财务软件应用实务 第1章 总论.ppt

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1、目录目录l第一章 总论1.1 会计信息系统及其特点1.2 会计信息系统的发展过程和趋势1.3 会计信息系统的功能结构1.4 会计信息系统实施步骤1.5 手工资料的整理l第二章 系统管理2.1 系统管理功能概述2.2 启动系统管理2.3 建立新帐套2.4 输出和引入2.5 光大实业有限公司初始资料及1999年1月业务资料1目录目录l第三章 总账系统3.1 总账系统功能概述3.2 总账系统的初始设置3.3 日常处理3.4 总账系统应用l第四章 往来款项管理系统4.1 往来款项管理功能概述4.2 往来款项管理系统初始化4.3 日常处理4.4 往来款项管理的应用2目录目录l第五章 购销存系统5.1 购

2、销存系统概述5.2 购销存系统的初始化5.3 购销存系统的日常处理5.4 购销存系统的应用l第六章 固定资产管理系统6.1 固定资产系统功能概述6.2 固定资产系统的初始设置6.3 固定资产系统的日常处理6.4 固定资产系统的期末处理3目录目录l第七章 工资系统7.1 工资系统建账7.2 工资系统基础设置7.3 工资变动7.4 工资分摊7.5 工资帐表查询7.6 工资系统月末处理l第八章 UFO报表系统8.1 UFO报表系统概述8.2 报表定义8.3 报表数据处理4目录目录l第九章 期末处理9.1 自动转账9.2 收入和费用调整9.3 期末汇率调整9.4 结转本期入库及出库材料成本 9.5 计

3、算本期完工产品成本9.6 结转本期入库产品成本和本期出库产品成本9.7 期末损益处理9.8 期末对账9.9 期末结账5第一章第一章 总论总论1.1 会计信息系统及其特点会计信息系统及其特点1.2 会计信息系统的发展过程和趋势会计信息系统的发展过程和趋势1.3 会计细细系统的功能结构会计细细系统的功能结构1.4 会计细细系统实施步骤会计细细系统实施步骤1.5 手工资料的整理手工资料的整理61.1 1.1 会计信息系统及其特点会计信息系统及其特点 71.1 1.1 会计信息系统及其特点会计信息系统及其特点l会计信息系统会计信息系统简称AIS（accounting information syste

4、m）：是指利用计算机信息技术，对会计信息进行收集、存储、处理及传输，完成会计核算、监督、管理和辅助决策的一个信息系统。81.1 1.1 会计信息系统及其特点会计信息系统及其特点l会计信息系统具有以下特点：1会计信息系统以计算机和互联网信息技术为主要工具，采用人机结合方式进行操作。2数据采集要求标准化和规范化。3数据处理方式集中化和自动化。4会计信息载体无纸化。5财务和业务的协同处理。91.1 1.1 会计信息系统及其特点会计信息系统及其特点6会计信息的搜集、处理和使用动态化、实时化。7改变了手工会计下的组织体系。8改进了会计核算形式和方法。9改变了手工会计下的内部控制制度。10进一步强化会计的

5、管理职能。101.2 1.2 会计信息系统的发展过程和趋势会计信息系统的发展过程和趋势11应用层面应用层面l会计信息系统在应用层面经历了岗位级部门级企业级供应链级的发展过程。岗位级：岗位级：岗位级应用阶段并不存在一个完整的会计信息系统，只是在某些会计处理岗位上，相应地开发了一些为提高处理速度而设计的程序。部门级：部门级：随着越来越多的岗位使用软件处理会计信息，自然就涉及各岗位之间数据交换、共享的问题，随之出现了供整个部门使用的软件系统。12应用层面应用层面企业级：企业级：随着企业信息管理系统概念的提出，出现了企业信息管理系统软件，作为企业信息管理系统基础子系统的会计信息系统也面临着与其他业务子

6、系统相衔接和协同的问题，因此出现了企业级会计信息系统。供应链级：供应链级：随着互联网技术的发展、电子商务的出现、企业之间网上信息传输和交换逐渐频繁，零库存、即时制造等概念相继提出。13业务处理层面业务处理层面l会计信息系统在数据处理层面经历了账务处理全面核算会计管理面向决策的发展过程。账务处理：账务处理：只包含账务处理模块，所有业务均经过编制记账凭证方式录入到账务处理系统登账。全面核算：全面核算：包含很多业务处理模块，如采购业务、销售业务、固定资产管理业务等，这些业务系统也能自动产生记录会计信息的记账凭证，实现财务业务一体化。14业务处理层面业务处理层面会计管理和面向决策：会计管理和面向决策：

