(精品)办公自动化第3章制作长文档范本.ppt

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1、第3章 制作长文档范本n n3.1样式与内建样式样式与内建样式 样式是一系列格式设置操作的集合，是样式是一系列格式设置操作的集合，是样式是一系列格式设置操作的集合，是样式是一系列格式设置操作的集合，是应用于文档中的文本、表格和列表的一套格应用于文档中的文本、表格和列表的一套格应用于文档中的文本、表格和列表的一套格应用于文档中的文本、表格和列表的一套格式特征。它主要可以分为：字符样式、段落式特征。它主要可以分为：字符样式、段落式特征。它主要可以分为：字符样式、段落式特征。它主要可以分为：字符样式、段落样式、表格样式和列表样式。样式、表格样式和列表样式。样式、表格样式和列表样式。样式、表格样式和列

2、表样式。3.1.1利用内建样式快速格式化文档利用内建样式快速格式化文档n n步骤步骤1 1 打开已创建好内容的劳动合同文档。打开已创建好内容的劳动合同文档。n n步骤步骤2 2 在菜单栏中选择在菜单栏中选择“格式格式”|“|“格式和样式格式和样式”命令，如命令，如图图3-13-1所示，或者在工具栏中单击所示，或者在工具栏中单击“格式窗格格式窗格”图标图标“”“”，在，在WordWord文档的右边部分弹出文档的右边部分弹出“样式和格式样式和格式”对话框，如对话框，如图图3-23-2所示，接着选中所要进行格式化的内容，然后通过选所示，接着选中所要进行格式化的内容，然后通过选择其中的择其中的“标题标

3、题1 1、标题、标题2 2和标题和标题3”3”等内建样式可以对文档进等内建样式可以对文档进行快速的格式话。行快速的格式话。图3-1 样式启动 图3-2“样式和格式”对话框 3.1.2修改内建样式修改内建样式n n 在在WordWord文档的格式编辑过程当中，有时候内建文档的格式编辑过程当中，有时候内建样式的基本设定，不能够完全满足我们的需求。这时样式的基本设定，不能够完全满足我们的需求。这时候，我们就可以去对内建样式做一定的修改。如左图候，我们就可以去对内建样式做一定的修改。如左图3-33-3所示，单击所示，单击“标题标题1”1”旁的图标，出现旁的图标，出现“标题标题1”1”的的下拉菜单，在其

4、中选择下拉菜单，在其中选择“修改修改”选项，弹出选项，弹出“修改样修改样式式”对话框，如中图对话框，如中图3-43-4所示，在其中可以对样式的所示，在其中可以对样式的格式进行修改；同时，还可以单击其对话框左下角的格式进行修改；同时，还可以单击其对话框左下角的“格式格式”下拉按钮，对更多的格式进行修改，如右图下拉按钮，对更多的格式进行修改，如右图3-53-5所示。所示。图3-3 内建样式修改启动 图3-4“修改样式”对话 图3-5 样式多种格式启动 3.2自定义样式自定义样式n n3.2.13.2.1新建样式新建样式新建样式新建样式n n可以根据可以根据可以根据可以根据WordWord文档提供的

5、文档提供的文档提供的文档提供的“新样式新样式新样式新样式”对话框，创建出我对话框，创建出我对话框，创建出我对话框，创建出我们所需要的新样式。如图们所需要的新样式。如图们所需要的新样式。如图们所需要的新样式。如图3-63-6所示，选择所示，选择所示，选择所示，选择“新样式新样式新样式新样式”按钮，弹按钮，弹按钮，弹按钮，弹出出出出“新建样式新建样式新建样式新建样式”对话框，如图对话框，如图对话框，如图对话框，如图3-73-7所示，在其中可以根据需要，所示，在其中可以根据需要，所示，在其中可以根据需要，所示，在其中可以根据需要，定义出符合我们要求的格式加以使用。定义出符合我们要求的格式加以使用。定

6、义出符合我们要求的格式加以使用。定义出符合我们要求的格式加以使用。图3-6 选择新样式 图3-7“新建样式”对话框3.2.2快速套用自定义样式快速套用自定义样式n n步骤步骤步骤步骤11在菜单栏中选择在菜单栏中选择在菜单栏中选择在菜单栏中选择“工具工具工具工具”|“|“自定义自定义自定义自定义”选项，如图选项，如图选项，如图选项，如图3-83-8所示，在弹出的所示，在弹出的所示，在弹出的所示，在弹出的“自定义自定义自定义自定义”对对对对话框中选择话框中选择话框中选择话框中选择“命令命令命令命令”选项卡，如图选项卡，如图选项卡，如图选项卡，如图3-93-9所示。所示。所示。所示。n n步骤步骤步

