外贸业务员基本知识.pdf

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1、 实惠网新版本上线了，更多新功能推出了，赶快去注册吧，网址是：，有什么不懂的，可以来实惠网外贸论坛讨论：http:/ 外贸业务员的工作职责 1、及时安排好打样。要按客户的要求，书面详细列出打样单。打样单上应严格明晰四大要素：货号、原料、颜色搭配和做法。打样单的格式应严格参照大货订单格式，即货号-颜色-数量应列出表格，而不能是其它的任何格式。打样单应由外贸部经理签字后，方能安排打样，外贸部经理不在时，由外贸部经理指定的人签字。如涉及 XX 模、五金模具是否要开，应请示外贸部经理。如打样需新购原料或辅料，应书面通知采购部购买。如采购过程中涉及最少起订量的，应马上汇报外贸部经理，由外贸部经理决定如何

2、处理。样品完成后，应仔细审核样品，寄出前，必须拍照存入电脑档案。如果是新客户，样品是否向客户收费、收多少、快递费是预付还是到付，需请示经理，由经理决定。总的原则是：如果是少量样品，样品免费，运费到付。如样品数量较多，应考虑样品收费，运费到付。2、严格把握“核价单”，精确地报出美金销售价格。一般情况下，核价单只要掌握两种就可，一种是“一般贸易核价单”，一种是“进料加工核价单”。核价单原则上是由计划部提供的。业务员在向计划部索取核价单时，应拿到 Excel 的电子格式，而不是纸张打印件。拿到计划部提供的核价单后，业务员应逐字逐行进行审核，检查是否有任何可能的差错。特别要有能力看出明显的错误，如发现

3、一个 XX 皮康纸的金额为 5元，一个 XX 里布的用量为 1 米，应立即通知计划部，要求计划部立即改正错误。当遇到计划部未能及时提供核价单，客户又要马上提供报价时，业务员应立即动手，收集相应的核价单数据，自己制作出准确的核价单。业务员一定要看清楚核价单中利润和销售利润率的计算方法的公式是否正确。利润=美金卖价 X 汇率 X0.96-成本 销售利润率=利润（美金卖价 X 汇率）X100%美金卖价确定后，原则上必须经外贸部经理审核后，方能对外报价。个别客户提出佣金要求的，业务员必须把事情的来龙去脉向外贸部经理汇报清楚，由经理决定如何操作。3、积极主动与客户保持联系，促使客户及早下订单。样品寄给客

4、户之后，应在快递网页上查阅客户是否已经收到样品，确认客户样品收到后，应立即发信给客户，非常客气地询问客户对样品的评价，询问客户是否有下订单的可能。4、业务员应始终牢固树立“订单就是命令”的企业理念。客户下订单后，业务员应在第一时间整理出中文订单，并立即下发到有关部门。客户下订单后，业务员应立即放下手头其它并非万分要紧的事情，全身心投入到对客户订单的分析，围绕“货号-原料-颜色搭配-做法”四个要素，与打样时的最后确认样核对（必要时要再次与打样间沟通），如有客户交待不清的，应立即发电子邮件与客户书面确认。客户确认后，立即打印出中文订单并下发。从收到客户原始订单到中文订单下发，整个过程的时间，能半小

5、时解决的，坚决不能用 1 小时解决，能 1 小时解决的，坚决不能用 2 小时解决，以此类推。整个过程，最长不能超过 48 个小时。如果期间业务员正好轮到休息，则无条件调休。如客户原始订单有交待不清，业务员发电子邮件后，客户在上班时间的 4 个小时内没有回复的，此时业务员应立即做两件事：第一，打电话给客户，催促客户尽快书面回复；第二，口头汇报外贸部经理，讲明情况，如外贸部经理提出新的建议的，立即按经理的要求去做。中文订单的发文放范围应在订单的最上面显示清楚。显示发放范围的标准格式是“发：沈阿瑟（1）、张三（6）、李四（3）、王五（6）、钱六（5）、赵七（1）、李八（1），共 23 份。”中文订单

