《企业行政管理实训》资料 模块四任务3案例2.docx

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1、宏远家电公司是一家改制后的大型国有企业，公司资产雄厚，员 工众多，著名科技人员和高层管理人员云集。公司在做好内部管理工 作的同时，也注意做好客户管理工作。最近几年，公司推出了一系列 新产品，占领了国内50%以上的家电市场，在国外也影响很大。最近, 公司又在电脑、手机、电视等多个项目上研制生产出新型、新款产品， 准备在这次客户咨询洽谈会上亮相，以此引起客户和消费者的关注。 2013年5月1日，宏远家电公司张总经理正在主持召开部门经理会议， 讨论关于近期召开全国各地客户咨询洽谈会的有关事宜。会上，营销 部经理提供了一份本公司客户名单，各种单位和个人有二三百个。公 司决定给这些单位和个人发出邀请信，

2、邀请他们参加本公司关于新产 品的大型客户咨询洽谈会。公司派总经理助理高叶负责此项工作，迅 速成立会务筹备处，拟定会议方案，准备大会所用各种材料。会议定 于2013年6月10日在北京国际会议中心召开，食宿也在北京国际会议 中心，会期暂定5天，其中第一天开幕式，第二天专家讲座，第三天 专家咨询，第四天专项合作项目洽谈，第五天组织客户游览长城。公 司要求大会必须圆满成功，以达到公司举行这次活动的目的。总经理助理高叶立即成立了大会筹备处，成员有10人。他们首先 召集会务工作会议，明确将要召开的咨询洽谈大会的主题，即宣传新 产品，洽谈新业务。围绕主题，拟定大会筹备方案。确定参加会议的 正式人员280人，

3、特邀有关领导和专家10人，工作人员10人。确定了 大会的议程和会议所需要的各种材料，大会所需的经费预算，请有关 领导和专家讲话的建议等。该方案报经公司领导审核、讨论、修改、 完善后，筹备处马上给各位成员明确分工。主要分工有：准备会议所 需文件（包括起草会议通知，公司总经理的开幕词，有关领导的讲话 稿，有关新产品的情况资料，与会议有关的背景材料等）；会务服务 生活保障（包括发会议通知，接待、签到，分发文件和物品，安排住 宿，布置会场等）；宣传报道（联系新闻媒体，通报会议情况，编写会 议纪要等）；对外联络（包括联系旅游，预订返程车、船、机票等）。经过精心准备，各方人员如期到会，新产品咨询洽谈会按时

4、召开。 但是，在与会人员报到时，负责接待签到的初萌发现，有十几个会员 在报到单上注明“回族”或其他民族。初萌及时把这一情况报告给高 叶，高叶马上通知有关人员安排不同民族风味的饭菜，使与会人员都 非常满意。会议按计划顺利进行，与会人员对该公司的新产品非常满 意，专家的讲解、介绍更使与会人员大开眼界。利用会议休息时间， 公司还应与会人员的要求，组织参观了公司的生产车间等场地。会务 筹备处还安排了舞会等娱乐项目，最后一天的游长城更是其乐融融， 热闹非凡，大家像老朋友似的说笑着、唱着登上长城，年轻人还进行 了登长城比赛。公司王副经理在长城上即兴演说，把长城的历史同当 今中国经济的繁荣结合起来，使得客人

5、们群情激昂，振奋不已。客人 们都表示，对这种形式的会议很满意，他们了解了公司的生产情况， 了解了公司产品的特点，在经销这种产品时就会有的放矢地介绍产 品，这增加了他们销售的积极性。因此，这次会上，公司签订的订单 是出人意外的多。在游长城回来后，还有单位同公司签订合同。新产品咨询洽谈会结束了。公司送走了客人后，进行会后总结。 总结会上，公司总经理认为，这次会议开得很成功。会务筹备处的准 备工作做得周密细致，会议的组织接待工作做得很好，为公司赢得良 好的人气指数打下了基础。再加上新产品过硬的质量，专家精辟的讲 解等，使得这次会议达到了预期的目的，圆满成功。总经理助理高叶 也指出了这次大会上的一些疏

6、漏之处，比如，在准备期间，把一个常 识性的问题给遗忘了，那就是少数民族人员的就餐问题。虽说是一个 小问题，但处理不好也会造成不好的影响。幸亏发现及时，及早解决， 才没有影响客户的情绪，使大会能顺利进行。在此特表扬初萌工作细 致，发现问题及时反映，尽早解决。另外，会议简报出得不够及时， 没有把会议上的情况及时通报给有关人员，尤其是最后签订合同的情 况，这可能是会期结束，有些人员思想松懈造成的，以后要吸取这方 面的教训。总结会上还通报了这次咨询洽谈会上的收获，80%的与会 者都同公司签订了合同，超出了预计的数量。这也为公司下一步的工 作提出了更高的要求。尽管如此，公司上下都很高兴。总经理决定， 对大会筹备处的人员每人奖励一个月的奖金。最后，要求大会筹备处 尽快把与这次大会有关的材料都整理出来。