7、核算系统集中于事后，在将财务人员从核算中解放出来以后，为了更好地发挥会计的事中控制和事前预测功能，将管理会计的很多内容应用到会计信息系统中。15操作系统层面操作系统层面l会计信息系统在操作系统层面经历了DOSWindows（95/98/NT/XP）浏览器Browser的发展过程。16网络技术层面网络技术层面l会计信息系统在网络技术层面经历了F/S（局域网文件/服务器）C/S（局域网客户机/服务器）B/S（互联网浏览器/服务器）的发展过程。17数据库层面数据库层面l会计信息系统在数据库层面经历了文件系统小型数据库大型数据库数据仓库的发展过程。文件系统：文件系统：将会计信息保存在各个独立的文件中，

8、数据之间联系不够紧密，数据冗余度很大，容易导致数据不一致。小型数据库：小型数据库：适合单机、小批量数据使用。大型数据库：大型数据库：适合网络大批量数据处理，而且包含了大量的数据安全措施。数据仓库：数据仓库：采用立体化数据关系、深度数据挖掘技术，符合会计信息系统为管理决策服务的要求。181.3 1.3 会计信息系统的功能结构会计信息系统的功能结构19会计信息系统的功能结构会计信息系统的功能结构l1会计信息系统各功能模块的划分（1 1）财务系统。）财务系统。主要包括总账系统、应收款管理、应付款管理、工资核算、固定资产核算、成本核算、资金管理、会计报表等模块。（2 2）购销存系统。）购销存系统。主要

9、包括采购计划、采购管理、库存管理、存货核算、销售管理等模块。（3 3）管理决策系统。）管理决策系统。主要包括领导信息系统（EIS）、决策支持系统（DSS）、财务评价系统等模块。20会计信息系统的功能结构会计信息系统的功能结构l2会计信息系统的业务处理过程（1）购销存业务处理过程在采购管理模块中输入采购发票和采购入库单，该发票的款项在应付款管理模块中核算，在库存管理模块中审核该入库单并登记出入库台账，在销售管理模块中输入销售发票和销售出库单，该发票的款项在应收款管理模块中核算，在库存管理模块中审核该出库单并登记出入库台账，再送存货核算模块核算销售成本。在库存管理模块中填制各种出、入库单，审核后登

10、记出入库台账。21会计信息系统的功能结构会计信息系统的功能结构（2）会计核算业务处理流程在存货核算模块中生成存货成本的凭证并传递到总账，同时为成本核算模块提供原材料领料单。在工资模块中输入工资变动原始资料，进行工资计算，并自动生成工资费用分配以及其他工资核算凭证传递到总账模块，同时为成本核算模块提供人工费用资料。在固定资产模块中输入固定资产变动原始资料，对固定资产进行管理，并自动计提固定资产折旧额，同时自动生成固定资产变动核算凭证、折旧核算凭证等传递到总账模块，并为成本核算模块提供折旧费用资料。221.4 1.4 会计信息系统实施步骤会计信息系统实施步骤231.4.11.4.1制定企业实施会计

11、信息系统工作计划制定企业实施会计信息系统工作计划l企业在确定实施会计信息系统后，制定会计信息系统工作计划是十分必要的，此计划的主要内容包括：（1）说明企业实施会计信息系统的意义和总目标；（2）说明实施过程中潜在的各种风险，尽可能将风险出现时造成的影响降到最低限度；（3）确定计算机会计信息系统的总体结构，主要是指会计信息系统的职能结构，即系统的构成及其关系；（4）确定会计信息系统软硬件的取得方式及配套软件是购买还是组织开发，硬件的类型、规格、处理方式以及外围设备等；241.4.11.4.1制定企业实施会计信息系统工作计划制定企业实施会计信息系统工作计划（5）对实施过程所需费用进行预算；（6）明确

