秘书事务管理 事务13 创新办公模式.ppt

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1、事务13 创新办公模式学习目标学习内容课后练习学习内容一、导致办公模式变化的原因二、新型办公模式介绍三、不同办公模式的选择一、导致办公模式变化的原因（一）场地费用过高（二）交通拥堵（三）科技发展（四）灵活的用人需求（五）竞争的加剧（六）组织结构变化（七）人力资源的潜能（一）场地费用过高随着房地产价格的突发猛进，办公场地的费用越来越高，每一个企业都在想方设法压缩办公室的面积。（二）交通拥堵城市中日益严重的交通拥堵问题，迫使人们不得不在工作模式上重新安排。（三）科技发展高科技的发展，尤其是网络通信技术的发展，使人们不在办公场所也能相互沟通。（四）灵活的用人需求随着企业规模和经营范围的扩大，企业自身

2、的发展更加需要灵活地聘用人力资源。（五）竞争的加剧企业间竞争的加剧，使得企业不断压缩工资费、管理费、差旅费等管理成本。（六）组织结构的变化随着市场环境和社会管理环境的变化，以及企业自身发展规模的变化，企业的组织结构也在不断地发生变化，从传统的直直线制线制、直线职能制直线职能制，到现代的事业部制事业部制、矩阵制矩阵制，再到新型的虚拟结构制虚拟结构制（任务和职能外包），企业的用人自主权不断下放，用人制度越来越灵活，这也为办公模式的创新创造了条件。（七）人力资源的潜能在市场经济条件下，几乎每一个人都希望最大限度地发挥自己的聪明才智，这也为企业实施创新的办公模式提供了人力资源上的可能性。二、新型办公模

3、式介绍（一）在家工作模式（二）弹性工作制（三）远程工作模式（四）虚拟办公室（六）兼职工作模式（七）定期合同制工作模式（八）交替工作模式（九）临时办公桌工作模式（五）虚拟组织 工作模式阅读思考（一）在家工作模式1.在家工作模式的概念2.在家工作模式的优点3.在家工作模式的缺点4.在家工作模式的管理方法1.在家工作模式的概念所谓在家工作模式，就是公司的一部分不需要与其他员工或客户有太多接触的工作人员，如研发部门的科技人员等，在家里完成一部分工作任务，不用每天到公司的办公室去上班。2.在家工作模式的优点（1）节省办公室空间和相关费用；（2）更充分地利用时间。可以把用于往返办公室的途中时间用在工作上；

4、（3）更灵活地管理时间。可以更加自主地安排工作和生活的关系；（4）减少交通拥堵和交通污染。3.在家工作模式的缺点（1）设备投资增多。需投资计算机和电话给在家工作人员，以保持他们与公司之间的联系，并使他们能够在家中正常开展工作。（2）办公环境难以保证。有的家庭环境嘈杂，工作起来难以集中注意力。（3）管理难度增大。因不在同一地点，公司监督、管理和控制工作人员的难度明显增大。（4）人际交流减少。同事之间业务交流和情感交流减少，团队意识减弱，同时，也减少了与相关专业人员以及社会各方面的联系。4.在家工作模式的管理方法（1）填写工作日志填写工作日志。组织可以要求在家工作人员在电子工作日志上记录其工作时间

5、和工作情况，以掌握每个人的工作进度，保证工作质量和完成时间。（2）定期召开会议定期召开会议。组织可以通过定期会议要求在家工作人员去办公室参与活动。（3）经常联系经常联系。在家工作人员的上司应经常与之联系，督察员工的工作。（二）弹性工作制1.弹性工作制的概念2.弹性工作制的产生和发展3.弹性工作制的实现形式4.弹性工作制的优点5.弹性工作制的缺点6.弹性工作制的管理方法1.弹性工作制的概念所谓弹性工作制指在完成规定的工作任务或固定的工作时间长度的前提下，员工可以自由选择工作的具体时间安排，以代替统一固定的上下班时间的制度。2.弹性工作制的产生和发展弹性工作制是60年代由德国的经济学家提出的，当时