7、骤步骤22在在在在“命令命令命令命令”选项卡中选择选项卡中选择选项卡中选择选项卡中选择“键盘键盘键盘键盘”按钮，弹按钮，弹按钮，弹按钮，弹出出出出“自定义键盘自定义键盘自定义键盘自定义键盘”对话框，在其中的对话框，在其中的对话框，在其中的对话框，在其中的“类别类别类别类别”对话框对话框对话框对话框中选择中选择中选择中选择“样式样式样式样式”，并在出现的，并在出现的，并在出现的，并在出现的“样式样式样式样式”对话框中选择对话框中选择对话框中选择对话框中选择新建的样式新建的样式新建的样式新建的样式“主体主体主体主体”，如图，如图，如图，如图3-103-10所示。所示。所示。所示。n n步骤步骤步骤

8、步骤33在在在在“请按新快捷键请按新快捷键请按新快捷键请按新快捷键”空格内输入所要定义的空格内输入所要定义的空格内输入所要定义的空格内输入所要定义的快捷键快捷键快捷键快捷键“Ctrl+PCtrl+P”,”,并确定其保存的位置，单击下面并确定其保存的位置，单击下面并确定其保存的位置，单击下面并确定其保存的位置，单击下面的的的的“指定指定指定指定”按钮，对快捷键进行指定，如图按钮，对快捷键进行指定，如图按钮，对快捷键进行指定，如图按钮，对快捷键进行指定，如图3-113-11所所所所示，最后示，最后示，最后示，最后“关闭关闭关闭关闭”。图3-10 “自定义键盘”对话框 图3-11 指定快捷键窗口 3

9、.3样式的高级应用样式的高级应用n n3.3.1查找和替换样式查找和替换样式n n3.3.2重命名和删除样式重命名和删除样式 在新建的在新建的样样式式“主体主体”中，中，单击单击下拉按下拉按钮钮“”，在出现的下拉菜单中选择，在出现的下拉菜单中选择“修修改改”选项，弹出选项，弹出“修改样式修改样式”对话框，对话框，在其中的名称一栏中将在其中的名称一栏中将“主体主体”重新命重新命名为名为“内容内容”，如图，如图3-12所示。所示。图3-12“修改样式”对话框 3.4交叉引用交叉引用n n3.4.1使用标题进行交叉引用使用标题进行交叉引用n n步骤步骤步骤步骤11确定插入点。在图确定插入点。在图确定

10、插入点。在图确定插入点。在图3-133-13所示的位置输入所示的位置输入所示的位置输入所示的位置输入“（返回）（返回）（返回）（返回）”字样，并将光标置于图中所示位置，选择字样，并将光标置于图中所示位置，选择字样，并将光标置于图中所示位置，选择字样，并将光标置于图中所示位置，选择“插入插入插入插入”|“|“引用引用引用引用”|“|“交叉引用交叉引用交叉引用交叉引用”命令。如图命令。如图命令。如图命令。如图3-143-14所示。所示。所示。所示。“返回”文本位置 图3-13 输入“返回”文本 图3-14 选择“交叉引用”n n步骤步骤步骤步骤22选择引用内容。在弹出的选择引用内容。在弹出的选择引

11、用内容。在弹出的选择引用内容。在弹出的“交叉引用交叉引用交叉引用交叉引用”对话对话对话对话框中，单击框中，单击框中，单击框中，单击“引用类型引用类型引用类型引用类型”下拉按钮，在展开的下拉列下拉按钮，在展开的下拉列下拉按钮，在展开的下拉列下拉按钮，在展开的下拉列表中可以看到，表中可以看到，表中可以看到，表中可以看到，WordWord可以对编号项、标题、书签、可以对编号项、标题、书签、可以对编号项、标题、书签、可以对编号项、标题、书签、脚注、尾注、表格、公司和图表等内容进行引用，本脚注、尾注、表格、公司和图表等内容进行引用，本脚注、尾注、表格、公司和图表等内容进行引用，本脚注、尾注、表格、公司和

12、图表等内容进行引用，本章引用类型选择章引用类型选择章引用类型选择章引用类型选择“标题标题标题标题”，如图，如图，如图，如图3-153-15所示。所示。所示。所示。图3-15 “交叉引用”对话框 n n步骤步骤步骤步骤33在在在在“引用哪一个标题引用哪一个标题引用哪一个标题引用哪一个标题”列表框中单击列表框中单击列表框中单击列表框中单击“九、九、九、九、合同的变更、解除、终止、续订合同的变更、解除、终止、续订合同的变更、解除、终止、续订合同的变更、解除、终止、续订”选项，最后再单击选项，最后再单击选项，最后再单击选项，最后再单击“插入插入插入插入”按钮，如图按钮，如图按钮，如图按钮，如图3-16

