9b书馆采购系统设计及主要功能需求分析.pdf
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1、图书情报工作第5 0 卷第3 期2 0 0 6 年3 月图书馆采购系统设计及主要功能需求分析牛振恒安徽科技学院图书馆凤阳2 3 3 1 0 0 摘要 针对图书馆采购信息化离不开图书馆采购系统支持的状况,指出现有图书馆系统的功能各有所长,但也存在不尽人意之处。从图书采访工作的实际需求出发,提出采购系统的设计思想,分析采购系统主要功能的客观工作需求,以期推动软件开发商高水平开发图书馆采购系统或对其现有的系统进一步优化。关键词 图书馆采购系统系统设计结构设计功能需求 分类号 G 2 5 0 7D e s i g no fL i b r a r y sP u r c h a s i n gS y s
2、t e ma n dA n a l y s i so fI t sM a i nF u n c t i o nR e q u i r e m e n t sN i uZ h e n h e n gL i b r a r yo fA n h u iS c i e n c ea n dT e c h n o l o g yU n i v e r s i t y,F e n g y a n g2 3 31 0 0 A b s t r a c t T h es u p p o r to fl i b r a r y Sp u r c h a s i n gs y s t e mi si n d i s
3、 p e n s a b l et ol i b r a r y Sp u r c h a s i n gi n f o r m a t i o n i z a t i o n E a c hf u n c t i o no ft h el i b r a r y Sp u r c h a s i n gs y s t e mh a si t so w na d v a n t a g e sa n dd i s a d v a n t a g e s T h ea r t i c l ep u t sf o r w a r dan e wi d e a o ft h ep u r c h a
4、 s i n gs y s t e m,w h i c hh a sp r o c e e d e df r o mt h ea c t u a lr e q u i r e m e n ta n da n a l y s e so ft h eo b j e c t i v er e q u i r e m e n t st ot h em a i nf u n c t i o n so ft h ep u r c h a s i n gs y s t e n,i no r d e rt od e v e l o po ro p t i m i z eam o r ea d v a n c
5、e dp u r c h a s i n gs y s t e m K e y w o r d s l i b r a r yp u r c h a s i n gs y s t e ms y s t e m a t i cd e s i g nc o n s t r u c t i o n a ld e s i g nf u n c t i o nd e m a n d目前,各种图书馆管理系统都有“查重”、“订单处理”、“验收”等功能,但经具体操作比较发现,不同系统的功能有所不同,即使针对同一问题,在操作功能上,各自水平也差距较大,给图书馆文献采购工作带来了不同程度的影响。伴随着图书馆的发展
6、,其对采购系统功能的需求水平越来越高。因此,图书馆采购系统的设计和功能需求的满足就显得十分重要。1图书馆采购系统设计在采购计划既定的情况下,图书采购大致可以分为“图书采访”和“图书采购”两个阶段,而操作上可分三个步骤:采购数据的收集;订单的形成;图书的验收。通过计算机和网络系统所进行的“访”就是对采访信息的发布与收集,主要有:书目信息发布、读者信息反馈、反馈信息处理等;“采”的准备工作主要是订单数据的形成与处理,包括有订购查重与分析、订单的输出、订购数据统计分析、图书催缺等;验收环节主要包括:新书验收、资金管理、验收数据处理。这样,采购数据库结构就有了基本轮廓。图书馆采购系统的设计只能是基于图