6、主要是为了解决职工上下班交通拥挤的困难。到90年代，大约40%的大公司采用了弹性工作制，其中包括杜邦公司、惠普公司等著名的大公司。在日本，日立制造所在1988年推行这一制度，除生产线上的工人以外，有四万人自由地选择自己的工作时间。富士重工、三菱电机等大型企业也都以此为目标，进行了类似的改革。我国近年来许多工厂也在试行这种制度。3.弹性工作制的实现形式（1）核心时间与弹性时间结合制（2）成果中心制（3）紧缩工作时间制（1）核心时间与弹性时间结合制一天的工作时间由核心工作时间（通常5-6小时）和环绕两头的弹性工作时间所组成。核心工作时间是每天某几个小时所有员工必须到班的时间，弹性时间是员工可以在这

7、部分时间内自由选定上下班的时间。（2）成果中心制公司对职工的劳动只考核其成果，不规定具体时间，只要在所要求的期限内按质按量完成任务就照付薪酬。（3）紧缩工作时间制职工可以将一个星期内的工作压缩在二、三天内完成，剩余时间由自己处理。职工上班时间减少，可以节省交通费，提高公司的设备利用率。4.弹性工作制的优点（1）缺勤减少，能有更灵活的时间做其他事情，如处理私事。（2）可迅速完成紧急工作，不产生积压。（3）有更大的灵活性管理自己的时间，安排好工作与生活的关系。（4）能自由控制上下班时间，避免交通高峰出行。（5）激发工作动力，更好地安排工作时间，提高工作效率。5.弹性工作制的缺点（1）某些时间段难以

8、监督，因为大家的上班时间不同步。（2）不适于某些特殊岗位，如接待人员必须保证正常上班时间在岗。（3）必须仔细协商交接班时间，以保证某些连续性工作的衔接。（4）难以满足所有员工的期望，如大家都想某天休息，就会造成“空岗”现象。（5）员工可能对监督和检查他们的工作时间感到反感。6.弹性工作制的管理方法（1）确定适用部门和工作时段。（2）明确考核方法。累计工作时数的计算方法or工作成果的考核方法。（3）保证完成任务。要根据员工意愿统一协调每个员工的上班时间，保证有足够人力完成工作任务。（4）避免空岗。要避免节假日前夕或周末下午出现无人工作的现象。（5）过程监督到位。要采用科学的方法准确记录每个员工的

9、工作时间、工作表现和工作进展，保证工作质量。（三）远程工作模式1.远程工作模式的概念2.远程工作模式的优点3.远程工作模式的缺点4.远程工作模式的管理方法1.远程工作模式的概念远程工作模式是指工作人员通过电话或计算机等现代工具在异地接受指令，完成组织交给的工作。这些人员可能在家工作，也可能在异地的工作间工作，还可能组成异地团队，设立主管与总部保持联系。这种工作模式常用于不必与客户进行实际接触的工作岗位。2.远程工作模式的优点（1）减少总部费用（2）在低人力资源成本地区开展工作（3）减少交通拥堵和污染（4）工作时间更灵活（5）人员聘用更灵活3.远程工作模式的缺点（1）监控难度加大。由于远程工作人

10、员身处异地，监督控制的难度相对增大。（2）沟通效率降低。首先是与组织的沟通效率降低，容易导致对指令的理解和执行不到位；其次是与同事间的沟通减少，容易导致团队精神的丧失。4.远程工作模式的管理方法（1）保障工作环境的安全，避免安全事故的产生。（2）加强联系，在人员较集中的地方安排较高级别主管进行监督控制（四）虚拟办公室1.虚拟办公室的概念2.虚拟办公室的优点3.虚拟办公室的适用对象【阅读材料】长沙虚拟办公商务中心的服务套餐1.虚拟办公室的概念“虚拟办公室”最早起源于欧美日本等发达国家，其运作模式是以办公室出租为核心的“办公室外包”服务，其内容包括为租赁者提供办公场所、办公桌椅、文件柜、会客室、代

11、收信件、传真、代接电话等服务。全球最大的“虚拟办公室”提供商英国雷格斯集团，其网络覆盖60个国家，设有750家商务中心。2.虚拟办公室的优点（1）机动灵活：租期可以从几天到一两年，客户可以24小时进出办公室办公，所租办公室大小可以根据需要随时调整。（2）即租即用。为客户提供多种规格的精装修小型办公室、多功能会议室、齐全的办公家具、先进的通讯系统和专业IT人员全程管理维护，签约之后可以立即入驻办公。（3）资源共享：提供专业服务团队，从前台电话接听到行政秘书；办公设备一应俱全：打印机、复印机、传真机和扫描仪；免费的自助茶水间、日常办公室清洁服务等。3.虚拟办公室的适用对象（1）新创业初期的公司。不