13、3-16所示，即可建立引用。所示，即可建立引用。所示，即可建立引用。所示，即可建立引用。n n步骤步骤步骤步骤44测试引用。如图测试引用。如图测试引用。如图测试引用。如图3-173-17所示，引用建立好之后，所示，引用建立好之后，所示，引用建立好之后，所示，引用建立好之后，会自动插入标题内容到此处，单击此处即可返回到该会自动插入标题内容到此处，单击此处即可返回到该会自动插入标题内容到此处，单击此处即可返回到该会自动插入标题内容到此处，单击此处即可返回到该部分。部分。部分。部分。图3-16 选择引用标题 图3-17 建立好的“交叉引用”3.4.2使用书签进行交叉引用使用书签进行交叉引用n n步骤

14、步骤步骤步骤11选定劳动合同文本中选定劳动合同文本中选定劳动合同文本中选定劳动合同文本中“一、合同订立条件一、合同订立条件一、合同订立条件一、合同订立条件”，然，然，然，然后选择后选择后选择后选择“插入插入插入插入”|“|“书签书签书签书签”命令，如图命令，如图命令，如图命令，如图3-183-18所示，弹出所示，弹出所示，弹出所示，弹出“书签书签书签书签”对话框。对话框。对话框。对话框。n n步骤步骤步骤步骤22在在在在“书签名书签名书签名书签名”中输入要插入的书签名中输入要插入的书签名中输入要插入的书签名中输入要插入的书签名“劳动条件劳动条件劳动条件劳动条件与劳动保护与劳动保护与劳动保护与劳

15、动保护”，如图，如图，如图，如图3-193-19所示，单击所示，单击所示，单击所示，单击“添加添加添加添加”按钮，完按钮，完按钮，完按钮，完成书签的插入。根据需要可按上述步骤插入更多的书签。成书签的插入。根据需要可按上述步骤插入更多的书签。成书签的插入。根据需要可按上述步骤插入更多的书签。成书签的插入。根据需要可按上述步骤插入更多的书签。图3-18 “插入”对话框 图3-19 插入书签 n n在建立书签时，在建立书签时，在建立书签时，在建立书签时，“书签名书签名书签名书签名”可以和选中的内容不同，可以和选中的内容不同，可以和选中的内容不同，可以和选中的内容不同，可以随意地为要插入的书签命名。在

16、一篇长文档中，可以随意地为要插入的书签命名。在一篇长文档中，可以随意地为要插入的书签命名。在一篇长文档中，可以随意地为要插入的书签命名。在一篇长文档中，如果使用了大量书签，可以利用如果使用了大量书签，可以利用如果使用了大量书签，可以利用如果使用了大量书签，可以利用“书签书签书签书签”对话框中的对话框中的对话框中的对话框中的排序功能进行排序功能进行排序功能进行排序功能进行“名称名称名称名称”或或或或“位置位置位置位置”上的排序，方便用上的排序，方便用上的排序，方便用上的排序，方便用户查找。户查找。户查找。户查找。n n为方便编辑文档，还可选择显示书签。选择为方便编辑文档，还可选择显示书签。选择为

17、方便编辑文档，还可选择显示书签。选择为方便编辑文档，还可选择显示书签。选择“工具工具工具工具”|“|“选项选项选项选项”命令，单击命令，单击命令，单击命令，单击“视图视图视图视图”标签，打开标签，打开标签，打开标签，打开“视图视图视图视图”选项卡，在选项卡，在选项卡，在选项卡，在“显示显示显示显示”选项区中选中选项区中选中选项区中选中选项区中选中“书签书签书签书签”复选框，复选框，复选框，复选框，单击单击单击单击“确定确定确定确定”按钮，即可显示所有书签，并以按钮，即可显示所有书签，并以按钮，即可显示所有书签，并以按钮，即可显示所有书签，并以的形式出现，的形式出现，的形式出现，的形式出现，的形

18、式只是为了方便编辑，不会的形式只是为了方便编辑，不会的形式只是为了方便编辑，不会的形式只是为了方便编辑，不会被打印出来。被打印出来。被打印出来。被打印出来。小贴士n n步骤步骤步骤步骤33在书签插入完成后，就可以对它进行交叉引在书签插入完成后，就可以对它进行交叉引在书签插入完成后，就可以对它进行交叉引在书签插入完成后，就可以对它进行交叉引用操作。将光标定位在要插入交叉引用书签名的位置，用操作。将光标定位在要插入交叉引用书签名的位置，用操作。将光标定位在要插入交叉引用书签名的位置，用操作。将光标定位在要插入交叉引用书签名的位置，选择选择选择选择“插入插入插入插入”|“|“引用引用引用引用”|“|

