时间管理与GTD方法-课件.ppt

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1、时间管理与时间管理与GTD方法方法2015-022020/11/241时间管理的目标时间管理的目标什么是什么是GTD？人生规划的人生规划的“六个高度六个高度”时间管理的时间管理的“五个流程五个流程”时间管理的时间管理的“四象限法则四象限法则”时间管理与时间管理与GTD学习资源学习资源2020/11/242精品资料2020/11/243你怎么称呼老师？如果老师最后没有总结一节课的重点的难点，你是否会认为老师的教学方法需要改进？你所经历的课堂，是讲座式还是讨论式？教师的教鞭“不怕太阳晒，也不怕那风雨狂，只怕先生骂我笨，没有学问无颜见爹娘”“太阳当空照，花儿对我笑，小鸟说早早早”2020/11/24

2、4时间管理的目标时间管理的目标2020/11/2451，用最少的时间，做最有效的事情2，把握自己的生活，达到生活、工作、家庭、社会各个方面的平衡1，提高单位时间的投入产出比2，减少不必要的事务平平 衡衡黑黑 洞洞时间管理的目标时间管理的目标效效 率率每天工作的三种状态“精力集中的工作”、“真正的休息”、“浪费的时间”（时间黑洞）2020/11/246什么是什么是GTD？2020/11/2471，GTD=GettingThingsDone（“把事情做完”或“搞定”）2，源自DavidAllen（戴维艾伦）的一本畅销书GettingThingsDone3，GTD方法具有广泛的影响力1，把所有事情都

3、写下来，存进工具，清空大脑2，一时一事，心无杂念，实现真正的高效工作GTD核核 心心GTD方法是什么？方法是什么？要要 点点1，清空你的大脑2，把任务和项目具体成行动2020/11/248六个高度GTD方法是什么？方法是什么？五个流程四象限法则2020/11/249人生规划的人生规划的“六个高度六个高度”2020/11/2410戴维艾伦提出，我们的工作和人生是可以划分成六个高度去进行检视和规划的。规规 划划人生的人生的“六个高度六个高度”原则（五万米）原则（五万米）自己的价值观、原则和目标，这是你工作生活的灵魂所在。目标（三万米）目标（三万米）比愿景更细化，通常为一年内的阶段性成果。任务（一万

4、米）任务（一万米）所有需要一步以上完成的事情都是一个任务愿景（四万米）愿景（四万米）35年的目标，可以是职位的，也可以是组织能力、协调能力等责任范围（两万米）责任范围（两万米）工作上的角色，如销售、管理等；生活中的角色、如父亲、子女等。下一步行动（跑道）下一步行动（跑道）这是最为细枝末节的事件，我们要将他们全部放进清单，一一消灭。2020/11/24111，自己的价值观、原则、人生目标2，据此对人、事、物作出评估，决定什么是最重要的，值得花费多少时间3，价值观不在你的记忆里，需要从你的经验中去提炼原原 则则人生的人生的“六个高度六个高度”愿愿 景景目目 标标1，根据价值观，确定三到五年内的各方

5、面（健康、事业、生活、财富等）的愿景2，描绘蓝图：（1）我的目标是什么？（2）达到这个目标之后我的工作和生活会是怎样的？不断回顾蓝图，增强完成目标的愿望和动力。1，比愿景更细化，通常在一年内就可以有一个阶段性的成果2，好的目标给人以明确的方向，能激发出人的潜能3，好的目标，应当符合SMART原则2020/11/2412好目标=SMART人生的人生的“六个高度六个高度”Specific具体的目标明确Measurable可测量可以度量Attainable可实现具备能力Realistic可实行有现实条件Time-base时间线有截止时间S.M.A.R.TSMART我要学好英语我要在60天内完全掌握新

6、英语900句，每天我花一个小时练习应该掌握的15句话，达到在90秒内将当天所学全部脱口说出。具体的掌握新英语900句可测量每天90秒内脱口说出所学内容可实现每天才花费一个小时可实行每天只需掌握15句话有时限在60天内完成X XX XX XX XX X2020/11/2413针对目标进行层层分解，才能保证目标顺利实现人生的人生的“六个高度六个高度”目标计划目标目标步骤步骤月计划月计划周计划周计划2020/11/24141，每个人都是很多角色的集合体，也在很多角色中转换2，每个角色的使命、目标、心态和处事方法都不相同3，没有进入当下角色，没有正确的心态，影响执行力角角 色色人生的人生的“六个高度六