12、想在装修及配置办公设备上花费过多时间和资金，希望每月能控制办公成本的支出。（2）外资及国内企业所成立的办事处。不想受普通写字楼长期租约的束缚。（3）一般本地小型企业。不想在接待及秘书等人员的招聘和培训上投入过多精力及资金。（4）需要打造企业形象的公司。希望以最低廉的成本,提升企业形象。长沙虚拟办公商务中心的服务套餐无需高昂的花费，甚至无需身处湖南，便可以在湖南最核心的商务区内树立企业形象，享受尊贵的商务服务，有利于提高客户企业形象，尤其适合外埠企业远程开展业务工作。本中心的服务套餐如下：服务套餐A：150元/月 服务套餐B：200元/月 服务套餐C：300元/月服务套餐A1.使用本中心的地址作

13、为营业地址。2.代收政府函件，并及时地通知收信人。3.代收私人或商务信函、小邮包。4.使用本中心地址作为信纸、名片、通信等用途。服务套餐B1.使用本中心的地址作为营业地址。2.代收政府函件，并及时地通知收信人。3.代收私人或商务信函、小邮包。4.使用本中心地址作为信纸、名片、通信等用途。5.增加一个电话号码及传真号码，然后及时通知阁下所有来电及口讯或及时转接来电到指定号码。服务套餐C1.使用本中心的地址作为营业地址。2.代收政府函件，并及时通知收信人。3.代收私人或商务信函、小邮包。4.使用本中心地址作为信纸、名片、通信等用途。5.增加一个电话号码及传真号码，然后及时通知阁下所有来电及口讯或及

14、时转接来电到指定号码。6.客户来访时，免费使用本中心的会议室（2小时/月），以及配套的空调设备、办公室保洁及茶水。（五）虚拟组织工作模式1.虚拟组织的概念2.虚拟组织的特征3.虚拟组织的优点4.虚拟组织的缺点【阅读材料】Tom Olden的工作模式1.虚拟组织的概念虚拟组织，英文缩写VO(Virtual Organization),是一种借助信息技术系统将分散的地理、人力与知识资源相联结，使这些资源得以高效利用的管理模式。虚拟组织可以是一个企业，也可以是一个企业群体。组成虚拟组织的每一个独立企业拥有各自的核心能力和资源，它们为了一个共同的市场机会联合起来，相互协作，以谋求实现共同的市场目标，同

15、时使虚拟组织的整体价值最大化。2.虚拟组织的特征虚拟组织具有三个明显特征：（1 1）人员分散；（2 2）以现代通讯与信息技术（internet、email、传真电话、电话会议等）替代传统的面对面交流；（3 3）以效益增值为单一目的。以一家高科技公司为例：该公司总部设在纽约，R&D（研究与发展）中心设于硅谷，软件研发团队来自印度，产品生产在中国，而销售与技术维护则分布在顾客所在地或邻近的城市。另外，即使在同一个R&D中心，其员工仍可来自世界各地，并且在家中工作。3.虚拟组织的优点（1 1）人力资源管理简单化。）人力资源管理简单化。雇佣与解聘员工完全以项目实施为导向。需要时则整合，反之则解散，简单

16、易行。（2 2）有效提高时间利用率。）有效提高时间利用率。虚拟组织的成员可以分布在世界各地，由于时区跨度大，工作时间可以从8小时延至24小时。比如，美国的工程师下午6点结束工作，将所处理数据存储至网络共享区域；而彼时，在日本的工程师刚刚开始一天的工作，他们可以继续处理美国同事存在共享区域中的数据。同理，欧洲的团队也可继续工作。由此，项目完成的时间将大大缩减。4.虚拟组织的缺点（1）前期投入大。为了满足虚拟组织的信息交换和共享的要求，须在Internet的基础上建立一个网络基础框架以确保网络安全。这个网络基础框架包括传输协议模块、多协议访问控制模块、网络管理模块、安全模块等，投入巨大。（2）难以