19、“交叉引用交叉引用交叉引用交叉引用”命令，弹出命令，弹出命令，弹出命令，弹出“交叉引用交叉引用交叉引用交叉引用”对话框，在对话框，在对话框，在对话框，在“引用类型引用类型引用类型引用类型”中选择中选择中选择中选择“书签书签书签书签”，在，在，在，在“引用内容引用内容引用内容引用内容”中先选择中先选择中先选择中先选择“书签文字书签文字书签文字书签文字”，在，在，在，在“引用引用引用引用哪一个书签哪一个书签哪一个书签哪一个书签”选项中选择要插入的书签名，单击选项中选择要插入的书签名，单击选项中选择要插入的书签名，单击选项中选择要插入的书签名，单击“插插插插入入入入”按钮，如图按钮，如图按钮，如图按

20、钮，如图3-203-20所示。所示。所示。所示。图3-20 交叉引用书签类型 n n步骤步骤步骤步骤44将光标定位在插入书签名页码的位置上，选将光标定位在插入书签名页码的位置上，选将光标定位在插入书签名页码的位置上，选将光标定位在插入书签名页码的位置上，选择择择择“插入插入插入插入”|“|“引用引用引用引用”|“|“交叉引用交叉引用交叉引用交叉引用”命令，弹出命令，弹出命令，弹出命令，弹出“交交交交叉引用叉引用叉引用叉引用”对话框，在对话框，在对话框，在对话框，在“引用类型引用类型引用类型引用类型”中选择中选择中选择中选择“书签书签书签书签”，在在在在“引用内容引用内容引用内容引用内容”中先选

21、择中先选择中先选择中先选择“页码页码页码页码”，在，在，在，在“引用哪一个引用哪一个引用哪一个引用哪一个书签书签书签书签”选项中选择对应的书签名，单击选项中选择对应的书签名，单击选项中选择对应的书签名，单击选项中选择对应的书签名，单击“插入插入插入插入”按钮，按钮，按钮，按钮，如图如图如图如图3-213-21所示。所示。所示。所示。图3-21 引用“页码”内容 交叉引用使用标题时，应先对标题进行定义样式等处理，同样，交叉引用使用标题时，应先对标题进行定义样式等处理，同样，交叉引用使用标题时，应先对标题进行定义样式等处理，同样，交叉引用使用标题时，应先对标题进行定义样式等处理，同样，使用编号项、

22、书签、题注等进行交叉引用也应先进行定义，否则使用编号项、书签、题注等进行交叉引用也应先进行定义，否则使用编号项、书签、题注等进行交叉引用也应先进行定义，否则使用编号项、书签、题注等进行交叉引用也应先进行定义，否则不能进行交叉引用。不能进行交叉引用。不能进行交叉引用。不能进行交叉引用。n n步骤步骤步骤步骤55完成效果图如图完成效果图如图完成效果图如图完成效果图如图3-223-22所示所示所示所示。光标定位处图3-22 完成效果图 小贴士3.5制作目录制作目录n n目录通常是长文档不可缺少的部分，目录通常是长文档不可缺少的部分，目录通常是长文档不可缺少的部分，目录通常是长文档不可缺少的部分，Wo

23、rdWord提供了自动生成目录的功能。在生成目提供了自动生成目录的功能。在生成目提供了自动生成目录的功能。在生成目提供了自动生成目录的功能。在生成目录之前，要确认文档中已经使用了标题样式，录之前，要确认文档中已经使用了标题样式，录之前，要确认文档中已经使用了标题样式，录之前，要确认文档中已经使用了标题样式，否则不能生成目录。否则不能生成目录。否则不能生成目录。否则不能生成目录。n n编制目录最简单的方法是使用内置的大纲编制目录最简单的方法是使用内置的大纲编制目录最简单的方法是使用内置的大纲编制目录最简单的方法是使用内置的大纲级别格式或标题样式。级别格式或标题样式。级别格式或标题样式。级别格式或

24、标题样式。n n3.5.1用大纲级别创建目录用大纲级别创建目录n n步骤步骤步骤步骤11选择菜单选择菜单选择菜单选择菜单“视图视图视图视图”|“|“工具栏工具栏工具栏工具栏”|“|“大大大大纲纲纲纲”命令。命令。命令。命令。n n步骤步骤步骤步骤22选择要在目录中显示和第选择要在目录中显示和第选择要在目录中显示和第选择要在目录中显示和第1 1个标题，个标题，个标题，个标题，如如如如“一、合同的订立条件一、合同的订立条件一、合同的订立条件一、合同的订立条件”。n n步骤步骤步骤步骤33在在在在“大纲大纲大纲大纲”工具栏上，选择与选定标工具栏上，选择与选定标工具栏上，选择与选定标工具栏上，选择与选

