服装外贸跟单工作流程与过程控制_罗巨斌.pdf

《服装外贸跟单工作流程与过程控制_罗巨斌.pdf》由会员分享，可在线阅读，更多相关《服装外贸跟单工作流程与过程控制_罗巨斌.pdf（5页珍藏版）》请在淘文阁 - 分享文档赚钱的网站上搜索。

1、S I L K2 0 0 4 年 第1 0期3 6服装外贸跟单工作流程与过程控制罗巨斌，阎玉秀（浙江理工大学服装与艺术设计学院，浙江 杭州 3 1 0 0 1 8)摘要：通过对服装外贸跟单工作流程中各个环节的分析，提出服装外贸跟单流程图，并总结出在服装外贸跟单流程中的技术要求与控制要点，希望以此提高服装出口企业的外贸跟单水平。关键词：服装外销；跟单；工作流程；过程控制中图分类号：T S 1 0 1.9 文献标识码：B 文章编号：1 0 0 1 7 0 0 3（2 0 0 4）1 0 0 0 3 6 0 41 前言我国是服装生产、出口大国。加入世界贸易组织后服装进出口贸易量增长迅速，但同时也要求

2、我国服装企业的经营活动与世界接轨，按国际惯例办事。服装外贸跟单是以客户服装定单为依据，跟踪服装加工流程，并对服装外贸定单的数量、质量以及交货期负责，保持企业与市场，企业与客户的联系，是企业内各部之间以及客户之间的中心枢纽。它的涉及面很广，是一项综合性的、复杂的、协调性的工作。跟单工作的好坏，直接关系到已获定单的顺利完成和是否能够获取更多的定单，从而影响到企业的利润和企业的存亡，所以说跟单工作是服装出口企业组织工作的中心，跟单管理是服装出口企业生产经营管理的重要组成部分。2 服装外贸跟单工作流程服装外贸跟单是从争取国外客户的定单开始的，即业务跟单。跟单员应定期将本企业现有的最新款的服装目录寄给相

3、应客户和推广本工厂服装的个人或外贸企业。对于客户要求报样、报价的款式，跟单员应妥善处理。客户在下大货单前，一般要求工厂做一定数量的样板，因为他们需要样板来做市场调查和根据工厂做的样板来考察工厂的生产能力与技术水平。为了取得客户的大货（大批量定单），工厂必须先按时按质按量完成客户的样品定单。2.1 样板试制与确认服装样品试制一般包括两个内容：第一是根据客户来的服装样板或款式图片进行样品试制，一般前者称为实样制作，后者称为确认样制作。他们的目的都是为了客户的认可。第二是根据客户的修改意见以及生产的可行性研究进行实物标样试制，也叫试样，目的是为了帮助确立最佳生产方案和保证产品的质量。跟单员收到客户拟

4、在工厂仿制的样品、或需开发的新款式图片时，首先需认真审查客户来的样品或图片、物料色卡是否齐全，对样品或图片作全方位的分析，包括所要的技术条件和要求分析，列出该产品的款式、规格、包装以及所需的材料、设备、工具、工艺等条件及工艺操作工序，并做好记录。特别是对样品的关键技术处理方法进行探讨，列出所需的材料及其特征，并做好必要的记录和说明。然后填写好“工厂样板生产通知书”，连同样品或图片、物料色卡交到样板房，一般物料色卡每个品种只剪下一小块给板房，其余跟单留底，待采购物料时用或以后做大批量生产时用。“工厂样板生产通知书”样品的生产数量一般每款比客户要求数量多做2 3 个，1 2 个留板房，一个由跟单员

5、保留。跟单员应尽快备好样品所需的各种材料，对于自行设计生产的服装款式，根据客户选中的款式花色，备好所需的各种材料。对客户来样或来图和物料色卡的，根据其要求备好各种物料并与客户的来样、色卡一一对照，检查所有的材料规格、品种、颜色、数量等是否符合要求。如果是客户来料，应及时与客户联系。样品再生产过程中，跟单员应深入板房，一是跟进所做样板质量，二是跟进其生产进度。特别是客户要求急的样板，应同板房主管协商赶做。如在样品试制过程中，由于客观原因或物料、技术、工艺方面无法达到收稿日期：2 0 0 4 0 7 1 9作者简介：罗巨斌，男，1976年生，在读硕士研究生，研究方向为服装结构。&研究技术Resea

