然后用数量分析和经济分析的方法将其科学地描绘出来，这样，预测就不仅仅是个计算方法的问题。比如说，在进

23、行市场需求预测时，首先要将需求需求和需要需要分清，需要是生产的目的，而需求是有支付能力的需要，预测主要立足于需求，但也要注意从不断增长的需求中洞察和挖掘潜在的需要。预测是企业取得有价值的管理信息管理信息的一种手段。对企业来说，未来很多因素是难以确定的，因此，企业管理决策将更多地依据那些目前还难以明确说明的、有待产生的资料。这种信息资料的取得，一方面由管理者提出的各种假设构成，另一方面通过对现有资料进行预测得到。假设假设是一种对未来的主观估计，预测是一种将资料和数据转换成对未来估计的过程，两者的作用基本相似。一般说，只有在形势多变、难以做出正式预测的情况下，我们才一般说，只有在形势多变、难以做出

24、正式预测的情况下，我们才使用假设估计。使用假设估计。在大量的、经常出现的场合中，预测是取得管理信息的重要手段。实际上，在对管理信息资料库中的原始资料进行评价时，资料就已初步转化为管理信息，而预测已在其中发挥作用了。虽然预测是建立在当前和未来具有一定程度的联系性这个客观规律基础之上的，但是未来又不是过去和现在的重复，因此，预测与将来实际发生的结果会有一定的差距，并且预测的结果通常还受到已占有资料的质量和数据及预测方法科学性等因素的影响，更由于预测时常混杂一些主观假设的成分，这就使得预测结果具有一定的局限性局限性。预测的这个特点是管理者必须予以充分注意的，一般说，预测的结果具有参考的作用。纠正偏差

25、的方法是，纠正偏差的方法是，企业可以采用多种预测方法对一个问题展开预测，并辅之以管理企业可以采用多种预测方法对一个问题展开预测，并辅之以管理者凭经验所提出的假设估计者凭经验所提出的假设估计。（二）（二）预测的分类、内容和程度预测的分类、内容和程度可以依据不同的标志对经济预测进行分类。根据预测时间预测时间的长短，可分为长期预测、中期预测和短期预长期预测、中期预测和短期预测测。预测时间超过5年，我们称之为长期预测，2年至5年为中期预测，1年及1年以下为短期预测。对企业管理者来说，中长期预测，特别是长期预测意义重大。因为这种类型的预测将影响企业任务和目标的决策，但是，在管理方案的实施过程中，短期预测

26、也将起一定的作用。在准确性上，预测的时间长度与预测的精确预测的时间长度与预测的精确性一般成反比关系性一般成反比关系，预测的时间越远，误差越大。根据预测的范围预测的范围大小，可分为宏观经济预测宏观经济预测和微观经济预测微观经济预测。宏观经济预测主要是关关于于国国民民经经济济发发展展预预测测，如国民经济的发展速度、国民收入水平、国际收支状况、物价指数、人口增长、产业结构的变动、市场状况等。宏观预测既可由企业做，也可由主管部门和一些社会情报处理机构（如统计局）来做。从费用和效果的角度来看，后者更好些。企业可通过一定的方式直接取得预测结果，存入资料库中。微观预测是企业对一一定定范范围围或或局局部部的市

27、场需求、资源、技术发展和竞争对手变化的预测，它将具体预测与企业直接相关的因素的变化。微观预测一般由企业自己来做，规模较小的企业也可请咨询机构来测定。根据一些其他的标志，预测还可以划分出许多类型，如定定性性预测、定量预测、直观经验型预测预测、定量预测、直观经验型预测等等。由于人的行为是经济变量中的一个重要因素，而人的行为又受到很多因素的影响，变动较大，所以，经济预测比科技预测要复杂得多，难度要大得多。而分类有助于企业明确预测目的，将多种变量进行归类、整理，得出准确的结果。企业管理者必须掌握主要的影响管理决策的预测内容。比如，在进行市场需求预测时，管理者必须了解产品需求量的变化趋势，市场上产品结构

28、的变化趋势，国家财政支出结构的变动趋势，城乡购买力的增长状况和购买力结构的变化，产品的生命周期，国际市场的商情变化，商品价格结构的变动等。在进行资源预测时，必须了解与企业相关产品生产能力和替代产品生产能力的变化，市场上原材料供给结构的变化，劳动力结构的变化，能源的供给状况等。在进行技术发展预测时，须了解新技术、新工艺的发展和变化，以及新材料的发展和变化等。企业预测的内容较多，想把一切影响企业未来发展的因素都搞得很清楚是不可能的。企业必须从实际出发，首首先先，明明确确预预测测目目标标，决决定定预预测测的的项项目目。比如，需求预测为企业提供市场需求变化的一系列资料，资源预测为企业提供企业外部生产条