6、中应绝对杜绝模糊语言，如“与上次一样”、“与去年一样”、“有关部门”等等。在中文订单的右下角，业务员应手工亲笔签下自己的姓名，而不能在电脑中打印出自己的姓名。手工亲笔签名，表明业务员已对订单的内容已经彻底审核，已经没有任何丝毫的差错，也表明业务员已对此订单已经完全承担全部的责任。当然，订单最终确认的另一个重要的指标是客户 30%定金到账，或信用证到手。如定金或信用证未到位，可下发订单，让计划部先计算用料，但要书面通知采购部：“所有物料采购等通知”。结合实际来学习课本知识，那怎样学呢？1，与工作了的外贸人交朋友 他们是很好的导师，甚至比你们的老师还好.也许他们不会免费帮你。你因该学会提高自己从而

7、也可以给他们帮点忙，比如：寻找信息，翻译之类的。顺便说一下，你可以从福步上海论坛获得很多外贸精英的联系信息。要有双善于发现的眼睛。2，尽量经常访问外贸论坛 我推荐福步上海论坛福步上海论坛和阿里巴巴商人论坛阿里巴巴商人论坛。从这些地方，您将会发现你们的书本和实际巨大差别。你知道，知识更新很快。你的教科书经常是过时的。在论坛里面，你可以和大家讨论，帮助他人，或者问问题。比如在福步论坛，你可以发求助贴，记得使用一个清楚的标题，直接的方式提问，这样别人看了标题就只到是否能帮你。遇到问题可以求助百度知道，也可以在百度知道帮助他人。如果在阿里巴巴论坛，你最好使用阿里帮帮提问。因为这样你能得到更多的关注。你

8、问问题时候需要付出财富值，回答问题正确可以获得财富值。从而你会明白“要得到，先付出”。这就是生活。从而你会发现这样更有趣，所以会激发你去更努力的学习。3，投资于学习 留意有关国际贸易的最新流行的书籍。你需要投资于你的学习，只是值得的。别局限于你的所谓的经典的教课书。而且你要能方便的上网和学习电脑技术。即使你用不起手机，也要想办法弄台电脑。没有它，你将会被甩在后面。4，重视电子商务 学校可能不教你电子商务知识，但是对于做外贸，只是必不可少的。在福步论坛有个电子商务版块。在那里你可以获得很多最新的实用的学习材料。还有另外一种方式，在百度等博客站点博客，将有助于你学习如何推广网站，和怎样写受欢迎的文

9、章。、最重要的是，不断的思考，你才会发现你自己独特的方式。别人的意见只能作为参考。推荐网站：世贸人才网之世贸大学 什么叫做跟单员？跟单员的主要工作是在企业业务流程运作过程中，以客户定单为依据，跟踪产品（服务）运作流向并督促定单落实的专业人员，是各企业开展各项业务，特别是外贸业务的基础性人才之一。一名合格的跟单员需要掌握外销、物流管理、生产管理、单证与报关等综合知识。外贸业务员主要负责联系客户,签订合同。外贸跟单员主要负责合同的执行，主要包括（但不限于）备货、租船订舱、报验、报关、制单结汇、收汇核销、退税等。外贸业务员的工作挑战性大，机遇也多，工作压力大，前途远大，对从业水平要求比较高，待遇比较

10、好；外贸跟单员工作要求认真仔细，有责任感，专业水平好，但工作压力相对较小，挑战性也差，前途一般，待遇不会有大的发展，但是，外贸跟单员往往是业务员的基础。外贸业务员在面试时应掌握什么技巧，才能够顺利通过人事经理挑剔的眼光，我们该怎么做呢？1：守时我是放在第一位的，最好是约定时间提前 15 分钟左右到面试公司。面试的基本模式都差不多，一般公司的面试人员不是特地为你一个人服务的。迟到肯定是不好的，而你提前一两个小时跑去面试公司也是很不合适的一件事情，我见过好几个早早来到公司等待面 试，而人事经理因为有其他事情要处理，最后面试人员不得不等上一两个小时的尴尬问题，这样的等待不会打动人事经理的。因为你付出

