2022年分支机构职场租赁装修及家具设备管理办法.doc

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1、分支机构办公职场租赁、装修及家具、设备配置治理暂行方法 为加强公司分支机构筹建期间的职场租赁、装修及家具、设备配置治理，充分表达公司优秀文化内涵，树立某良好社会形象，特制定本治理方法。第一部分 治理原则一、分类治理机构筹建期间职场治理分为临时办公职场与正式办公职场两类，均采取租赁方式使用。二、受权治理(一) 所有未开业二级机构及其所属分支机构正式办公职场租赁、装修及家具、设备配置相关事宜均由总公司机构开展部负责审批。筹建期临时办公职场相关事宜，总公司负责审批二级机构；二级机构（筹备组）负责审批所属分支机构并向总公司报备。上述事宜拨款、购置、调配事宜由总公司机构开展部负责集中办理。(二) 本年度

2、已开业的二级机构，经总公司核准于下年度筹建的各级分支机构，总公司将把其职场、装修及家具、设备等相关筹建费用列入二级机构下年度财务预算，由二级机构在核定标准内审批使用并报备总公司。三、标准操纵治理凡在既定标准（参见附件一）范围内的，依照上述受权治理规定逐级报批报备；属超出标准范围的，一律报总公司机构开展部审批。第二部分 临时办公职场治理一、临时职场租赁治理（一）租赁标准1、租赁期：操纵在2个月以内。2、租赁用房：为宾馆或其它公有办公用房。3、租赁费用：二级机构操纵在3万元以内；三级机构操纵在1.5万元以内。此项费用需报总公司单独下拨。（二）租赁工作流程1、分支机构在标准范围内选出备选地点，写出签

3、报（参见附件二）逐级报批。并附：（1）租赁临时办公用房有关事项的请示。请示应包含有拟租办公用房的位置、面积、楼层、价格、配套效劳、物业治理及租赁费用预算等方面的内容。（2）拟签订的临时办公用房租赁合同。2、临时职场租赁不做现场调查，依照分级受权治理流程，审批核准。凡超出规定标准的，需向总公司机构开展部报批。3、分支机构筹备组依照批复意见与出租方签定租赁合同并归档。4、属特别缘故需延期租赁临时办公用房的，需提早15天向总公司机构开展部报批。(三) 相关考前须知1、临时办公用房不得进展任何装修。2、同城三级机构和四级机构不得租赁临时职场。二、临时职场家具、设备配置治理（一）家具配置标准：二级机构操

4、纵在2万元以内；三级机构操纵在1万元以内。（二）办公设备配置：属公司集团采购的，需事先上报总公司申请下拨配发；属机构自行采购的，在核定标准范围内按照分级受权要求报批报备购置。（三）购置费用：在机构筹建费中列支。（四）治理要求：机构各类统配、自购物品按照公司资产治理制度进展治理。第三部分 正式办公职场治理一、正式办公职场租赁治理（一）租赁标准1、为合理操纵机构本钱负担，兼顾将来开展需要，租赁期以35年以内为宜。2、分支机构办公职场租赁面积、费用标准，依照机构类别确定（参见附件一）。 （二）租赁工作流程1、依照总公司规定的职场租赁的面积、费用标准，分支机构筹备组对拟租赁办公职场进展实地调查。2、分

5、支机构需选出两个以上备选地点，写出签报（参见附件二）逐级报批。并附：（1）租赁办公用房有关事项的请示。请示应包含有拟租办公用房的位置、面积、楼层、价格以及开展商名称、开发资质、相关房地产有效证件和材料、工程质量监视部门核准的质量等级、配套效劳、物业治理以及租赁费用测算等方面的内容。（2）以总公司房屋租赁合同（范本）（参见附件六）为蓝本拟定的待签租赁合同。3、总公司机构开展部负责派员对二级机构拟租办公用房进展现场调查；三、四级机构拟租办公用房的现场调查由总公司派员或委托所属二级机构进展。4、总公司机构开展部会同有关部门结合审批租赁合同。5、分支公司筹备组依照总公司批复意见与出租方签定租赁合同并归

6、档。分支机构办公职场租赁操作流程责任部门流程相关文件分支机构筹备组职场调查上报租赁办公用房有关事项的请示派员现场调查总公司机构开展部会同相关部门结合审批分支机构依照总公司批复签订总公司关于办公职场的有关规定分支机构筹备组总公司机构开展部或二级机构机构开展部办公室财务部信息技术部人力资源部法律稽核质询部总公司关于办公职场的有关规定分支机构筹备组总公司批复（三）相关考前须知1、各级各类分支机构办公职场的面积、租赁费用须严格操纵在总公司规定的标准额度内，未经总公司批准，严禁打破。2、分支机构办公职场选址要求：应尽量选择所在城市金融机构聚拢区域，职场本身建筑具备良好的广告效应，既要能充分表达公司的雄厚