25、定标题的大纲级别。题的大纲级别。题的大纲级别。题的大纲级别。n n步骤步骤步骤步骤44对其他标题重复步骤对其他标题重复步骤对其他标题重复步骤对其他标题重复步骤22步骤步骤步骤步骤3 3。n n步骤步骤步骤步骤55将光标定位到要生成目录将光标定位到要生成目录将光标定位到要生成目录将光标定位到要生成目录的位置，一般为文档开头或结尾，的位置，一般为文档开头或结尾，的位置，一般为文档开头或结尾，的位置，一般为文档开头或结尾，然后选择然后选择然后选择然后选择“插入插入插入插入”|“|“引用引用引用引用”|“|“索引和目录索引和目录索引和目录索引和目录”命令。命令。命令。命令。n n步骤步骤步骤步骤66在

26、打开的在打开的在打开的在打开的“索引和目录索引和目录索引和目录索引和目录”对话框中选择对话框中选择对话框中选择对话框中选择“目录目录目录目录”选项卡，选项卡，选项卡，选项卡，在在在在“格式格式格式格式”下拉列表框中选择目下拉列表框中选择目下拉列表框中选择目下拉列表框中选择目录的风格，选择结果可通过录的风格，选择结果可通过录的风格，选择结果可通过录的风格，选择结果可通过“打打打打印预览印预览印预览印预览”列表框查看，如选择列表框查看，如选择列表框查看，如选择列表框查看，如选择“来自模板来自模板来自模板来自模板”选项，在选项，在选项，在选项，在“显示级别显示级别显示级别显示级别”微调框中指定目录要

27、显示的标微调框中指定目录要显示的标微调框中指定目录要显示的标微调框中指定目录要显示的标题层次，一般显示到题层次，一般显示到题层次，一般显示到题层次，一般显示到3 3级目录，然级目录，然级目录，然级目录，然后指定页码和前导符格式，如图后指定页码和前导符格式，如图后指定页码和前导符格式，如图后指定页码和前导符格式，如图3-233-23所示，最后单击所示，最后单击所示，最后单击所示，最后单击“确定确定确定确定”按按按按钮。钮。钮。钮。图3-23 目录选项卡 n n步骤步骤步骤步骤77生成目录后，生成目录后，生成目录后，生成目录后，WordWord自动将文章中所有的标题自动将文章中所有的标题自动将文章

28、中所有的标题自动将文章中所有的标题提取出来，并把这些标题所在的页码也一一列出来，提取出来，并把这些标题所在的页码也一一列出来，提取出来，并把这些标题所在的页码也一一列出来，提取出来，并把这些标题所在的页码也一一列出来，并在其中加上前导字符。完成效果如图并在其中加上前导字符。完成效果如图并在其中加上前导字符。完成效果如图并在其中加上前导字符。完成效果如图3-243-24所示。所示。所示。所示。图3-24 目录完成效果图 n n3.5.2用自定义样式创建目录用自定义样式创建目录n n如果已将自定义样式应用于标题，则可如果已将自定义样式应用于标题，则可如果已将自定义样式应用于标题，则可如果已将自定义

29、样式应用于标题，则可以指定以指定以指定以指定 MicrosoftWordMicrosoftWord在编制目录时使用在编制目录时使用在编制目录时使用在编制目录时使用的样式设置。的样式设置。的样式设置。的样式设置。n n步骤步骤步骤步骤11单击要插入目录的位置。单击要插入目录的位置。单击要插入目录的位置。单击要插入目录的位置。n n步骤步骤步骤步骤22选择选择选择选择“插入插入插入插入”菜单上的菜单上的菜单上的菜单上的“引用引用引用引用”命令，命令，命令，命令，再单击再单击再单击再单击“索引和目录索引和目录索引和目录索引和目录”。n n步骤步骤步骤步骤33在打开的在打开的在打开的在打开的“索引和目

30、录索引和目录索引和目录索引和目录”对话框中单对话框中单对话框中单对话框中单击击击击“目录目录目录目录”选项卡。选项卡。选项卡。选项卡。n n步骤步骤步骤步骤44单击单击单击单击“选项选项选项选项”按钮。按钮。按钮。按钮。n n步骤步骤步骤步骤55在在在在“有效样式有效样式有效样式有效样式”下查找应用于文档的下查找应用于文档的下查找应用于文档的下查找应用于文档的标题样式。标题样式。标题样式。标题样式。n n步骤步骤步骤步骤66在样式名右边的在样式名右边的在样式名右边的在样式名右边的“目录级别目录级别目录级别目录级别”下键入下键入下键入下键入 11到到到到 99的数字，表示每种标题样式所代表的的数

