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1、第八章第八章 UFO报表系统报表系统8.1 UFO报表系统概述报表系统概述8.2 报表定义报表定义8.3 报表数据处理报表数据处理18.1 UFO8.1 UFO报表系统概述报表系统概述28.1 UFO8.1 UFO报表系统概述报表系统概述lUFOUFO报表系统报表系统是用友软件提供的一个功能强大的独立的报表生成、管理软件。lUFO报表系统的主要功能主要功能包括:设计报表的格式和编制公式;从总账系统或其他业务系统中取得有关会计信息自动编制各种报表;对该报表进行审核、汇总,生成分析图,按预定的格式输出各种报表。lUFO报表系统工作流程如图8-1所示。38.1 UFO8.1 UFO报表系统概述报表系
2、统概述图8-1 UFO报表系统工作流程图48.1 UFO8.1 UFO报表系统概述报表系统概述l1 1格式状态和数据状态格式状态和数据状态格式状态格式状态在格式状态下设计报表的格式,如表尺寸、行高列宽、单元属性、单元风格、组合单元、关键字、可变区等。报表的三类公式单元公式(计算公式)、审核公式、舍位平衡公式也在格式状态下定义。在格式状态下所做的操作对本报表所有的表页都发生作用。在格式状态下不能进行数据的录入、计算等操作。在格式状态下所看到的是报表的格式,报表的数据全部都隐藏了。58.1 UFO8.1 UFO报表系统概述报表系统概述数据状态数据状态在数据状态下管理报表的数据,如输入数据、增加或删
3、除表页、审核、舍位平衡、做图形、汇总、合并报表等。在数据状态下不能修改报表的格式。在数据状态下看到的是报表的全部内容,包括格式和数据。实现状态切换的是一个特别重要的按钮格式/数据按钮,点击这个按钮可以在格式状态和数据状态之间切换。68.1 UFO8.1 UFO报表系统概述报表系统概述l2 2单元单元报表中的小方格称为单元,单元是组成报表的最小单位,单元名称由所在行、列标识。行号用数字1 9 999表示,列标用字母A IU表示。单元具有单元属性,单元属性包括:(1 1)数值单元)数值单元:是报表的数据,在数据状态下输入。数值单元的内容可以是1.7(8E-308)1.7(8E+308)之间的任何数
4、(15位有效数字),数字可以直接输入或由单元中存放的单元公式运算生成。建立一个新表时,所有单元的类型缺省为数值。78.1 UFO8.1 UFO报表系统概述报表系统概述(2 2)字符单元)字符单元:是报表的数据,在数据状态下输入。字符单元的内容可以是汉字、字母、数字及各种键盘可输入的符号组成的一串字符,一个单元中最多可输入63个字符或31个汉字。字符单元的内容也可由单元公式生成。(3 3)表样单元)表样单元:是报表的格式,是定义一个没有数据的空表所需的所有文字、符号或数字。一旦单元被定义为表样,那么在其中输入的内容对所有表页都有效。表样在格式状态下输入和修改,在数据状态下不允许修改。88.1 U
5、FO8.1 UFO报表系统概述报表系统概述l3 3区域和组合单元区域和组合单元区域由一张表页上的一组单元组成,自起点单元至终点单元是一个完整的长方形矩阵。在UFO中,区域是二维的,最大的区域是一个二维表的所有单元,最小的区域是一个单元。在描述一个区域时,用其左上角单元名称和其右下角单元名称,中间用冒号连接,如:C1:G5。组合单元由相邻的两个或更多的单元组成,这些单元必须是同一种单元类型,UFO在处理报表时将组合单元视为一个单元。组合单元的名称可以用区域的名称或区域中的单元的名称来表示。98.1 UFO8.1 UFO报表系统概述报表系统概述l4 4关键字关键字关键字关键字是游离于单元之外的特殊