6、rch and TechnologyS I L K2 0 0 4 年 第1 0期3 7客户的要求，需作部分修改，应及时与客户联系，征求客户同意。如客户提出要做部分修改，应立即根据样板的生产情况和技术条件并经业务经理或总经理来确定能否作修改，如确定修改，应立即通知相关部门。待样品生产好后，跟单员需认真检验，主要是对生产出的服装样板与客户样品或图片、色卡审核，鉴定其造型、结构、材料组合是否符合客户及设计要求；鉴定其尺寸规格、号型设置以及材料、工艺等质量是否符合要求。在跟单员与板房质检鉴定合格后，打好包装，根据客户的地址快递寄出样品。并应把快递底单传真给客户，以便通知客户样品已寄出，凭快递底单查收样

7、品；另外再将“样品确认单”传给客户，需请客户回传有关样品各方面的性能，需要改进的地方或确认接受，同时追踪大货定单的下达。2.2 接单与审单接单也即合同签订，定单的取得。审单也叫审核合同，审核内容主要包括定单的来源和所订服装的款式、型号、用料、数量、质量、单价、交货期限、交货方式、付款方式及包装要求等。审单完毕，根据定单和工厂相关资料，向客户开出形式发票。2.3 生产前期准备和物料采购、入库的跟踪2.3.1 生产前期准备接单审单后，跟单员不是把客户的定单复印几份直接发给采购、生产车间、仓库等部门，而是立即根据定单及相关资料制作“生产通知单”、“材料耗用明细表”、“仓库发料通知单”以及“物料采购单

8、”，再分发。另外，跟单员需立即同生产部门经理或主管一起分析工厂的生产能力，是否能按期、保质、低成本地交货，是否要外发等。在编制生产计划时，跟单员应协助生管人员将定单及时转化生产计划，注意其日程进度安排是否能满足定单的货期。在转化客户定单为“生产通知单”时，必须清楚准确地把客户定单中的服装款式编号、简图、型号、数量、包装要求、货期等转化进去，特别要求也要注明。一般在“生产通知单”上的货期比实际的货期提前几天，目的是给工厂交货留些余地，以防生产安排或进度上有什么意外而导致交货延迟。在制作“材料耗用明细表”时，一般是一张定单一张耗用表，如一张定单中有几个不同的服装款式，由于用料不同，一般一款一张耗用

9、表。此表上要求显示定单中所有的物料的名称及编号、规格型号、色彩、用量以及质量标准等。跟单员要将定单所用的全部材料准确地列在耗用表中，不可漏打、误打、少打、多打等，否则将对相关部门备料、生产造成困扰而延误货期；或者多定物料而造成增加库存和物料积压或浪费。因此，要求跟单员对定单所订服装的结构、物料很熟悉，不但了解定单用什么面料，而且还要知道用什么辅料。在做此表时最好对照样板来逐项列入，以防出错。另外，如果是客户提供的物料，一定要在“材料耗用明细表”备注中标明，同时追踪客户尽早到厂。“仓库发料通知单”制作同“材料耗用明细表”相比，只是多了一个损耗而已，但准确地损耗预算不是一件简单的事，跟单员必须学习

10、有关服装材料耗用预算的相关知识。2.3.2物料采购、检验、入库的跟踪服装材料采购跟单是指跟单员根据定单所用的服装面料、辅料的要求，对其品名、规格、数量、质量、价格以及交货地点、交货期进行跟进，避免停工待料而延误货期。“物料采购单”是采购员根据“材料耗用明细表”上的“所需用量”与“仓库存量”栏数据，再加上服装材料损耗量，减去客户提供的物料。作为跟单员，在此环节中，可能涉及“物料采购单”的制作、传真，这取决于他所在厂的规模大小、部门设置以及部门之间的分工。一般来说，跟单员即使不制作“物料采购单”，也有审批和跟踪此单的责任。在审批时，跟单员应仔细审查其上的各个项目是否有误，发出“物料采购单”给厂商后

11、，做好记录或在其上注明类似的“已传”字样，另外及时跟踪供应商是否签字回传，有无更改。物料在生产过程中，跟单员应及时跟催物料，隔一段时间查问供应商的生产进度状况，最好到供应商那里检查其加工的原材料、工艺流程以及生产进度，如发现问题，及时提醒供应商修改、处理，确保物料能按质按量及时到达工厂。物料到达厂后，跟单员通知质检并亲自检验。首先对服装材料的品种、规格、数量进行复核。主要是检查出厂的品名、色泽、数量及两头的印章，标记是S I L K2 0 0 4 年 第1 0期3 8否完整，并按定单逐一核对，做好记录。其次是对服装材料的质量检验。主要是检查面料在纺织、染整过程中的疵病，检查中依据有关服装面料标

