2022年北京融科智地房地产开发有限公司档案管理办法.doc

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1、融科智地房地产开发档案治理方法（2001年 6 月 15 日公司总经理室审批通过）第一章总 则第一条为加强对公司各类档案的综合治理，逐步实现档案工作标准化、系统化和标准化，更好地为公司治理各项工作提供效劳，依照国家档案法，并依照北京市建委和市档案局结合公布的北京市城市建立工程竣工档案治理施行细则的有关部分，结合本公司治理工作中的实际情况，特制订本方法。第二条在档案学中，档案、文件材料、材料是三种不同的概念。档案是在本公司工作活动中直截了当构成的原始记录，通过整理、鉴定、组卷办理了归档手续的具有保存价值的文字、图纸、图表、声像、电脑光盘等不同载体的历史记录；文件材料是在本公司现行工作活动中直截了

2、当构成的原始记录，处于运转、承办过程中，还没有转化为档案；材料是指为了工作参考的目的而搜集来的文献材料，不是本公司工作活动中直截了当构成的文件材料。档案必须实行集中统一治理，确保完好、精确、平安，便于开发利用。第三条 档案治理工作是公司治理根底工作的一个重要组成部分，是维护公司合法权益、经济利益和历史真实相貌的一项工作，档案应按照文件的品种和构成的时间顺序进展全面的搜集和认确实整理、编制。第四条 公司各类档案均纳入本治理体系。其中：1、工程档案和文书档案归档于档案室；2、财务档案（包括合同档案）在财务部单独归档；3、人事档案属于存放在人才交流中心的部分按社会方法统一存放在人才交流中心，属于公司

3、人事手续部分（如简历、入职、辞职手续、员工根本情况表等）同“文件类”治理方法，由主管人事工作的岗位人员每月移交到公司档案室； 4、涉及公司机密的档案（如涉及公司级奖惩的文件及其他严重商业机密的文件），公司设专人保管。 第五条 本方法适用于公司各部门，其中深圳分部的档案治理纳入本治理方法。第二章机构设置 档案治理职责第六条 公司总经理室是档案治理的主管部门，其主要职责：1、 审核批准公司档案治理制度、方法、标准；2、 指导、监视和检查档案治理工作；3、 决定公司员工执行本标准的奖惩。第七条 公司档案室对内赋有各类档案的统管职能，对外赋有档案接口的职能。第八条 公司设置档案信息主管岗位，该岗隶属公

4、共事务部，其主要职责：1、执行国家档案工作的方针、政策和法规，规划公司档案工作。 2. 负责搜集、整理、分类、鉴定、保管、统计公司各类档案及有关材料。3. 指导各个部门的兼职文件治理员，把需要归档（具有一定保存价值）文件材料归档。4.积极与各部门一同进展对公司档案、材料等治理方法的研究。 5.开展档案的利用工作。负责编辑档案参考材料，编制检索工具。积极开发档案信息资源，逐步到达档案信息资源共享。 6. 进展档案的鉴定工作。对已超过保管期限的档案提出存毁意见，经公司领导审批后进展处理。第九条 各部门设兼职文件治理员负责本部门构成的档案材料的搜集积累、整理和向档案信息主管移交档案等工作。第三章 归

5、档范围归档保存的含义包括两个方面：一是具有保存价值的文件材料才需归档保存，才能转化为档案，没有保存价值的文件材料不必归档，也就不会转化为档案；二是履行了归档手续，也确实是说对构成的文件材料通过鉴别和挑选、通过了整理和组卷，履行了归档手续，具有法律效力，成为公司档案的组成部分。第十条 文书档案的归档范围：1. 公司营业执照、资质证书等法律类文书原件。2公司上级有关工作的指示、批示、批复、批转、决定、条例、方法、规定、计划、通报、通知等。3本公司制定下发的条例、规定、规则、方法、规划、计划、方案、工作汇报、总结、通知、通报、统计报表、历史沿革、大事记、简报 、信访、录音带、照片、影片等。4外联单位

6、报送的工作报告、总结、统计报表、通知、方法等。5.招投标文件、标书。第十一条 城建档案的归档范围：城建档案是城市建立开展规划、勘测、设计、施工、治理、科研、抗灾、战备等项工作的重要依照，包括基建文件、施工技术文件和竣工图三部分。其中基建文件由建立单位负责编制，施工技术文件和竣工图由施工单位编制，建立单位负责检查、督导，由建立单位组织统一报送城建档案馆。由建立单位编制的基建文件主要有：1 基建计划任务书等重要文件：工程建立工程立项依照：工程建议书及批复文件；可行性研究及其报告；计划任务书及批复文件，与工程立项有关的领导的重要讲话记录、重要的会议纪要等；会议文件、纪要：由建立单位或工程治理部门主持

