档案的保管培训教材课件.ppt

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1、cy档案的保管档案管理档案管理高职文秘专业核心技能课程高职文秘专业核心技能课程高职文秘专业核心技能课程高职文秘专业核心技能课程cy认识档案保管工作认识档案保管工作1档案保管的物质条件档案保管的物质条件2主要内容主要内容档案的库房管理档案的库房管理3档案使用过程中的维护和保护档案使用过程中的维护和保护2cy学习目标学习目标cy 档案的保管即根据档案的成分和状况，档案的保管即根据档案的成分和状况，采用一定的手段和方法，对已整理好并采用一定的手段和方法，对已整理好并已存入柜架的档案进行日常的维护和保已存入柜架的档案进行日常的维护和保护性管理工作。护性管理工作。4认识档案保管工作认识档案保管工作一、档

2、案保管的含义及内容cy库房管理预防流动中的保护（二）内容修护cy0101020203030404纸张变质、字迹退化虫蛀鼠咬发霉结砖自然灾害二、造成档案损毁的因素二、造成档案损毁的因素比如雷电比如雷电cy保保护条件差条件差 原件利用原件利用频繁、繁、利用者不利用者不爱护01040302恶意的盗窃、篡改、纵火等工作人员的疏忽、失误cy建立和维护维护档案的存放秩序（一）防止档案的损毁（二）延长档案的寿命（三）维护档案的安全（四）三、档案保管的任务三、档案保管的任务cy以防为主，防治结合（一）加强重点，照顾一般（二）立足原件，保证信息（三）立足长远，保证当前（四）四、档案保管工作的要求四、档案保管工作

3、的要求也是保管原则cy思考思考怎样做好档案的保管工作？严格库房管理健全有关制度注意流动中的保护具备物质条件10cy（一）建筑所在地交通便利（二）尽量不要设在楼房的底层和顶层（三）开间大小适当（四）屋顶要防水、隔热，地面应具有坚固性和耐用性（五）墙壁应坚固耐久，并有隔热、防潮、防光等要求。（六）门窗紧密、牢固、防火，窗户应防光、防尘（七）库房必须专用，不能与办公室合用，也不能同时存放其他用品。库房建筑库房建筑要求要求档案保管的物质条件档案保管的物质条件一、档案库房三分开：库房办公室阅览室cy 概念档案箱、档案架、档案柜、档案密集架等（新型、密闭、可移动、节约空间）种类是档案馆（室）存放并保护档案

4、的装置或容器，是档案馆（室）必备的基本物质条件。二、档案装具二、档案装具cy档案箱cy档案密集架cy三、包装材料三、包装材料1.硬卷皮2.软卷皮软卷皮软卷皮硬卷皮硬卷皮使用软卷皮装订的案卷，必须装人卷盒使用软卷皮装订的案卷，必须装人卷盒内保存。内保存。如采用以件为单位的整理方法，则不需如采用以件为单位的整理方法，则不需卷皮。卷皮。cy卷盒的外形尺寸为300mm*220mm（长*宽），厚度分别为20 mm、30 mm、40 mm。卷盒应有绳带等扣紧装置。卷皮卷盒和其他包装纸应采用无酸纸制作。cy四、技术设备四、技术设备指一些机械、器具、仪器等技术设备。如去湿机、加湿器、空调、通风设备、温湿度测量

5、设备、防盗、防火报警器、灭火器、装订机、复印机、缩微设备、通讯及闭路电视监控设备，消毒灭菌设备及档案进出库的运送工具等。cy档案的库房管理档案的库房管理（一）只允许工作人员在工作时间内进入。（二）非工作人员如需进入则须由工作人员始终陪同。（三）不允许在库房内从事与库房管理工作无关的活动，更不允许吸烟喝水。（四）库房无人时须关灯、关（锁）好门窗。一、严格进出库制度cy二、落实二、落实“八防八防”措施措施（一）防火。（二）防盗。（三）防水。（四）防潮。（五）防霉。（六）防虫。（七）防尘。（八）防光。cy三、合理调控温湿度三、合理调控温湿度（一）适宜的库房温湿度纸质档案库房的温度在纸质档案库房的温度

6、在14201420之间；之间；相对湿度应在相对湿度应在50%65%50%65%之间。之间。在规定范围内，允许每昼夜波动温度为在规定范围内，允许每昼夜波动温度为22，湿度为，湿度为5%5%。cy（二）控制库房温湿度的方法1 1库房和装具密闭，然后采用空调或库房和装具密闭，然后采用空调或恒温、恒湿设备恒温、恒湿设备2 2通风：采用自然方法或机械设备通风：采用自然方法或机械设备3 3其他其他cy四、保持库房与装具的有序化四、保持库房与装具的有序化 1楼层每一层自下而上编层号 2房间从入口开始从坐向右编间号（一）库房的编号 1统一编流水号 2按方位和特征分区编号（二）库房内楼层和房间的编号cy1排放要

