工程建设项目总承包档案管理模式概述.pdf

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1、!工程建设项目总承包档案管理模式概述#$%&%$()(*+,-./&0$12 34)45262)7 3(829曹南刘晓丽高伟华山东电力工程咨询院济南:;=:【摘要】电力工程建设总承包，是我国建设领域近年来快速发展的一种建设模式，对于实行总承包方式建设的工程项目，有关参建各方如何进行档案管理，国家业务主管部门、行业还没有明确地、针对总承包档案管理的有关制度、规定、办法，处于“无法可依”的状况。自:?;A【文献标识码】B曹南刘晓丽：工程建设项目总承包档案管理模式概述我院在全国电力设计行业率先进入工程总承包领域。走出了一条以设计为龙头，以项目经理负责制为基础的+,-工程总承包的成功之路。与工程总承包

2、业务的快速发展相比，在档案管理方面缺少工程总承包档案管理的制度与办法。而国家、行业主管部门都没有关于总承包档案管理的有关制度、规定、办法。如何尽快科学规范地管理工程总承包建设项目档案，成为档案管理在新形势下急需解决的新课题。自:年末起，结合我院开展电力工程总承包建设的实践，对总承包方如何进行档案管理进行了分析、探讨和实践，并与西北电力设计院、中南电力设计院等兄弟单位进行了相互交流，总结提出了电力工程建设总承包档案管理的思路和具体管理办法，成功解决了这一新的问题。一、专业管理目标=工程总承包建设项目档案目标制定针对工程建设项目总承包档案管理的规定、办法，解决“无法可依”的问题。建立正常的档案资料

3、管理工作程序流程以及建立工程总承包档案管理方面的业务管理平台。使总承包工程档案归档率达=C，完整率达到 DEC，准确率达到 DEC的档案管理国家一级标准。=:专业管理的范围项目建设总承包档案管理，贯穿工程项目建设的全过程，按照国家基本建设项目档案资料管理的有关规定，包括：工程前期文件、设计基础材料、设计文件、工程管理文件、施工文件、竣工文件、生产技术准备试生产、工艺设备、涉外文件、工程的费用物资管理、科研项目、其他资料等=:个方面的内容。档案部门为总承包工程档案管理的策划、监督、指导各部门负责档案管理及人员培训。并配合项目部向业主移交竣工档案。=A指标体系工程总承包档案的指标体系是计划经营部门

4、下达项目完成，档案部门根据每个月工程完成情况，编制出归档计划，计划中对各部分的内容作了详细规定，下发至各部门及各项目工地，项目部进山东电力高等专科学校学报!#$%&()*&%+%,-./0$1/23.$4,.56一步分解下达至各分包商，并不断的督促检查，质保部配合考核。78 9指标的最佳值根据近:年的总包工程档案归档情况：;:年归档率 56=、完整率 5=；;:=，完整率?7=；;6 年归档率 75=，准确率?=；今年我院的总包任务大量增加，资料的归档量会大幅增加，:A 以上的发电厂的资料需要经过国家验评，对档案资料完整性、准确性的要求会更高，指标的最佳值在归档率 7?=，准确率?=。二、专业

5、管理的工作流程;8 7完成工作的组织机构组织机构由院分管领导、档案管理部门、各相关业务部门B项目部C负责人和资料管理人员组成。档案管理组织结构图;8;流程过程控制方法说明控制部接公司任务计划，签署总承包工程的设计，施工安装调试合同，档案室根据生产完成情况编制工程档案归档计划，并对指标分解。分解指标由分管总经理审核批准。下达给各部室，各部室严格按照归档计划执行。各项目部把计划再分解下达给土建、安装、调试、设备分包商，将归档范围，案卷要求，考核办法，发至各分包商，档案室在项目工程开工前期对各相关部门、项目部、分包商资料员进行培训。中期进行检查，工程结束时，去现场配合各项目部整理竣工资料，向业主和本

6、院档案部门移交。;8;8 7控制部在对指标分解的同时，还要对本部门产生的设计、施工、安装、调试合同协议贴税后，按归档计划要求整理归档。;8;8;物资部按计划要求，对分承包方提出组卷要求，将评标记录、招投标书，澄清文件等，在各项目设备开箱后一周内整理组卷归档。;8;8:项目部按计划组织施工安装、调试招投标，开标后一个月内整理归档。;8;8 9质量安全部，发放相关工程管理，现场资料管理程序文件在内外审工作对档案工作进行认真的审查，配合档案室，并定期（季度、年度）对各相关部门进行归档情况考核，直接与经济效益挂钩。;8;8 6档案室在没有任何经验借鉴的情况下，编制了“工程总承包项目科技文件材料立卷归档

7、办法”以“工程总承包办法主目标”集“科技档案立卷归档办法”“案卷质量要求”“科技档案管理期限”三种办法为一体，充分的应用于我们的总包项目档案管理中，规范了工程总承包档案的管理，实现了工程项目资料全过程，全方位的管理。;8:关键点及管理创新点说明;8:8 7关键点是保证本项目能顺利完成的主要节点关键点一：档案室根据公司生产完成情况，按季度下达归档计划，并在整理档案的过程中，不断改进完善“总包工程立卷归档办法”，了解每个工程签订的合同数以及各专业实际的单位工程数，每个工程的开工时间，以便及时监督跟踪。培训项目部及分包商的资料管理人员。关键点二：物资部、各项目部根据归档计划和施工计划，按计划制定出本