7、召开的严重咨询题的技术会议、协调会议等会议文件及会议纪要；规划、环保、消防、防疫、节水、人防、抗震、劳动、卫生等有关职能部门的审查意见及批准文件。专家建议文件2 建立用地、征地、拆迁文件：建立工程选址报告及土地、规划部门批复；征用土地办理国有土地使用权转让、抵押等文件、建立用地规划许可证及批准用地范围图；有关拆迁安置协议、拆迁施行方法等主要文件。3 勘察、测绘、设计、投招标、监理文件：勘察包括工程地质、水文地质及气象、地震材料等。工程地质详细内容主要有地质勘探报告、勘探点平面位置图，地层岩性剖面图、地面岩性及物理力学性质综合统计表等。测绘包括红线桩位置及测量报告，钉桩成果报告；工程设计包括工程

8、设计条件通知单、委托设计任务书、扩初设计、施工图、构造计算书及概预算等。招投标文件包括工程设计、勘察、施工招投标，各种招投标文件及合同。工程监理文件：监理合同、监理规划及施行细则等。4 工程竣工总结的根本内容：工程竣工总结是工程竣工后的一个综合性的报告，简要地介绍工程建立的全过程。可依照工程规模的大小、施工难易程度、专业特点和工程的重要性有所不同，大体分为三种情况：第一种，国家、市有关部门组织国家或市级工程竣工验收大会的工程，验收大会（包括预验收大会）文件，可做为工程竣工总结归档，不再另行编制。验收大会文件主要包括：工程建立报告、工程设计报告、工程施工报告、工程决算报告、工程竣工档案编制报告、

9、验收鉴定书、验收委员会成员名单、领导讲话等。第二种，未召开国家或市级验收大会特大型、大型建筑安装工程，要编制较为详细的工程竣工总结其根本内容如下： 概述 工程立项的依照和建立目的； 工程概况，包括工程位置、规模、数量、概算（包括征用土地、拆迁、补偿费）、预、决算等； 工程设计、工程施工招投标情况，工程监理情况； 三通（水通、电通、道路通）一平（场地平）情况。设计、施工情况 设计情况设计单位和设计内容（如不是一个设计单位，要把全部设计单位名称及设计内容写清晰 ）；工程设计有什么新的设计构思和特点，采纳了哪些新的设计方法，采纳哪些新的建筑材料。 施工情况开、竣工日期；施工组织情况、主要技术措施；施

10、工单位互相协调情况（如总包和分包、各专业之间等）；使用新的施工技术情况。 质量事故及其处理情况。 与市政公用工程连接的市政公用工程施工情况（包括道路、上水、雨水、污水、供电、电讯、热力、燃气等）。红线内道路、绿化施工情况。工程质量及经历教训 工程质量鉴定意见和评价； 施工组织和治理等方面的经历、体会或教训； 工程遗留咨询题及其处理意见。其它需要说明的咨询题如新建工程的门牌号码等上述三项未包括的内容，仍需说明均可在此交待清晰。第三种，除上述一、二种以外的其它一般工程，其竣工总结内容可参照第二种，但能够简述，只要把主要情况写清晰即可，不必面面俱到。5 工程照片、声像材料：工程照片（含底片）主要有：

11、施工前的原貌；各施工阶段有代表性的照片，尤其是隐蔽工程、质量事故的照片；采纳新的施工技术和新的建筑材料的照片；竣工后新貌（室内、外）。每张照片都要有简要的文字材料，能精确说明照片内容，如照片类型、位置、拍照时间、作者、底片编号等。对国家、市重点工程、特大型工程、特种工程，原则上要求报送声像材料，录音材料包括领导的重要讲话、重要会议的录音等；录像材料（包括影片）要能反映工程建立的全过程，如原貌、奠基、施工过程、竣工验收等内容。录音带、录像带、影片均要附有注明工程工程名称及录音、录像、影片内容的文字材料。第四章 归档时间和手续第十二条 文书档案各部门每月向公司档案室移交一次。第十三条 工程前期所有

12、文件、证件在工程开工后一次性移交档案室。第十四 公司重要活动声像档案在每项工作完成后，由主办部门将声像材料和文字简介，两个月内向档案室归档。一般活动声像记录由经办人自行保管。 第十五条 图纸（设计图纸和竣工图纸）等技术文件类。设计治理与技术方案研究部为设计图纸等技术类文件的第一责任人，工程治理部为竣工图等技术类文件的第一责任人，各部分别建立相应的文件积累与保管责任制，定期交公司档案室存档。第十六条 招投标类文件，投资治理部为第一责任人，应建立相应的文件积累与保管责任制，定期交公司档案室存档。第十七 接收档案必须履行手续，应依照移交人提供的移交档案目录，与移交人共同清点，对重要案卷，要逐项清点，

