会展现场服务与管理教程课件.ppt

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1、展会现场管理工作安排展会现场管理工作安排展会现场管理与服务内容展会现场管理与服务内容展览期间相关活动策划展览期间相关活动策划会展危机管理与关系恢复会展危机管理与关系恢复 一、展会现场管理工作安排会展现场工作会展现场工作会展现场工作会展现场工作 撤展管理撤展管理展中现场展中现场管理管理展前布置展前布置管理管理展前布置阶段展前布置阶段1 1设立场地前台接待设立场地前台接待 （1）负责参展企业报到登记。（2）根据参展报名情况落实参展证的派发和展品进入场地确认。（3）派发参展企业在参会期间的参会指南。（4）进行一些相关企业的咨询活动，介绍展场的大体安排情况。2 2酒店接待处酒店接待处 （1）设立前台接

2、待处。（2）进行参展商住宿登记。（3）住宿表要求：企业名称、房间号码、酒店联系电话、房主姓名。一、展会现场管理工作安排展前布置阶段展前布置阶段3 3场馆现场协调工作场馆现场协调工作 （1）负责监督现场施工，即根据参展企业要求进行装修的展位施工。（2）对现场工作中注意防火、防电、防盗等工作。（3）为企业协调现场租赁业务。（4）根据企业报名表，布置安排会场外的广告宣传（一般为参展企业 根据要求而设立的）。4 4交通运输安排及搬运工作交通运输安排及搬运工作 （1）企业运输展品的接待及装卸。（2）搬运工作协调。一、展会现场管理工作安排展中现场阶段工作展中现场阶段工作1 1展览会的开幕式组织工作展览会的

3、开幕式组织工作（1）确定邀请参加展览会开幕式贵宾名单。（2）确定邀请参展企业的记者名录。（3）开幕式的场地搭建要求。（4）开幕式主持人讲话内容的审定及参加嘉宾讲话内容的审定。（5）开幕式结束后，带领嘉宾参观及讲解的人员到位，以及会后的安 排工作。一、展会现场管理工作安排展中现场阶段工作展中现场阶段工作2 2展会召开期间展会召开期间（1）做好大会的参观人数的统计、分类。（2）发放大会的展览会刊（每天定时发放，要根据参观对象的身份发 放）。（3）协调展会期间研讨会会议组织安排工作，做到研讨会与展览会有 机结合。（4）做好最后的中间人形象，积极为企业牵线搭桥，为企业服务。（5）统计大会的成交额，做好

4、记录。（6）积极听取参会代表对大会的意见和建议。（7）根据参会信息，再次邀请参会企业参加下一届的展会。一、展会现场管理工作安排撤展阶段管理撤展阶段管理 当展会按计划的天数进行展览完毕以后，展会就要准备闭幕，展会闭幕标志着本届展会正式结束。然而，展会闭幕并不意味着展会现场工作就此结束。展会的撤展工作还需要办理机构的大力介入和进行必要的管理。展会的撤展工作主要包括展位的拆除、参展商租赁展具的退还、参展商展品的处理和回运、展场的清洁和撤展安全保卫等工作。一、展会现场管理工作安排展会现场管理内容与措施展会现场管理内容与措施1 1展会观众管理展会观众管理2 2展会现场广告管理展会现场广告管理3 3参展商

5、行为管理参展商行为管理4 4安全管理安全管理5 5交通、物流管理交通、物流管理6 6餐饮管理餐饮管理7 7证件管理证件管理8 8参展商和观众投诉处理参展商和观众投诉处理9 9新闻管理新闻管理1010知识产权保护工作知识产权保护工作1111现场保洁现场保洁1212展览会布展和撤展管理展览会布展和撤展管理二、展会现场管理与服务内容展会现场管理内容与措施展会现场管理内容与措施二、展会现场管理与服务内容展会现场管理内容与措施展会现场管理内容与措施二、展会现场管理与服务内容展览现场配套服务展览现场配套服务1 1展会观众管理展会观众管理2 2展会现场广告管理展会现场广告管理3 3参展商行为管理参展商行为管

