医院人事档案信息化建设思考.docx

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1、医院人事档案信息化建设思考摘要。在医院管理现代化中，人事档案信息有着非常重要的基础作用，它既是引进与配置人力资源的重要根据，也是选拔与 培养优秀人才时被经常使用的信息资源。本文以人事档案信息化 内涵及其要紧内容为出发点，客观分析了医院人事档案信息化建 设中出现的要紧问题及形成这些问题的基本原因，并着眼于促进 医院管理现代化的总目标，对人事档案信息化建设提出了计策建 议。关键词：医院现代化；人事档案；信息化建设党的十九大全面开启了中国特色社会主义新时代，引领中国 迈向社会主义现代化强国建设的新征程。社会主义现代化既表达 在生产力方面，也表达在生产关系方面，既表达在经济基础方面, 也表达在上层建筑

2、方面。因此，作为守护人民健康的各级各类医 院，其管理的现代化也成为新时代医院改革进展的当务之急。医 院管理现代化的基本特征要紧表达在对就诊群体与患者的精准、 高效、优质的诊疗服务与健康管理。从系统论的角度看，任何一 所医院，不管其规模大小，其内部管理的要紧领域是组织体系、 人力资源、医疗业务、财务收支、物资设备、后勤保障等六个方 面。但不管哪一方面的管理，核心是人，是人力资源，是高效的 信息化管理。只有以医护为核心的各类人员整体素养优良，人力 资源合理配置、科学管理，医院的各方面的管理才能逐步进入现 代化。而这一切，又与人事档案信息化建设有着紧密的联系。一、人事档案信息化内涵及其要紧内容档案是

3、人类社会各项实践活动的真实记录，是第一手的原生 信息；而人事档案那么是在日常人事管理服务活动中按一定的规范 逐步积淀的、经组织审核与确认的、以个人为单位记录的、反映 人员基本情况、各类经历、要紧表现等的文字、声音、图像、照 片、视频等历史资料。在人类进化与进展的长河中，档案记录与 管理工作有着非常悠久的历史，而档案的记录媒介也已经由古代 的石刻、竹简等慢慢转变为近代的纸张。这种演变不仅表达了人 类文明的进展与进步，同时也显示出了历史进展的必定趋势1。 进入新时代，以大数据、云计算与人工智能为核心的新一代信息 技术的飞速进展，深刻地影响着人类社会生产、生活的各个领域, 促进了人类社会的文明与进步

4、，同样也影响了与人的生命安全与 健康密切有关的医疗领域。“人工智能+医疗”未来将在临床诊 疗、门诊病历录入、出院后随访咨询、医疗保健等方面广泛应用， 这些为医院管理现代化提供了客观条件，必定促进医院管理现代 化过程中加快人事档案信息化建设进程。人事档案信息化，是指 应用现代信息技术，对人事档案信息资源进行科学采集、分类、 存储、管理、开发与运用的过程与状态。从人事档案信息化内涵 看，首先，人事档案信息化是一种过程，它包含了选择合适的人 事信息管理应用系统软件，规范采集历史与现实的、以各类形式 存储的人事信息，应用系统软件支撑下智能分类、存储、管理、 开发与运用人事信息资源等内容。其次，人事档案

5、信息化是一种 状态，反映了利用现代信息技术管理人事档案资源的程度、水平。 真正意义上的人事档案信息化，不仅表达在人事档案信息资源全 部规范录入相应的应用系统数据库，新的人事档案信息也能智能 采集，并按权限查找、筛选、分类统计各类人员信息，表达辅助 决策的功能，提升医院整体人力资源管理水平等。通过人事信息 应用系统的决策分析功能，对员工用工方式、人员多种结构、工 资支出标准、人力资源本钱等工程进行全方位、多角度的统计分 析，。能够剖析人力资源分布状况与薪酬体系等方面存在的问题， 为建立科学合理的人力资源结构体系提供决策根据。由此可见， 医院人事档案管理信息化的核心内容是计算机技术的应用，其要 紧