13、经查对无误，方可办理签收手续。第五章 归档要求第十八条 本公司文书档案实行按构成部门立卷制度。归档的文件材料应完好、精确地反映公司（或部门）在各项活动中的真实过程，必须是定稿后由公司（或部门）负责人签发的原件。请示类文件应有批复，保证档案的完好性。第十九条 城建档案、招投标文件、标书等实行按工程分类、立卷。第六章档案的保管第二十条各类档案都是公司的重要财富，由档案室集中统一治理，任何部门或个人都不得视档案为私有。全体员工都有保护档案的义务。第二十一条档案室按便于保管、方便利用为原则，对档案进展分类、编号和陈列。第二十二条档案室应研究和改良档案的保护，对已破损、虫蛀、霉烂和字迹褪色的档案，应及时

14、修复或复制。公司应为档案保护提供必要条件。第二十三条档案室对已超过保管期限的档案进展鉴定，报请公司领导做出处理决定。未经鉴定和批准，任何单位或个人不得销毁任何档案。对销毁的档案应编制销毁清册永久保存。第二十四条各类档案按其内容、价值确定保管期限为永久、长期和短期三种。第七章档案的利用和开放第二十五条档案室建立档案的借阅制度，依照档案的机密程度，确定不同的利用范围，规定不同的审批手续。第二十六条档案人员要熟悉库藏，开展档案编研，主动提供利用，为公司各有关部门效劳。第二十七条 宝贵档案应以复制件代替原件提供。第二十八条档案室应加强编研工作，对档案材料进展研究、整理、编辑。编写或配合有关部门编写重要

15、参考材料。第八章 档案立卷质量要求立卷质量总的要求是：遵照文件材料的构成规律和特点；保持文件之间的有机联络，区别不同价值，便于保管和利用。第二十九条 立卷要求1归档的文件材料品种、份数以及每份文件的页数应齐全完好。归档材料要原件，没有原件的能够用字迹清晰的复印件。2在归档的文件材料中，应当将每份文件的正文与附件、请示与批复、多种文字构成的同一文件，分别立在一起，不得分开。3时间划分：从1月1日起，至12月31日止。不同年度的文件一般不得放在一起立卷。4卷内文件材料应按时间顺序陈列，依次编写页号；需要立卷归档的材料，在有文字的当页材料正面的右上角，背面的左上角填写页号（背面没有文字的材料不须填写

16、页号）； 图表、声像和实物档案应在装具上或在声像和实物背面逐件编号。5永久、长期和短期应按规定的格式逐件填写卷内文件目录。6照片应用文字标出活动的时间、地点、人物、中心内容。7文件质量要求：文件材料统一用A4纸；卷内文件材料要去掉金属物（回形针、大头针、钉书针）；对破损的文件材料要托裱；字迹已扩散的应复制一份与原件一起立卷；对较大的表格，要折叠成A4纸大小；有小字条的要加边成A4纸大小。第三十条 卷内文件目录填写方法顺序号：卷内文件陈列的先后顺序，即件号。文号：文件制发机关的发文字号。责任者：对档案内容负有责任的部门或个人，即文件的作者。题名：即文件的标题，一般应照实抄录。没有标题或标题不能说

17、明文件内容的，可自拟标题，外加“ ”。没有年、月、日的材料要考证清晰，填入有关项内；会议记录要填写每次会议的时间、主要内容。日期：文件的构成时间、填写时可省略年、月、日字，年、月、日用“.”小数点表示。例如：1998.7.1。页数：一份文件有几页（背面有文字的也算一页）。页号：卷内文件所在之页的编号。（即图书目录的编号）如：第1份文件有5 页，页号填1；第2份文件有3页，填6，填每份文件第1页的页号，以此类推。第九章 附则第三十一条 本方法由公共事务部负责解释。第三十二条 本方法自发布之日起实行。附：融科智地房地产开发档案借阅制度1、本公司的档案材料主要为本公司效劳。2、 一般情况下，档案材料不借出，确需借出时，必须经批准，履行登记手续，应在规定时间归还。3、 借阅者应承担所借阅档案材料的平安、保密责任；4借阅者应爱惜档案，不得抽取其中文件；不得在文件上划线、涂改；5借阅者未经同意不得转借档案材料。6查阅和归还档案时，应严格履行登记、注销手续,档案人员对查阅归还的档案，应细心清点，核查无误后方可签字注销，如发觉有损坏、丧失等情况，应追查当事人责任。