17、建立独特的公司文化。（3）缺乏面对面的沟通。（4）文化背景差异大。Tom Olden的工作模式春日温煦的阳光透过玻璃窗洒到桌面上，Tom Olden身着舒适的休闲装面对电脑沉思，咖啡的浓香在空气中弥漫，微笑在Olden的脸上荡漾。Olden，一家中型IT企业的软件工程师，正在工作。不过他的工作地点不是冷冰冰的办公室，而是家中的书房。一台电脑、一台打印机、一台传真机，一部电话加上高速网络连接构成了他全部的工作装备。没有奔波劳顿之苦，没有硬性时间约束，在世界范围内无障碍交流，任务完成圆满，公司运转高效，虚拟组织使这一切成为可能。（六）兼职工作模式1.兼职工作模式的概念2.兼职工作模式的优点3.兼职

18、工作模式的缺点4.兼职工作模式的管理方法1.兼职工作模式的概念 兼职工作模式是指一个人为了充分发挥其专业技能并实现自身价值，在多家企业或单位工作，接受其兼职的组织与其协商好兼职的期限、任务、费用，并以合同形式确立下来的工作模式。2.兼职工作模式的优点（1 1）能节省人工费用。只需要给兼职者提供专业服务费用，而无需提供相关的办公费用；（2 2）灵活性高。能有目的、灵活地聘用组织缺乏的专项工作人员或服务人员；（3 3）节省设备费用。通常兼职人员自己备有专用设备；（4 4）工作动力大。兼职人员自己能控制工作时间，完成多份工作，效益高，动力大；（5 5）成就感强。兼职人员能充分发挥自己的专长，做愿意做

19、的事，有成就感。3.兼职工作模式的缺点（1 1）监控难度大。）监控难度大。雇佣与解聘员工完全以项目实施为导向。需要时则整合，反之则解散，简单易行。（2 2）工作连续性差。）工作连续性差。兼职结束，若不再继续签订合同，企业难于保证该项工作的连续性。（3 3）收入稳定性差）收入稳定性差。兼职人员因休假或生病不承担兼职工作的时候，就拿不到工作酬金。而且有时工作量大，有时工作量小，甚至可能出现拖延支付报酬的情况。4.兼职工作模式的管理方法（1）签订兼职聘用合同，严密推敲相关条款；（2）按时支付劳动报酬，确保工作持续进行；（3）加强工作过程监控和工作成果评价，以弥补兼职工作人员责任心不强的不足。（七）定

20、期合同制工作模式1.定期合同制工作模式的概念2.定期合同制工作模式的优点3.定期合同制工作模式的缺点4.定期合同制工作模式的管理方法1.定期合同制工作模式的概念定期合同制工作模式，也可以叫做项目团队工作模式，是指为完成某项任务聘用一些专门技术人员，并制定合同明确其权利和义务，直至完成项目的工作模式。2.定期合同制工作模式的优点（1 1）用人机制灵活。可以根据需要灵活地聘用非常优秀的技术人员或有特殊才能的人；（2 2）节省费用。只需要支付完成该任务的费用，而不用支付诸如医疗费、保险费等日常管理费用，甚至有的项目在组织办公场所外的地方进行，可以节省办公空间和相关费用；（3 3）工作效率高。由于这些

21、人的工作报酬直接和工作成果挂钩，所以工作有动力，工作效率高。3.定期合同制工作模式的缺点（1 1）监控难度大。）监控难度大。需要高级别的监督来保证工作达到标准并及时完成；（2 2）保密难度大。）保密难度大。难以控制这些人对企业的忠诚，难以保证项目中机密事项的安全性；（3 3）工作连续性差。）工作连续性差。项目承包人可能会因为遇到更高报酬的项目而突然离职或更换人员，造成工作无法连续进行；（4 4）收入稳定性差）收入稳定性差。这种模式只是在有工作任务时才有报酬，缺乏收入保障。4.定期合同制工作模式的管理方法定期合同制工作模式的管理关键在于如何聘到能够完成特定工作任务的工作人员。一般来说，应关注以下

22、几种渠道：（1）以自由职业为基础工作的个人；（2）在自由顾问组织（咨询公司）工作的个人；（3）由合同公司，即人才派遣中心聘用的个人。（八）交替工作模式1.交替工作模式的概念2.交替工作模式的优点3.交替工作模式的缺点4.交替工作模式的管理方法1.交替工作模式的概念交替工作模式是指由两人共同承担一项工作任务，并在约定的时段内轮流交替开展工作。2.交替工作模式的优点（1 1）能够留住有特殊技能但又不能全职工作的人员；（2 2）能够激励工作人员努力工作；（3 3）通力合作有助于解决工作中的难题；（4 4）可以互相替补，减少缺勤。3.交替工作模式的缺点（1 1）不利于客户跟踪。）不利于客户跟踪。客户或