7、实力，也要能充分表达公司深沉的文化底蕴和高尚的文化档次。同时，职场本身建筑物应具备良好辐射效果的广告位置，便于公司广告的设立和摆放。3、车位要求：办公职场本身建筑应规划有足够的车位，可以为本身和客户提供足够的车位保障效劳。各分支机构发生的车位租赁费用，由分支机构在总公司下达的年度租赁费用总额内统筹考虑处理。4、租赁合同签约重要考前须知（1）分支机构有关责任人应对拟租办公用房的产权文件及相应手续，与原件进展核对，且复印签字确认，并将该等复印件与租赁合同一并至上报。（2）每年房屋租金建议分两次或屡次支付；违约金不要超过当期应付租金的日万分之二点一；（3）应争取获得4560日的装修期（免租期）；（4

8、）应有我方提早退租不视为违约的条款，如“租赁期内，乙方如要求提早终止本合同，应当提早90日书面通知甲方，本合同即至该通知载明的日期终止，双方互不承担违约责任，否则视为乙方违约。”二、正式办公职场装修治理（一）实行分类治理1、分支机构办公职场装修分为总公司指定装修与不指定装修两类。2、指定装修：由总公司统一委托南京金陵装饰装饰公司进展装修。二级机构原则上采取指定装修方式。3、不指定装修：由分支机构在当地通过公开招投标方式选定装修公司。（1）参与招标的装修公司资质必须到达二级资质，数量不得少于两家。（2）装修方案、装修费用和装修公司确实定，必须逐级上报总公司机构开展部核准。（3） 20万元以上的装

9、修工程由总公司机构开展部派员参与开标并确定中标公司；20万元以下的由二级机构（筹备组）负责开标并确立中标公司，报总公司机构开展部核批。（二）装修工作流程1、所有分支机构筹备组与装修公司共同制订职场装修方案和装修费用预算，行签报报总公司核准；装修费用预算应将装饰工程、消防工程、综合布线之外的其他分项工程（如监控系统、门禁考勤系统、110联动系统等）分别做出工程预算。2、总公司机构开展部会同有关部门核准批复装修方案。3、依照总公司批复，分支机构筹备组以总公司建筑装饰工程施工合同（范本）（参见附件七）为蓝本，与装修公司签订装修合同，施行装修工程。 4、分支机构筹备组指定专职责任人负责监视装修工程进度

10、与质量。 5、工程验收：按照建筑装饰工程竣工验收报告（参见附件八）有关要求进展验收。其中，20万元以上的装修工程总公司会同分支机构对装修工程进展验收。20万元以下的由二级机构（筹备组）负责验收。6、装修完工后，由装修公司提供完好的竣工决算材料，经分支机构予以确认逐级上报总公司，由总公司统一安排审计结算及备案。分支机构办公职场装修操作流程责任部门流程相关文件分支机构筹备组工程验收，结算报告审查对装修工程进展全过程监视招标、开标并确定装修公司总公司机构开展部会同相关部门结合审查并批复上报职场装修方案和费用预算方案总公司关于办公职场装修的有关规定机构开展部办公室财务部人力资源部法律质询部总公司关于办

11、公职场装修的有关规定职场装修方案费用预算方案分支机构筹备组招标说明书投标说明书分支机构筹备组工程监理合同总公司会同分支机构筹备组（三）相关考前须知1、装修风格：“标准，统一，简约，明快，大方，有用”。须精确展现公司的企业形象和文化内涵。（1）职场装修整体色彩，应严格符合公司品牌视觉识别VI系统使用治理规定的要求，充分表达黄、灰组合的色彩风格；同时，严格标准使用企业统一标识，构成公司统一完好、健康向上的良好形象。（2）分支机构应按照公司形象识别手册标准设置公司楼体外统一标识牌；同时应在职场入口处醒目区域设置公司形象标识、指引牌。（3）分支机构应按照公司形象识别手册的标准要求，设置统一风格和款式的

12、接待台和背景板。2、费用操纵：（1）各分支机构要本着节俭节约的原则严格操纵装修费用，装修工程预算必须操纵在总公司核定最高费用额度的90%内，剩余10%额度预留作为工程增项额度。（2）对装修费用的操纵，必须严格按总公司制定的标准执行，不得擅自提高标准和增加工程。3、装修面积和装修标准须报经总公司机构开展部核准。装修工程设计方案及概预算，须经总、分公司核精确认。4、独立办公室使用面积标准：二级分公司负责人房间操纵在50 m以内，班子成员操纵在25 m以内；三级机构负责人房间操纵在40 m以内，班子成员及四级机构负责人操纵在20 m以内；各级部门负责人房间操纵在10 m以内。5、在装修过程中，原则上

13、不得调整设计方案。假设有特别情况或实际需要变更的，需出具变更说明书，经总公司机构开展部批准后方可施行 6、装修款支付：原则上按进度付款，但需各级分支机构（筹建）主要负责人签字确认，逐级上报总公司机构开展部，由总公司统一支付。7、各分支机构应留意加强与装修公司的沟通与协作，积极配合，及时自理好外部环境关系，确保装修进度。8、装修时间操纵：省级公司毛坯房原则上45天完工；三级机构毛坯房原则上35天完工；省级公司改装房原则上30天完工；三级机构改装房原则上20天完工。三、正式职场办公家具配置治理（一）配置标准：（参见附件一）1、该费用标准包含机构所有人员工位和会议室、洽谈室、接待室等公共区域办公家具