11、的这么长时间对你来说是煎 熬，而对于忙于工作中的招聘人员来说只是一会，而且容易对你产生一种不惜时的感觉。2：面试前基本掌握一些要面试公司的相关的一些英文词汇。比如我们以前的公司主要做皮制品外贸出口的，那么来面试的人一定要弄清楚几个基本单词的意思，比如什么是真皮，仿皮，PVC，PU，牛皮羊皮等。这些基本的单词都难以掌握的话，人事经理如果想让你翻译一段产品资料相关的东西，估计你会很难堪的。3：掌握电脑的基本技能。Office 一般来面试的会运用一点，但是 Office 里面的另一个与外贸联系密切的邮件软件 OutLook 却经常被忽略。聊天软件一般 MSN,QQ,Gtalk,雅虎通等，会 QQ 就

12、都会使用。但 是 OUTLOOK 并不是会使用webmail就可以使用的，你要明白一些基本的设置，比如 pop,smtp 等（这些网络,系统管理员都会告诉你甚至帮你设置好,但也有很多公司是没有网管的），所以你一定要弄清楚 OutLook 的基本设置，明白邮件中的抄送，转发的意思。在试用期以内，除了了解公司的产品相 关的东西，你还要弄清楚 OutLook 的数据备份等方法。最好尝试着使用其他的邮件客户端如 foxmail 等，你能够说出 FOXMAIL 客户端可以过滤垃 圾邮件提高办公效率的话，人事经理会从这些小细节上来给你加分的。4：掌握一些商务平台的基本用法。现在的贸易公司很多都有在阿里巴巴

13、，环球资源阿里巴巴，环球资源等商务平台上进行业务。不要以为网站后台产品更新都是计算机专业的或者网管的事情，即使你面试的公司有专业的美工和网管，他们也不可能随时随地都能过来给你解释网站后台方面的问题。很多公司在面试的时候会问一些简单的问题，比如你以前是否做过业务相关的事情，这时候你先坦白的说一下具体情况，然后顺便提一下自己用过环球资源，自己更新 资料的时候还因为没有注意到产品图片要求是 360*360 像素这样的尺寸而浪费过时间。如果你能这么说，在人事经理眼里你就不会显的太菜了。5：要注意的一些细节问题。我要说的不是面试的时候要说谢谢什么的，这些大家都知道。我要说的是一些面试的家伙，千万不要尝试

14、与人事经理套近乎，我见过好几位来公司面试的，都因为这个 原因失败了。原因很简单，人事经理要避免用人唯亲这样的谣言，即使面试人员主动问你来自那里这样的问题的时候，你也要掌握好分寸，在外工作会是一个比 较好的话题。还要提防面试官的一些陷阱，比如他会偶尔“好心”的提示一些答案，这时候你一定不要急着赞同，也会面试官故意在误导你也不一定哦。6：记住一些工具网站。谷歌在线翻译 雅虎在线翻译 快递查询网站：http:/ 阿里巴巴：www.A 环球资源： 这些会在你工作上带来方便的。一般说来，客源是前提，供应商是基础，资金是保证，寻找客源形式包括在各种展会上，在各种 B2B、B2C平台上和各种网络资源的利用上

15、，找到有意向的客源后通过通过 Email、电话、电话、Fax 等各种形式的沟通初步在价格、付款形式等问题上达成一致（外贸公司还要和工厂协调好），然后下单安排生产，过程中落实好生产的产品是否符合客人的要求，装箱唛头等，最后就是租船订舱，安排拖车，报关，商检，放行，收提单等，然后根据付款形式收取货款，交提单等，一切做完后就办理退税，不幸的话还可能要处理索赔等事项。以上是基本的外贸流程，根据这流程延伸出两个职位的人员：跟单员和业务员，顾名思义，跟单跟单主要就是负责各项单据的操作，真正接触外贸的时候会发现一项外贸做下来单据就是厚厚的一大叠，所以作为跟单员必须要细心（这也是很多公司招跟单员的时候偏向女的