6、理4 4安全管理安全管理5 5交通、物流管理交通、物流管理6 6餐饮管理餐饮管理7 7证件管理证件管理8 8参展商和观众投诉处理参展商和观众投诉处理9 9新闻管理新闻管理1010知识产权保护工作知识产权保护工作1111现场保洁现场保洁1212展览会布展和撤展管理展览会布展和撤展管理二、展会现场管理与服务内容（一）展前布展管理阶段（一）展前布展管理阶段（一）展前布展管理阶段（一）展前布展管理阶段所谓布展，从参展商的角度看，是指参展商为准备展览而在展会开幕前对展位进行搭装、布置和将展品陈列在展位上的系列工作；从办展机构的角度看，是指对展会现场环境进行布置和对参展商有关工作进行的协调和管理1.展台搭

7、建管理展台搭建管理2.展会开幕式和其他相关现场布置展会开幕式和其他相关现场布置 展会开幕式场所的选择和搭建 展会展馆序幕大厅布置 嘉宾休息室的布置 设置“联络咨询服务中心”设置“新闻中心”。设置“专业观众登记柜台”一、展会现场管理会展现场活动流程会展现场活动流程会展现场活动流程会展现场活动流程 闭幕闭幕/撤展撤展展示展示/交流交流开幕仪式开幕仪式布展布展/预展预展三、展览期间相关活动策划1 1 1 1展会开幕展会开幕展会开幕展会开幕 式策划式策划式策划式策划（1 1）开幕的时间和地点）开幕的时间和地点开幕式时间和地点要提前决定并尽早通知有关各方。在开幕时间的选择上要考虑当地的交通、气候及工作开

8、幕式时间和地点要提前决定并尽早通知有关各方。在开幕时间的选择上要考虑当地的交通、气候及工作习惯等因素。习惯等因素。（2 2）开幕式流程）开幕式流程1.1.确定礼仪人员、接待人员分工及任务确定礼仪人员、接待人员分工及任务2.2.落实安全保卫人员的布局与分工落实安全保卫人员的布局与分工3.3.确定领导和嘉宾的排序并务必核准姓名、性别、职务。确定领导和嘉宾的排序并务必核准姓名、性别、职务。4.4.确定致词人、剪彩人的次序、站位确定致词人、剪彩人的次序、站位5.5.音响、乐队、礼炮等的检查、配合与协调音响、乐队、礼炮等的检查、配合与协调6.6.检查嘉宾签到薄、胸花和剪彩用品、礼品检查嘉宾签到薄、胸花和

9、剪彩用品、礼品7.7.妥善安排新闻媒体采访报道妥善安排新闻媒体采访报道2 2 2 2展会专题展会专题展会专题展会专题 会议策划会议策划会议策划会议策划（1 1）专业研讨会）专业研讨会1.1.会前简明扼要地向主要发言人与主持人介绍相关情况。会前简明扼要地向主要发言人与主持人介绍相关情况。2.2.事先设计好会议议程。事先设计好会议议程。3.3.邀请知名人士主持讨论会。邀请知名人士主持讨论会。4.4.使主要发言人明白主办方希望他们做什么。使主要发言人明白主办方希望他们做什么。5.5.明确讨论会的性质。明确讨论会的性质。6.6.合理安排讨论会的时间。合理安排讨论会的时间。7.7.与主持人讨论议程要求。

10、与主持人讨论议程要求。8.8.请演讲者向主办方提交演讲大纲。请演讲者向主办方提交演讲大纲。9.9.预先与主持人讨论参加专题讨论的最合适人数。预先与主持人讨论参加专题讨论的最合适人数。10.10.计划最多的互动人数，准备分会场。计划最多的互动人数，准备分会场。11.11.预计要用到的演示设备。预计要用到的演示设备。（2 2）技术交流会）技术交流会（1 1）合理安排会议时间。）合理安排会议时间。（2 2）不要强挤时间来安排活动。）不要强挤时间来安排活动。（3 3）事前当众宣传会议，这有利于会议登记。）事前当众宣传会议，这有利于会议登记。（4 4）考虑设立）考虑设立“交流会交流会”布告牌。布告牌。（

11、5 5）如果合适，与会议主席或主持人一起为会议构建框架，推进会议的进行。）如果合适，与会议主席或主持人一起为会议构建框架，推进会议的进行。（6 6）考虑提供茶点。）考虑提供茶点。（7 7）不要强迫人们参加讨论交流会。）不要强迫人们参加讨论交流会。（8 8）要考虑到那些也许不属于交流范围内的人。）要考虑到那些也许不属于交流范围内的人。三、展览期间相关活动策划2 2 2 2展会专题展会专题展会专题展会专题 会议策划会议策划会议策划会议策划（3 3）行业会议）行业会议行业会议一般是由行业协会或者政府主管部门组织举办、行业协会会员或者该行业有关企业参加的会议。行业会议一般是由行业协会或者政府主管部门组

