全宗卷及全宗的划分.ppt

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1、全宗与全宗划分一、全宗概念及意义1、概念：全宗是一个独立的机关、组织或人物在社会活动中形成的档案整体。2、全宗意义 全宗是组成国家档案全宗的基本单位。档案必须按全宗整理，其主要意义如下：按全宗整理，符合档案工作必须维护党和国家历史真实面貌的要求。一个机关的全部档案能系统反映这个机关成立以来历年的活动情况，反映其职责、任务、工作发展等情况，只有维护了每一个单位的历史真实面貌，才能从总体上维护党和国家的历史真实面貌。所以，一般说，同一机关的档案不能分散，不同机关的档案不能混淆。按全宗整理，能够紧密的保持文件之间的历史联系。因为按全宗整理，首先保持了文件在来源方面的联系，然后在分类、立卷、排列等各项

2、整理工作中再保持内容、时间或形式方面的联系。按全宗整理，便于系统地和历史地研究档案内容，发挥档案的凭证作用。按全宗整理，便于档案进馆后的各项业务工作的进行。全宗是档案馆管理档案的基本单位，收集、鉴定、保管、统计都必须以全宗为单位。总之，按全宗整理，是整理档案的科学方法。任何档案都必须按全宗整理，这称为全宗原则。二、立档单位及其构成条件 立档单位是与全宗这一概念联系在一起的。立档单位必须是具有法人地位的机关、社会组织、企事业单位和某些著名人物，它的全部档案可以构成一个全宗。构成立档单位的条件是一个机关、社会组织必须在行政上、财务上和组织人事上具有一定的独立性。具体条件是：1、可以独立行使职权或进

3、行管理，并能以自己的名义对外行文。机关、团体、企事业单位必须是一个法人单位，而不是一个内部组织机构。2、是一个预算会计单位或是独立的经济核算单位，可以编造预算或财务计划。3、设有管理人事的机构和人员，并有一定的人事任免权。上述三个条件是互有联系的，一般说有第一条即有第二条、第三条。由于各种原因，有的单位并完全具备三个条件，则以第一条为主。三、立档单位的变化与全宗的划分 1、立档单位根本性变化及其表现 根本性变化可分为政治性质的变化、生产关系的变化和基本职能的变化。基本职能的变化，一般表现为机关、社会组织的撤销或成立。一般表现为下列种种变化。一个机关撤销，一个机关成立。即新成立的机关接收了撤销机

4、关的职能，从新机关成立之日起，档案构成新的全宗。前后共为两个全宗。结束的全宗称为闭口全宗（不再形成档案），新建立的全宗称为开口全宗（档案不断积累）。一个机关的内部机构发展为一个新的独立的机关，也就是新成立的机关接收和代替了原机关的部分职能，新成立的机关的档案另立全宗，两个都是开口全宗。一个机关改组为几个机关，原机关档案是一个闭口全宗，改组及新成立的几个机关，其档案各自构成新的开口全宗。几个机关改组为一个机关，原各个机关的档案各自构成闭口全宗，改组后的机关的档案构成一个开口全宗。2、立档单位非根本性变化及其表现机关、社会组织的职能、任务、工作范围的扩大或缩小。内部组织机构的调整，如处（科）室的增

5、设或精减。立档单位名称的变化、办公地址的变更。上级领导关系的改变。3、联合全宗 联合全宗就是若干个联系密切的机关的档案难以区分，联合组成一个全宗。全 宗 卷一、全宗卷的概念及其作用 1、概念：全宗卷是机关档案室在管理全宗档案的过程中形成的，能够说明全宗历史情况的各种文件材料所集中组成的一个专门案卷。它以全宗为单位，一个全宗只有一卷，故称“全宗卷”。2、作用：全宗卷是在管理档案过程中产生的档案，它记载了档案工作的基本情况，反映了立档单位和全宗的历史演变，是人们熟悉档案，做好档案管理工作的一种有效管理工具。每个机关档案室均应建立全宗卷。二、全宗卷的内容 全宗卷内的文件材料是在管理这一全宗中由少到多

6、逐步积累的。凡是在管理该全宗活动（主要指八个业务环节）中产生的，能够反映该全宗面貌的文件材料均可作为全宗卷的组成部分，其主要材料包括：1、在收集工作中产生的档案交接文据、档案移交目录等；2、在整理工作中产生的立档单位和全宗历史考证、档案整理工作方案、档案分类大纲等；3、在鉴定工作中产生的档案鉴定工作报告、档案保管期限表、档案销毁清册等；4、在保管工作中产生的档案缩微复制、消毒沙虫等保护技术、缩微技术方面的记录；5、在统计工作中产生的全宗内档案数量和状况的检查登记表册等；6、在检索工作中产生的全宗指南、全宗内档案编目情况记录；7、在利用工作中产生的利用本全宗档案取得重大效益的情况记录等；8、在编研工作中产生的本机关工作大事记、本机关工作概貌等等。三、全宗卷的管理办法 全宗卷的保管形式为一袋或一夹（同时附上卷内目录，材料不编页号，不装订），单独存放，当全宗档案向档案馆移交时，全宗卷也随同移交。现行机关档案室向档案馆移交档案时，全宗卷可复制一套随同档案移交档案馆，原件留存机关档案室，以备查考和补充。