23、者其他人员更愿意与某一名固定的成员进行某项工作交流；（2 2）工作的连续性难以保证。）工作的连续性难以保证。如果交接不当，可能会出现工作混乱；4.交替工作模式的管理方法采用交替工作模式时，通常的做法是每一个工作人员工作半周，并规定一段重叠的时间用来交换信息，即交接班。例如：人员A星期一和星期二全天，星期三 9:0015:00；人员B星期三12:0015:00，星期四和星期五全天；星期三12:0015:00就是交换信息即交接班的时间。（九）临时办公桌工作模式1.临时办公桌工作模式的概念2.临时办公桌工作模式的优点3.临时办公桌工作模式的缺点4.临时办公桌工作模式的管理方法1.临时办公桌工作模式的

24、概念临时办公桌工作模式是指工作人员没有固定的办公桌，所需电子文件和信息存放在计算机网络中，纸质文件存放在存储间的一辆小推车上，当他们来公司工作时，领取手推车，然后使用办公场所中的一个空闲工作位置开展工作的工作模式。2.临时办公桌工作模式的优点（1 1）节省办公费用；（2 2）办公空间和设备利用率高；（3 3）灵活方便。需要经常外出的员工不用先去办公室报到。3.临时办公桌工作模式的缺点（1 1）员工缺乏归属感。）员工缺乏归属感。由于没有个人的固定位置，缺乏归属感，易降低积极性；（2 2）需细致管理。）需细致管理。估算出每个时段内的可能到来的员工数，确定所需工作位置的数量；（3 3）工作效率降低）

25、工作效率降低。由于员工交流少，不能充分地进行信息交换，从而可能降低工作效率；（4 4）员工团队意识差）员工团队意识差。由于办公桌和周围的人总在变化，从而导致员工的团队意识差；（5 5）监督管理难度大）监督管理难度大。4.临时办公桌工作模式的管理方法（1）严格控制采用这种工作模式的人数；（2）摸清这种模式工作人员的工作规律，以确保每个人到来时都能找到工作位置。阅读思考阅读课本上办公模式的革命一文，并思考IBM公司推行的“SOHO工作模式”和“灵活办公室”工作模式属于我们所介绍的新型办公模式中的哪一种或哪几种？三、不同办公模式的选择（一）选择程序（二）注意事项（一）选择程序1.调查问题2.确定模式

26、3.建立制度4.试点推广5.不断完善1.调查问题深入调查现有办公模式所面临的问题，如是否人工成本过高，是否有增加临时用工的需求，是否有可以不在公司办公场所完成的工作任务，职工是否熟悉网络办公技术。2.确定模式根据调查结果确定相应的新型办公模式。3.建立制度根据新的模式要求制定管理监督的标准和责、权、利相结合的分配制度。4.试点推广先在部分部门试行，取得经验，然后逐步推广。5.不断完善不断根据本企业特点完善新模式，评估启用新模式的得失。（二）注意事项1.适合工作需求，不追风赶潮流。2.创新管理措施，用新制度保障新模式的良性运行。3.认真研究确定。采用什么形式的办公模式，应由企业的领导根据需要认真

27、研究确定。课后练习一、不定项选择题1.ABD;2.ABD;3.BCD;4.ABC;5.ABD;6.ABCD;7.ABCD;8.ABC;9.BCD;二、实务操作题市郊和边远地区销售人员宜采用远程工作模式；新产品设计人员可采用在家工作模式、弹性工作制、远程工作模式、兼职工作模式、定期合同制工作模式等。（四）设计装饰和美化效果办公室的装饰和美化应满足以下要求：1.营造良好印象营造良好印象。能够给来访者和客户一个良好的企业印象，如悬挂企业形象标志、产品模型、经营理念和发展目标挂图等。2.给人安全感给人安全感。能够给工作人员以安全感，如质地良好的防盗门和护窗网，牢固的座椅和橱柜。3.3.给人愉悦感给人愉悦感。能够让工作人员感到愉快，如特定的颜色、绿色的植物、精美的图片等。（五）设计采光、控温与通风设施1.采光设施采光设施：采光效果良好的窗户、用来调节光照强度的百叶窗和人工照明设施等。2.控温设施控温设施：封闭良好的门窗以及性能优良的空调设备。3.通风设施通风设施：可随意打开的门窗和机械通风设备。