12、准来进行，并做好记录。再次对辅料的检验。最后面料的密度、重量、弹性、强力、吸湿性、保温性、缩水率、色牢度、耐磨性等性能是否符合要求，只有通过物理和化学方法才能识别其原料本质。值得注意的是，对服装面料与辅料选择注意它们的配伍性。物料检验完毕后通知入库，并通知生产部门以便尽快的安排生产。2.4 生产过程跟踪服装生产过程跟单主要是跟踪服装加工的每个工艺质量情况与跟进定单的生产进度、完成情况。为此，跟单员必须时常深入生产车间检查在制品、成衣的质量是否按定单要求生产，以及生产流程中有无脱节、停滞等不良现象，同时根据最新的生产排程，查看定单完成情况，紧紧跟进生产进度是否能满足定单的交货期。发现问题及时处理

13、，特别是货期未能满足定单的交货期时，应马上同生产主管协商，确保准时交货。另外，客户所下定单有时会发生临时更改。一般是定单的数量、服装的结构、包装要求的更改。收到客户的更改通知之后，首先确认更改的内容，上报到经理或老板并一起商讨，工厂现有的生产条件是否满足。如工厂不同意更改，则同客户协商采用其他办法或本批货不更改。如接受更改，则立即以书面形式通知相关部门。另外，在生产过程中，跟单员发现什么有误，或者需要补充的也应立即以书面形式通知相关部门。服装生产过程跟踪主要包括对服装物料裁剪跟踪、粘合工艺跟踪、缝制工艺跟踪、跟踪熨烫工艺、后整理与包装跟踪。2.5 催开与审查信用证在进出口贸易中，一般采用信用证

14、付款。在按信用证付款时，买方按约定的时间开出信用证是其履行合同的前提条件，否则卖方无法安排生产和组织货源。在正常情况下，买方信用证最迟应在货物装运期前1 5 d（有时3 0 d）开到卖方手中，但实际业务中国外客户在遇有市场发生变化或资金短缺时，往往拖延开证，因此跟单员应经常检查开证情况并及时催促客户开证。跟单员在收到信用证以后,应立即作如下的审查：审查信用证的种类、开证申请人和受益人、信用证的金额及采用的货币、信用证的到期地点、装运期和有效期、规定开立汇票的内容、船舶和分批装运要求与要求提供装运的单据以及货物的品名、品质、规格、数量、包装、单价、金额、保险等是否与合同一致。2.6 出货跟踪（1

15、）制作（装箱单）出货前三四天就应该联系出货事宜。如工厂是直接出口的，则同船运公司联系；如是通过外贸公司出口的，则与外贸公司联系。首先告诉外贸公司或船运公司具体出货时间，同时传真出口货物“装箱单”和拖柜装货的具体地址、电话、联系人。工厂的“装箱单”应明确列出此次出货产品的品名、规格、数量、净重、毛重、包装尺寸、体积、箱号、唛头。其中毛净重应计算准确，它涉及报关出口时的顺利与否。包装尺寸一般来说是指出口的外箱尺寸，尺寸的准确性涉及计算整批货的体积计算。箱号一般是由厂决定的，有时由客户提供，此时，须按客户的要求编号。出口货物的唛头多数由客户提供，有正唛头和侧唛头，“装箱单”上的唛头必须照单打印。如果

16、一批货有几个唛头，那么则须注明哪些箱用哪个唛头。（2）报验货物。跟单员在备妥货物的同时还要报验。报验是指在货物备妥后，根据约定条件或国家规定向商品检验机构申请对出口商品进行检验。经检验合格后，商检局签发检验合格证书，海关才予以放行。跟单员申请报验时，应填制出口申请单，向商检局申请报验手续。货物检验以后，应在检验书规定的有效期内将货物装运出口。（3）货柜选择。货柜规格的选择，现普遍使用的有6 m柜、1 2 m 柜、还有加高1 2 m 柜，它们的体积分别为3 3 m3、6 7 m3、7 6 m3。但实际装货时，因纸箱与纸箱之间有空隙，且纸箱放进货柜时不是那么恰当，长宽高都会剩下一些空间无法装货。所

17、以，以上三种规格的货柜在装箱时一般它们可以接纳的体积分别是 2 9 3 0 m3、5 8 6 1 m3、6 8 7 1 m3。每次出货时，把本次出货的产品总体积算清楚后，再根据体积去定货柜。出货前还应同船运公司或外贸公司联系确定报关地点，最好知道报关员是谁、联系电话，这样可以方便货柜司机与他们联系。（4）跟踪出货。出货前一天告知生产部具体货柜到下转第5 1 页S I L K2 0 0 4 年 第1 0期3 9厂的时间，并把“装箱单”分发给生产部相关人员，方便生产部安排出货工作。出货前一天，跟单员须到成品仓库清点数量，防止多出、少出或漏出。即使货物没完全做好，也应先把已完工的产品清点数量，到出货

