组织学习的模型_案例与实施方法研究.pdf
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1、文章编号:1003-207(2001)04-0065-10组织学习的模型、案例与实施方法研究陈国权,马 萌(清华大学经济管理学院,北京 100084)收稿日期:2000-07-06;修改日期:2001-04-02基金项目:国家高技术(863)计划资助项目(863-511-9844-001)作者简介:陈国权(1967-),男(汉),湖南岳阳人,清华大学经济管理学院副教授,博士,研究方向:组织行为,组织系统分析和设计,组织学习,组织的发展和变革等 1摘 要:本文应用作者提出的组织学习过程模型,分析评估了北京华翔电子有限公司组织学习的现状和障碍,并给出了改进的建议。最后,文章初步提出了组织学习的实施
2、过程和方法。关键词:组织学习;组织学习过程模型;华翔公司中图分类号:C936 文献标识码:A1 引言在当前不断变化的环境下,组织的学习能力对其保持长久的生命力至关重要1-5。近10多年来,国外许多学者对组织学习的研究投入极大热情就是因为它对组织长远发展的意义。目前,国外对它的研究主要包括:(1)对组织学习的概念、机理等原理性的问题进行了多方探讨和分析;(2)建立了一些促进组织学习的实用方法和工具,并在实践中得到初步应用;(3)积累了一些组织学习的案例6-9。但在我国,对组织学习的研究还基本处在概念的传播上,在这几方面的研究都很不足。本文首先将简述作者建立的一种改进的组织学习过程模型及模型各阶段
3、所对应的学习障碍,然后基于此模型全面分析一个企业组织学习的案例,最后提出组织学习的实施过程和方法。2 组织学习过程模型和组织学习的障碍笔者提出了一种组织学习的过程模型10,见图1。组织学习由5个子过程 发现、发明、执行、推广和反馈,以及知识库组成。为了使组织作为一个整体发生学习行为,它必须完成5个阶段。“发现”包括监测和发现外部环境的变化、挑战、机遇或组织内部的潜在问题。在“发明”阶段,组织根据“发现”阶段的需要,着手找出新的解决问题的方法。新的解决方法在“执行”阶段得到有效实施,即转化为新的或改进的组织运作程序、结构或激励系统。然而,即使成功实施了的新程序也不足以保证学习能发生在组织水平上
4、整个组织都必须从个别人或部门的学习中获益,让学习传播到组织层次,甚至还穿过组织边界,扩展到其它组织,这就是“推广”。“发现”、“发明”、“执行”、“推广”这4个阶段及其结果还要通过“反馈”过程,使组织能得到结果方面的信息,以对企业的运作程序加以改进使其更符合预期的企业目标(这被称为“单环学习”)、或进一步对企业的目标进行调整以更好地适应不断变化的外部环境要求(这被称为“双环学习”)。这些都会作用于下一轮的学第9卷 第4期2001年 8月中国管理科学Chinese Journal of Management ScienceVol19,No14Aug1,2001习。此外,组织学习的过程还是一个知识
5、不断积累、转化和共享的过程,这就是知识库的作用。组织学习的这些阶段都有知识的产生、流入和流出,组织通过知识库沉淀知识,使其得到很好的保留、运用、共享、以及深化,丰富组织的知识资产。知识库与组织学习的5个阶段都有双向的相互作用。这就是组织学习的全过程模型。基于这个模型,笔者又提出了对应模型各阶段的影响组织学习顺利进行的障碍,见表1第2栏(关于各种障碍的详细说明见文献10)。图1 组织学习的过程模型3 组织学习案例研究 北京华翔电子有限公司3.1 公司简介北京华翔电子有限公司是一家成立于1994年的生产电磁抗干扰产品的民营企业。公司现在中等规模,员工200人。这几年来企业发展很快,因为它在国内是最