6、表现就是利用计算机对档案信息资源进行管理，内容如下：档 案信息数字化。人事档案信息数字化是整个档案管理信息化的基 础，其他环节都建立在此基础之上。传统档案的管理是以纸质档 案管理为主，而信息化管理那么务必将纸质信息转变为数字化信息, 使人事档案的全部内容以各类计算机文件类型（文字、图表、语 音、视频等）存入计算机数据库。这既要完成对已有的纸质档案 信息进行数字化转换，也要求在现实档案接收、归档时就实现数 字化。档案信息网络化。传统人事档案服务要紧是以面对面的形 式为主，即提交者与查阅者都务必亲自到档案室完成相应的各类 手续，这给档案管理人员与查阅者都带来了诸多不便。实现以网 络为基础的信息化管

7、理后，档案的提交与查阅都可通过网络完成 相应的业务，管理人员通过网络审核后，即可按规定收取或者查 阅档案，极大方便档案管理与运用。档案检索自动化。传统档案 管理方式中检索是依靠档案检索卡片进行的，借阅者要在大量的 卡片中检索出需要的信息，需要花费一定的时间与劳动的，这导 致借阅效率低甚至无法查阅的结果。实现档案信息计算机管理后, 查阅者从客户端提交关键词，系统将自动在数据库中进行检索， 其速度、效率是传统检索工具无法比较的。档案利用一体化。档 案利用一体化是将上述三个方面整合起来，使档案管理的各项活 动环环相扣，成为一个连续的整体，以便获得更高的效率。实现 档案利用一体化的基础是建立一个统一完

8、整的计算机系统，包含 硬件与软件。二、医院人事档案信息化的问题与成因进入21世纪，随着信息技术的快速进展与广泛应用，医院 信息化建设逐步提速，his、财务管理、pacs,体检系统、漏费系 统、医保系统、远程会诊等应用系统相继在各大医院得到推广使 用。尽管his系统（医院管理信息系统）包含了院长查询、门诊 管理、电子处方、住院管理、药房管理、药库管理，甚至物资管 理、媒体管理等，但认真分析我们不难发现，这些应用系统，基 本上都是围绕医疗业务及其管理的信息化而开发的。尽管这些应 用极大地方便了患者就诊就医，显著提升了诊疗档案信息的管理 水平，促进了诊疗档案信息共享，推动了诊疗新技术与优秀医疗 人才

9、的辐射带动作用，但在人力资源与档案信息管理方面，不管 是硬件还是软件都还存在明显的问题。1 .硬件建设存在的问题调查结果说明。即使是大型综合医院, 在人力资源、组织体系、物资设备、后勤保障等方面，其管理信 息化还处在十分落后的状态，甚至多数大型综合医院在这些方面 仍然还是“空白”，日常管理还处在“刀耕火种”时代。（1）档 案信息自动采集系统缺失阻碍了信息化。绝大多数医院目前尚未 配置人事档案信息化系统及其设备，只是通过普通的电子表格、 文字录入方式，要求医护人员提交个人信息。由于这种“原始” 的方式需要较长时间坐在电脑旁操作，能够想象，关于承当了巨 大诊疗压力的医护人员来讲，其落实过程必定是艰

10、难的。（2）未 与人力资源管理系统有机衔接阻碍了信息化。现行的人事档案信 息仍然是纸质的，人事管理服务工作中的信息采集，多数还是以 纸质方式完成的，虽有一些信息是以电脑数据方式存储与采集的, 但这些信息都是依附在相应的医疗管理系统或者财务应用软件 中，而不是按人事档案与人力资源管理规范完整采集与存储的， 其结果客观上也阻碍了人事档案信息化进展进程。2 .软件建设存在的问题（1）管理人员能力素养缺乏。由于 历史原因，多数医院人事档案管理岗位上，都是一些年龄较大、非档案管理或者信息管理专业的转岗人员。这些人员既缺乏人事 档案管理所务必的专业基础知识、实践操作技能，更缺乏现代信 息技术的基本知识与基

11、础能力，同时又缺乏必要的有效的专门机 构的培训学习。这些也为医院管理现代化背景下的人事档案信息 化管理的推广与实施带来巨大的阻力。（2）网络的信息安全保障 缺乏。信息安全是信息化建设工作中的关键，既包含网络信息系 统安全，也包含个人信息安全。多数医院对人事档案电子文档的 保密与安全，还没有系统的制度规定。文件无加密，传输介质无 限制，存储、查询无密钥，能够说档案信息泄漏的风险处处可见。 这些情形的存在，不仅干扰了档案管理信息化进程，而且还存在 巨大的泄密风险。（3）档案信息化缺乏标准规范。任何一个先进 的信息应用系统，其核心的要素之一就是各功能模块与子系统能 保持信息在录入、传输、调用的过程中