18、搬运前应把未点数的品种先点数搬运。另外，抽查内外包装是否按“装箱单”要求包装。到出货日跟踪货柜车是否到厂，最好拿到货柜司机的联系电话直接打电话询问，以便通知工厂何时装货。货柜车到厂后，以最快的速度记下车牌号码，最好有货柜司机的联系电话，将这些传真给外贸公司或船运公司，以便他们预先填制好报关单据，做好报关准备。跟单员协助生产部安排装货员装货。跟踪装货员是否有人编写箱号，所装货物是否为“装箱单”上所列货物。是否每一规格的产品留了一两箱放于货柜尾部用于海关查货用。待货物差不多装完，每一个货柜填制一份“提货单”，待装完货要求货柜司机签名确认。告诉司机报关地点，报关员的联系电话。如有资料，请货柜司机带给

19、报关员，最好做好签收手续。出货手续办理完毕以后通知工厂保安放行。估计报关完成时间，打电话给报关员询问报关情况。如顺利走货，把装货资料传真给客户。如自行出口的企业，跟单还要与客户联系出货、租船定舱等出货事宜。2.7 催单结汇货物在装船出运后，跟单员应及时按照信用证、合同和其他单据的内容正确地编制各种单据，并在信用证规定的有效时间内交银行结汇。出口单据有很多，催单工作最重要的是催提货单。货物装运出口，就应该催船运公司或协助外贸公司催船运公司开出提货单。经核对无误的提货单方可作为客户的收货凭据。工厂在收到正确的提货单后，应连同其他单据一起送到银行审单、寄单。我国出口结汇的办法有收妥结汇、押汇和定期结

20、汇三种。3 服装外贸跟单流程通过以上对服装外贸跟单工作流程中各个环节的跟踪分析，可以归纳总结出服装外贸跟单流程。服装外贸跟单流程因出口方式不同，除在接单、出货和结汇方面也有所不同，其他基本相同。新老客户在下单上有所区别，一般新客户，需试制样板且经他们确认后，再决定是否下大批量定单；而老客户有时会直接下大货定单，工厂根据定单中的款式，每款试做1 2 个样板，寄给客户确认或无从须确认而直接做大货。4 结语通过以上对服装外贸跟单工作流程中各个环节的跟踪分析，可以归纳总结服装外贸跟单工作中的技术要求与控制要点：（1）样品试制。样品试制是第一大关，它不仅关系到客户的下单，重要的是决定能否做好大货单，往往

21、生产中的问题源头出在样品试制上，所以在样品试制时，跟单要吃透客户的来样，充分了解产品的特征、设计效果及产品效果，同生产技术部门一起摸索和总结出一套符合生产条件、省时、省力、保证产品质量、科学高效的生产工艺及操作方法，及时发现和修正一些不合理或超客观的因素，并由此总结设计出一系列生产技术条件，并保留好样板以便指导大批量生产。（2）材料采购是影响定单质量与货期问题的重大因素。它经常出现供应商不能按时交货或所上物料不符合要求而需反复修改，这样就延误生产期、交货期，特别是有特殊要求的。故跟单员需深入了解客户的物料要求，选择好供应商，跟紧物料生产质量和货期。跟单员应在前一天晚上做好明日跟催表单，以防忙中

22、疏忽。如有客供的物料，跟单员要及时催客户尽早把料上到厂。（3）生产过程中的异常是影响定单质量与货期问题的重要因素。生产过程中的异常主要是某些部门造成失误或者生产管理分工不合理而成返工、生产脱节、停滞。跟单员要深入车间，及时把握生产中的问题，尽早尽快解决。此时，跟单员与生产管理的协调能力尤其重要。（4）客户的频繁修改是影响定单质量与货期问题的又一重大因素。针对客户的修改应妥善处理，跟单员应考虑是否影响生产成本、交货期等，如果不能修改，应及时同客户沟通，尽可能地不要导致本厂处在不利被动的地位。在跟单实际工作中，由于客户修改较多，最可怕的事是跟单员一时疏忽而忘了或者弄错客户的修改，而车间还在照错的做