6、早做电磁抗干扰产品的民营企业,产品专一,商誉也一向很好,有许多固定的大客户,所以订单源源不断。它们的客户有两类,一类是象西门子、摩托罗拉这样的大客户,另一类是购买量小,一般不定做产品的零散客户。这些零散客户通常从华翔现有的产品系列中选购。华翔公司已经通过了ISO9001质量体系的认证。它的经营业务还包括代理国外的一些相关产品。华翔拥有产品的进出口权,可以说是一家经营项目比较齐全的企业。同许多正在成长中的小型民营企业一样,华翔公司在成长到一定规模后遇到了如何进一步长大的难题。强烈的危机感使企业的领导者提出与清华大学合作,以加强组织学习,推进企业的变革。公司董事长张女士和总经理李先生是公司的创办者
7、,他们对企业的现状有着强烈的忧患意识。刚刚见面就开门见山地提出请我们为公司解决实实在在的问题。就他们介绍,华翔现在的问题有以下几点:?管理、决策随机性大。随着业务量的加大,公司显现出管理流程的不规范。公司于1998年在其组织机构中特地设立了管理发展中心部门,初衷是想由该部门负责组织管理的规范化,但效果不好。管理发展中心没有发挥应有的作用,现在只是承担了网络管理和后勤部门的职能。?产业和大客户的特殊需求使管理问题尤其突出。一方面是产品更新换代加快,另一方面是大客户的需求变化特别快,要求的交货期常常很短。两方面综合起来的结果是使企业经常为完成66中国管理科学 2001年各种订单而疲于奔命。?由于专
8、业人员的缺少和人才市场的不规范,企业很难自由地从市场上得到所需的人才,因此希望挽留住现有的人才,所以不敢过多地使用奖惩分明的制度 这使得有些管理者和员工工作中的失误不会受到相应的惩罚,因而造成现有奖惩制度的失灵、流于形式。?不善于积累自己各方面的成功经验。企业发现自己以往的好经验很多,但很难保留和积累下来,各种文档的管理也很混乱。?各部门的时间表都很紧凑,没有更多的时间用于相互交流、学习和管理的改进,以及自我的提升。312 华翔公司组织学习现状与改进建议通过一些访谈,对华翔公司有了进一步了解,我们发现它面临着小企业发展的典型问题:管理需要规范化、组织需要学习和变革11。在这种企业中存在着以下典
9、型问题:(1)领导者:公司的管理者多数是技术、业务人员出身。由于公司的高速发展,他们仍将自己的大部分时间放在具体的业务上,业务第一是小企业的共同特点。但是,企业发展到一定的规模,资金积累到一这程度,企业的目标不能只是追求单一的业务目标,而被眼前的业务支得团团转。企业必须考虑如何重新定位目标,如何提升自身的管理水平。(2)制度:公司虽然已经意识到在制度上的不规范和不完善,但总的来说它还是更注重人治而非依靠制度管理。例如公司中发生的一些问题,部门经理只依靠口头的劝说而非制度的约束,工作的效果也越来越下降。我们了解到这样一个实例:工人缺勤率逐月上升,而公司因没有实在的制度可依而无法管理。再例如,公司
10、文化的特点之一是:如果一个员工看起来很忙,他便是在工作。这种对工作的宽松概念和以“苦劳”为标准的奖惩系统的负面影响越来越大。企业再膨胀下去,人的影响力和控制力总会达到极限。没有制度的保障,出现问题是迟早的事。由于没有规范的工作流程,严格的定岗、定责与考核程序的建立,问题接二连三更使管理者无所适从。(3)对变革的抗拒:从无到有发展起来的中小企业,其领导班子大多是志同道合的几个创业者,他们大都习惯于在一起工作而对新来的人有一种自然而然的抗拒。再加上中国职业经理人市场的不完善,导致在企业中引入外来的职业管理人员和管理规范更加困难。在小企业的这一关键成长阶段,学习和重新设计自身的能力至关重要。企业能否