16、一个原因吧），毕竟错漏一项单据可能会导致很大的后果，跟单员的要求不高，英文一般能看懂各项单据的意思，熟悉 office 软件的操作一般就够了；业务员业务员则主要是负责寻找客源并签订各种合同，所以对业务员的英文能力要求比较高，谈判技巧也要懂一些，头脑要灵活吧，日常主要就是做一些 Email、电话联系啊，参展，验货等等之类的工作，相对来说，业务员的要求更高，工作也更为辛苦一点吧。整套国际贸易出口流程 出口贸易的一般流程出口贸易的一般流程 报价、订货、付款方式、备货、包装、通关手续、装船、运输保险、提单、结汇。报价、订货、付款方式、备货、包装、通关手续、装船、运输保险、提单、结汇。一、报价 在国际贸

17、易中一般是由产品的询价、报价作为贸易的开始。其中，对于出口产品的报价主要包括：产品的质量等级、产品的规格型号、产品是否有特殊包装要求、所购产品量的多少、交货期的要求、产品的运输方式、产品的材质等内容。比较常用的报价有：FOB船上交货、CNF成本加运费、CIF成本、保险费加运费等形式。二、订货（签约）贸易双方就报价达成意向后，买方企业正式订货并就一些相关事项与卖方企业进行协商，双方协商认可后，需要签订购货合同。在签订购货合同过程中，主要对商品名称、规格型号、数量、价格、包装、产地、装运期、付款条件、结算方式、索赔、仲裁等内容进行商谈，并将商谈后达成的协议写入购货合同。这标志着出口业务的正式开始。

18、通常情况下，签订购货合同一式两份由双方盖本公司公章生效，双方各保存一份。三、付款方式 比较常用的国际付款方式有三种，即信用证付款方式、TT 付款方式和直接付款方式。1、信用证付款方式 信用证分为光票信用证和跟单信用证两类。跟单信用证是指附有指定单据的信用证，不附任何单据的信用证称光票信用证。简单地说，信用证是保证出口商收回货款的保证文件。请注意，出口货物的装运期限应在信用证的有效期限内进行，信用证交单期限必须不迟于信用证的有效日期内提交。国际贸易中以信用证为付款方式的居多，信用证的开证日期应当明确、清楚、完整。中国的几家国有商业银行，如中国银行、中国建设银行、中国农业银行、中国工商银行等，都能

19、够对外开立信用证（这几家主要银行的开证手续费都是开证金额的 1.5）。2、TT 付款方式 TT 付款方式是以外汇现金方式结算，由您的客户将款项汇至贵公司指定的外汇银行账号内，可以要求货到后一定期限内汇款。3、直接付款方式 是指买卖双方直接交货付款。四、备货 备货在整个贸易流程中，起到举足轻重的重要地位，须按照合同逐一落实。备货的主要核对内容如下：1、货物品质、规格，应按合同的要求核实。2、货物数量：保证满足合同或信用证对数量的要求。3、备货时间：应根据信用证规定，结合船期安排，以利于船货衔接。五、包装 您可以根据货物的不同，来选择包装形式（如：纸箱、木箱、编织袋等）。不同的包装形式其包装要求也

20、有所不同。1、一般出口包装标准：根据贸易出口通用的标准进行包装。2、特殊出口包装标准：根据客户的特殊要求进行出口货物包装。3、货物的包装和唛头（运输标志）：应进行认真检查核实，使之符合信用证的规定。六、通关手续 通关手续极为烦琐又极其重要，如不能顺利通关则无法完成交易。1、属法定检验的出口商品须办出口商品检验证书。目前我国进出口商品检验工作主要有四个环节：接受报验：报验是指对外贸易关系人向商检机构报请检验。抽样：商检机构接受报验之后，及时派员赴货物堆存地点进行现场检验、鉴定。检验：商检机构接受报验之后，认真研究申报的检验项目，确定检验内容。并仔细审核合同（信用证）对品质、规格、包装的规定，弄清