7、求（1）便于保护档案。装具应与窗户垂直排放，不得紧贴墙壁，不得直接对着库房通道。（2）便于利用。装具排放核实，列于列之间要留有通道。列于列之间的宽度不少于0.8米，主通道一般在1.2米左右。（3）整齐美观。横竖成行，排放整齐。（三）装具的排放与编号cy2装具的编号在靠近主通道一端的柜（架）侧板上，贴（插）上标签，在标签上填写全宗名称、类项名称、案卷起止号等。装具编号的方法：按照保管机构或库房房间为单元进行，自门口起从左至右编列号；每列从左至右编柜（架）号；每个柜（架）自下而上编格（层）号。cy五、注意档案存放秩序的维护与管理五、注意档案存放秩序的维护与管理（一）档案的整体存放按全宗存放，全宗内

8、保持文件间的联系。（二）档案在架柜上的排列从左向右，先上后下。起始卷在左上角，终止卷在右下角。cy竖放（常用）、平放（不超过40厘米）（三）档案在装具中的存放方式 档案存放位置索引的形式：1以全宗为单位编制的 2以库房及装具为单位编制的（四）设置档案存放位置索引cy（五）编制档案代理卡全宗号 目录号案卷号移出日期移往何处库房管理人员签字（移出）归还日期库房管理人员签字（收回）单位名称经手人姓名cy六、定期检查、清点六、定期检查、清点（一）档案数量是否准确、有无遗失；（二）档案受损情况和数量；（三）档案进出、存取登记是否准确；（四）库房管理的各种制度的执行情况等。cy（一）全宗卷的含义全宗卷是由

9、在全宗管理过程中所形成的管理记录性材料构成的专门案卷，档案保管工作的一个重要管理工具和手段。（二）全宗卷的作用1.可以加强对全宗的连续管理；2.有助于工作人员尽快熟悉全宗和立档单位情况；3.可以澄清事实，明确责任。七、建立全宗卷七、建立全宗卷cy收集中形成的文件材料整理中形成的文件材料鉴定中形成的文件材料保管、统计中形成的文件材料利用、编研中形成的文件材料如如：档档案案交交接接凭凭据据、立立档档单单位位与全宗历史考证与全宗历史考证如如：整整理理工工作作方方案案；分分类类方方案（分类表）案（分类表）如如：档档案案鉴鉴定定材材料料分分析析报报告告、档案销毁清册档案销毁清册如：移进移出记录及手续（凭

10、据）、如：移进移出记录及手续（凭据）、档档案案普普查查记记录录、档档案案受受损损与与修修复复记记录录如如：全全宗宗介介绍绍、机机关关工工作作大事记、组织沿革大事记、组织沿革（三）全宗卷的内容cy档案使用过程中的维护和保护档案使用过程中的维护和保护档案无论何因被使用，都必须对调卷、还卷及交接实行进行严格的登记与交接手续。一、档案使用过程中的维护与保护制度一、档案使用过程中的维护与保护制度（一）档案使用的登记与交接制度cy（二）档案使用行为的管理与限制制度不允许在使用的同时吸烟、喝水、吃食物及大声喧哗；不允许在档案上勾划、涂抹、折叠、撕剪；档案在库房外未被使用时不允许长时间摊放在桌子上；不转擅自带

11、离规定的使用场所；不同的利用者未经允许不准私自交换阅览档案；未经允许不准私自拍照、复印、抄录；每次使用的档案数量不宜过多，每批档案的使用时间应有限制等。cy（一）量与顺序的控制（二）对利用行为的现场监督与检查每每次次使使用用的的档档案案数数量量应应有有控控制制，如如需需数数量量较较大大可可分分批批定定量量提提供供；使使用用者者再再归归还还档档案案时时要要保保持持其其实实体秩序的排列顺序。体秩序的排列顺序。凡凡外外部部利利用用，在在利利用用现现场场均均应应有有工工作作人人员员进进行行监监督督，并并随随时时检检查查利利用用者者的的利利用用行行为为。如如有有条条件件，可可配配备备闭路电视监控系统。闭

12、路电视监控系统。二、档案使用过程中的维护与保护方法二、档案使用过程中的维护与保护方法cy利用方式以现场阅览为主利用场所应为大阅览室一般不提供单间。对重要的珍贵档案严格限制利用；如需利用则一般提供缩微品或复制件；利用过程中要格外注意监护；对特重要的档案复制时也应限制次数或采取保护措施。（三）利用方式及利用场所的限制（四）对重要档案的保护性措施cy技能训练技能训练华宁公司意识到档案需要保密,就把库房设在办公楼顶层最里面的几个房间里。这些房间光线很好，每天有6个小时直接接触到阳光，环境也很清静。库房没有空调、恒湿设备。可是过了一段时间，所藏纸质档案开始发黄变脆。问题：华宁公司的档案为什么会受损？应当

