第三章文件工作的基本原则课件.ppt

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1、第一节第一节 文件工作的基本原则文件工作的基本原则第二节第二节 文件工作要则文件工作要则第三节第三节 文件工作制度文件工作制度2 第一节文件工作的基本原第一节文件工作的基本原则则一、准确原则一、准确原则二、及时原则二、及时原则三、安全原则三、安全原则四、精简原则四、精简原则 3一、一、准确原则准确原则 准确是对文件工作的质量要求，是文件工准确是对文件工作的质量要求，是文件工作的生命线和基础作的生命线和基础 n包包括括文文件件本本身身质质量量，也也包包括括文文件件处处理各个环节的质量。理各个环节的质量。n 各各处处理理环环节节应应权权责责清清楚楚，赏赏罚罚分分明明；程序完整、方法缜密、手续齐全。

2、程序完整、方法缜密、手续齐全。n建建立立健健全全各各项项文文件件工工作作的的活活动动规规则则，合合理理设设计计处处理理程程序序，改改进进工工作作人人员员的工作作风。的工作作风。4二、二、及时原则及时原则 即在实现文件管即在实现文件管理目标的前提下，以最理目标的前提下，以最少的人力、物力、财力少的人力、物力、财力和时间的投入，经济高和时间的投入，经济高效地完成文件管理各项效地完成文件管理各项工作。工作。5三、安全原则三、安全原则 要求确保公文内容和实体的要求确保公文内容和实体的安全，安全可靠地传递、处理与安全，安全可靠地传递、处理与管理公文，确保国家秘密的安全。管理公文，确保国家秘密的安全。尤其

3、注意在计算机和网络环境下尤其注意在计算机和网络环境下保证文件内容不被窃取、篡改或保证文件内容不被窃取、篡改或销毁；其次保证文件不被丢失和销毁；其次保证文件不被丢失和损坏。损坏。6四、四、精简原则精简原则 要求精简公文，文件工作力行简要求精简公文，文件工作力行简便，讲求实效。便，讲求实效。n发文少而精。发文少而精。n在保证有效的前提下努力简化公文格在保证有效的前提下努力简化公文格式、篇幅、结构与语言表达；精简公式、篇幅、结构与语言表达；精简公文种类。文种类。n文件处理要尽量方便读者，减少环节。文件处理要尽量方便读者，减少环节。n文件管理要便于利用。文件管理要便于利用。7一、基本概念一、基本概念1

4、.1.行行文文指指各各级级机机关关在在其其公公文文处处理理过过程程中中以以本机关名义撰制公文向受文机关运行的环节。本机关名义撰制公文向受文机关运行的环节。2.2.行行文文规规则则 是是文文件件在在撰撰写写和和处处理理过过程程中中必必须须遵遵守守的的规规定定和和准准则则，是是国国家家有有关关部部门门专专门门制制定定的的旨旨在在控控制制行行文文方方向向、行行文文方方式式和和行行文文数数量量的的有有关关规规定定，是是社社会会组组织织之之间间行行文文所所必必须须遵遵循循的的统统一一规则规则。8 3.遵守行文规则的意义遵守行文规则的意义 一一是是可可以以确确保保公公文文迅迅速速、准准确确、安安全全地地传

5、传递递并并尽尽快快发发挥挥效效用用，减减少少不不必必要要的的发发文文，避避免免行行文文紊紊乱乱，防防止止公公文文“旅旅行行”，提提高高办事效率；办事效率；二是行文规则也是公文撰制的重要依据。二是行文规则也是公文撰制的重要依据。n 9二二、行文规则的主要内容行文规则的主要内容1、根据机关之间的工作关系确定行文方、根据机关之间的工作关系确定行文方向向2、选择适宜的行文方式，一般不得越级选择适宜的行文方式，一般不得越级行文。行文。3.正确选择主送机关与抄送机关正确选择主送机关与抄送机关4.坚持坚持“党政分开党政分开”的原则，的原则，在行文上要在行文上要党政分开；党政分开；5.联合行文时联合行文时,作

