档案管理基础知识培训ppt课件.ppt
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1、档案管理基础知识档案管理基础知识档案基础知识的内容n档案管理工作概述n档案管理体系建设n文书档案管理与整理实务n科技档案管理与整理实务n会计档案管理与整理实务n特种载体档案管理与整理实务档案工作概述的基本内容n一、档案的概念n二、档案工作的内容n三、档案的收集工作n四、档案的整理工作n五、档案的分类n六、档案的鉴定n七、档案的保管n八、档案的统计n九、档案的检索n十、档案的利用一、档案的概念n（一）档案定义：档案是国家机构、社会组织和个人在实践活动中直接形成的有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。n（二）档案与文件、文物、图书、情报、资料、信息的关系：n档案与文件：文件是档案的
2、前身，文件完成现行效用后，其中部分文件对日后工作具有查考、利用价值，经收集、整理、保存起来，就成为了档案。文件与档案是同一事物的不同发展阶段，其价值和数量也存在区别，文件起现行效用作用，档案起历史查考作用，有价值的文件才能转化为档案。一、档案的概念n（三）档案的属性n1、本质属性n 原始记录性（本源性）n2、一般属性n 信息性n 知识性n 职能性n 社会性n 文化性一、档案的概念n（四）档案的分类n1、按形成者可分为：个人档案，单位档案。n2、按门类可分为：文书档案、业务档案、科技档案、会计档案、特种载体档案n3、按载体可分为：原始载体材料档案（甲骨、金石、竹木、缣帛档案等），传统载体材料档案
3、（主要是指纸质档案），新型载体材料档案（照片、录音、录像、磁盘、光盘等），实物档案。n4、按记录方式可分为：文字档案、图表档案、图像档案、声音档案等。一、档案的概念n（五）档案的价值n1、档案价值的决定因素：一是档案本身记载的信息情况，二是社会需要程度。n2、档案基本价值：一是凭证价值，一是参考价值。n3、档案价值发挥的规律n（1）档案用户层面扩散律n（2）档案秘密程度递减律n（3）档案科学文化价值渐增律一、档案的概念n（六）档案的作用n档案作用是指档案价值，通过社会需求，转化为使用价值。n档案作用主要有：n1、延伸人类记忆作用n2、研究历史真实作用n3、传播知识和信息作用n4、为现实工作服务
4、二、档案工作的内容n（一）档案工作的定义n1、狭义的档案工作：n主要是指档案工作的具体环节。n收集、整理、保管、鉴定、统计、编目、利用n2、广义的档案工作：n包括档案法制建设、档案行政管理、档案实体管理、档案教育、档案科技、档案宣传、档案外事、档案中介服务等。二、档案工作的内容n（二）档案工作的性质n1、管理性n2、服务性n3、政治性n（三）档案工作的原则n1、统一领导、分级管理n2、维护档案的完整和安全n3、便于利用n（四）档案工作的机构n1、行政管理机构n2、实体管理机构二、档案工作的内容n（五）档案室的职责n1、贯彻执行有关法律、法规和国家方针政策，建立健全本单位的档案工作规章制度；n2
5、、指导本单位文件材料的形成、积累和归档工作；n3、统一管理本单位的档案，并按规定向有关档案馆定期移交档案；n4、为本单位工作提供档案信息服务，必要时为社会有关单位和个人提供一定的档案信息服务；n5、监督指导所属机构的档案工作。三、档案收集工作n（一）档案收集工作的定义n就是按照法律和国家的规定，把分散在各单位、单位各内部机构和个人手中的档案，以及散失在社会上的零散档案，通过接收和征集，分别集中到有关档案室和各级各类档案馆，实行集中统一管理。n收集是一项艰巨的工作。n收集工作是档案工作的起点和基础，收集工作的质量决定档案工作的整体质量。n收集工作也是档案部门在档案工作的所有环节中最难把握的一个环
6、节。n做好收集工作需要“三心”“三勤”，即耐心、细心、责任心；嘴勤、手勤、脚勤。三、档案收集工作n（二）档案收集工作的要求n1、指导思想：档案收集工作是要形成一个数量充分、质量优化、门类齐全、结构合理的馆藏体系；n2、档案收集工作必须根据档案形成特点和档案发挥作用的规律，正确处理局部与整体、当前与长远的矛盾；n3、档案收集工作应该保持全宗的不可分散性和全宗群的系统性；n4、档案收集工作要加强馆（室）外调查，实行超前控制；n5、档案收集工作既要加强宣传，又要制定一系列的规章制度。三、档案收集工作n（三）档案归档制度n归档制度：一个单位在工作活动中不断产生的文件材料，处理完毕后，不得由承办部门或个