7、个高度”角色决定心态心态决定成果2020/11/2415人生的人生的“六个高度六个高度”任任 务务下一步下一步行动行动1，一系列行动的组合，可分解为若干行动2，从战略上总揽全局“做正确的事”1，单一的可以立即执行的事情，由任务分解而来2，专注地采取正确的行为“把事做正确”2020/11/2416时间管理的时间管理的“五个流程五个流程”2020/11/2417时间管理的时间管理的“五个流程五个流程”收集收集处理处理组织组织回顾回顾执行执行2020/11/2418收集收集时间管理的时间管理的“五个流程五个流程”处理组织回顾执行1，将“一切引起我们注意的东西”放在”收集篮”里2，在清空大脑的同时达到

8、”心如止水”的境界目目 的的来来 源源要要 点点1，使用的工具越少越好2，在5秒钟内拿出工具3，定期清空工具1，由目标分解而得到的各种计划和项目2，个人的突发奇想和各种突发事件2020/11/2419收集时间管理的时间管理的“五个流程五个流程”处理处理组织回顾执行1，对任务打上”可以执行”或”不能执行”的标签，并对任务进行分类2，处理过程在大脑中进行，不需要写在收集篮里处处 理理原原 则则1，从最上面一项开始，逐项处理2，一次只处理一件事情3，处理过不要再放回收集篮（被迫中断的除外）2020/11/2420收集时间管理的时间管理的“五个流程五个流程”处理处理组织回顾执行不可执行不可执行可以执行

9、可以执行1，2分钟能搞定立即去做2，需要多个步骤的项目记入清单，任务分解3，指派给别人完成的事把猴子甩到别人身上4，特定时间做的事记入日程表5，待办事项有空就立即搞定1，垃圾浪费时间，千万别做2，将来某时/也许时机不成熟，计入清单3，参考资料无需处理，分类归档2020/11/2421收集时间管理的时间管理的“五个流程五个流程”处理组织组织回顾执行按照处理的分类结果，将收集篮中的材料分别放入对应的工作清单中组组 织织3+1清单清单1，收集篮2，将来某时/也许清单3，待办事项清单4，项目清单2020/11/2422收集时间管理的时间管理的“五个流程五个流程”处理组织回顾回顾执行回顾回顾将来某将来某

10、时时/也也许清单许清单回顾回顾待办待办事项事项清单清单回顾回顾项目项目清单清单回顾回顾目标目标2020/11/2423收集时间管理的时间管理的“五个流程五个流程”处理组织回顾回顾执行1，站在3万英尺的高度去看待问题2，让灵感应运而生时时 间间作作 用用1，每天工作第一眼2，每周定期做回顾2020/11/2424收集时间管理的时间管理的“五个流程五个流程”处理组织回顾回顾执行1，采取柳比歇夫记录法，随手记录2，为后续的时间分析提供充分的素材时间日志时间日志分分 析析作作 用用1，自己的高效时段在哪个时间段？2，本周主要完成的任务是什么？3，是否按照事情的重要程度来进行处理？4，影响工作效率的罪魁

11、祸首是哪些事情？5，对于重要任务进行回顾，思考提高改善的方法。6，查看是否休息的时间是否充分？1，分析自己的时间投入与产出2，找到自己的最高效时间段2020/11/2425收集时间管理的时间管理的“五个流程五个流程”处理组织回顾执行执行根据价值观和四象限工作法选择下一步行动重要性重要性环环 境境1，根据环境对任务进行分类：打电话、计算机旁、外出等2，将相同环境下的任务集中处理，可以提高效率1，注意调节工作节奏，将难度大、耗费精力的任务与简单任务交替安排2，有利于集中精力，有效防止疲劳精精 力力时时 间间1，考虑现在有多长可利用时间2，根据时间长短，选择合适任务2020/11/2426时间管理的

12、时间管理的“四象限法则四象限法则”2020/11/24271，由著名管理学家史蒂芬科维(StephenR.Covey)提出的时间管理理论2，把工作按照重要和紧急两方面的程度，划分为四个象限四象限四象限时间管理四象限法则时间管理四象限法则紧迫程度紧迫程度根据任务的时间底线确定事情的紧迫程度重要程度重要程度根据职业价值观评估一件事情的重要程度2020/11/2428把自己所有的日常事务放到四象限中分析具具 体体分分 析析时间管理四象限法则时间管理四象限法则重要且紧急重要且紧急不重要且不紧急不重要且不紧急不重要且紧急不重要且紧急重要且不紧急重要且不紧急2020/11/2429对待四个象限中的事务应该