8、部门的工作计划，进一步下达给相应的分包商，以保证档案的完整率和归档率等。关键点三：把档案管理工作与质量管理内外、审结合起来，提高档案管理水平和案卷质量，有利于我们季度和年度的考核。;8:8;管理创新点：;8:8;8 7填补业务空白。对于实行总承包方式建设的电力工程项目，有关参建各方如何进行档案管理，国家业务主管部门、行业还没有明确地、针!对总承包档案管理的有关制度、规定、办法，处于“无法可依”的状况。我们探索制定的管理办法，得到实际证明行之有效，填补了我院档案业务管理的空白，并且得到了协会认可，并以此为基础，#!年制定行业的技术标准。也将填补行业业务管理的空白。$%$权威性。文件材料的归档范围

9、、材料分类依据的是“国字号”文件，其在全国范围内的适用性是最具权威性的。$%$%针对性。针对我们电力工程的具体行业，文件材料分类、编码采用其我们电力行业现行的规定标准，因此，又具有很强的针对性。$%$&实用性。我们将“编号、归档材料名称范围、保管单位、保管期限、归档人、归档时间”等有关的规定、标准进行整合、集成、创新，集中在一个文件、一个表格中，简洁、明了，非常易于操作，具有很强的实用性。$%$扩展性。总承包业务文件材料范围宽泛，对现行文件材料分类编码不能满足要求的问题，进行编码扩展，由原来的电力科技档案分类(、)两大类，扩展为(*+%六大类，满足了实际要求。$%$!融合性。多方面的信息内容融

10、合，将分类号、分类名称、归档文件材料、保管单位、保管期限、归档时间、归档责任人等多项信息内容集成在一个表中，十分方便实际工作应用。$&岗位设置及说明$&$+分管院领导：领导院档案管理工作，协调各部室之间的关系，负责管理工作中重大问题的解决，审批年度、季度档案工作计划。$&$档案部门：负责策划档案管理工作，审核归档计划，每季、年对各科室进行考核，编制“总包档案管理办法”。对各工程项目部的资料立卷归档进行监督指导、协助各项目部与业主沟通，验收竣工资料。$&$%质量安质部：负责审核关于资料立卷移交相关文件，并对各部门的归档情况进行监督。$&$&物资部：负责按计划编制设备招标文件，组织各分包商投标并评

11、出中标单位，负责将中标档案和不中标资料分别组卷归档。$&$项目部：组织总包工程施工安装、调试等工作，工程结束时向业主移交全套施工资料，向公司档案室移交全套的工程管理资料及竣工资料。$岗位人员能力说明$+总工：熟悉全公司档案管理的现代管理方法和手段，了解档案管理的相关知识。$档案室主任及总包档案管理人员：熟悉档案工作全过程管理、熟悉国家电力规划系统的档案管理及工程质量验评标准和规范，熟悉档案工作的整个流程，参与总包档案全过程管理。$%物资部：熟悉总包档案的立卷归档的要求，熟悉招投标的要求，作好设备招投标的协调、归档工作。$&控制部：熟悉总包档案立卷归档要求，具有全盘协调能力。$质量安全部：熟悉总

12、包档案立卷归档要求，熟悉现场资料管理，施工图编制及工程移交程序。$!各项目部综合部：熟悉整个工程的流程，熟悉总包档案的立卷归档要求及业主要求，熟悉现场资料管理给分包商制定出移交计划，并对资料进行验收。$!记录形式：总承包档案管理涉及所有记录一般分为电子表格和书面两种。三、绩效评价%$+绩效评价的组织机构：公司绩效考核组织机构由分管院长、各部门负责人、职能部门负责人、各项目经理组成。%$绩效评价的指标体系：档案室为总包档案管理的牵头部门，以相关指标分解目标值为依据，纳入季度、年度考核中。%$%绩效评价的说明：每季度由档案室根据各工程实际完成情况，汇总数据提出考核意见，由分管经理审核报表，提出修改

13、意见，合格后返回档案室。档案室负责汇总各项目部的季度、年度考核曹南刘晓丽：工程建设项目总承包档案管理模式概述山东电力高等专科学校学报!#$%&()*&%+%,-./0$1/23.$4,.567下转 86 页9报表，转给总经理办公室、质保部（内外审核中）。公司考评委员会开会审核季度及年度考核事项，提出考核意见。总经理办公室考核委员会批准的考核意见，网上下发。季度及年度考核通报；总经理办公室，财务部根据考核通报要求，奖励或扣发工资奖金完成考核。:;8绩效数据的采集：绩效数据的采集的准确性和及时性决定着考核工作的成败，在院档案管理的绩效考核中，我们坚持以下做法，保证数据的准确性，考评的公平和理。:;