7、人保存，必须由文书处理部门或业务部门整理立卷，定期移交给档案室集中保存，这叫归档，我们称之为归档制度。n归档制度内容包括归档范围、归档时间和归档要求。n1、归档范围：制定每个单位的文件材料归档与不归档范围。n2、归档时间：n3、归档质量要求：归档文件材料要完整（数量）、齐全（门类）；归档文件材料要系统、条理；要求归档文件编好页码，卷内文件目录并装订成卷。三、档案的收集工作n（四）档案的平时收集n1、平时收集的主要内容：一是“红头文件”，二是“帐外”文件，三是专门文件。n2、平时收集的方法：n（1）落实到人，明确有关文件的具体收集责任人。n（2）要及时掌握本单位的工作动向，及时介入。n（3）加强
8、收集工作的宣传，边收集，边宣传。n（4）同有关的保密检查等结合起来进行收集。四、档案的整理工作n（一）档案整理工作n就是对零散的或需要进一步条理化的档案进行分类、排列、编目，使之系统化。n（二）档案整理工作的方法n1、传统整理的方法n2、现代整理的方法四、档案的整理工作n（三）档案按卷整理的步骤n1、区分全宗；n2、全宗内档案的分类；n3、初步立卷；n4、卷内文件整理编目；n5、类内案卷初步排列；n6、案卷加工整理；n7、案卷调整与编号；n8、编制案卷目录。四、档案的整理工作n（四）档案整理工作的原则n按照档案形成的特点和规律，最大限度地保持文件之间的历史联系，充分利用原有基础，便于保管和利用
9、。n1、档案整理工作要保持文件之间的历史联系。主要有来源、时间、内容、形式上等的联系。n2、档案整理工作要充分利用原有基础。n3、档案整理工作必须便于档案保管和利用。五、档案的分类 n（一）全宗的概念：一个独立的单位或一个著名家庭、个人在社会活动中形成的档案的整体。全宗是组成国家档案全宗的基本单位。n全宗的实质在于它的不可分散性和单一性。n（二）立档单位的概念：指能构成一个全宗的单位或家庭和个人，又名全宗构成者。构成一个立档单位，有三方面的条件：n（1）是否有独立行文、处理事务的职权。（行文权）n（2）是否有独立财务。（财务权）五、档案的分类 n（3）是否有一定的人事任免权。（人事权）n（三）
10、档案分类的概念：运用科学的方法，对一个全宗内的档案，按其来源、内容、时间和形式上的异同，分门别类，组成有机体系，有条理地反映立档单位的历史真实面貌，便于档案的管理和利用。n（四）档案分类的标准n1组织机构分类标准 就是按照立档单位的内部组织机构对档案分门别类。n2、问题分类标准 就是按照全宗内档案记录的内容对档案分门别类。n3、年度分类标准 五、档案的分类n（五）常用的档案分类方法n（1）年度机构分类法n（2）年度问题分类法n（3）机构年度分类法n（4）问题年度分类法五、档案的分类n（六）案卷目录n1、概念：按照案卷排列的顺序，抄录案卷的标题、保管期限、卷内文件页数等项目形成的一本案卷名册。n
11、2、编制方法：五、档案的分类n 1、编制案卷目录的原则：必须按照全宗来编制，不同全宗的档案，不能编为一本案卷目录。一个全宗可以编一本，也可以编几本案卷目录，通常需要编几本案卷目录。编制案卷目录是根据全宗内档案分类方案进行的，有什么样的档案分类方案，就会有什么样的案卷目录。n(1)档案分类以年度为首要依据，案卷目录就是一年编一本。如果一年形成的档案数量不多，也可以若干年合编一本，以基层单位比较普遍。如果一年档案数量很多，也可以一年编几本目录，通常按“年度+保管期限+机构(或问题)”分类方案，按不同保管期限分编永久、长期和短期三本目录，每本目录内的案卷顺序号必须从头开始流水。五、档案的分类n(2)
12、以机构或问题为档案分类的首要层次，编制的案卷目录一般是一个机构一本目录或一个问题一本目录。一个立档单位若有10个内部组织机构，就编10本案卷目录；一个全宗内所有档案若分为10个问题，就编10本案卷目录，在一个机构或一个问题内，每年的档案统一用一个流水号。n(3)档案分类若以保管期限作为第一层次，相同保管期限的档案，排列在一起流水编号，编成一本案卷目录。永久、长期、短期三种保管期限各编一本，一个全宗通常就编3本目录。六、档案的鉴定n（一）档案鉴定工作的内容n档案真伪的鉴定 n档案价值的鉴定n（二）档案鉴定的基本观点和方法n基本观点：全面、历史、发展n方法：基本方法直接鉴定法n 具体方法从档案文件
13、的来源、内容、数量、作者、时间、名称、文本、外形等八个方面来分析和判断。六、档案的鉴定n（三）档案的保管期限表n1、概念：用表册的形式，列举档案的来源、内容和形式，并指明其保管期限的一种指导性文件，是判断档案价值，确定档案保管期限的依据和标准。n2、结构：它是档案保管期限表的一个基本项目，是在每一条款之后指出该组文件材料应保存的年限。n3、保管期限的划分n4、档案保管期限表的编制六、档案的鉴定n（四）档案鉴定组织与制度n1、鉴定工作领导小组n2、鉴定工作的审批和监销制度n档案鉴定销毁报告，档案销毁清册等七、档案的保管n（一）档案库房管理的任务n1、保持库房的有序状态，使档案的存放和使用始终有序