13、采取怎样的措施才能有效保护档案？案例分析:档案为什么会受损?cy作业作业1.1.课后练习课后练习2.2.参观档案库房参观档案库房11、人生的某些障碍，你是逃不掉的。与其费尽周折绕过去，不如勇敢地攀登，或许这会铸就你人生的高点。12、有些压力总是得自己扛过去，说出来就成了充满负能量的抱怨。寻求安慰也无济于事，还徒增了别人的烦恼。13、认识到我们的所见所闻都是假象，认识到此生都是虚幻，我们才能真正认识到佛法的真相。钱多了会压死你，你承受得了吗?带，带不走，放，放不下。时时刻刻发悲心，饶益众生为他人。14、梦想总是跑在我的前面。努力追寻它们，为了那一瞬间的同步，这就是动人的生命奇迹。15、懒惰不会让

14、你一下子跌倒，但会在不知不觉中减少你的收获;勤奋也不会让你一夜成功，但会在不知不觉中积累你的成果。人生需要挑战，更需要坚持和勤奋!16、人生在世：可以缺钱，但不能缺德;可以失言，但不能失信;可以倒下，但不能跪下;可以求名，但不能盗名;可以低落，但不能堕落;可以放松，但不能放纵;可以虚荣，但不能虚伪;可以平凡，但不能平庸;可以浪漫，但不能浪荡;可以生气，但不能生事。17、人生没有笔直路，当你感到迷茫、失落时，找几部这种充满正能量的电影，坐下来静静欣赏，去发现生命中真正重要的东西。18、在人生的舞台上，当有人愿意在台下陪你度过无数个没有未来的夜时，你就更想展现精彩绝伦的自己。但愿每个被努力支撑的灵

15、魂能吸引更多的人同行。19、积极的人在每一次忧患中都看到一个机会，而消极的人则在每个机会中看到了某种忧患。莫找借口失败，只找理由成功。20、每一个成就和长进，都蕴含着曾经受过的寂寞、洒过的汗水、流过的眼泪。许多时候不是看到希望才去坚持，而是坚持了才能看到希望。1、有时候，我们活得累，并非生活过于刻薄，而是我们太容易被外界的氛围所感染，被他人的情绪所左右。2、身材不好就去锻炼，没钱就努力去赚。别把窘境迁怒于别人，唯一可以抱怨的，只是不够努力的自己。3、大概是没有了当初那种毫无顾虑的勇气，才变成现在所谓成熟稳重的样子。4、世界上只有想不通的人，没有走不通的路。将帅的坚强意志，就像城市主要街道汇集点

16、上的方尖碑一样，在军事艺术中占有十分突出的地位。5、世上最美好的事是：我已经长大，父母还未老;我有能力报答，父母仍然健康。6、没什么可怕的，大家都一样，在试探中不断前行。7、时间就像一张网，你撒在哪里，你的收获就在哪里。纽扣第一颗就扣错了，可你扣到最后一颗才发现。有些事一开始就是错的，可只有到最后才不得不承认。8、世上的事，只要肯用心去学，没有一件是太晚的。要始终保持敬畏之心，对阳光，对美，对痛楚。9、别再去抱怨身边人善变，多懂一些道理，明白一些事理，毕竟每个人都是越活越现实。10、山有封顶，还有彼岸，慢慢长途，终有回转，余味苦涩，终有回甘。11、失败不可怕，可怕的是从来没有努力过，还怡然自得

17、地安慰自己，连一点点的懊悔都被麻木所掩盖下去。不能怕，没什么比自己背叛自己更可怕。12、跌倒了，一定要爬起来。不爬起来，别人会看不起你，你自己也会失去机会。在人前微笑，在人后落泪，可这是每个人都要学会的成长。13、要相信，这个世界上永远能够依靠的只有你自己。所以，管别人怎么看，坚持自己的坚持，直到坚持不下去为止。14、也许你想要的未来在别人眼里不值一提，也许你已经很努力了可还是有人不满意，也许你的理想离你的距离从来没有拉近过.但请你继续向前走，因为别人看不到你的努力，你却始终看得见自己。15、所有的辉煌和伟大，一定伴随着挫折和跌倒；所有的风光背后，一定都是一串串揉和着泪水和汗水的脚印。16、成

18、功的反义词不是失败，而是从未行动。有一天你总会明白，遗憾比失败更让你难以面对。17、没有一件事情可以一下子把你打垮，也不会有一件事情可以让你一步登天，慢慢走，慢慢看，生命是一个慢慢累积的过程。18、努力也许不等于成功，可是那段追逐梦想的努力，会让你找到一个更好的自己，一个沉默努力充实安静的自己。19、你相信梦想，梦想才会相信你。有一种落差是，你配不上自己的野心，也辜负了所受的苦难。20、生活不会按你想要的方式进行，它会给你一段时间，让你孤独、迷茫又沉默忧郁。但如果靠这段时间跟自己独处，多看一本书，去做可以做的事，放下过去的人，等你度过低潮，那些独处的时光必定能照亮你的路，也是这些不堪陪你成熟。所以，现在没那么糟，看似生活对你的亏欠，其实都是祝愿。