31、字，表示每种标题样式所代表的的数字，表示每种标题样式所代表的的数字，表示每种标题样式所代表的级别。级别。级别。级别。n n步骤步骤步骤步骤77对于每个要包括在目录中的标题样式对于每个要包括在目录中的标题样式对于每个要包括在目录中的标题样式对于每个要包括在目录中的标题样式重复步骤重复步骤重复步骤重复步骤 55和步骤和步骤和步骤和步骤 6 6。n n步骤步骤步骤步骤88单击单击单击单击“确定确定确定确定”。完成效果如图。完成效果如图。完成效果如图。完成效果如图3-243-24所所所所示。示。示。示。n n注意注意注意注意 如果仅使用自定义样式，请删除内置样如果仅使用自定义样式，请删除内置样如果仅使

32、用自定义样式，请删除内置样如果仅使用自定义样式，请删除内置样式的目录级别数字，例如式的目录级别数字，例如式的目录级别数字，例如式的目录级别数字，例如“标题标题标题标题 1”1”。n n3.5.3用自已标记的条目编制目录用自已标记的条目编制目录n n步骤步骤步骤步骤11选定包含在目录中的第一部分文本。选定包含在目录中的第一部分文本。选定包含在目录中的第一部分文本。选定包含在目录中的第一部分文本。n n步骤步骤步骤步骤22按按按按“Alt+Shift+OAlt+Shift+O”组合键。组合键。组合键。组合键。n n步骤步骤步骤步骤33在打开的在打开的在打开的在打开的“级别级别级别级别”对话框中，选

33、择级对话框中，选择级对话框中，选择级对话框中，选择级别并单击别并单击别并单击别并单击“标记标记标记标记”。如图如图如图如图3-253-25所示。所示。所示。所示。图3-25 “标记目录项”对话框 n n步骤步骤步骤步骤44若要标记其他目录，可选择文本，单击若要标记其他目录，可选择文本，单击若要标记其他目录，可选择文本，单击若要标记其他目录，可选择文本，单击“目录项目录项目录项目录项”框，再单击框，再单击框，再单击框，再单击“标记标记标记标记”。添加条目结束后，。添加条目结束后，。添加条目结束后，。添加条目结束后，请单击请单击请单击请单击“关闭关闭关闭关闭”。n n步骤步骤步骤步骤55单击要插入

34、目录的位置。单击要插入目录的位置。单击要插入目录的位置。单击要插入目录的位置。n n步骤步骤步骤步骤66选择选择选择选择“插入插入插入插入”菜单上的菜单上的菜单上的菜单上的“引用引用引用引用”命令，再命令，再命令，再命令，再单击单击单击单击“索引和目录索引和目录索引和目录索引和目录”。n n步骤步骤步骤步骤77在打开的在打开的在打开的在打开的“索引和目录索引和目录索引和目录索引和目录”对话框中单击对话框中单击对话框中单击对话框中单击“目录目录目录目录”选项卡。选项卡。选项卡。选项卡。n n步骤步骤步骤步骤88在在在在“目录选项目录选项目录选项目录选项”框中，选中框中，选中框中，选中框中，选中“

35、目录项域目录项域目录项域目录项域”复选框。清除复选框。清除复选框。清除复选框。清除“样式样式样式样式”和和和和“大纲级别大纲级别大纲级别大纲级别”复选框。复选框。复选框。复选框。n n步骤步骤步骤步骤99单击单击单击单击“确定确定确定确定”。完成效果如图。完成效果如图。完成效果如图。完成效果如图3-243-24所示。所示。所示。所示。3.5.43.5.4 利用提升字符的方法使目录的制表位居中利用提升字符的方法使目录的制表位居中利用提升字符的方法使目录的制表位居中利用提升字符的方法使目录的制表位居中n n利用利用WordWord自动生成目录时，有时制表符是位于底部自动生成目录时，有时制表符是位于

36、底部的，为适应排版要求，可将目录中的制表符设置为居的，为适应排版要求，可将目录中的制表符设置为居中。中。n n步骤步骤1 1 选中目录中的制表符，选择选中目录中的制表符，选择“格式格式”|“|“字体字体”命令，打开命令，打开“字体字体”对话框，选择对话框，选择“字符间距字符间距”选选项卡。项卡。n n步骤步骤2 2 在在“位置位置”下拉列表中，选择下拉列表中，选择“提升提升”选项，选项，并设置并设置“磅值磅值”为为“3 3磅磅”。n n步骤步骤4 4 单击单击“确定确定”按钮即可完成制表符提升。按钮即可完成制表符提升。n n其他制表符可用其他制表符可用“查找与替换查找与替换”命令来统一完成。命