29、件的变化情况，技术预测使企业了解生产条件的变动趋势。其其次次，对对资资料料库库中中提提取取出出的的资资料料进进行行分分析析、整整理理。再就是建建立立预预测测模模型型，进进行行预预测测。预测结果得出后，还必须对它进行评价、修正评价、修正，使之更加符合未来的实际。当然，要做好科学的预测，必须利用各种预测技术。有许多技术可以预测未来的情况，每一种都有支持者和批评者。对全球近500家最大公司的研究显示，趋势外推趋势外推是使用最广泛的方法，超过70%的公司经常或偶尔采用这项技术。简单地说，外推就是把当前的趋势向未来扩展。它所基于的假设是：在短期内，世界是连续、缓慢变化的。时间序列分析时间序列分析是这类方

30、法中的一种。头头脑脑风风暴暴和统统计计模模型型也是常用的预测技术。头脑风暴是非定量的方法，统计模型则是定量方法。此外，还有前前景景分分析析，前景分析是以叙述的方式描述几种可能的未来。在众多的预测技术当中，这一技术的采用程度仅次于趋势外推。下面是对预测方法的一个简单的归类：分类预测方法应用对象直观型预测法头脑风暴法（BS法）德尔非法关联树法先行指标法未来预测科学技术预测新产品开发预测时间序列预测法单纯外推法移动平均法指数滑动平均法周期变动分析法长、中、短期需求预测科学技术预测其他各种预测计量模型预测法回归分析法单一方程式模型法联合方程模型法中、短期需求预测模型模拟预测其他各种预测各种预测方法的分

31、类与应用对象各种预测方法的分类与应用对象三、数据与管理三、数据与管理（一）信息时代数据的管理含义（一）信息时代数据的管理含义数据作为一种特殊的资源，对管理者提出了新的挑战。一是供给管理问题。（1）要求数据的供给不但需要准确，而且更要注重数据的范围与适用性；（2）要防止数据的过分供给（和第一条有关）；（3）对不同使用者的数据需求通常需要协调；（4）选择供应者问题。二是数据获得的管理。（1）数据获得需要有技术上的保障。包括必要的信息储存设备和具有专业知识的人员；（2）保证所需要的数据能迅速地获得；（3）不仅在理论上，而且在实际中尽可能地做到信息共享；三是数据安全性的管理。（1）保证数据资源免遭破坏

32、；（2）防止非法使用者获得。四是数据质量管理。由于数据的管理与传统的资源管理不同，因此，导致了不同的管理含义。传统资源管理关注的是稀缺资源的有效分配，但数据的使用管理却不同。表现在，有些企业并没有利用这些早已能够有效获得的数据资源，或者企业尽管已利用这些数据，但也只是使用在经营水平上而非计划与决策制定上。实际上，许多组织也承认它们是数据充裕而信息贫乏数据充裕而信息贫乏。其实这种情况并非少见。新的数据驱动着业务的开展，电子数据转换系统的建立可以说是对商业进行了一场革命，但却只有很少企业能够利用这些形成自身的优势。比如我们前面说过的竞争情报竞争情报收集，虽然没有具体的数字，但估计我国的企业，除了部

33、分从事国际业务经营的或上市大公司之外，大部分对战略数据的收集整理还没有引起足够的重视，更谈不上有效利用了。所以，从有效管理的角度,尤其是从战略水平上数据资源的利用问题已变得越来越重要，如需要什么数据来实施既定的目标？怎样充分利用现有数据而发现新的机会？通过Internet而导致的新类型数据的获得对企业的战略有什么影响等。数据的有效利用将对企业在未来竞争中获得成功显得非常重要。当然，数据要转化为信息与知识，则需要信息技术的发展与行为方式的转变。（二）（二）如何管理数据如何管理数据 阿阿纳纳尼尼V.莱莱温温丁丁（Anany V.Levitin）与与托托马马斯斯C.雷雷德德曼（曼（Thomas C.

34、Redman）提出了数据管理的要点：1、设立一个重点关注内部数据质量的计划，以确保数据模型清晰及数据的精确。2、设立一个数据供应者的管理计划，以确保外部数据供应者的数据供应。3、探索对数据的需求，避免出现企业拥有过多的数据而又没有其所真正需要的数据。可以通过详细说明数据最重要的用途，并把这些用途转换成数据需求，然后联系这些数据的制造者与供应者，进而去除那些不适应需求的数据。4、确定与管理最关键的信息链，避免多部门之间的信息无重点的平行传递而造成混乱。5、信息技术的适当运用。信息技术的发展使得对信息的管理出现了新飞跃，但过多依赖信息技术，则有时可能会出现相反的结果。6、通过多种方式保证数据资源的

35、贮存。7、确定不同组织或组织内不同部门之间数据获取所需要的条件，以达到共享数据的目的。清晰地描述对数据的管理说明并严格实施。9、指定高级管理人员主管数据管理项目。（三）信息的处理与报告（三）信息的处理与报告 信信息息处处理理系系统统主要由信息的取得、贮存、传输、加工处理、调用等若干子系统构成。我们知道，资料库实际执行提供信息和贮存信息的职能，如何将资料库中的信息准确有效地传输到综合信息处理系统，进而成为决策的依据，则涉及到许多处理信息的基本方法。与管理决策相关的信息多种多样，要准确地反映对象的特征，必须1、对各种条款进行编编码码。通俗地说，编码就是用一些字符（如：甲、乙、丙；A、B、C或0、1