6、数据单元,可以唯一标识一个表页,用于在大量表页中快速选择表页。关键字的显示位置在格式状态下设置,关键字的值则在数据状态下录入,每个报表可以定义多个关键字。单位名称单位名称:字符型(最大30个字符)。单位编号单位编号:字符型(最大8个字符)。年年:数值型(19042800)。季季:数值型(14)。月月:数值型(112)。日日:数值型(131)。108.2 8.2 报表定义报表定义118.2.1 8.2.1 建立一个已定义模板的报表建立一个已定义模板的报表lUFO报表系统提供了21个行业的标准财务报表格式模板,用户在定义一个新报表时,应该首先查看一下系统是否已经提供了该报表的模板。如果已经存在该报
7、表的模板,或存在近似的模板,则应采用这些模板。l以工业企业损益表为例,讲述如何建立一个已定义模板的报表。l进入UFO报表系统,点击工具栏新建按钮,出现新报表格式状态界面,点击菜单“格式”“报表模板”,如图8-2。l出现UFO已经定义好的报表模板选择对话框,如图8-3。l以工业行业损益表为例,点击“确认”按钮,出现已定义好的工业行业损益表,如图8-4。128.2.1 8.2.1 建立一个已定义模板的报表建立一个已定义模板的报表图8-2 “报表模板”在菜单中的位置138.2.1 8.2.1 建立一个已定义模板的报表建立一个已定义模板的报表图8-3 选择报表模板148.2.1 8.2.1 建立一个已
8、定义模板的报表建立一个已定义模板的报表图8-4 定义好的工业行业损益表158.2.2 8.2.2 建立一个无定义模板的报表建立一个无定义模板的报表l以资产负债表为例来说明自定义报表的过程。l1 1创建新的空表创建新的空表点击工具栏上的新建按钮,产生出一个新的空白报表。l2 2设置报表行列数设置报表行列数点击菜单“格式”“表尺寸”,出现如图8-5的对话框,输入行列数:l3 3定义行高和列宽定义行高和列宽点击菜单“格式”“行高”和“列宽”,在打开的对话框中输入报表中行列的高度和宽度。l4 4画表格线画表格线为了在适当位置输出表格线,首先选取要画线的区域,使之成黑色,再点击菜单“格式”“区域划线”,
9、出现对话框如图8-6。168.2.2 8.2.2 建立一个无定义模板的报表建立一个无定义模板的报表图8-5 行数列数确定178.2.2 8.2.2 建立一个无定义模板的报表建立一个无定义模板的报表图8-6 区域画线188.2.2 8.2.2 建立一个无定义模板的报表建立一个无定义模板的报表l5 5定义组合单元定义组合单元UFO可以将组合单元当成一个单元来使用。首先选中要组合的单元格,再点击菜单“格式”“组合单元”,如图8-7。l6 6设置单元属性设置单元属性依据要定义的报表,设置各个单元格的属性,这些属性包括单元类型、数据格式、对齐方式、字型、字体、字号及颜色、边框样式等内容。右击一单元格或一
10、选定的区域,选中“单元属性”菜单项,在如图8-8的对话框的各个不同页签中,可设置单元属性。198.2.2 8.2.2 建立一个无定义模板的报表建立一个无定义模板的报表图8-7 定义组合单元208.2.2 8.2.2 建立一个无定义模板的报表建立一个无定义模板的报表图8-8 设置单元格属性218.2.2 8.2.2 建立一个无定义模板的报表建立一个无定义模板的报表l7 7定义关键字定义关键字定义关键字主要包括设置关键字和调整关键字在表页上的位置。在资产负债表中,要设置的关键字为单位名称、年、月。点击菜单“数据”“关键字”“设置”,出现如图8-9的对话框。选中“单位名称”单选钮,点击“确定”按钮;