14、8;绩效评价方法。绩效考评分为两部分：各管理部室的内容，按归档计划，随时按 档案管理责任考核办法 考核。各项目部的竣工资料、管理文件、设备资料按工程的完成情况考核。:;5绩效评价结果的应用。通过绩效考核，极大地调动了工作人员的积极性。=?年度通过绩效考核，总承包档案的归档率、完整率、准确率都在原有的基础上有了较大的提高。归档率由 5提高到?；完整率由 5?提高到 AB；准确率由 A?提高到 AB。由此可见，通过实行专业管理的业绩考核取得良好的效果。四、持续改进8;、完整率 5?、准确率 5?左右。=?:年 月，我公司颁布了“工程总承包项目科技文件材料立卷归档办法”，对总承包档案实行了全过程管理

15、，我们按照办法规定，在土建工程竣工后一个月内（不等工程全部竣工）就将土建资料全部收齐，不交资料不予以结算。=?8 年完工的“酒钢热电厂一期”总承包档案的归档率 年施工的“榆林发电厂”总承包资料的归档率 年末，我们已整理完成已完工和在建A 个总承包工程档案资料，原始档案?A5 卷，在国内电力工程建设总承包项目档案管理方面首屈一指。成功地摸索出一套系统的档案管理方法。=?5 年在“中国电力规划设计协会”立项，由我院主编该项行业协会技术标准。参考文献;陈秀菊;电力科技档案管理手册（第二版）CDE;北京：中国电力出版社=?5=;陈玉恒;中外推行项目管理的模式及我国推行项目管理的战略选择C!E;工程建设

16、项目管理与总承包，=?5 年第 期;:;何伯森等：国际上工程项目的管理模式及其风险分析 C!E;工程建设项目管理与总承包，=?5山东电力高等专科学校学报!#$%&()*&%+%,-./0$1/23.$4,.567#0478 可以让用户共享一份可执行文件，从而节省磁盘空间并使软件的安装和升级大大简化。也可以根据自己的网络配置，把客户端安装和服务器上安装结合起来。59:将其他几何图形加载到局部打开的图形中如果处理一个很大的图形，可以使用“局部打开”选项选择图形中要处理的视图和图层中的对象。59 5其他操作技巧;=改变临时交换文件位置?1%+3 的 A.BC 目录是临时交换文件的缺省位置。可以在“选

17、项”对话框的“文件”选项卡中找到“临时图形文件位置”，通过增加记录项可以指定不同的目录。;:=临时卸载外部参照;5=控制合适的显示性能;&=控制显示精度。可以使用 D1.3$.命令和(&/.0$.系统变量控制曲线对象的显示精度。;E=关闭实体填充。设置系统变量(1B+.FG。五、结束语7#0478 软件的使用给工程设计带来了革命性的变革，设计人员熟练掌握 478 技术能够提高产品的设计质量，缩短科研和新产品开发周期，提高新产品的可信度，大幅度提高劳动生产率，实现脑力劳动自动化。参考文献HGG9HI 崔洪斌，方忆湘，张嘉钰 9 计算机辅助设计基础及应用HJI9 北京：清华大学出版社，GG9H:I

18、 陈红玲，王明珠 9 启发式教学在 KA L程制图课中的应用H!I9 太原理工大学学报，GGGG5 中文版精读与实作HJI9 北京：科学出版社，GG59!#$%&$(A*.C&C.$1%0$+#/.B.M.N C1%0(&CCN1%,0*.7#0478(03&$.1%.%,1%.$1%,+.1,%9 O$1.(+.PB%10$&01%1 B&+.%7#0478/#0B1Q&01%&%+C01B1Q&01%，+&0&.R/*&%,.E.03.%7#0478&%+0*.$(03&$.，&%+0*.3&N(.%*&%/1%,0*.(1P/1.%/N(7#0478 1%C$&/01/&CC1/&01%

19、&%+.RPC&%+1%,0*.$&%,.(&CC1/&01%0*.$.(9)*+,-%.#(7#0478；/#0B1&01%S C01B1Q&.1%!;上接 T6 页=年第 期!#$%&$(A*.-%,1%.$1%,U2$/#$.B.%0&%+4%0$#/01%;-24=(-./0$1/C3.$C$V./0 1&%.3/%P0$#/01D.B+.1%0*.(1.+(/%0$#/01%(4*1%&1%$&C1+C$,$.$./.%0 N.&$9 W3 0 B&%&,.0*.-24&$/*1D.1 01 1%&%1%#C.$&E./%+101%U&%+%&01%&,D.$%1%,+.C&$0B.%0&%+0$&+.*&D.%0.0&E1*.+C./1(1/N0.B&%+$.,#&01%($109)1%/.0*.&0.$(GGU/BE1%1%,310*0*.-24 C$&/01/.()8-24X&%&NQ1%,&%+1/#1%,0*.3&N*3 0 B&%&,.-24&$/*1D.U)8-24X*&#BB&$1Q.+&%1+.&%+C./1(1/B&%&,.B.0*+0D.0*1 C$E.B9)*+,-%.#(-24&$/*1D.S B&%&,.B.%0S B+.