12、织举办、行业协会会员或者该行业有关企业参加的会议。行业会议在策划上有三个方面的中心任务，即会议的主题、会议的议题和会议的筹备方案。行业会议在策划上有三个方面的中心任务，即会议的主题、会议的议题和会议的筹备方案。（4 4）产品发布会）产品发布会1.1.明确目的。明确目的。2.2.确定口径和发布方式。确定口径和发布方式。3.3.选择时机。选择时机。4.4.确定对象。确定对象。5.5.发出邀请和接受报名。发出邀请和接受报名。6.6.确定主持人和发言人。确定主持人和发言人。7.7.准备有关材料。准备有关材料。8.8.布置会场。布置会场。9.9.安排翻译。安排翻译。10.10.收集媒体的报道。收集媒体的

13、报道。3 3 3 3表演、比表演、比表演、比表演、比赛和评奖活动赛和评奖活动赛和评奖活动赛和评奖活动策划策划策划策划（1 1）表演）表演1.1.提前策划。主办单位一定要明确所策划的表演是什么性质的表演。提前策划。主办单位一定要明确所策划的表演是什么性质的表演。2.2.选择场地。除了开幕、闭幕式上的活动之外，各类与展会主题有关的表演安排在展出现场比较合适，具选择场地。除了开幕、闭幕式上的活动之外，各类与展会主题有关的表演安排在展出现场比较合适，具 体选择什么地点，要根据实际情况而定。体选择什么地点，要根据实际情况而定。3.3.现场协调。为确保表演活动的顺利进行，展会主办者对表演现场的调度与服务十

14、分重要。参展商与参展现场协调。为确保表演活动的顺利进行，展会主办者对表演现场的调度与服务十分重要。参展商与参展 商之间有时会因为对方的表演影响自己而发生纠纷，这时主办方要及时出面协调。商之间有时会因为对方的表演影响自己而发生纠纷，这时主办方要及时出面协调。4.4.安全防卫。由于是现场表演，往往会吸引大量的观众驻足观看，可能会带来一些安全隐患，这就要求展安全防卫。由于是现场表演，往往会吸引大量的观众驻足观看，可能会带来一些安全隐患，这就要求展 会的主办方做好预案，确保表演活动顺利进行。会的主办方做好预案，确保表演活动顺利进行。（2 2）比赛和评奖活动）比赛和评奖活动1.1.要成立评审委员会，指导

15、评选工作，审定评选结果。要成立评审委员会，指导评选工作，审定评选结果。2.2.评审团成员要有代表性，并且要向所有参赛者公开。评审团成员要有代表性，并且要向所有参赛者公开。3.3.要先制定比赛、评奖范围和一个公平合理的规则，并且要向所有参赛者公开发布活动方案。要先制定比赛、评奖范围和一个公平合理的规则，并且要向所有参赛者公开发布活动方案。4.4.发动参展商与专业观众参加。发动参展商与专业观众参加。5.5.邀请有关媒体参加报道会更有影响力。邀请有关媒体参加报道会更有影响力。6.6.比赛评比的揭晓时间一般安排在展会结束的前一天。比赛评比的揭晓时间一般安排在展会结束的前一天。7.7.比赛评奖揭晓时一般

16、需要组织一个公开的颁奖仪式。比赛评奖揭晓时一般需要组织一个公开的颁奖仪式。8.8.比赛资金来源于展会利润或企业赞助。比赛资金来源于展会利润或企业赞助。9.9.比赛是公众参与性较高的项目，策划时要做好所能预测到的危机管理方案，以便使展会比赛顺利进行。比赛是公众参与性较高的项目，策划时要做好所能预测到的危机管理方案，以便使展会比赛顺利进行。会展作为一种特殊的重大经贸活动，人流、物流、会展作为一种特殊的重大经贸活动，人流、物流、信息流高度集中，是一个对危机较为敏感的行业。信息流高度集中，是一个对危机较为敏感的行业。会展危机是指影响参展商、专业观众、相关媒体等会展危机是指影响参展商、专业观众、相关媒体