7、书馆工作和采编收稿日期:2 0 0 5 1 1 1 6修回日期:2 0 0 5 1 2 2 9工作的客观需求。目前,各个图书馆的采购工作水平是不平衡的,也就是说,其采购行为的规范程度存在差异。虽然不少系统供应商都在试图不断“升级”软件,功能也在不断完善,但有些容易实现的重要功能却往往被忽视,这可能是商家与图书馆采编人员交流不够或采访人员对某些环节忽视的结果。那么,基于采访工作的实际,采购系统的主要功能模块及其关系可用图1 表示:采访统计采访子系统采购系统H 订购子系统信息发布信息反馈处理订购查重订单处理验收予系统H _ 丽资金管理图1 采购系统主要功能模块2图书馆采购系统主要功能需求分析2 1
8、 采访子系统的功能需求采访统计功能将促进图书馆采访工作更加科学和有效,8 1 万方数据L I B R A R YANDI N F o R M A T I o NS E R V I C E具体包括:各种统计功能。采购计划的制定与执行,都离不开统计工作。采访子系统必须具备馆藏分类、馆藏利用率、馆藏经费、订购、新书入藏等统计功能。这些功能的强大与否,直接关系到馆藏建设的宏观决策。采访数据的发布与处理功能。采访信息的收集是多途径的,其中,利用采访子系统的“信息发布”与“信息反馈”途径是最有效与快捷的。采访人员通过校园网与图书馆系统的对接,可以与学科专家和其他读者有效沟通采访信息。这就要求在校园网上“以
9、虚拟社区的形式建立一个开放式的需求和订购平台”。例如,“可以将征订目录挂在O P A C 上,由读者推荐购书”旧o;图书馆情报学教授(或学科专家)对网上指定的书目数据进行优选,然后把优选数据通过网络反馈给采访人员;读者也可以自行向采访人员推荐图书(按采访要求提供可采书目数据)。“反馈信息处理”指采访人员收到反馈信息后,进行科学查重与分析,并通过网络或者其他形式及时告知读者处理结果。2 2 订购子系统的功能需求馆藏建设的核心就是文献收集科学化。因此,订购子系统是采购系统的核心部分,它以“订购查重与分析”为重,功能的完善与否直接对采购工作产生重大的影响。纸质或电子预定信息逐条查重或批查童验收处理卜
10、叫订单处理卜一分析决策图2 订购数据流程2 2 1订购查重子系统的功能该子系统应该有两个功能模块:手工订购查重模块和批订购查重模块。它们的功能需求是一致的,即:访问数据库的灵活性。比如,有效的查重范围一般是中央数据库、编目数据库、订购数据库、验收数据库、临时数据库等。而套录数据库和采购历史库分别是专为编目数据套用和采购历史分析使用的。订购查重时,应该避开它们,以提高系统的运行速度和减少无意义的订购判断。对重复数据应具有明确的库位提示。这个功能的作用是:如果与订购库数据重复,可以直接取消订购;如果与馆藏重复,要在分析其利用率和馆藏复本量之后决定取舍。当前的问题是,某系统只提示重复,但具体与哪个数
11、据库数据重复,则无法显示;虽然某系统也提示重复数据的库位,却用不同的颜色表示不同的数据库,当两个或两个以上的数据库重复时,则用它们的混合颜色表示,造成判断麻烦。对重复数据应有便捷的复本量提示和利用率查询功能。这一功能可以帮助订购人员对某种图书的利用率和馆藏复本量进行分析,进而决定是否追加订购。目前,有的系统不能在查重界面里显示重复数据的复本量,也无法统计利用率,需要切换界面重新检索。因此,系统应能够在查重界面内通过链接实现对重复数据的复本量和利用率的查询。8 2V 0 1 5 0,N o 3,M a r c h,2 0 0 6检索速度快捷。当前,图书采访工作量因经费大增而变得繁重,需要快捷地处
12、理信息。应具有复合检索功能。复合检索也称复杂检索。系统应该允许对题名、I S B N 号、出版社、著者等项进行任意组合查重或单独查重,以提高检准率或检全率。目前存在的问题:一是关于手工查重。一般系统虽然对手工逐条查重提供了许多检索点,但每次只能使用一个检索点,这是很不科学的。虽然I S B N 号的唯一性很强,可是订购不可能只收集带有I S B N 号的书目数据,仅用I S B N 号查重自然会导致漏查。通常用题名查重相对科学(通过加权分析),但遇到生物学、物理化学、高等数学等图书就会重复太多,增加判断的难度。如果能与著者、出版社等组合判重,其准确性就较高。二是关于批订购查重。几乎各系统都有该