21、检验的依据，确定检验标准、方法。（检验方法有抽样检验，仪器分析检验；物理检验；感官检验；微生物检验等）签发证书：在出口方面，凡列入种类表内的出口商品，经商检机构检验合格后，签发放行单（或在出口货物报关单上加盖放行章，以代替放行单）。2、须由专业持有报关证人员，持箱单、发票、报关委托书、出口结汇核销单、出口货物合同副本、出口商品检验证书等文本去海关办理通关手续。箱单是由出口商提供的出口产品装箱明细。发票是由出口商提供的出口产品证明。报关委托书是没有报关能力的单位或个人委托报关代理行来报关的证明书。出口核销单由出口单位到外汇局申领，指有出口能力的单位取得出口退税的一种单据。商检证书是经过出入境检验

22、检疫部门或其指定的检验机构检验合格后而得到的，是各种进出口商品检验证书、鉴定证书和其他证明书的统称。是对外贸易有关各方履行契约义务、处理索赔争、议和仲裁、诉讼举证，具有法律依据的有效证件，同时也是海关验放、征收关税和优惠减免关税的必要证明.七、装船 在货物装船过程中，您可以根据货物的多少来决定装船方式，并根据购货合同所定的险种来进行投保。可选择：1、整装集装箱 集装箱（又称货柜）的种类：(1)按规格尺寸分:目前，国际上通常使用的干货柜(DRY CONTAINER)有：外尺寸为 20 英尺 X8 英尺 X8 英尺 6 吋，简称 20 尺货柜；40 英尺 X8 英尺 X8 英尺 6 吋，简称 40

23、 尺货柜；及近年较多使用的 40 英尺 X8 英尺 X9 英尺 6 吋，简称40 尺高柜。20 尺柜：内容积为 5.69 米 X2.13 米 X2.18 米,配货毛重一般为 17.5 吨,体积为 24-26 立方米.40 尺柜:内容积为 11.8 米 X2.13 米 X2.18 米,配货毛重一般为 22 吨,体积为 54 立方米.40 尺高柜:内容积为 11.8 米 X2.13 米 X2.72 米.配货毛重一般为 22 吨,体积为 68 立方米.45 尺高柜:内容积为:13.58 米 X2.34 米 X2.71 米,配货毛重一般为 29 吨,体积为 86 立方米.20 尺开顶柜:内容积为 5.

24、89 米 X2.32 米 X2.31 米,配货毛重 20 吨,体积 31.5 立方米.40 尺开顶柜:内容积为 12.01 米 X2.33 米 X2.15 米,配货毛重 30.4 吨,体积 65 立方米.20 尺平底货柜:内容积 5.85 米 X2.23 米 X2.15 米,配货毛重 23 吨,体积 28 立方米.40 尺平底货柜:内容积 12.05 米 X2.12 米 X1.96 米,配货毛重 36 吨,体积 50 立方米.(2)按制箱材料分:有铝合金集装箱,钢板集装箱,纤维板集装箱,玻璃钢集装箱.(3)按用途分:有干集装箱;冷冻集装箱(REEFER CONTAINER);挂衣集装箱(DRE

25、SS HANGER CONTAINER);开顶集装箱(OPEN TOP CONTAINER);框架集装箱(FLAT RACK CONTAINER);罐式集装箱(TANK CONTAINER).2、拼装集装箱 拼装集装箱，一般按出口货物的体积货重量计算运费。八、运输保险 通常双方在签定购货合同中已事先约定运输保险的相关事项。常见的保险有海洋货物运输保险、陆空邮货运输保险等。其中，海洋运输货物保险条款所承保的险别，分为基本险别和附加险别两类：（1）基本险别有平安险（Free from Particular Average-F.P.A）、水渍险(With Average or With Partic