6、者应是作者应是“同级机关同级机关”，行文前必须对有关问题协商一致；行文前必须对有关问题协商一致；6.严格控制公文数量严格控制公文数量,简化行文手续。简化行文手续。10 1、根据机关之间的工作关系根据机关之间的工作关系确定行文方向。确定行文方向。机关之间的工作关系是决定行文方向的基本因素，它取决于机关各自的组织系统归属和职权范围，主要有四种类型：11(1)同一组织系统中的上下级机关之间属于领导与被领导关系:(2)同一专业系统中的上下级主管业务部门之间属于指导与被指导关系:(3)同一组织系统中的同级机关之间属于平行关系:(4)非同一系统中的任何机关均属不相隶属关系:机关之间的工作关系决定了公文传递

7、的方向:处于领导、指导地位的上级机关可以向被领导或被指导的下级机关主送下行文;被领导、被指导的下级机关应向上级领导、指导机关主送上行文;具有平行关系或其他不相隶属关系的机关之间相互主送平行文。122、选择适宜的行文方式，一般不得越级选择适宜的行文方式，一般不得越级行文。行文。行文方式是指文件传递运行的方式。不同的行文方向皆有相应的行文方式 根据情况，下行文有逐级行文、多级行文和无差别行文。逐级行文是向直接下一级机关行文，再由下一级机关逐步下达。多级行文是上级机关部署安排的工作可以一次传达到数级下级机关，如中央文件可直接发至县团级，省级文件可直接发至乡镇，即为多级行文。上级机关制发的公文，一经通

8、过或签署即可直接与群众见面，称无差别行文，如法律、法规、公告、布告、通告，见报不另行文的表彰决定等。13 上行文有两种情况。一是下级向直接上级领导机关行文。这是最常见最规范的上行文，受文单位是公文制发机关的直接上一级领导机关。二是越级行文。如遇特殊情况，下级机关可以超过自己的直接上级机关向更高一级的上级机关直到党和国家各最高机关行文。14 平行文由于不涉及隶属关系，不受级别限制，采用直接平行文方式。应注意以下几点：一是平行文原则上应是行政平级之间，如省与中央部委之间、市地与省的厅局之间，省与省之间，市地与市地，县与县之间等。特殊情况，也可不限于同级之间。如街道办事处向辖区所在单位部署安排的有关

9、事项，行文时可不拘泥于单位级别。二是平行文的内容大致有申请事项、告知事项、商洽事项、咨询事项、征求意见等，不管何内容，平行文均应以平等、协商的口气行文。三是平行文的文种主要是函和复函。15一般情况下禁止越级行文，同级或不相隶属的机关之间互相行文应该采用直接行文的方式互发平行文。如发生重大突发性事件、重大灾情，如果逐级上报下达会延误时机造成重大损失；间接上级机关指定直接上报的具体事项；需直接询问、答复或联系的具体事项；经多次请示直接上级机关长期未得解决的重大事项；或与直属上级有争议而该问题又急需解决；以及对直接上级机关进行检举、控告等，可越级行文。由于情况特殊而必须越级行文时，一般应抄送被越过的

10、机关。163.正确选择主送机关与抄送机关下列情况可以抄送下列情况可以抄送：（1）向下级机关的重要发文应该同时抄报上级机关（2）受双重领导的机关向其中一个上级机关主送公文的同时，应抄送另一上级机关；（3）公文涉及有关机关的职权范围需其予以配合时，可向该机关抄送。下列情况不得抄送下列情况不得抄送:(1)请示在上报同时不得向下级机关抄送;(2)接受抄送的机关不得再向其他机关抄送;(3)凡与公文办理无关的机关一律不得抄送.174.坚持“党政分开”的原则，在行文上要党政分开；5.联合行文时,作者应是“同级机关”，行文前必须对有关问题协商一致；6.严格控制公文数量,简化行文手续。18第三节第三节 文件工作