13、功能,但具体功能又有所不同。有的系统要求对其所有的检索点同时满足,而有的系统每次只允许使用其某一检索途径,这会造成漏查或增加判断的难度。某系统对批查重结果中的重复数据自动删除,极为不科学。因为批查重的重复数据有时并非真正的重复;即使真正的重复,也未必一定不需要再次订购,这不利于文献资源的合理建设。该子系统应该备有临时数据库。现场采购是图书采购的必要补充形式,每次的数量也较大,少则几万元,多则十几万元,甚至几十万元的图书资料。图书馆多用手提或网上远程查重,但手提查重一般是对I S B N 号查重,远程查重一般无法对订购数据库等非流通数据检索,因此都有漏查现象发生,而且漏查的往往是订购数据。如何解
14、决呢?除了书商按图书馆提交的各个数据库的数据进行查重外,就是验收时查重,不必要的图书退回。现场采购的图书大多没有提供对应的编目数据,那么,他们到馆后怎样进入订购查重呢?图书馆的采购工作又不能等到现采图书加工完毕后再继续进行。因此,要增加一个在查重范围之内的临时数据库,把现采发货数据转化为I S O 数据倒入即可。2 2 2 订单处理子系统的功能需求订单处理需求主要是订单的输出要科学灵活:图书馆分阶段地提供订单,而且不少图书馆是同时与多个书商合作的。因此,系统应该具有按某书商和不同时间段输出订单的功能。订单的输出应该有按列排序功能。随着高校扩招,图书馆图书采购量也日益倍增,为了加快采购速度和争取
15、更大的折扣,图书馆可以直接向出版社采购。笔者所在的安徽科技学院图书馆与化工出版社实现了采购直通车,从订单的发送到新书进馆,一般不到两周时间,且统一是七折,达到了社会效益和经济效益双丰收。如果系统能够按出版社集中排列并输出订单,对采购来说将便利得多,但系统一般都不具备该功能。某系统虽然能对订购数据按某个出版社集中输出订单,但没有明确的时间控制,而且,采购人员也不可能把那么多出版社的订单一一单独打印,这就要求系统在订单统计处理上增加一个 万方数据图书情报工作第5 0 卷第3 期2 0 0 6 年3 月按列排序的功能,按出版社列排序输出就更方便了。系统应该支持将订单保存为E c x e l 文本的功
16、能。以方便地定期对采访数据进行时效性处理。有些时效性较强的图书,如计算机、考研政治等图书,超过一定的时间就要取消订购。2 2 3 新书验收子系统的功能需求对系统验收来说,目的主要有三个:到馆的新书是否为本馆所订;本馆订购的复本数是否有增减;验收后,应清除相应的订购数据。为此,系统应该具有以下功能:目的数据库检索。验收图书,对订购库、中央库、工作库、临时数据库等进行检索,以便确定该书是否重复采购。验收完成即删除其订购数据的功能。笔者所了解的几个系统,都不能将验收的图书通过验收环节随即从订购数据库中自动删除已订购的数据。这不仅产生了大量的垃圾数据,而且给日后的订购工作带来不便,导致重复订购;对查重
17、分析也产生不必要的干扰。因此,系统供应商应保证:“一批书交送后,采访工作库或者采访保存库中只剩下已订购但没有到馆的书目数据。3。作者简介 牛振恒,男,1 9 7 2 年生,采编部主任,发表论文2 0 篇。3结语“图书采购系统是图书馆自动化管理的一个重要组成部分,它是提高工作效率和管理质量的重要途径”。因此,图书馆无论购买新的管理系统,还是对原有系统的升级,都要把图书采购子系统功能的科学化和不断完善作为重要内容。希望系统供应商们与图书馆相互交流,供应商之间也应相互取长补短,不断推出更加科学、完善的图书馆管理系统,切实推进我国图书馆事业的发展。参考文献:1 刘爱心,张登凯图书馆采编系统新模式结构的
18、设计与研究情报理论与实践,2 0 0 4(2):1 8 0 1 8 22 王瑜图书馆自动化管理系统应用实践冶金信息导刊,2 0 0 1(1):3 9 4 03 杨晓萍图书馆自动化集成系统I L A S 采编子系统的应用及其研究农业图书情报学刊,2 0 0 1(4):2 9 3 0(上接第4 8 页)息生产具有正外部效应,比如说目录数据库可以共享,馆藏可以互借等。一般意义上,生产的外部效应会产生资源配置的非效率,但是信息产品的生产外部性却具有很强的两面性。一方面,信息产品的外部效应有助于实现信息资源的公平配置,即使是盗版,也能够在一定程度上消除数字鸿沟;另一方面,信息生产的外部效应,对生产者来讲
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