12、的标准化与统一性。但现 实情况是：由于档案信息化缺乏标准与规范，医院人事档案的有 关电子文档难以统一归档并进行一致性的调用，搜索查阅过程中 出现乱码或者无法访问的问题较多。之因此出现上述问题，根本 的原因在于医院的信息化进程，是从医疗业务与诊疗收费的信息 化起步，然后随着需求的扩展与技术的进展而逐步向前迈进，而 不是从整个医院信息化管理的需求分析入手，实施顶层系统设计 与开发，最终导致现代医院管理的信息化，特别是人事档案信息 化建设“先天缺乏”。三、医院人事档案信息化的目标与举措医院人事档案管理信息化务必以推进人力资源管理智能化, 继而促进医院管理现代化为总目标，其具体目标应有以下几个方 面。

13、其一，人事档案信息系统应具备智能分类统计功能，在人力 资源管理中能够为有关领导人员在决策上提供根据，继而在提高 医院人才队伍专业素养的同时，还能极大的保证人力资源开发与 利用效率。如医院要跨学科组建科研团队，联合申报重大医学科 学研究工程，输入相应的关键词，应用系统应能自动分类统计列 表有有关研究经历与特长的医疗专家。其二，人事档案信息系统 能够为医护人员职称评聘工作提供包含学历、学位、入职时间、 工作年限、任现职称职务时间、日常工作奖惩、年度考核结果、 业务专长等多方面的重要基础信息与参考根据，并能实现按特定 条件自动筛选等智能管理。如要选派有较丰富临床经验、手术成 功率到达一定要求的心内科

14、医生赴国内外一流医院学习手术新 技术，设定基本条件后，系统就能自动分类统计出有关人员。其 三，能够使人力资源管理人员在实际管理过程中，注重对人力资 源所具有特点的深入分析，并结合医院自身进展情况完善现有的 管理制度。通过这种制度在管理工作中的使用，不仅在一定程度 上提高当前医院进展效率，同时还促使医院人力资源管理工作更 加满足实际需求2。为实现上述目标，在高度重视档案信息系 统安全管理与档案从业人员能力素养提升的前提下，首先要组织 有关管理人员认真研究、分析医院人力资源特点，并在广泛听取 内部各方面管理者代表的意见与建议基础上，提出包含人事档案 管理在内的人力资源管理系统的功能需求分析报告，通

15、过以下两 个基本途径，实现人事档案信息化的建设目标：一是立足多渠道 分散引进各类信息管理系统的现实，引进成熟的ehr （电子人力 资源管理）产品，从而达成通过集中式的人事核心信息库、自动 化的信息处理、员工自助服务桌面、内外业务协同与服务共享, 降低管理本钱、提高管理效率、改进员工服务模式与提升人力资 源效能的战略目的。这一途径虽省时省力省资金，但仍然需要软 件供应商针对现代化医院人力资源与人事档案信息的特点与特 殊管理功能需求，实施二次开发；同时，还务必面对如何有效消 除“信息孤岛”，使该应用系统能与已有的其它应用系统共享数 据库的巨大难题。二是面向国内有医院信息系统开发经验、实力 强的信息

16、技术公司招标，从顶层设计开发入手，整体重构包含功 能强大的人力资源管理系统、涵盖各领域管理功能的完整的医院 信息管理应用系统。这一途径无疑是费时费力，且经费支出巨大 的，但优势是各应用系统能无缝衔接，能高度共享基础数据库, 能为医院管理现代化提供智能管理支撑。四、结语管理现代化背景下医院人事档案信息化建设是一项系统性 全、安全性强的复杂工程，涉及软、硬件设施设备及环境建设, 不管采取何种途径，加快推进包含人事档案信息智能管理在内的 人力资源管理信息化建设，已成为管理现代化背景下医院全面升 级内部管理信息化水平的当务之急。参考文献1马丝丝.人事档案管理信息化建设概述j.商情，2016 (44)： 153.2孙爱平.浅谈人事档案信息在医院人力资源管理中的应 用用.现代经济信息,2018 (2)： 68.