采购部门的组织结构及岗位职责.ppt

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1、连锁零售企业连锁零售企业商品采购商品采购项目二项目二 采购部门的组织结构及岗位职责采购部门的组织结构及岗位职责学习目标：学习目标：1.了解连锁零售企业采购部门的组织设立情况。了解连锁零售企业采购部门的组织设立情况。2.了解连锁零售企业采购部门的岗位职责。了解连锁零售企业采购部门的岗位职责。商品采购是零售经营的起点，采购工作的好坏直接关系着零售商是否拥商品采购是零售经营的起点，采购工作的好坏直接关系着零售商是否拥有可靠稳定的货源，关系着后续商品经营的开展。有可靠稳定的货源，关系着后续商品经营的开展。采购具有利润杠杆效应：采购具有利润杠杆效应：1%采购成本的降低，给企业平均增加采购成本的降低，给企

2、业平均增加10-20%的利润！的利润！谁来进行采购？谁来进行采购？采购部在做什么？采购部在做什么？制度的制度的拟订与与执行行公司公司规章制度章制度采采购管理制度管理制度生生产与采与采购控制控制采采购计划与划与预算算供供应商体系及价格体商体系及价格体系、系、库存存计划管理划管理物料采物料采购采采购计划的划的执行及行及监控；控；采采购物品物品质量量问题的的处理；理；采采购物品物品应付款的付款的审查工工作；作；供供应商管理商管理资信状况信状况调查和和评估估供供应商开商开发、评审与培育与培育售后的服售后的服务协调计划划库存采存采购物料供物料供应计划划了解了解库存情况，存情况，进行合理行合理采采购价格体

3、系管理价格体系管理采采购比价系比价系统原材料市原材料市场行情行情部部门管理管理采采购信息的信息的记录以及采以及采购基基础数据的数据的维护连锁零售企业规模不同，采购设置不同连锁零售企业规模不同，采购设置不同 参考国家发展和改革委员会、国家统计局、工业和信息化部和财政部参考国家发展和改革委员会、国家统计局、工业和信息化部和财政部在在 2011 2011 年年 6 6 月月 1818日发布的工信部联企业日发布的工信部联企业2011300 2011300 号文件，即号文件，即关于关于印发小型连锁零售企业划型标准规定的通知印发小型连锁零售企业划型标准规定的通知中的规定，中的规定，小型连锁零售企小型连锁零

4、售企业指的是从业人员业指的是从业人员1010人及以上人及以上300300人以下，且营业收入人以下，且营业收入100100万元及以上万元及以上500500万万元以下的连锁零售企业。元以下的连锁零售企业。小型连锁零售企业采购部门组织结构及岗位职责小型连锁零售企业采购部门组织结构及岗位职责1连锁零售企业规模不同，采购设置不同 小型连锁零售企业商品采购部门的组织结构及岗位职责小型连锁零售企业商品采购部门的组织结构及岗位职责一、小型连锁零售企业商品采购部门的组织结构一、小型连锁零售企业商品采购部门的组织结构（一）采购人员配置标准（一）采购人员配置标准小型连锁零售企业商品采购部门的采购人员配置标准见表小型

5、连锁零售企业商品采购部门的采购人员配置标准见表:序号序号职务职务人数人数具体工作内容具体工作内容1采购主管采购主管1负责采购规划负责采购规划2采购文员采购文员1负责采购部门日常工作，供应商档案的管理，负责采购部门日常工作，供应商档案的管理，采购计划、采购物料退还登记情况采购计划、采购物料退还登记情况3采购工程师采购工程师1供应商的管理、采购物料的价格、品质等管理供应商的管理、采购物料的价格、品质等管理4采购员采购员若干若干采购物料的跟催、供应商关系的维护、物料的采购物料的跟催、供应商关系的维护、物料的价格谈判等价格谈判等连锁零售企业规模不同，采购设置不同（二）职责配置标准（二）职责配置标准（1