12、实施时间，划分实施阶段，制定实施过程分阶段性目标，并说明达到阶段性目标的保障措施；（7）组成实施会计信息系统项目小组，小组应由咨询专家和企业财会人员共同组成；（8）指明项目组负责人，说明咨询专家和企业财会人员各自的工作范围、工作内容和工作职责。251.4.21.4.2选择计算机运行环境选择计算机运行环境l计算机运行环境包括硬件环境和软件环境。硬件环境硬件环境主要有计算机、外围设备、通讯设备、计算机房等；软件环境软件环境主要有系统软件、工具软件、常用应用软件、会计信息系统软件开发工具等。1 1选择硬件选择硬件计算机硬件配置结构主要有以下几种：（1）单机结构。（2）多机松散结构。（3）多用户结构。

13、（4）网络结构。261.4.21.4.2选择计算机运行环境选择计算机运行环境在确定计算机硬件环境时，应注意以下因素：（1）上级主管部门的要求。（2）企业计算机应用的总体规划。（3）会计信息系统软件的性能及配置。（4）维修服务情况。271.4.21.4.2选择计算机运行环境选择计算机运行环境2 2选择软件选择软件会计信息系统软件对计算机软件环境的要求主要是对操作系统、中文环境、数据库等的要求。会计信息系统软件的取得方式通常有三种：l1 1选购通用化会计信息系统软件选购通用化会计信息系统软件l企业在选购通用化系统软件时，应注意以下因素：l（1）适应性。l（2）通用性。l（3）软件系统设置的灵活性、

14、开放性和可扩展性。l（4）会计信息系统软件运行的稳定性与易用性。281.4.21.4.2选择计算机运行环境选择计算机运行环境l（5）会计信息系统软件的安全可靠性。l（6）会计信息系统软件对计算机性能的要求及其运行效率。l（7）会计信息系统软件开发商的发展前景及售后服务。l（8）合法性。l2 2定点开发软件定点开发软件l开发方式有自己开发、委托开发和联合开发三种方式。l3 3二次开发二次开发291.4.3 1.4.3 人员培训人员培训l培训的具体工作在于：培训的具体工作在于：1制定培训计划。2选择培训方式。l会计信息系统操作人员上岗之前的培训主要有三种形式：l（1）参加财政部门组织的初、中、高级

15、会计信息系统培训。l（2）参加软件公司提供的培训。l（3）企业自行组织的培训。3做好人员培训的各项组织工作。301.4.41.4.4建立会计信息系统管理制度建立会计信息系统管理制度l1 1建立岗位责任制建立岗位责任制基本会计岗位基本会计岗位可包括会计主管、出纳、会计核算各岗、稽核、会计档案管理等工作岗位。电算化会计岗位电算化会计岗位包括直接管理、操作、维护计算机及会计信息系统软件等工作岗位。电算化会计岗位和工作职责一般可划分为：（1）电算主管。（2）软件操作。（3）审核记账。（4）信息系统维护。（5）电算审查。（6）数据分析。311.4.41.4.4建立会计信息系统管理制度建立会计信息系统管理

16、制度l2 2会计信息系统操作管理制度会计信息系统操作管理制度会计信息系统操作管理制度的主要内容包括：（1）明确规定上机操作人员对会计信息系统软件的操作工作内容和权限，严格管理操作密码，指定专人定期更换密码，杜绝未经授权人员操作会计信息系统软件。（2）预防已输入计算机的原始凭证和记账凭证等会计数据未经审核就登记机内账簿。（3）操作人员离开机房前，应执行相应命令退出会计信息系统软件。（4）根据本单位实际情况，由专人保存必要的上机操作记录，记录操作人、操作时间、操作内容、故障情况等内容。321.4.41.4.4建立会计信息系统管理制度建立会计信息系统管理制度l3 3计算机硬件、软件和数据管理制度计算

17、机硬件、软件和数据管理制度计算机硬件、软件和数据管理制度的主要内容包括：（1）保证机房设备安全和计算机正常运行是进行会计电算化的前提条件，要经常保养有关设备，保持机房和设备的整洁，防止意外事故的发生。（2）确保会计数据和会计信息系统软件的安全保密，防止非法修改和删除数据和软件；对磁性介质存放的数据要保存双备份。（3）对正在使用的会计核算软件进行修改、对通用会计信息系统软件进行升级和对计算机硬件设备进行更换等工作，要有一定的审批手续；在软件修改、升级和硬件更换过程中，要保证实际会计数据的连续和安全，并由有关人员进行监督。（4）健全计算机硬件和软件出现故障时进行排除的管理措施，保证会计数据的完整性