11、重复以上步骤两次,分别选中“年”、“月”为关键字。接下来要调整关键字的位置,点击菜单“数据”“关键字”“偏移”,出现图8-10的对话框。分别输入各个关键字的显示偏移量,使得关键字显示时不至于重叠。偏移量的范围是-300到300,负数表示向左偏移,正数表示向右偏移。228.2.2 8.2.2 建立一个无定义模板的报表建立一个无定义模板的报表图8-9 设置单元关键字238.2.2 8.2.2 建立一个无定义模板的报表建立一个无定义模板的报表图8-10 定义关键字偏移248.2.2 8.2.2 建立一个无定义模板的报表建立一个无定义模板的报表l8 8报表公式设计报表公式设计报表公式指报表或报表数据单
12、元的计算规则,主要包括单元公式、审核公式和舍位平衡公式。(1 1)单元公式)单元公式单元公式单元公式是指为报表数据单元进行赋值的公式,其作用是从账簿、凭证、本报表或其他报表等处调用、运算所需的数据,并填入相应的报表单元中。利用单元公式既可以将数据单元赋值为数值,也可以将数据单元赋值为字符。单元公式一般由目标单元、等号、运算符、函数和括号组成,例如资产负债表中用于计算“货币资金”期末数的单元公式为:D6QM(“81”,月,年,)+QM(“82”,月,年,)+QM(“89”,月,年,)258.2.2 8.2.2 建立一个无定义模板的报表建立一个无定义模板的报表账务取数函数的基本格式为:函数名(“科
13、目编码”,会计期间,“方向”,账套号,会计年度,编码1,编码2)参数说明:参数说明:“科目编码”也可以用科目名称,双引号不能少;会计期间一般是“月”这个系统变量,但也可以是具体的数字,表示一个固定的月;加的部分都可以省略,表示使用缺省值,但逗号不能省略;编码1和编码2与科目的辅助核算有关,可以是职员编码、项目编码等,没有辅助核算的科目则省略这两项,但逗号不能省。268.2.2 8.2.2 建立一个无定义模板的报表建立一个无定义模板的报表首先要选中想要定义格式的单元格,如D6,然后点击菜单栏下方的图标 ,出现如图8-11的格式输入对话框。点击其中的 按钮,出现函数向导对话框,如图8-12。在“函
14、数分类”列表框选中相应的分类,再在“函数名”列表框选中相应函数。点击 按钮,出现选中函数的格式对话框,如图8-13。可以点击 按钮,出现参数参照输入对话框,如图8-14。如果对该对话框中的某些项目不够了解,可以按F1键,调出函数常见问题解答帮助,如图8-15。278.2.2 8.2.2 建立一个无定义模板的报表建立一个无定义模板的报表图8-11 单元格公式定义288.2.2 8.2.2 建立一个无定义模板的报表建立一个无定义模板的报表图8-12 函数向导298.2.2 8.2.2 建立一个无定义模板的报表建立一个无定义模板的报表图8-13 函数格式308.2.2 8.2.2 建立一个无定义模板
15、的报表建立一个无定义模板的报表图8-14 函数格式参照318.2.2 8.2.2 建立一个无定义模板的报表建立一个无定义模板的报表图8-15 函数帮助328.2.2 8.2.2 建立一个无定义模板的报表建立一个无定义模板的报表(2 2)审核公式)审核公式l数据的审核数据的审核:在实际工作中,为了确保报表数据的准确性,经常用报表之间或报表之内的勾稽关系对报表进行勾稽关系检查。l审核公式审核公式:将报表数据之间的勾稽关系用公式表示出来。l审核公式由验证关系公式验证关系公式和提示信息提示信息两部分组成。在定义审核公式之前,首先要分析报表中各个单元之间的关系来确定审核关系,再依之定义审核公式。338.