6、）必备职位：采购主管、采购文员、采购员。）必备职位：采购主管、采购文员、采购员。（2）可备职位：采购工程师可以单独设立岗位，也可以由采购员或采购）可备职位：采购工程师可以单独设立岗位，也可以由采购员或采购主管兼任。主管兼任。（3）必须主管兼任的职位：采购规划、劳资纠纷处理等。）必须主管兼任的职位：采购规划、劳资纠纷处理等。连锁零售企业规模不同，采购设置不同二、小型连锁零售企业采购岗位工作岗位职责二、小型连锁零售企业采购岗位工作岗位职责（一）采购经理的岗位职责（一）采购经理的岗位职责（二）采购主管的职责（二）采购主管的职责（三）采购员的职责（三）采购员的职责（四）采购文员（采购助理）的职责（四）

7、采购文员（采购助理）的职责连锁零售企业规模不同，采购设置不同连锁零售企业规模不同，采购设置不同岗位职责：岗位职责：1、按照计划部门制定的采购计划进行采购操作、按照计划部门制定的采购计划进行采购操作2、及时协调解决采购过程发生的问题，监管供应商供货质量，并处理质、及时协调解决采购过程发生的问题，监管供应商供货质量，并处理质量客诉及索赔量客诉及索赔3、监控物料的市场变化，采取必要的采购谈判技巧降低采购成本、监控物料的市场变化，采取必要的采购谈判技巧降低采购成本4、进行新供应商的搜索和筛选，为工艺和生产部门提供新材料选择、进行新供应商的搜索和筛选，为工艺和生产部门提供新材料选择5、管理采购合同及供应

8、商对账资料，定期盘点结算、管理采购合同及供应商对账资料，定期盘点结算任职要求任职要求:1、大专及以上学历，熟悉采购流程，议价谈判能力强、大专及以上学历，熟悉采购流程，议价谈判能力强2、熟练使用办公软件，有、熟练使用办公软件，有ERP使用经验优先考虑使用经验优先考虑3、工作细致认真，责任心强，具有较强的人际沟通和对外谈判能力、工作细致认真，责任心强，具有较强的人际沟通和对外谈判能力连锁零售企业规模不同，采购设置不同中型连锁零售企业采购部门组织结构及岗位职责中型连锁零售企业采购部门组织结构及岗位职责2 中小型连锁零售企业的主体中小型连锁零售企业的主体5001500 平方米的规模组成，平方米的规模组

9、成，整体规模一般整体规模一般不超过不超过1500人人，年销售一般，年销售一般不超过不超过15000 万元万元，处，处于单店操作的传统库存管理阶段。于单店操作的传统库存管理阶段。连锁零售企业规模不同，采购设置不同中型连锁零售企业采购部门组织结构及岗位职责中型连锁零售企业采购部门组织结构及岗位职责2中型连锁零售企业采购部门的组织结构如图所示：中型连锁零售企业采购部门的组织结构如图所示：连锁零售企业规模不同，采购设置不同中型连锁零售企业采购部门组织结构及岗位职责中型连锁零售企业采购部门组织结构及岗位职责2二、中型连锁零售企业采购岗位工作职责：二、中型连锁零售企业采购岗位工作职责：连锁零售企业规模不同

10、，采购设置不同 益百家购物中心益百家购物中心(三灶店、吉大店、红旗店、吉百家百货观澜店三灶店、吉大店、红旗店、吉百家百货观澜店)，集，集商业零售，特色餐饮，休闲娱乐，等功能于一体商业零售，特色餐饮，休闲娱乐，等功能于一体,潮流时尚精品、高档品潮流时尚精品、高档品牌百货、国际化妆品，品牌服饰、生活超市，集结世界知名品牌，为顾客牌百货、国际化妆品，品牌服饰、生活超市，集结世界知名品牌，为顾客带来最时尚的新潮体验。麦当劳、海澜之家、以纯等名店抢滩进驻，构筑带来最时尚的新潮体验。麦当劳、海澜之家、以纯等名店抢滩进驻，构筑最具魅力的时尚体验之都。最具魅力的时尚体验之都。连锁零售企业规模不同，采购设置不同