37、令来统一完成。3.5.53.5.5 设置目录分栏设置目录分栏设置目录分栏设置目录分栏n n在排版时，有时需要目录分为两栏，这样看上去较美观也在排版时，有时需要目录分为两栏，这样看上去较美观也便于查找。目录分栏的操作步骤如下：便于查找。目录分栏的操作步骤如下：n n步骤步骤1 1 选中要分栏的目录。选中要分栏的目录。n n步骤步骤2 2 选择选择“格式格式”|“|“制表位制表位”命令，弹出命令，弹出“制表位制表位”对话框。对话框。n n步骤步骤3 3 在在“制表位位置制表位位置”文本框中，输入合适的数值，文本框中，输入合适的数值，如如“19.519.5磅磅”等。等。n n19.519.5磅是没有

38、分栏前整个页面制表位位置数值的一半，若磅是没有分栏前整个页面制表位位置数值的一半，若不知具体数值，可选中一个目录的制表符，再选择不知具体数值，可选中一个目录的制表符，再选择“格式格式”|“|“制表位制表位”命令，即可看到该目录的制表位字符数。命令，即可看到该目录的制表位字符数。小贴士n n步骤步骤步骤步骤44在在在在“对齐方式对齐方式对齐方式对齐方式”选项组中，选中选项组中，选中选项组中，选中选项组中，选中“右对齐右对齐右对齐右对齐”单选按钮。单选按钮。单选按钮。单选按钮。n n步骤步骤步骤步骤55在在在在“前导符前导符前导符前导符”选项组中，选择与已经存在的选项组中，选择与已经存在的选项组中

39、，选择与已经存在的选项组中，选择与已经存在的制表符相同的制表符。制表符相同的制表符。制表符相同的制表符。制表符相同的制表符。n n步骤步骤步骤步骤66单击单击单击单击“设置设置设置设置”按钮，再单击按钮，再单击按钮，再单击按钮，再单击“确定确定确定确定”按钮，按钮，按钮，按钮，返回文档。返回文档。返回文档。返回文档。n n步骤步骤步骤步骤77选择选择选择选择“格式格式格式格式”|“|“分栏分栏分栏分栏”命令，在命令，在命令，在命令，在“预设预设预设预设”选选选选项组中，选择项组中，选择项组中，选择项组中，选择“两栏两栏两栏两栏”选项，在选项，在选项，在选项，在“间距间距间距间距”微调框中输微调

40、框中输微调框中输微调框中输入数据入数据入数据入数据“2 2字符字符字符字符”或或或或“1.51.5字符字符字符字符”，再选中，再选中，再选中，再选中“分隔线分隔线分隔线分隔线”和和和和“栏宽相等栏宽相等栏宽相等栏宽相等”复选框。复选框。复选框。复选框。n n步骤步骤步骤步骤88单击单击单击单击“确定确定确定确定”即可将目录分为两栏。即可将目录分为两栏。即可将目录分为两栏。即可将目录分为两栏。n n步骤步骤步骤步骤99若得到的目录不是等长栏时，可将光标移到若得到的目录不是等长栏时，可将光标移到若得到的目录不是等长栏时，可将光标移到若得到的目录不是等长栏时，可将光标移到目录的结尾处，选择目录的结尾

41、处，选择目录的结尾处，选择目录的结尾处，选择“插入插入插入插入”|“|“分隔符分隔符分隔符分隔符”命令，打命令，打命令，打命令，打开开开开“分隔符分隔符分隔符分隔符”对话框，在对话框，在对话框，在对话框，在“分节符类型分节符类型分节符类型分节符类型”选项组中，选项组中，选项组中，选项组中，选中选中选中选中“连续连续连续连续”单选按钮，单击单选按钮，单击单选按钮，单击单选按钮，单击“确定确定确定确定”按钮即可。按钮即可。按钮即可。按钮即可。3.6插入脚注和尾注插入脚注和尾注n n脚注和尾注用于在打印文档中为文档中的文本脚注和尾注用于在打印文档中为文档中的文本脚注和尾注用于在打印文档中为文档中的文