18、。（5）健全必要的防治计算机病毒的措施。331.4.41.4.4建立会计信息系统管理制度建立会计信息系统管理制度l4 4会计信息系统档案管理制度会计信息系统档案管理制度会计信息系统档案管理制度的主要内容包括：（1）会计信息系统档案，包括存储在计算机硬盘中的会计数据以及其他磁性介质或光盘存储的会计数据和计算机打印出来的书面等形式的会计数据。会计数据是指记账凭证、会计账簿、会计报表（包括报表格式和计算公式）等数据。（2）会计信息系统档案管理是重要的会计基础工作，要严格按照财政部有关规定的要求对会计档案进行管理，由专人负责。341.4.41.4.4建立会计信息系统管理制度建立会计信息系统管理制度（3

19、）会计信息系统档案管理要做好防磁、防火、防潮和防尘工作，重要的会计档案应准备双份，存放在两个不同的地点。（4）采用磁性介质保存的会计档案，要定期进行检查，定期进行复制，防止由于磁性介质损坏而使会计档案丢失。（5）通用会计信息系统软件、定点开发会计信息系统软件、通用与定点开发相结合会计信息系统软件的全套文档资料以及会计信息系统软件程序，视同会计档案保管，保管期截至该软件停止使用或有重大更改之后五年。351.4.51.4.5试运行试运行l试运行的主要任务主要任务在于：通过人机并行，检查已建立的计算机会计信息系统能否满足企业需要，使用人员对软件的操作有无问题，对运行中发现的问题进行处理，要制定出现意

20、外事故的应急处理措施，要清除无关数据，保证初始数据和记录的正确性。l试运行的时间通常为3 36 6个月。361.4.61.4.6会计电算化申报与审批会计电算化申报与审批l根据1994年6月30日财政部发布的会计电算化管理办法的规定，采用电子计算机替代手工记账的单位，应当具备以下条件：（1）使用的会计核算软件达到财政部发布的会计核算软件基本功能规范的要求。（2）配有专门或主要用于会计核算工作的电子计算机或电子计算机终端，并配有熟练的专职或者兼职操作人员。371.4.61.4.6会计电算化申报与审批会计电算化申报与审批（3）用电子计算机进行会计核算与手工会计核算同时运行3个月以上，取得一致的结果。

21、（4）有严格的操作管理制度。（5）有严格的硬件、软件管理制度。（6）有严格的会计档案管理制度。381.5 1.5 手工资料的整理手工资料的整理391.5.11.5.1编码的整理和设计编码的整理和设计l1 1会计科目编码会计科目编码l2 2客户和供应商编码客户和供应商编码l3 3部门编码部门编码l4 4职员编码职员编码l5 5存货编码存货编码l6 6其他编码其他编码401.5.21.5.2各种初始数据的整理各种初始数据的整理l1 1科目初始余额科目初始余额系统只需要最明细科目的初始余额，非明细科目系统会自动汇总。l2 2往来业务初始资料往来业务初始资料对设置了往来业务辅助核算的会计科目，要将其期

22、初余额分解成具体往来业务资料。l3 3存货初始资料存货初始资料对各项存货要准备期初结存数量、单价及金额，若账套启用会计期间不是会计年度开始的第一个会计期间，则还需本会计年度累计收入数量、累计收入金额、累计发出数量、累计发出金额等各项数据。l4 4固定资产初始资料固定资产初始资料根据企业固定资产卡片，对每一固定资产，要整理准备以下三方面资料：（1）基本入账信息。（2）折旧信息。（3）本年变动数据。41复习思考题复习思考题l1.什么是会计信息系统?l2.会计信息系统有什么特点?l3.会计信息系统的发展趋势如何?l4.会计信息系统的功能结构如何?l5.企业应按照哪些工作步骤实施会计信息系统?l6.企业应如何选择会计信息系统的软硬件?l7.对手工会计资料的整理包含哪些方面?42