秘书事务管理 事务26 督查工作.ppt

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1、 事务26 督查工作学习目标学习内容课后练习学习目标了解督查工作的内容和特点，掌握督查工作的原则和方法，能够圆满完成各种督查任务。学习内容一、督查的含义二、督查工作的性质和要求三、督查工作的内容和特点四、督查工作的原则与方法五、督查工作的程序六、督查工作的技巧七、督查工作的注意事项一、督查的含义督查就是督促检查的简称。1990年1月，中共中央办公厅召开的全国各省、自治区、直辖市党委秘书长座谈会正式使用了“督查”这一概念，把过去通常用的督办、催办、查办等提法全部统一到这一概念中了。二、督查工作的性质和要求（一）督查工作的性质（二）督查工作的要求（一）督查工作的性质督查工作是直接为上司服务、为实施

2、上司决策的目标而进行的一项工作。因此，秘书要围绕中心，突出重点，根据上司的工作习惯和重视程度来确定督查工作任务。（二）督查工作的要求通过督查促进决策和上司指示的落实，是督查工作的本质要求和基本目的，也是督查工作的出发点和归宿。因此，秘书要牢固树立“摸实情、讲实话、办实事、求实效”的工作作风，着力化解矛盾，消除阻力，促进决策的落实。三、督查工作的内容和特点（一）督查工作的内容（二）督查工作的特点（一）督查工作的内容一般来讲，秘书的督查工作大体包括以下内容：（二）督查工作的特点1.复杂性2.原则性3.时限性4.权威性1.复杂性凡是列入督查内容的工作，或者涉及，或者复杂棘手，或者影响较大，都有一定的

3、落实难度，否则就不会进行督查。因此，秘书要有较强的沟通协调能力和解决复杂问题的能力，善于抓住主要矛盾和矛盾的主要方面，讲政策、讲原则、讲大局、讲纪律、讲方法，维护上司决策和意图的严肃性。2.原则性从一定意义上讲，所有督查事项都会涉及政策、原则和利益。在这种情况下，秘书一定要坚持原则、分清是非、明确责任，不能当“和事佬”，搞消极平衡，该批评的要进行批评教育，该向上司反映的要及时向上司反映。3.时限性任何决策的实施都有明确的时限性，决策目标都必须在规定的时间内达到。这里，时间既是促进任务完成的约束条件，也是衡量任务完成与否的重要尺度。秘书在督察工作中一定要对督查对象有明确的时间要求，强调工作效率，

4、讲究“形象进度”。对难度大的工作要全程督办，适时掌握情况，避免久拖不决。4.权威性秘书的督查工作是根据上司的授意，代表上司和组织进行的，是在行驶上司和组织的管理职能。因此，秘书要正确运用这些权力，维护领导和组织的权威性。当然，也要讲究艺术和方法，讲究原则性与灵活性的结合，既要让对方必须服从，又要让对方面子上过得去。四、督查工作的原则与方法（一）督查工作的原则（二）督查工作的方法（一）督查工作的原则1.实事求是原则2.主动性原则3.分层次落实原则4.时效性原则5.督查与帮办相结合的原则1.实事求是原则实事求是原则，就是在督查工作中要全面、准确地反映决策的落实情况，向上司反馈情况时，要实事求是、客

5、观公正，不能凭个人的经验与好恶而有所取舍，也不能唯上是从、先入为主。2.主动性原则从本质上讲，督查工作是在上司授权或批准的情况下才能进行的工作，具有一定的被动性，但这并不等于说督查工作只能被动等待，而是要在正确领会上司意图的基础上，主动地去开展工作，这既包括积极地向上司提出督查建议，也包括督查过程中积极主动地创造更好的工作方式和方法。实践证明，只有把“奉命行事”的被动督查与主动督查结合起来，充分发挥督查工作的主动性，才能使督查工作更好地为上司服务，为上司决策服务。3.分层次落实原则所谓分层次落实，就是在实施督查的过程中根据行政管理层级的划分，由每一个承办单位的直接上级来具体负责督查事项的落实情