23、，有的甚至到客户验货或收到货才发现问题。针对这种情况，跟单员因准备一个“最新更改”章、一个“过时更改”章和按定单分类记事簿，当某张传真是客户刚传过来的更改，盖上“最新更改”上接第3 9 页S I L K2 0 0 4 年 第1 0期5 1入国内，为当时的开明人士、有钱人、娱乐界及学生等人群所接受，人们渐渐接受了西服较合体的造型，在审美上揉入了西方的观念。而旗袍也因此受到了进一步的改良，其造型更为合体，同时又保留了中国人崇尚的含蓄、优雅的神韵。此后，旗袍虽不断有新的款式变化，但万变不离其宗，只是袍身、袖子的长短；领子、衩口的高低及细节的变化而已。因此，可以说，基本定型后的旗袍造型既融入了西方服饰

24、立体造型的特点，同时又保留了东方传统的审美。只有民族的，才是国际的。在国际交流日益频繁的情况下，旗袍被誉为中华服饰文化的代表，成为中国女性独具民族特色的“国服”（图 3）。43 现实因素由旗袍内涵所决定的外在造型和内在的文化品位限制了它在现代日常生活中的普及化、大众化。但是旗袍这种长期积淀、流传下来的、具民族特色的服装造型形式，至今仍具有其现实意义和象征意义。一方面是因为各历史阶段中总有些女性崇尚和喜爱旗袍所能表现的那种典雅、含蓄的气质；另一方面，若想穿得既典雅又有传统特色，恐怕非旗袍莫属了，因为它象征着中国文化（图4）。因此，至今仍有许多场合我们可以看到旗袍的穿着。它既能表现民族特色，又与现

25、代生活相融合。3.1 服务行业强调传统、体现文化内涵的需要随着服务行业的不断强大，竞争也随之激烈，各行各业为了争取客源，常在着装上有意识树立自身形象，一些与传统有关的服务业就选择了旗袍作为职业服装，以此来加强对传统气氛的渲染，烘托消费环境的文化氛围。3.2 特定场合体现身份，体现古典、优雅气质的需要由于旗袍具有较高的审美和文化价值，在生活中一些特定的场合，人们也常常会选择穿旗袍。主要是一些喜庆场合，如颁奖仪式，剪彩仪式，婚庆典礼，生日派对，民俗节日及文艺节目主持等。当然，此时的旗袍是“多变”的，它可能根据需要加一些装饰或是减去繁琐的细章，而上一次的更改应盖上“过时更改”章，并把相关信息写上记事

26、簿。针对车间管理忘了或者弄错客户的修改情况，跟单员务必注意“更改通知”一定要以书面形式。一是可预防车间管理的疏忽遗忘和资料整理，二是在万一出错时，可找到责任人。参考文献：1 徐昭国.跟单员工作一日通 M .广州:广东经济出版社，2 0 0 4.2 李泽尧，付吟烨,李为敏等.跟单员工作手册 M .广州：广东经济出版社，2 0 0 2.3 蒋晓文.服装生产流程与管理技术 M .上海：东华大学出版社，2 0 0 3.4 冯翼，冯以玫.服装生产管理与质量控制 M .北京：中国纺 织出版社，2 0 0 0.5 万志琴，宋惠景.服装生产管理 M .北京：中国纺织出版 社，2 0 0 3.6 张文斌.服装工

27、艺学（成衣工艺分册）M .北京:中国纺织出版社，1 9 9 8.7 余建春，王家馨.服装贸易实务 M .北京：中国纺织出版 社，2 0 0 2.图4 现代旗袍节，使穿着者显得更为雍容华贵或是简练优雅，但是，那种透着古典、优雅的东方神韵的基本元素仍然存在。同时，旗袍随着时代的变迁而修正，又渗入了一定的流行性，恰好符合了各个时期一些人的审美爱好而成了表现自己优雅气质的装束。4 结语服装具有流行性。某些服装的流行因素只能昙花一现，而某些流行因素则会在新的流行中重现，再度为人们所接受。旗袍的造型虽随着时代的发展而有所变化，但它所具有的审美因素与现代审美仍有一定程度的吻合；更因为它是一种文化载体，一种文化的积淀和体现，具有深厚的文化内涵，不断地受到不同历史阶段、不同国家民族、不同年龄层次的女性的认可和喜爱这就是旗袍这一服装造型形式得以长期保留下来，并将继续为人们喜爱的原因。参考文献：1 中国服饰大辞典 M .山西:山西人民出版社，1 9 9 2.2 张浩，郑嵘.旗袍传统工艺与现代设计 M .北京:中国纺织出版社.2 0 0 0.