36、、2等）来表征某些具有特定内容的信息，就像我们在图书馆依据书号来查阅所需书籍一样，那些书号就表征了特定的书。将信息用字符来表示有利于信息的分类、整理、检索和调用，企业可以根据需要设计一张字符表，将各种字符与特定内容的信息一一对应，存入文件柜或软件包中。信息编码的方式很多，有顺序编码、成批编码、十进制编码等。2、建立信息传输的通道信信道道。一般信道容量的大小直接决定信息的传输能力，信信道道容容量量就是信息通过一次传输过程可以传输的最大信息量。当然，传输能力较小的信道通过增加传输次数同样可以增加信息的传输能量，但是，实际传输信息时还要考虑信息传输的时时间间，因为时间对企业来说显得异常重要。另外，信

37、息传输的质量在一定程度上还取决于信道的可靠程度，很多有价值的信息在传输过程中会发生扭曲变形，以至于造成失误。在计算机信息处理系统中，信道的可靠性取决于机器工作的质量或者说机器的无故障率；在人工信息处理系统中，信息的可靠性就取决于语言、文字的表达能力、图解的准确性等因素。当前企业的信息管理系统主要还是人机系统，如何提高企业员工传输信息的水平，是管理者必须重视的工作。3、决决定定信信息息综综合合处处理理的的一一般般方方式式。第二次世界大战后，国外许多企业开始采用计算机来进行信息处理，如美国俄亥俄州第一斑克银行（BancOne）是全美发展最快的一家银行，利用计算机信息系统（CIS）是该银行的中心战略

38、。早在1966年，它就把计算机技术应用到其内部数据处理过程中，并且是除加利福尼亚州以外第一个提供美国银行信用卡的银行。1991年，该银行的资产回报率高居全美各银行之首。如今，强调信息重要性并利用计算机信息系统对信息进行加工处理、提供决策支持的企业被称为“智智能能企企业业”。比如，鲜奶公 司 可 以 利 用 CIS(CompuServeInformationSystemCompuServe信息系统)，使从订单到发货的时间间隔大大缩短，从而保证产品新鲜程度。而航空公司则可利用计算机系统（价格生成系统）进行机票差别定价。当然，由于利用计算机处理数据因设备和程序编制费用较高，所以一般小企业利用计算机信

39、息系统在经济上是否合算还必须根据企业业务的具体情况来决定，但计算机信息处理的速度、质量是手工操作所无法比拟的。现在的信息技术已发展到数据的系统处理阶段。该阶段的特点是，企业的整个生产经营活动，从预测到产品销售都纳入了计算机管理系统，企业的各项业务工作都成为计算机控制的子系统，计算机与计算机之间形成网络，建立了多级计算机的管理层次。数据处理只是计算机信息系统的一项功能，计算机信息系统还可以为高层管理人员提供全方位的信息报告管理信息系统（管理信息系统（MIS），以及利用模型回答“如果，那么”之类问题，并帮助管理者产生新的管理思想的决策支持系统等。应用计算机进行信息处理，需要一定的前前提提条条件件，

40、企业要有一定的科学管理基础，管理工作要程序化，管理业务要标准化，报表要统一化，数据资料要完整化、代码化，要有一支从事系统分析、设计的专业队伍等，并由专人负责。国外有的企业甚至设置了首席信息官首席信息官一职。对于一个企业来说，其内部信息的获得也必需要有一套完整的信息搜集与报告系统，从而使信息的搜集报告规范化，也为以后的数据处理、高层管理人员的决策提供完整的事实基础。设置管理信息搜集报告系统应注意：1、信息搜集与报告系统只要能够提供描述公司运行实际图景所必需的数据即可，太多太滥的信息将是一种浪费。2、报表之类统计资料的搜集汇总，应以及时、准确、合理为准则，既要防止搜集汇总动作太慢、时间太迟而延误校

41、正行动的时机，又要防止频繁报告、代价太大而造成资源浪费，结果得不偿失。3、信息与统计资料流程应该尽可能简单，最终提供的报告应清楚简洁。4、信息与报告系统不应仅停留在简单的信息产生上，而应以提供早期预警信号，使企业决策者能及早预料并及时预防危机或探寻机会。5、统计资料应可以方便地标示实际执行结果与计划目标相比的偏离程度，使得各层次管理人员能够对显著偏离目标业绩的情况给予充分的重视。我国企业信息管理师的要求我国企业信息管理师的要求一、职业道德一、职业道德职业守则遵纪守法，恪尽职守团结合作，热情服务严谨求实，精益求精尊重知识，诚信为本开拓创新，不断进取 二、基础知识二、基础知识信息技术信息技术（1）计算机软硬件基础知识（2）计算机网络基础知识（3）数据管理基础知识（4）管理信息系统知识企业管理企业管理（1）企业管理概论（2）财务会计基础知识（3）市场营销基础知识（4）人力资源管理基础知识（5）生产与运作管理基础知识法律法规法律法规（1）经济法基本知识（2）知识产权法基本知识（3）WTO相关知识