6、况，比如，在“创城”工作的督查中，建立和实行市四个班子主要领导对四个班子领导成员、各路路长对所属段长、指挥部对各责任单位、各责任单位对内部机构的四级督查制度，实行分层次督查，层层落实创建工作责任。4.时效性原则时效性原则，就是要求秘书人员把时间观念渗透到督查工作的各个环节中去。常规事项的督查，要强调按时、按质办结；重大决策、重要工作部署的督查，如果需要时间较长，要按实际情况把落实的过程分成若干个小的阶段并规定时限进行分段跟踪督查，使上司能够及时得到决策实施的反馈信息，有效进行调整控制。5.督查与帮办相结合的原则秘书的督查与基层的承办，其目的是一致的，都是为了促进决策和工作的落实。因此，秘书人员

7、的督查，不能停留在一般化的督查上，而应主动帮助基层单位分析原因，寻找办法。这样既有助于问题的解决，也有利于树立自己的良好形象，并与基层建立起和谐的人际关系。（二）督查工作的方法1.书面督查2.电话督查3.专项督查4.会议督查5.调研督查1.书面督查书面督查一般有两种形式：一是下发文件，将已经集中立项的督查内容印发给有关单位，明确主办单位和协办单位的责任，明确办理的要求与时限；二是下发督查通知单，要求承办单位进行办理，并按要求的时限反馈办理情况。书面督查一般适用于常规性的工作，并且立项比较多，时间比较集中，涉及的单位也比较多。2.电话督查电话督查即用电话说明督查事项，通报上司批示要求，核实处理内

8、容，提出上报期限等。这种方法主要用于情况比较紧急而内容比较简单的督查事项。在进行电话督查时，秘书要做好通话记录，以便备查和催办。3.专项督查专项督查，即针对某一项需要落实的重要工作进行专门督查。比如省政府安全生产百日督查专项行动督查组对所属各市县的安全生产情况进行专项督查。对上司批示或交办的重要事项，一般应列入专项督查。4.会议督查会议督查就是把需要督查的有关单位召集起来，以召开会议的形式进行督促检查。会议督查一般有两种情况：一是涉及督查的事项比较多，这样把相关单位的人员集中起来，听取办理情况的汇报，集中进行指导，统一提出要求；二是督查的事项情况比较复杂，涉及的单位也比较多，有的还牵扯部门利益

9、，这样把主办单位和相关单位的负责人召集在一起，听取汇报、分析原因，沟通协调，调整利益关系，明确主办单位和相关单位的责任，分别提出要求，以利于问题的解决。5.调研督查调研督查是推动决策落实的重要手段之一，是高层次的督查工作。主要是围绕企业的中心工作开展调研，围绕决策实施的运行过程开展调研，围绕促进决策贯彻落实的机制和体制问题开展调研。五、督查工作的程序（一）立项（二）交办（三）承办（四）催办（五）反馈（六）审核（七）归档（一）立项凡需督促检查的事项，首先要由秘书部门提出督查立项。立项的依据是督查工作的职责和领导机关有关文件或领导人的重要批示。立项要明确督查的内容、对象、要求及时限。凡有两个以上承

10、办部门（单位）的督查事项，要确定主办或牵头部门。立项时要进行编号登记。（登记单参考样式）督查立项登记单参考样式督查立项登记单 编号：年 月 日立项依据立项内容承办单位办理时限办理要求备 注（二）交办根据督查立项的内容、性质和领导要求，按照组织内部的职能分工把立项内容和办理要求通知有关部门或单位。交办应努力做到时限具体化、责任明确化，使之既具有权威性，又具有操作性。交办原则上由督查部门在立项当天向有关部门发出交办通知单。（交办通知单参考样式）交办通知参考样式*公司督查交办通知单编号：*分公司：根据领导批示，*事项的办理已由总经理办公室立项督查（立项编号*，立项时间*），现将有关内容和要求通知你们

11、，请抓紧办理，并将办理结果于*月*日前报总经理办公室。*公司总经办（章）*年*月*日联系人：*，联系电话：95843216，传真：62581347（三）承办承办单位接到督查任务后首先要明确经办部门和人员并认真及时予以办理。对重大督查事项，领导要亲自负责。在办理过程中，主办与协办单位、各部门之间要加强沟通、配合。承办单位无法解决的问题或不能按期完成的事项，要及时向上级督查部门报告，说明情况。要严格按照督查要求，将办理情况以书面形式按时反馈给上级机关的督查部门（四）催办催办，就是将督查事项通知有关部门办理后，及时了解并催促督查事项的办理情况。催办的方式灵活多样，可以用电话催办，也可以派人亲自上门催