14、的配置费用。2、二、三级机构办公家具由总公司统一购置配发。3、四级机构可参照配置标准及款式，坚持“从人节省”原则，报经所属二级机构核准，在当地自行购置。（二）配置工作流程1、逐级报批：分支机构办公职场所需办公家具，由分支机构筹备组按照总公司核定的人员编制填写分支机构办公家具需求表（参见附件三）逐级上报总公司。2、统一购置：总公司机构开展部会同有关部门审定机构需求后，按照分类确定的费用标准由总公司向公开招标确定的家具供给商，统一订购和配置。3、配发验收：（1）由家具供给商直截了当发货到分支机构订单指定收货地点，并安排效劳人员上门安装及提供售后效劳。（2）分支机构安排专人负责家具验收。按照家具验收

15、程序及标准（参见附件四）在家具供给商完成正常安装调试后进展验收并在验收回单（参见附件五）上签字确认并加盖公章。4、家具款支付：分支机构将验收回单逐级报至总公司机构开展部后，由总公司统一支付。（三）相关考前须知1、办公家具配置应严格遵照“简约、节省、从人”原则。2、工位预留：人员工位安排参照总公司人力资源部核定的编制、实际到位人员数量，二级分公司预留8个以内，三级机构预留6个以内。四、正式职场办公设备配置治理（一）配置标准（参见附件一）：依照分支机构人员编制规模配置。（二）购置方式：大额办公设备由总公司统一招标团购；一般办公设备由分支机构参照配置标准自行购置。（三）审批流程：属公司集团采购的，需

16、以签报方式报经总公司核准下拨配发；属机构自行采购的，在核定标准范围内购置并逐级报备（二级机构报备总公司机构开展部；三、四级分支机构报备所属二级机构），其购置费用在筹建费中列支。（四）治理要求：机构各类统配、自购物品按照公司资产治理制度进展治理。本暂行方法自发文之日起执行。由总公司机构开展部负责解释。二五年十一月二十日附件二：分支机构筹建事宜签报签报单位主送部门机构经办人联络签报事项1、需要报批事项主要内容：2、相关附件：机构审批意见分支机构负责人意见二级机构财务部意见二级机构其他部门会签意见二级机构负责人意见总公司审批意见机构开展部意见法律稽核质询部意见财务部意见信息治理部意见其他部门会签意见

17、总裁室意见注：此表用于办理分支机构办公职场租赁、装修及家具、设备配置等报批事宜。附件三：办公家具订货确认单订货单位：某财产保险股份 日期： 图号家具名称 商 标规格型号 基 料 数量单价总价油漆颜色名称 等级 合计金额(人民币大写)：送货地点安装地点送货时间安装时间安装人员联络收货验收人身份证号码联络人、填报人： 审批人：附件四： 办公家具验收程序及标准一、送货1、家具供给商：按照订货确认单，事先确认送货时间、地点、安装时间、地点2、订货单位：按照订货确认单相关证件，确认效劳公司委派之安装人员。二、拆箱1、指定验收人确认封装箱之材质良好，非不良材质制造；外观根本保持完好，无严峻破损。2、指定验

18、收人确认封装箱内物资按型号完好无缺-按照设备验收单3、指定验收人确认封装箱内物资完好无损。三、安装1、指定验收人确认办公家具安装过程标准，无人为硬性撬损、划损现象（正常翻撬除外）。2、指定验收人确认所有零配件均安装到位，无遗漏。3、指定验收人确认办公家具外观保持良好，并全部安装或移交给指定验收人。4、指定验收人确认办公家具安装完毕后安装人员整理现场，保持原有办公环境。5、指定验收人确认安装人员在培训时用语标准、明晰、态度良好。指定验收人确认在调试完毕后保存安装人员之有效联络方式。附件五： 办公家具验收回单 用户单位： 交货日期： 交货地点： 验收确认日期： 签收产品清单：品 名数 量单 价金

19、额订单编号验收工程：产 品型 号产 品序 列 号产品配件是否齐全完好产 品 是否 安 装产品运转测试情况是否合格备 注验收结论：用户单位：(盖 章)收 货 验 收 人： 验收条款：送货人必须依照收货人的身份证等有效证件进展确认后方可交货。在供货单位完成正常安装调试后，用户单位按照验收标准在5个工作日内完成验收，并在供货单位开具的验收回单上签字确认并加盖公章即视为对签约产品验收合格。用户单位如有异议应在此期限内以书面方式向供货单位提出，关于验收不合格产品，供货单位必须及时更换。用户单位未能履行上述商定手续或者义务的，供货单位有权拒交物资，并不承担因而导致的延迟交货的责任。假设供货单位在用户单位手续不全的情况下交货，因而造成供货单位的物资丧失，由供货单位负责赔偿。用户单位无法对全部物资进展验收时，须对已验收部分按合同商定价格交付相应之货款。 此单填写完全后传回至供货公司 供货公司信息(供货公司填写)单 位： 联络人：开户银行： 联络：帐 号： ：