11、闯过这一关,突破成长的困境?企业在这个阶段需要做那些努力?我们将使用前面提出的组织学习过程模型和相应的障碍对华翔公司进行评测,以发现公司中存在的组织学习问题,再对应组织的情况提出对公司进行改进的建议。让我们来回顾一下组织学习各阶段的障碍(表1)。通过充分的调查访谈,我们发现华翔公司现有的各种组织学习障碍,分阶段分析如下(其做得较好的方面也在下面进行了评价)。31211 发现阶段(1)能力陷阱。公司管理层具有较强的危机感,并未因以往的成功和现在的增长而盲目自信。从领导者向我院寻求合作的诚意可以看出其改进现状的决心。另外,企业对市场的变化也有很快的了解,灵活的产品开发团队使产品与市场需求保持较高的
12、一致。(2)系统思考。公司管理层的系统思考能力还需提高。例如,管理层认为客户与产品的变化是造成华翔许多问题的原因,而没有仔细考虑自身可以做的改进。当然,华翔有时面临的一些困境是由大客户产品需求的突变导致的,但它本身没有建立很好的处理突发事件的机制和流程却是这些困境后面的真正原因。另一个例证是:公司管理层将过多的时间与精力放在具体事务而非对整个76第4期 陈国权等:组织学习的模型、案例与实施方法研究公司管理的规范化上。短期看来,这有利于公司获利,但长期下来,管理层会疲于奔命,管理流程和制度没有任何的提升,最终使整个公司失去控制。表1 华翔公司组织学习状况分析和建议阶段障 碍华翔情况有()无(X)
13、我们的建议发现能力陷阱X缺乏系统思考培训和教育盲目X组织机制缺陷规范企业流程辅助设施不足X发明舍本逐末规范检讨制度成规引入职业管理人才,促进多元的文化报酬与决策系统缺陷建立严格执行的奖惩制度执行组织瘫痪变革管理活动过度X相异的手X推广传播阻塞建立制度、推广交流反馈机制缺陷规范流程和组织结构反馈失误X知识库组织记忆丧失知识管理显性知识管理不当知识管理,文档管理知识无法利用文档管理的规范隐性知识无法共享为员工的交流提供时间、场所(3)组织机制缺陷。缺少发现问题的流程和部门。公司组织结构中没有负责发现问题的部门。同时,公司也没有建立相应的流程和制度来发现组织发展中面临的问题和挑战。(4)辅助设施。组
14、织内已建立起内部网,加快了内部交流。另一方面,企业尽量与大客户的信息系统集成,希望在最短时间内获取客户产品需求的信息。所以,华翔公司在辅助设施的建设上基本满足了学习和发现问题的需要。(5)发现阶段组织学习障碍的小结与改进的建议。其一,通过培训或其它组织学习工具(如啤酒游戏)提高中层管理人员的系统思考能力和决策能力。其二,建立规范的流程提高公司发现问题的机制和能力,这是现在急需解决的问题。随着业务和规模不断的扩大,组织结构日趋复杂,如果再不建立规范的流程,企业就必然会在多变的环境中显得迟钝和乏力。31212 发明阶段(1)舍本逐末。同发现阶段一样,企业在寻求问题的解决办法时同样缺乏系统思考的能力
15、。例如,当生产进度赶不上时,企业只是采用赶工的方式,尽量在客户要求的时间内完成,以保住自己的商誉。实在无法完成时也只能向客户说明,要求推迟交货。然而,在这个过程中,企业并没有认真地去分析每一次无法按期完成订单的原因和找到下次不再犯同样问题的解决方法,而是每次都遇到相似的问题,每次都临时抱佛脚,忙得焦头烂额。实际上,企业每次都只是找到了问题的症状解而不是本质解。86中国管理科学 2001年(2)成规。在华翔公司里有一些资历较老的管理人员,他们大都曾经在国企工作了较长时间,对新知识、新管理方法接受得较慢,不愿意改变自身的管理方法。这些管理者多数以人治为主,不注意制度的规范,而且对有新思想的员工比较