17、等利益相关主体对会展的信心或扰乱会展组织者继续利益相关主体对会展的信心或扰乱会展组织者继续正常经营的非预期性事件。正常经营的非预期性事件。1 1社会因素社会因素2 2运作因素运作因素3 3自然因素自然因素4 4安全因素安全因素会展危机管理会展危机管理四、会展危机管理与关系恢复 第一阶段：危机的预防第一阶段：危机的预防第二阶段：行动准备第二阶段：行动准备 第三阶段：危机的识别第三阶段：危机的识别第五阶段：危机的解决第五阶段：危机的解决第四阶段：危机的控制第四阶段：危机的控制危机预防也可称为“危机预警”，即展会组织者对可能发生的危机事件进行预测并根据各种危机发生的概率采取相应的预防措施。建立一支组

18、织者须拥有危机管理团队，团队人员需熟悉业务流程，并能够制定具体、有针对性、可操作性强的危机管理行动计划、建立内外部沟通机制、开展模拟训练及建立重要关系等这个阶段的关键是找出危机的本质和真正的根源。这样才能帮助展会组织者科学、合理、迅速采取危机的处理和援救方案。危机管理的最后一个阶段其实就是总结经验教训，这也是危机管理的最高境界 解决危机，速度是关键，一旦时间蔓延到更广的范围便难以处理。因此，一旦危机发生，展览会组织者就应该迅速启动危机管理机制，并尽快采取正确的处理措施。第六阶段：危机的提升第六阶段：危机的提升/评估评估安排专项人员从事危机的处理和控制工作，将危机损失降至最小的基础。及时、准确地

19、与自己的组织成员及客户通报相关信息指定一个人作为展览会主办方的发言人会展危机管理的基本程序会展危机管理的基本程序四、会展危机管理与关系恢复展会宣传与展会宣传与推广的内容推广的内容1 1建立会展建立会展危机管理预警危机管理预警机制机制3 3会展保会展保险的适当险的适当投入投入2 2构建危构建危机预控系机预控系统统（1 1）成立会展危机管理委员会，对会展危机）成立会展危机管理委员会，对会展危机进行预测分析；进行预测分析；（2 2）制定会展危机应急计划）制定会展危机应急计划/方案；方案；（3 3）事先和媒体建立联系；）事先和媒体建立联系；（4 4）确定会展危机组织对外发言人；）确定会展危机组织对外发

20、言人；（5 5）建立处理会展危机关系网；）建立处理会展危机关系网；（6 6）做好会展组织内部人员培训工作。）做好会展组织内部人员培训工作。在危机管理的角度而言，在危机管理的角度而言，保险是一种风险转移，通保险是一种风险转移，通过这一机制，众多的经济过这一机制，众多的经济单位结合起来，建立保险单位结合起来，建立保险基金，共同对付意外事故。基金，共同对付意外事故。（1 1）组建）组建“虚拟的虚拟的”危机管理小危机管理小组；组；（2 2）制定危机预案；）制定危机预案；（3 3）开展人员培训，危机管理全）开展人员培训，危机管理全真模拟；真模拟；（4 4）落实危机预防措施岗位，防）落实危机预防措施岗位，

21、防范于未然范于未然会展危机预防措施会展危机预防措施会展危机预防措施会展危机预防措施四、会展危机管理与关系恢复 会展危机处理及恢复对策会展危机处理及恢复对策4 4 4 4实施会展危机公关实施会展危机公关实施会展危机公关实施会展危机公关要进行双向沟通；要强化媒体管理，正确发挥大众传媒的作用；做好危机传播方案。3 3 3 3制定科学地危机处理策略制定科学地危机处理策略制定科学地危机处理策略制定科学地危机处理策略（1）以客户利益为首位（2）掌握对外信息发布的主动权（3）执行统一的行动方案2 2 2 2建立和健全会展危机管理机构建立和健全会展危机管理机构建立和健全会展危机管理机构建立和健全会展危机管理机构在危机预防阶段建立的“虚拟”危机管理小组在得到充分授权的前提下，可以立即转变为专门的危机管理机构，代表企业走到危机处理的第一线，形式危机管理职能，确定危机处理策略，制定处理方案，采取各种危机处理措施。1 1建立会展危机管理的建立会展危机管理的建立会展危机管理的建立会展危机管理的RCRRRCRR模式模式模式模式（1）预警(Readiness)（2）沟通(communication)（3）反应(Response)（4）恢复(Recovery)四、会展危机管理与关系恢复