11、制度文件工作制度一、文件工作制度的种类一、文件工作制度的种类一、文件工作制度的种类一、文件工作制度的种类 1.根据制度制定与颁发的层级不同可划分为根据制度制定与颁发的层级不同可划分为 n国家级文件工作法规国家级文件工作法规 n部委制定的在本部门内生效的文件工作制度部委制定的在本部门内生效的文件工作制度 n机关内部职能部门或文件工作机构制定的制度机关内部职能部门或文件工作机构制定的制度 2.根据文件合作制度内容所针对的工作活动不同可分为根据文件合作制度内容所针对的工作活动不同可分为:n文件撰制制度文件撰制制度 n文件传递制度文件传递制度 n文件运转处理制度文件运转处理制度 n文件审核制度文件审核

12、制度 n文件保管利用制度文件保管利用制度 3.根根据据制制度度文文种种不不同同分分为为:规规定定、办办法法、规规则则、细细则则、规规程程等等 19二、文件工作制度的内容二、文件工作制度的内容 根根据据国国家家的的有有关关规规定定和和实实践践工工作作的的特特点，文件管理点，文件管理制度主要包括以下内容：制度主要包括以下内容：1.写作制度写作制度 2.审核签发制度审核签发制度 3.缮印制度缮印制度 4.用印制度用印制度 5.保密制度保密制度 6.收文办理制度收文办理制度 7.阅文制度阅文制度 208.传递制度传递制度9.平时归卷制度平时归卷制度 10.文件公布翻印制度文件公布翻印制度11.催办查办

13、制度催办查办制度 12.清退制度清退制度13.销毁制度销毁制度 14.立卷归档制度立卷归档制度15.文件利用制度文件利用制度21三、文件工作制度的制定过程三、文件工作制度的制定过程 起起草草阶阶段段22（四）文件工作制度的贯彻实施（四）文件工作制度的贯彻实施n做好宣传与培训工作做好宣传与培训工作 n制度执行要严格，奖惩分明制度执行要严格，奖惩分明 n要进行有效的监督与控制要进行有效的监督与控制 n要在实践中修正与完善文件工作制度要在实践中修正与完善文件工作制度23第二、三章第二、三章第二、三章第二、三章 练习题练习题练习题练习题一、填空题1文书学是一门以文书和（）为研究对象的应用性学科。2文书

14、工作的对象是（）。3小机关和基层单位在文书工作组织形式上多选用（）。4大机关和部分中等机关在文书工作组织形式上适宜选用（）。5具有平行关系或其他不相隶属关系的机关之间相互主送具有平行关系或其他不相隶属关系的机关之间相互主送（）。6上级领导机关直接将文件发到基层组织，或直接向公众传达的行文方式是（）。文书工作文书工作文件文件集中型集中型分散型分散型平行文平行文直达行文直达行文247文件工作的（）是指在社会组织内围绕文件工作的活动程序，确定各部门之间的分工、组合的形式。8上行文和下行文最基本、最常用的行文方式是（）。9 ：是指文件在撰写和处理过程中必须遵守的规定和准则。10 ：是指机关之间根据组织

15、关系和工作需要所采用的文件传递运行的层次与形式。11 ：是指同时向直接和更高层的上级机关，或同时向直接和更基层的下级机关行文的方式。组织形式组织形式逐级行文逐级行文行文规则行文规则行文方式行文方式多级行文多级行文2512 ：是指上级领导机关直接将文件发到基层组织，或直接向公众传达的行文方式。13.：是指下级机关在非常必要时，越过自己的直接上级领导机关而向更高层的上级机关，直至中央行文的方式。14.：是指同级或没有隶属关系的机关之间的行文。15文书工作是一项 、机要性、时效性、规范性都很强的工作。直达行文直达行文越级行文越级行文平行行文平行行文政治性政治性二、单选题1、上级领导机关直接将文件发到