11、采购助理采购助理岗位职责：岗位职责：1.协助配合经理的部门工作，负责公司采购工作。包括询比价、签定采购合同、验收、评估及反馈汇总工作；更新、完善、创新采购工作和流程。2.采购订单的跟进与验收工作。3.进行原材料等其他公司和客户所需的物品筛选、检查、采购、发货及质保工作。4.熟悉和掌握各类物资的名称、型号、规格、单价、用途和产地。直接负责检查购进物资是否符合质量要求。5.监督采购物品的系统性，录入各类有关采购的物品信息，编制各类采购文件和工艺，并适时更新修改并作一定的补充，归档形成系统化管理。6.积极与各部门进行沟通，及时了解需求情况，较好的控制成本，创造公司最大利润。7.熟悉使用办公软件，优秀

12、应届毕业生亦可。连锁零售企业规模不同，采购设置不同大型连锁零售企业采购部门组织结构及岗位职责大型连锁零售企业采购部门组织结构及岗位职责3连锁零售企业规模不同，采购设置不同大型连锁零售企业采购部门组织结构及岗位职责大型连锁零售企业采购部门组织结构及岗位职责3一、大型连锁企采购部门组织设立的方法：一、大型连锁企采购部门组织设立的方法：由于大型连锁企业的复杂性，在建立采购组织时，要充分考由于大型连锁企业的复杂性，在建立采购组织时，要充分考虑到各个企业不同的因素和状态，因此，根据大型连锁零售企业虑到各个企业不同的因素和状态，因此，根据大型连锁零售企业的不同要求，可以考虑以下几种组织设立的方法：的不同要

13、求，可以考虑以下几种组织设立的方法：连锁零售企业规模不同，采购设置不同（一）按采购地区建立采购部门（一）按采购地区建立采购部门 连锁零售企业规模不同，采购设置不同（二）按商品类别建立采购部门（二）按商品类别建立采购部门 按照商品类别建立采购部门，是大部分连锁超市采用的模式，按照商品类别建立采购部门，是大部分连锁超市采用的模式，这种模式适用于采购商品种类繁多的企业。这种模式适用于采购商品种类繁多的企业。连锁零售企业规模不同，采购设置不同（三）按采购商品价值建立采购部门（三）按采购商品价值建立采购部门 按照商品价值建立采购部门，有利于抓住商品采购的重点，按照商品价值建立采购部门，有利于抓住商品采购

14、的重点，降低企业的采购成本，合理管理供应商。降低企业的采购成本，合理管理供应商。连锁零售企业规模不同，采购设置不同知识补充:80/20法则，又称为帕累托法则、最省力法则或犹太法则。此法则是由意大利经济学家帕累托提出的。他指出：在任何特定群体中，重要的因子通常只占少数，而不重要的因子则占多数，因此只要能控制具有重要性的少数因子即能控制全局。连锁零售企业规模不同，采购设置不同知识补充:80/20法则认为：原因和结果、投入和产出、努力和报酬之间本来就存在着无法解释的不平衡。例如，世界上大约80的资源是由世界上15的人口所耗尽的；世界财富的80为25的人所拥有；在一个国家的医疗体系中，20的人口与20

15、的疾病，会消耗80的医疗资源。管理学界所熟知的二八法则即80%的公司利润来自20%的重要客户，其余20%的利润则来自80%的普通客户。连锁零售企业规模不同，采购设置不同知识补充:80/20法则的延伸-ABC分类法，适用于采购管理和库存管理。ABC管理方法是把物资分为三种不同的重要性，一般的标准：A类：总价值 80%，采购种类 20%B类：总价值 15%，采购种类 30%C类：总价值 5%，采购种类 50%方法：把物资按总价值排序，分别算出总价值和总数的百分比，按照百分比的原则划分出A、B和C类。连锁零售企业规模不同，采购设置不同知识补充:80/20法则的延伸-ABC分类法，适用于采购管理和库存