16、冷淡。这些中层领导造成了企业改革和创新的困难。此外,组织文化中还有一些固定的内容:容忍业绩不佳的员工。这种文化认为,保留这样的员工比由开除他们而造成体系的混乱要好。(3)报酬与决策系统缺陷。首先,企业没有规范的决策流程,决策具有很大的随意性,往往只是某个领导的一时兴起,没有经过严密的思考和众人的协商。另外,企业虽然有自己的报酬系统,但基本没有发挥什么效力。由于企业不愿意有太大的人员变动(希望企业保持稳定),所以即使有人有了工作上的失误,企业也没有有力的措施对其进行惩罚,唯恐人员的流失和雇用新人的风险。同样,对企业做了突出贡献的人也难以得到应有的高奖励。最后,企业的报酬系统与决策系统也没有体现对
17、知识创新的鼓励。(4)发明阶段组织学习障碍的小结与改进的建议。企业应该建立制度,在每一次组织发生问题时(如次品率的大幅上升),各部门人员共同探讨问题的真正原因和改进方法,而不仅仅是简单的从上到下的批评和施加压力。同时,建立鼓励创新并从严执行的奖惩制度,使公司的奖惩制度落到实处。对一些效率低、不适合进行管理工作的中层管理者进行职位调整,引进职业管理人才,规范企业的管理。31213 执行阶段(1)组织瘫痪。几次实践证明,华翔组织变革的方案难以实施。公司的管理发展中心部门原本是提升组织的管理规范性,加强人力资源和知识管理。但实际上该部门的效用完全没有发挥出来,现在它的功能基本上等同于后勤部门。原因基
18、本上有两个:其一,管发中心是与其它部门是平级的,对其它部门没有控制与指挥权,无法干预这些部门的内部管理与制度的规范;其二,高层管理者不参与管发中心的工作,也造成了管发中心在组织中的威信不足,难以完成其职能。另外,组织也没有成熟规范的变革管理与流程,变革的进行也就难上加难。(2)活动过度及相异的手。在华翔公司里尚未发现这两种学习障碍。(3)执行阶段组织学习障碍的小结与改进的建议。企业应该规范组织变革的流程,由最高层管理者直接参与组织内大的管理变革。按照组织变革的步骤和各步骤可能发生的问题,对组织变革的全过程进行监督和控制,确保变革能够在组织内贯彻。31214 推广阶段(1)传播阻塞。由于企业管理
19、的不规范和业务量的逐渐加大,多数员工、领导都埋头于具体的工作,很少有时间进行深度的交流。另外,组织缺乏对知识的有效管理,使组织知识的传播难以顺利进行。(2)推广阶段组织学习障碍的小结与改进的建议。企业需要建立制度促进员工的交流。例如规定每周几次的碰头会等等。通过不同部门之间员工的不断交流,提高他们交流的积极性和可能性。31215 反馈阶段(1)机制缺陷。企业的反馈机制不健全。现有的有限的反馈信息来源具有随机性,时有时无,这正反映了组织机制、流程的不健全。(2)反馈失误。企业对过去的反思不够,没有花必要的时间和精力总结过去的经验教训。(3)反馈阶段组织学习障碍的小结与改进的建议。同样,反馈中发生
20、的学习障碍也需要建立规96第4期 陈国权等:组织学习的模型、案例与实施方法研究范的流程和制度来消除。可见,流程和制度的建立是现阶段一个重要的问题。31216 知识库(1)组织记忆丧失。组织中的隐性知识难以转换为显性知识。个人头脑中的知识只有转化为可以在组织中储存的显性知识才能成为组织的财产,个人学习转化成组织学习。组织的知识库才能越来越丰富。公司的高层领导者也已经认识到组织的知识无法存储的弊端:其一,组织成员经常会提出一些很好的想法,但没有人或机构去记录这些闪光的思想;其二,组织每一次处理一个棘手的问题都会有许多有益的经验产生,但这些经验没有沉淀下来成为组织的财富或资产。组织领导认识到他们每次
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