16、基层组织，或直接向公众传达的行文方式是 。A直达行文 B逐级行文 C平行行文 D越级行文2专门从事文书处理工作的部门是A处理部门 B承办部门 C业务部门 D文书部门3上行文和下行文最基本、最常用的行文方式是A逐级行文 B多级行文 C越级行文 D直达行文4狭义的文书工作主要是指A收文工作 B发文工作 C技术性和事务性工作 D文件管理工作（A）（D）。）。（A）。）。（C）。）。265文书工作是机关工作的A基础 B前提 C纽带 D保证6文书工作的对象是A文件 B文章 C档案 D文字材料7通过互相衔接的一系列程序和手续完成拟制、处理和管理文件材料的工作是A发文工作 B收文工作 C文书工作 D档案工作

17、 8文书工作的每道程序和手续，都有各自的规范和技术要求，不可以有A偏重性 B重点性 C随便性 D随意性9文书工作本身就是一种A政治行为 B行政职能 C职能工作 D保密工作（C）。）。（A）。）。（C）。）。（D）。）。（A）。）。27三、多选题1文书工作组织形式的选择依据主要有A本机关的工作性质 B本机关内部机构设置的层次与数量 C本机关收发文件的数量 D本机关各组织机构驻地的情况 E人员的配备情况2文书工作具有A政治性 B机要性 C时效性 D规范性 3文书工作的基本原则是A准确原则B及时原则 C安全 原则 D精简原则4行文方式主要有A逐级行文 B多级行文 C直达行文 D越级行文 E平行行文5

18、行文制度主要包括A行文关系 B行文规则 C行文方式 D行文要求 E行文时限（ABCDE）（ABCD）。）。（ABCD）。）。（ABCDE）。）。（ABC）。）。286文书工作的保密、安全是指A物质上的安全 B物质上的保密 C政治上的安全 D政治上的保密 E精神上的保密7文书工作精简高效的原则具体体现在A发文要少而精 B不要事事发文 C处理文件要方便作者 D处理文件要方便读者 E文件管理要利于使用8文书工作党政分开的原则具体体现在A在行文上要党政分开 B在行文上尽量联合行文 C在文件处理上要党政分开 D在文件管理上要党政分开 E在文件利用上要党政分开9我国国家组织的构成主要有A国家权力机关 B国

19、家主席 C国家行政机关 D国家审判机关 E国家检察机关10我国国家立法机关是A中共中央 B国务院 C最高法院 D全国人大 E全国人大常委会 （AD）。）。（ABDE）。）。（ACD）。）。（ABCDE）。）。（DE）。）。29四、名词解释1文书工作：2文书部门：3行文制度：4文书工作的组织形式：是指应机构开展各类活动的需要是指应机构开展各类活动的需要,酝酿生成文件直至办理完毕酝酿生成文件直至办理完毕可以有效管理的全部活动可以有效管理的全部活动,包括文件的撰制、传递、运转、整理编包括文件的撰制、传递、运转、整理编目、检索查阅、归案保存等项工作环节。目、检索查阅、归案保存等项工作环节。是指专门从事

20、文书处理工作的部门。是指专门从事文书处理工作的部门。指的是机关间行文所必须遵守的制度。行文关指的是机关间行文所必须遵守的制度。行文关系、行文规则、行文方式，就构成了行文制度。系、行文规则、行文方式，就构成了行文制度。是指文书工作机构的设置和文书工作各个环节是指文书工作机构的设置和文书工作各个环节分工所采取的形式。分工所采取的形式。305行文规则：6行文方式：7多级行文：8逐级行文：是指文件在撰写和处理过程中必须遵守的规定是指文件在撰写和处理过程中必须遵守的规定和准则。和准则。是指机关之间根据组织关系和工作需要所采用是指机关之间根据组织关系和工作需要所采用的文件传递运行的层次与形式。的文件传递运