13、采取不同的态度和处理原则对对 策策时间管理四象限法则时间管理四象限法则立即去做立即去做1，工作压力和生活危机的主要来源2，是一个雷区，越少进入越好3，80%的事务都来自于第二象限没有被处理好的事务交给别人去做交给别人去做1，我们忙碌而且盲目的源头2，放权交给别人去做3，通过委婉拒绝减少这类事务产生有计划去做有计划去做1，进行任务分解，制定时间表；每次投入很少时间，就可以完成庞大任务2，处理好的话，会减少第一象限80%的事务尽量别去做尽量别去做1，用于缓冲调整，在疲惫时用来调整心态和身体2，投入太多精力，则是浪费生命2020/11/24301，第二象限的工作是四象限的核心和最终目的2，要将自己主

14、要的时间和精力投资在第二象限3，关键是做好工作相关的目标描述和任务分解第第 二二象象 限限时间管理四象限法则时间管理四象限法则2020/11/24311，一篇文章猴子背在谁身上，哈佛商业评论1974年11-12月期，作者WillamOnckenJr.和DonaldL.Wass，被要求重新刊载次数最多的文章2，一本书别让猴子跳回背上，作者WillamOnckenJr.，从上篇文章扩展而来猴猴 子子法法 则则时间管理四象限法则时间管理四象限法则3，猴子法则虽然管理者将猴子（任务）分配给了下属，但是一旦任务执行发生困难，猴子（任务）就会又跳回管理者的背上。而管理者摆脱负担的方法就是应该将注意力放在分

15、配与掌控猴子（任务分配）的工作上2020/11/24321，对管理人员来说，应该多做重要的、擅长的事情，尽量把别人能做和别人擅长的事情分配出去。这样效率才会更好。如果事无巨细，事必躬亲，只会把自己累死时间管理四象限法则时间管理四象限法则2，对于普通人来说，要学会拒绝无关紧要和自己不相关的事情。如果任何事情都追求完美，不知道选择和放弃，会在生活中遇到很大问题猴猴 子子法法 则则2020/11/2433时间管理与时间管理与GTD学习资源学习资源2020/11/2434时间管理与时间管理与GTD知识云图知识云图六个高度五个流程GTD四象限法则猴子法则时间黑洞柳比歇夫记录法3+1清单系统有效培养习惯U

16、nbrokenTime80/20法则突发事件的处理原则建立高效办公区时间也是一种投资筷子式清单任务的分解SMART目标提高执行力职业价值观目标的制定衣柜整理法时间管理每日回顾2分钟原则清空大脑2020/11/2435GettingThingsDone，国内翻译为尽管去做或搞定，GTD方法的开山之作，书书 籍籍网网 络络GTD学习资源学习资源工工 具具最好用的工具国产精品跨平台同步Mac平台最棒小强升职记（升级版），可以看做是搞定的中国版，相比原著，更接地气。warfalcon微信号：read012020/11/2436GTD学习要点总结学习要点总结当你把所有事情都交给大脑思考时，大脑就会停止响

17、应。当你把大脑有效清空时，大脑才可以用来有效思考。不管是列清单、写目标、还是做计划，都要写下来。这是一种态度，也是一种方法。造成你手足无措、效率低下、抗干扰能力差的原因之一就是你把”项目”当成了”行动”！什么是项目？它是由若干个单一的行动所组成的。那什么是行动呢？行动就是可执行的步骤。脑袋里只装一件事，也就是一时一事。至少有这么几个好处：1，专注。2，成就感。3，摆脱压力。4，更好的结果。任何复杂的项目都是由简单的”下一步行动”组成的。找出”下一步行动”的秘诀：一：动词开头。二：内容清晰。三：描述结果。四：设定开始时间、周期、最后期限。2020/11/2437GTD学习要点总结学习要点总结将上

18、述的一切变成你每一个工作日里的习惯。当这个建议对你生效时，把它提供给你的同事采用。时间管理并不是你个人的事情，我们每天几乎100%的干扰都是来自于同事。可以想象一下，每天与同事的接触就像是搭积木，你是一个方块，而别人都是三角形，这样的积木能搭多高？能紧紧结合在一起吗？不能！除非你和同事都是方块，或者都是三角形，才能够产生合力，紧紧地联系在一起，做到合作无间。这应该是时间管理的最高境界了。你需要合理地安排自己的时间，把握行动的进度，照顾别人的时间。写下第二象限优先级最高的事，然后像巴菲特那样坚信自己的长期投资，只要认为这是有价值的，就集中精力去做；当你集中精力做完这件事以后，再去做下一件。把大量的时间花在了如何制定一个完美的人生规划上，而恰恰忘了去执行。这世界上的绝大多数人都经历过一段这样的愚蠢期。不要做一个收藏家，而要做一个建筑工。2020/11/2438大家一起GTD（搞定）！2020/11/24392020/11/2440