12、办。对催办中发现的重大问题要及时向办公室和组织有关领导报告。重大督查立项的催办，要采用书面形式的督查事项催办单，以示慎重。督查事项催办单参考样式*公司督查事项催办单编号：*分公司：你分公司承办的*督查事项（立项编号*，立项时间*，交办通知编号*）的办理时限已经*，请抓紧办理，并将办理进展情况于*月*日前报总经理办公室。*公司总经办（章）*年*月*日联系人：*，联系电话：95843216，传真：62581347（五）反馈反馈就是承办单位或承办人在办理完承办事项以后，向交办任务的督查部门以办结报告的形式汇报办理情况和办理结果。反馈的内容一般应包括：事项交办时间、交办事项内容、办理过程、办理结果、发

13、现的问题、提出的建议等。（六）审核审核就是督查部门对承办单位的办结回告进行审查评估。审核时要注意以下几点：一是认真审核办结回告的内容，二是听取承办者口头汇报的情况，三是下去查看办结的实际效果，四是对办理的结果做出评估，五是对存在的问题提出改进的意见和建议。（七）归档办结报告审核通过后，办公室要将立项登记单、交办通知单、催办通知单、办结报告等有关材料收集齐全，整理归档。六、督查工作的技巧（一）与信息工作相结合（二）与调查研究相结合（三）坚持归口办理，分级负责（四）坚持结报反馈制度（一）与信息工作相结合督查工作与信息工作相结合，既可以通过信息渠道如工作信息、快报等刊物和一些重要会议发现督查线索，及

14、时立项督查，又可以在督查过程中发现和提供新的信息，两者相互促进，共同提高。（二）与调查研究相结合督查工作与调查研究相结合，包含两层意思：一方面一方面，督查工作本身要注意调查研究，主动寻求调研督查题目，变被动督查为超前督查；另一方另一方面面，督查工作要与调研部门配合，在领导安排下，就某一问题进行调查，综合分析，写出有力度、有情况、有建议的材料，为领导决策服务。（三）坚持归口办理，分级负责归口办理，就是根据督查事项涉及的业务范围，把督查事项交由分管该口（性质相同或相近的单位构成的业务系统）的职能部门去落实处理。分级负责，就是按照行政管辖权限，将督查事项交由督查对象的上一级领导机关去落实处理。（四）

15、坚持结报反馈制度督查工作的目的是督促各项方针政策的贯彻落实。无论哪一级、哪个部门，承办督查事项时，都必须严肃对待，认真办理，并如期上报办理结果。到期不能上报的，必须说明原因。故意拖延或顶着不办的单位和个人，要追究责任。七、督查工作的注意事项（一）实事求是（二）受权督查（三）明确时限（四）真督实查（五）谦虚谨慎（一）实事求是督查工作中，必须全面、准确地领会上司决策指令的意图，准确传递上司决策指令；同时，也必须全面、准确地了解实际中的真实情况，以客观事实为依据，按照党和国家以及上级有关政策、法令、规定，进行深入细致地分析，为上司提供真实、可靠的实际情况和信息资料。（二）受权督查秘书人员在开展督查工

16、作时要根据上司的授权进行，不能自己做主，自行其事。（三）明确时限开展督查工作时，一定要讲究时效，对每一个立项督查的事项都要规定明确的完成时限。（四）真督实查督查工作本身就是为了防止和克服官僚主义与形式主义，把各项工作落到实处，因此，在督查过程中，决不能仅仅满足于看文件、听汇报，更不能弄虚作假，欺下瞒上，必须真督实查，把决策部署落到实处。（五）谦虚谨慎督查工作人员代表上级机关到下属单位去督促检查，但并不是上级领导者，也不具有指挥的权力和责任，因此，督查人员必须谦虚谨慎、平等待人、态度谦和、行为检点，不可乱发议论、随意表态、自作主张。课后练习1.ABCD;2.ABC;3.B;4.ABCD;5.BC;6.;7.;8.;9.AB;10.ABCD;