21、行的层次与形式。是指同时向直接和更高层的上级机关，或同是指同时向直接和更高层的上级机关，或同时向直接和更基层的下级机关行文的方式。时向直接和更基层的下级机关行文的方式。是指直接向所属的上一级机关或下一级机关行是指直接向所属的上一级机关或下一级机关行文，或者说是按层次一级级行文的方式。文，或者说是按层次一级级行文的方式。31五、简答题1如何理解文书工作概念？2文书工作有何性质？对对文文书书工作的概念，可以从以下几方面理解：工作的概念，可以从以下几方面理解：1)文文书书工作的工作的对对象是文件。象是文件。2)文文书书工作的主要任工作的主要任务务就是制就是制发发、收、收办办、管理文、管理文件。件。3

22、)文文书书工作是工作是围绕围绕文文书书运运动动的全的全过过程所程所进进行的一行的一系列相互系列相互衔衔接的程序和手接的程序和手续续的的总总称，而不是称，而不是仅仅指指某一个或某几个程序。某一个或某几个程序。4)文文书书工作的每道程序和手工作的每道程序和手续续，都有各自的，都有各自的规规范范和技和技术术要求，不可以有随意性。要求，不可以有随意性。政治性；机要性；政治性；机要性；时时效性；效性；规规范性。范性。323文书工作的基本原则是什么？4文书工作组织形式选择的依据是什么？准确、及准确、及时时、安全、精、安全、精简简。本机关的工作性本机关的工作性质质、任、任务务和和职职能范能范围围；本机关内部

23、机构；本机关内部机构设设置的置的层层次与次与数量；本机关收数量；本机关收发发文件的数量；本文件的数量；本机关各机关各组织组织机构机构驻驻地的情况；人地的情况；人员员的配的配备备情况等。情况等。335行文方式有哪些？6什么情况下可以越级行文？逐逐级级行文；多行文；多级级行文；直达行文；越行文；直达行文；越级级行文；行文；平行行文。平行行文。1）由于情况由于情况紧紧急，逐急，逐级级上上报报会延会延误时误时机、造成机、造成损损失的失的问题问题。2）经过经过多次多次请请示直接上示直接上级级机关，机关，长长期未能得到解期未能得到解决的决的问题问题；3）与直接上）与直接上级级机关有争机关有争议议，而无法解

24、决的，而无法解决的问题问题；4）上）上级级机关交机关交办办的，并指定越的，并指定越级级上上报报的的问题问题；5）对对直接上直接上级级机关机关进进行行检举检举揭揭发发的的问题问题；6）与直接上）与直接上级级机关无关，需越机关无关，需越级询问级询问、联联系的一系的一般般问题问题。34论述题论述题1如何理解文书工作的性质？如何理解文书工作的性质？1）政治性。文书工作的政治性，可以从两个方面理解：一方面是由文件的政治性所决定的。另一方面文书工作本身就是一种政治行为。2）机要性。文书工作的机密性主要表现在两个方面：一是它必须将机密情况控制在一定的范围内，不能任意扩大或缩小。二是它必须将机密情况控制在一定

25、的时间内，不能提前或拖后，要适时。3）时效性。文书工作的时间性，主要表现在三个方面：一是文件处理的迅速性；二是按规则有条不紊地处理文件；三是文件处理各个环节的时间衔接性。4）规范性。文件制作的规范性；文件处理的规范性；立卷归档的规范性。352如何理解文书工作的基本原则？如何理解文书工作的基本原则？（一）法制原则（一）法制原则 1）指依照法律法规规章及其他规范性文件等对文件工作各要素及文件处理活动进行组织、协调、规范，依法制发、传递、处理、存储文件。2）准确原则。文书工作在政治上、技术上要切合实际，符合规范，准确无误，周到细密；文书工作在组织、行文制度、运转程序上系统严密、井然有序。36373）

26、及时原则。迅速，就是要快，即实际工作的时间量与完成任务需要的时间量距离最短；适时，就是要恰当，即实际工作的时间节奏与完成任务所需要的时间节奏相互吻合。4）安全原则。物质上的安全；政治上的保密。5）精简原则。发文要少而精，不要事事发文；处理文件要方便读者；文件管理要利于使用。3试析行文规则。试析行文规则。1）根据机关之间的工作关系确定行文方向。根据机关之间的工作关系确定行文方向。行文时要尊重组织系统隶属关系。非隶属关系不得以隶属关系行文；上级机关的业务部门与下级机关的业务部门，只是在业务上有指导关系，而没有直接领导关系。2、行文时要尊重机关职权选择适宜的行文方式。不要越级行文；3、行文时要分清主