26、ular Average-W.A or W.P.A)和一切险（All Risk-A.R.）三种。平安险的责任范围包括：由于海上自然灾害引起的货物全损；货物在装卸和转船过程中的整体灭失；由于共同海损引起的牺牲、分担和救助费用；由于运输船只触礁、搁浅、沉没、碰撞、水灾、爆炸引起的货物全损和部分损失。水渍险是海洋运输保险的基本险之一。按中国人民保险公司的保险条款，其责任范围除了承担平安险所列各项风险外，还承担恶劣气候、雷电、海啸、洪水等自然灾害的风险。一切险的承报保责任范围相当于水渍险和一般附加险的总和。（2）附加险别。附加险别有一般附加险和特别附加险两种类型。一般附加险有偷窃提货不着险、淡水雨淋险

27、、抽窃短量险、渗漏险、破损破碎险、钩损险、混杂沾污险、包装破裂险、霉变险、受潮受热险、串味险等。特别附加险有战争险、罢工险等。九、提单 提单是出口商办理完出口通关手续、海关放行后，由外运公司签出、供进口商提货、结汇所用单据。所签提单根据信用证所提要求份数签发，一般是三份。出口商留二份，办理退税等业务，一份寄给进口商用来办理提货等手续。进行海运货物时，进口商必须持正本提单、箱单、发票来提取货物。（须由出口商将正本提单、箱单、发票寄给进口商。）若是空运货物，则可直接用提单、箱单、发票的传真件来提取货物。十、结汇 出口货物装出之后，进出口公司即应按照信用证的规定，正确缮制（箱单、发票、提单、出口产地

28、证明、出口结汇）等单据。在信用证规定的交单有效期内，递交银行办理议付结汇手续。除采用信用证结汇外，其它付款的汇款方式一般有电汇(TELEGRAPHIC TRANSFER(T/T)、票汇(DEMAND DRAFT(D/D)、信汇(MAIL TRANSFER(M/T)等方式，由于电子化的高速发展，现在汇款主要使用电汇方式。（在中国，企业出口享有出口退税优惠政策）做好足够的心理准备；你的英语要好，表达清晰，自然，流畅，能用英语做基本的交流，以及描述简单的外贸流程；面试时有较强的沟通能力，能够快速理解别人的意思，并且有效的表达自己的观点；你向面试考官答话时要说，做事情踏实、认真、负责，这些都不是表面的

29、词汇，你要真正的做到，最好是能举出你以前做事的例子，来证明你具备这些素质。外贸业务员要表现出相关的经验，比如说你掌握了哪些有关联系国外客户业务的经验，熟悉哪些 B2B 的网站，参加过哪些外贸的交流会（比如说 广交会），熟悉制单、报关、发货以及协助客户进行清关的经验，有和货代联系过的也可以介绍自己在和货代合作时的经验等等。让老板觉得你是来做实事的，有用的，另外良好的中英文表达能力非常个重要！说话要谨慎，多想少说。说话要令人高兴，循循善诱，怎么说比说什么更重要。不轻易许诺，答应了的事就一定要做。切勿错过赞扬他人的机会。无论是谁做的工作，只要出色，就不要吝惜赞扬。给人以真诚的关注，让每个遇到你的人都感到他(她)是重要的。精神饱满，嘴角上翘。将痛苦、忧愁与失望藏于微笑后面。对有争议的事不存偏见。讨论而不争吵，意见不同归不同，朋友还是朋友。不听不传小道消息。订一条规矩，不背后说人，除非说好话。体贴他人的感情。嘲笑，必得不偿失，还可能造成意料不到的伤害。不要在意别人对你的尖刻评论，学会超脱。不急于求回报，把帮助他人而得到的欣慰作为最好的回报。