16、2.2 8.2.2 建立一个无定义模板的报表建立一个无定义模板的报表l审核公式的格式为:审核公式的格式为:lMESS“”l审核公式定义步骤如下:l点击菜单“数据”“编辑公式”“审核公式”,如图8-16。l出现如图8-17的审核公式输入对话框。l在其中按审核公式的格式输入审核格式。l注意:可以输入多条审核格式,每条格式以MESS结束。348.2.2 8.2.2 建立一个无定义模板的报表建立一个无定义模板的报表图8-16 审核公式在菜单中的位置358.2.2 8.2.2 建立一个无定义模板的报表建立一个无定义模板的报表图8-17 审核公式录入368.2.2 8.2.2 建立一个无定义模板的报表建立
17、一个无定义模板的报表(3 3)舍位平衡公式)舍位平衡公式l舍位平衡公式舍位平衡公式:对报表数据计量单位进行调整及调整后保持平衡关系的公式。舍位平衡公式的定义步骤如下:l点击菜单“数据”“编辑公式”“舍位公式”,出现如图8-18的舍位平衡公式对话框。l舍位表名舍位表名:和当前文件名不能相同,默认在当前目录下。l舍位范围舍位范围:用于指定舍位数据的区域,把所有要舍位的数据包括在内。l舍位位数舍位位数:1 8位。舍位位数为1,区域中的数据除8;舍位位数为2,区域中的数据除80;以此类推。378.2.2 8.2.2 建立一个无定义模板的报表建立一个无定义模板的报表l平衡公式:平衡公式:l按逆顺序写,首
18、先写最终运算结果,然后一步一步向前推。l每个公式一行,各公式之间用逗号隔开,最后一条公式不用写逗号。l公式中只能使用“+”“-”符号,不能使用其他运算符及函数。l等号左边只能为一个单元(不带页号和表名)。l一个单元只允许在等号右边出现一次。l通过以上步骤,一个没有模板的报表定义工作就完成了。点击菜单“文件”“另存为”可将报表定义保存在一个“.REP”文件中。388.2.2 8.2.2 建立一个无定义模板的报表建立一个无定义模板的报表图8-18 舍位平衡公式录入398.3 8.3 报表数据处理报表数据处理408.3.1 8.3.1 报表生成报表生成l报表数据处理主要包括生成报表生成报表、审核报表
19、审核报表和舍舍位平衡操作位平衡操作等工作。l报表生成的过程是在人工控制下由计算机按照报表定义自动完成的。l注意:大多数会计报表都与日期有密切的联系。报表生成的步骤如下:l1 1账套初始账套初始账套初始就是设置报表和账簿之间的关系,也就是在编制报表之前指定报表数据的来源和会计年度。操作步骤如下:点击菜单“数据”“账套初始”,出现“账套及时间初始”对话框,如图8-19。在其中选择报表数据来源的账套号和会计年度。418.3.1 8.3.1 报表生成报表生成图8-19 报表相关的账套号和时间428.3.1 8.3.1 报表生成报表生成l2 2增加表页增加表页增加表页可以通过插入表页或通过追加表页来进行
20、。插入表页是在当前表页后面插入一张空表页,追加表页是在最后一张表页后面追加n张空表页。一个报表最多可以有99 999张表页。操作步骤如下:(1)点击屏幕左下角的“格式/数据”按钮,使之出现;(2)点击菜单“编辑”“追加”“表页”,打开“追加表页”对话框,如图8-20;(3)在该对话框中输入要追加的表页数,如11。438.3.1 8.3.1 报表生成报表生成图8-20 追加表页448.3.1 8.3.1 报表生成报表生成l3 3录入关键字录入关键字每张表页均对应不同的关键字,做报表输出时,关键字也会显示出来。操作步骤如下:点击菜单“数据”“关键字”“录入”,打开录入关键字对话框,如图8-21。点
21、击“确认”,系统出现“是否重算第1页”提示框,点击“是”,系统自动根据单元公式计算指定月份的报表数据,并将报表显示出来。注意:要编制一张正确的报表,首先必须在总账系统中正确地完成账簿的记账。如果总账系统重新进行了记账工作,则报表也要重新计算。所以,菜单上提供了“数据”“表页重算”功能。458.3.1 8.3.1 报表生成报表生成图8-21 录入关键字468.3.2 8.3.2 审核报表审核报表l报表的审核就是根据报表中已经设置的审核公式,对已经生成的报表是否符合这些审核公式进行检查。l一般来说,只要报表中的数据发生了变化,就必须进行审核。如果发现了错误,按照审核公式的提示进行修改后,再进行重新计算和审核,直到没有错误出现。l点击菜单“数据”“审核”,系统即可对报表自动进行审核。478.3.3 8.3.3 舍位平衡操作舍位平衡操作l报表的舍位平衡操作并非必须进行的,该操作只是在报表汇总或合并时,由于不同报表的数据单位不同,无法完成汇总和合并工作,要将不同报表的单位进行统一,这时才进行舍位平衡操作。l点击菜单“数据”“舍位平衡”,系统根据定义好的舍位平衡公式自动对指定的区域进行舍位,并按平衡公式对舍位后的数据进行调整使其平衡。然后将经过舍位平衡处理后的数据存入指定的新表中。4849
限制150内