27、送机关和抄送机关，要严格控制抄报和抄送的范围。；4、党政分开的原则，党政机关要分别行文；5.联合行文时,作者应是“同级机关”，行文前必须对有关问题协商一致；6.严格控制公文数量,简化行文手续。384试述行文方式。试述行文方式。行文方式，是指机关之间根据组织关系和工作需要所采用的文件传递运行的层次与形式。文件的行文方式主要有：1）逐级行文。是上行文和下行文最基本、最常用的行文方式。2）多级行文。上行文、下行文均可采用多级行文，但上行文不宜多用。3）直达行文。是指上级领导机关直接将文件发到基层组织，或直接向公众传达的行文方式。4）越级行文。是指下级机关在非常必要时，越过自己的直接上级领导机关而向更

28、高层的上级机关，直至中央行文的方式。5）平行行文。是指同级或没有隶属关系的机关之间的行文。395什么情况下可以越级行文？1）由于情况紧急，逐级上报会延误时机、造成损失的问题。如战争、严重自然灾害等；2）经过多次请示直接上级机关，长期未能得到解决的问题；3）与直接上级机关有争议，而无法解决的问题；4）上级机关交办的，并指定越级上报的问题；5）对直接上级机关进行检举揭发的问题；6、与直接上级机关无关，需越级询问、联系的一般问题。406试述文书工作的组织形式。试述文书工作的组织形式。文书工作的组织形式，是指文书工作机构的设置和文书工作各个环节分工所采取的形式。我国党政机关现行的文书工作，主要采取集中

29、式和分散式两种组织形式。集中形式是指在一个机关内，除了文件的具体承办外，其它文书处理环节都集中在机关的中枢机构办公厅（室）来进行。分散形式，也称分工形式，就是将一个机关的文书工作，分别由机关的办公厅（室）和各业务机构的文书部门或专职、兼职文书人员各承担一部分。一个机关究竟选用集中形式，还是分散形式来组织文书工作，要根据机关的自身特点和文书工作的原则确定。4108/01/202342桃花潭水深千尺（打成桃花潭水深千尺（打成语一）语一）。胡服（打唐诗一句）胡服（打唐诗一句）。无与无与伦比伦比身上衣身上衣裳口中裳口中食食08/01/202343桃花潭水深千尺（打成桃花潭水深千尺（打成语一）语一）。胡

30、服（打唐诗一句）胡服（打唐诗一句）。无与无与伦比伦比身上衣身上衣裳口中裳口中食食08/01/202344客心还系灞桥头（打一客心还系灞桥头（打一字）字）牵牛织女遥相望，尔独何牵牛织女遥相望，尔独何辜限河梁（打字一）辜限河梁（打字一）涤涤姓姓08/01/202345王夫人谢客（猜陈子昂诗王夫人谢客（猜陈子昂诗一句一句）。）。学而时习之（猜一化学名学而时习之（猜一化学名词）词）。后不见后不见来者来者常常温温08/01/202346炊事员炊事员（打字一）。（打字一）。天天（打字一）天天（打字一）。饲饲晦晦08/01/202347妇女节有雨妇女节有雨（打字一）（打字一）雪雪08/01/202348须须(打打论语论语阳货阳货一句一句)丢脸。丢脸。（打七言唐诗一句）（打七言唐诗一句）唯小人唯小人与女子与女子为难养为难养也也人面不人面不知何处知何处去去08/01/202349一直和党心连心一直和党心连心(打字一打字一)东风欲起时，诸葛何所思东风欲起时，诸葛何所思（打三字体育用语二）（打三字体育用语二）忠忠得分手、得分手、预备跑预备跑