14、，人员进出安全可靠，档案装具排放及库房环境整洁美观。n2、维护档案的安全，防止档案失窃、失密。n（二）档案库房管理的对象n1、人员n2、档案库房与装具的秩序n3、档案的安全与秩序七、档案的保管n（三）档案库房管理的内容n1、行政管理，档案库房进出人员管理、制度管理；n2、业务管理，库房和装具编号、排架、档案存放地址索引、全宗卷编制等；n3、技术管理，六防，八防等相关问题。n（四）档案库房管理的要求n1、以防为主，防治结合n2、加强重点，兼顾一般n3、改善条件，实现档案管理现代化七、档案的保管n（五）建立全宗卷n1、全宗卷：是档案馆（室）在管理某一全宗过程中形成的，能够说明该全宗历史情况的有关文
15、件材料组成的专门案卷。n2、全宗卷的构成：n（1）档案收集方面的材料：档案交接文据、移交目录、接收和征集记录、档案的来源和价值说明等。n（2）档案整理方面的材料：分类方案、整理工作方案，立卷说明等。七、档案的保管n（3）档案鉴定方面的材料：鉴定小组成员、档案保管期限表、档案鉴定分析报告、销毁档案的请示与批复、销毁清册等。n（4）档案保管方面的材料：档案安全检查记录、破损档案抢救方案，温湿度记录与分析等。n（5）档案统计方面的材料：档案收进、移出登记，案卷基本情况统计，利用统计等。n（6）档案利用方面的材料：编研材料、利用实例等。n（7）档案工作现代化方面的材料。n3、全宗卷的组织：七、档案的保
16、管n全宗卷的材料主要靠平时积累，它随着全宗管理的延续而不断增加。n（1）全宗卷分类：全宗卷整理时共分为九大类：n第一类是全宗介绍n第二类是大事记n第三类是档案收集方面的材料n第四类是档案整理方面的材料n第五类是档案鉴定方面的材料n第六类是档案保管方面的材料n第七类是档案统计方面的材料n第八类是档案利用方面的材料七、档案的保管n第九类是档案现代化方面的材料n（2）全宗卷编号n（3）全宗卷装盒八、档案的统计n（一）概念：以表册、数字的形式，揭示档案和档案工作中各现象的发展过程、现状及其一般规律性的一项工作。它包括登记和统计两部分。n（二）要求：准确性、及时性、科学性n（三）档案登记：档案登记是对档
17、案的收进、移出以及整理、鉴定、保管、检索、编研、利用等情况，通过簿册、表、单等形式加以记载，以揭示它们的过程、现状和变化。档案登记是档案统计的初级形式，是为档案统计提供原始资料的工作，也是维护档案的完整与完全以及便于开展工作的必要条件。它的基本内容有两个方面：一是档案数量和状况的登记，二是档案检索、编研和利用情况的登记。n（四）档案数量和状况的登记n（五）档案检索、编研和利用情况的登记。九、档案的检索n（一）档案检索的基本职能n档案检索工具是记录、报道、查找馆（室）藏档案材料的手段，是档案管理和提供利用的工具。它有二个基本职能：一是存贮职能；一是检索职能。n（二）种类n1、按体例分有目录（案卷
18、目录、全引目录、分类目录、主题目录、专题目录等）、索引（人名、地名、文号）、指南（全宗、档案馆、专题指南）三大类n2、按载体分有书本式、卡片式、缩微式、机读式检索工具n3、按功能分有馆藏性、查找性、介绍性检索工具。n（三）档案的著录九、档案的检索n1、档案著录的概念n档案著录是档案馆（室）编制检索工具时，对档案内容特征和形式特征进行分析、选择和记录的过程。n2、档案著录的项目n3、档案著录的格式：表格法、段落空格法、段落符号法。九、档案的检索n（五）常用档案目录n1、案卷目录、全引目录；分类目录、专题目录；文号索引、人名目录等。n2、档案馆指南、全宗指南、专题指南。十、档案的利用n（一）编研材
19、料n1、全宗介绍：是以文章叙述的形式，介绍和揭示档案馆（室）所存某一全宗档案情况的工具书。n全宗介绍的内容包括：封页、正文、备注三部分。n封页项目全宗介绍名称、时间、全宗号。n正文全宗构成者沿革简介、全宗内档案情况简介、全宗内档案内容和成份介绍。n备注十、档案的利用n2、组织机构沿革n（1）由全宗构成者名称、时间、主要职能、隶属关系、全宗构成者主要负责人名录、内部机构设置及其各历史阶段演变情况等内容组成。n（2）全宗构成者的名称：全宗构成者的名称按全称书写，通用简称书写在全称后面的圆括号内。例：中共中央纪律检查委员会(中纪委)n（3）全宗构成者所有曾用名称按时间顺序写在全宗构成者的沿革中。n（
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