16、管理。连锁零售企业规模不同，采购设置不同知识补充:80/20法则的延伸-ABC分类法，适用于采购管理和库存管理。连锁零售企业规模不同，采购设置不同知识补充:80/20法则的延伸-ABC分类法，适用于采购管理和库存管理。物品物品名称名称101102103104105106107108109110单价单价0.050.110.150.080.070.160.200.040.090.12年需年需求量求量48000200030080048001200180003005000500连锁零售企业规模不同，采购设置不同知识补充:80/20法则的延伸-ABC分类法，适用于采购管理和库存管理。物品名称单价(元)年

17、需求量使用成本所占的比例1010.0548000240032.5%1020.1120002203.0%1030.15300450.6%1040.08800640.9%1050.0748003364.6%1060.1612001922.6%1070.218000360048.8%1080.04300120.2%1090.0950004506.1%1100.12500600.8%总计：总计：73797379连锁零售企业规模不同，采购设置不同知识补充:80/20法则的延伸-ABC分类法，适用于采购管理和库存管理。物品名称物品累计单价(元)年需求量使用成本所占的比例累计的比例分类10710%0.218

18、000360048.8%48.8%A10120%0.0548000240032.5%81.3%A10930%0.0950004506.1%87.4%B10540%0.0748003364.6%92.0%B10250%0.1120002203.0%94.9%B10660%0.1612001922.6%97.5%B10470%0.08800640.9%98.4%C11080%0.12500600.8%99.2%C10390%0.15300450.6%99.8%C108100%0.04300120.2%100.0%C连锁零售企业规模不同，采购设置不同知识补充:80/20法则的延伸-ABC分类法，适用

19、于采购管理和库存管理。物品物品级别级别物品编号物品编号所占的百所占的百分比分比使用量的百使用量的百分比分比采取的行动采取的行动A107,10120%81.3%严密控制严密控制B109,105,102,10640%16.2%定期回顾复查定期回顾复查C104,100,103,10840%2.5%偶尔回顾复查偶尔回顾复查连锁零售企业规模不同，采购设置不同（四）按采购功能设计采购部门（四）按采购功能设计采购部门 按照采购功能设计采购部门，是根据工作岗位来设计部门，分按照采购功能设计采购部门，是根据工作岗位来设计部门，分为采购计划组，询价招标组，货款结算组为采购计划组，询价招标组，货款结算组。连锁零售企

20、业规模不同，采购设置不同 一般大型连锁零售企业会将上述几种组织设立方法进行归纳一般大型连锁零售企业会将上述几种组织设立方法进行归纳汇总，形成符合自身特色的采购部门，如图：汇总，形成符合自身特色的采购部门，如图：连锁零售企业规模不同，采购设置不同二、大型连锁零售企业商品采购部门的岗位职责二、大型连锁零售企业商品采购部门的岗位职责 (一一)采购部门的岗位职责采购部门的岗位职责 (二二)采购经理工作职责采购经理工作职责 (三三)采购部门经理工作职责采购部门经理工作职责 (四四)采购经理助理的工作职责采购经理助理的工作职责 (五五)采购员的工作职责采购员的工作职责 (六六)采购行政文员的工作职责采购行

21、政文员的工作职责连锁零售企业规模不同，采购设置不同招聘岗位1.工作描述：（1）市场调查及信息收集，分析原料行情；（2）供应商开发、评估，库存管理；（3）饲料原料采购、贸易合同谈判达成，发货、到货沟通协调及管理；（4）寻找国内外优质货源，与供应商、品质管理人员合作改进原料品质。2.岗位要求：（1）善于信息收集、分析与总结，逻辑思维清楚，沟通协调能力突出，具备管理能力；（2）诚实守信，做事有规划，行动力杰出，有大局观；（3）吃苦耐劳，接受经常出差，能够适应不同环境、承受工作压力强，积极接受挑战；（4）认同农业行业，适应农村生活，认同欣赏正大集团“利国，利民，利企业”的价值观；（5）优先考虑：英语优秀，男生，有驾照。3.工作地点：全国