42、本脚注和尾注用于在打印文档中为文档中的文本提供解释、批注以及相关的参考资料。提供解释、批注以及相关的参考资料。提供解释、批注以及相关的参考资料。提供解释、批注以及相关的参考资料。脚注是在页面脚注是在页面脚注是在页面脚注是在页面下端添加的注释，下端添加的注释，下端添加的注释，下端添加的注释，可用脚注对文档内容进行注释说明；可用脚注对文档内容进行注释说明；可用脚注对文档内容进行注释说明；可用脚注对文档内容进行注释说明；而用尾注则而用尾注则而用尾注则而用尾注则是在文档尾部（或节的尾部）添加的注释，是在文档尾部（或节的尾部）添加的注释，是在文档尾部（或节的尾部）添加的注释，是在文档尾部（或节的尾部）添

43、加的注释，如如如如说明引用的文献等。说明引用的文献等。说明引用的文献等。说明引用的文献等。n n脚注或尾注由两个互相链接的部分组成：脚注或尾注由两个互相链接的部分组成：脚注或尾注由两个互相链接的部分组成：脚注或尾注由两个互相链接的部分组成：注释注释注释注释引用标记引用标记引用标记引用标记和与其对应的注释文本。和与其对应的注释文本。和与其对应的注释文本。和与其对应的注释文本。n n在注释中可以使用任意长度的文本，并像处理在注释中可以使用任意长度的文本，并像处理在注释中可以使用任意长度的文本，并像处理在注释中可以使用任意长度的文本，并像处理任意其他文本一样设置注释文本格式。您可以自定任意其他文本一

44、样设置注释文本格式。您可以自定任意其他文本一样设置注释文本格式。您可以自定任意其他文本一样设置注释文本格式。您可以自定义注释分隔符，即用来分隔文档正文和注释文本的义注释分隔符，即用来分隔文档正文和注释文本的义注释分隔符，即用来分隔文档正文和注释文本的义注释分隔符，即用来分隔文档正文和注释文本的线条。线条。线条。线条。n n步骤步骤步骤步骤11选择插入点。将插入点置于选择插入点。将插入点置于选择插入点。将插入点置于选择插入点。将插入点置于需要更改脚注格式的节中，如果没有需要更改脚注格式的节中，如果没有需要更改脚注格式的节中，如果没有需要更改脚注格式的节中，如果没有分节，可将插入点置于文档中的任意

45、分节，可将插入点置于文档中的任意分节，可将插入点置于文档中的任意分节，可将插入点置于文档中的任意位置。位置。位置。位置。n n步骤步骤步骤步骤22选择选择选择选择“插入插入插入插入”|“|“引用引用引用引用”|“|“脚注脚注脚注脚注”命令，打开命令，打开命令，打开命令，打开“脚注和尾注脚注和尾注脚注和尾注脚注和尾注”对对对对话框。如图话框。如图话框。如图话框。如图3-263-26所示。所示。所示。所示。n n步骤步骤步骤步骤33单击选中单击选中单击选中单击选中“脚注脚注脚注脚注”或或或或“尾注尾注尾注尾注”单选项。单选项。单选项。单选项。n n步骤步骤步骤步骤44在在在在“编号格式编号格式编号

46、格式编号格式”框中，选择框中，选择框中，选择框中，选择所需的格式类型。如果文档分为多个所需的格式类型。如果文档分为多个所需的格式类型。如果文档分为多个所需的格式类型。如果文档分为多个节，在节，在节，在节，在“将更改应用于将更改应用于将更改应用于将更改应用于”下拉框中选下拉框中选下拉框中选下拉框中选择择择择“本节本节本节本节”，将只更改本节的脚注格，将只更改本节的脚注格，将只更改本节的脚注格，将只更改本节的脚注格式；选择式；选择式；选择式；选择“整篇文档整篇文档整篇文档整篇文档”，则会更改全，则会更改全，则会更改全，则会更改全文的脚注格式。设置好后单击文的脚注格式。设置好后单击文的脚注格式。设置

47、好后单击文的脚注格式。设置好后单击“应用应用应用应用”按钮。按钮。按钮。按钮。图3-26 “脚注和尾注”对话框 n n带圈数字的输入：带圈数字的输入：n n1 1、带圈数字、带圈数字 在输入法中的小键盘在输入法中的小键盘“数字序号数字序号”中可找到；中可找到；n n2 2、带圈数字、带圈数字 的输入方式为：的输入方式为：n n 246a 246a 246b 246b 246c 246c 246d 246d n n 246e 246e 246f 246f 2470 2470 2471 2471 n n 2472 2472 2473 2473 n n 在需要的位置上输入前四个数字，再选中数字，在需

48、要的位置上输入前四个数字，再选中数字，按按Alt+XAlt+X组合键。组合键。小贴士n n3 3、带圈数字、带圈数字 以后数字的采用以后数字的采用“域域”的方式输入：的方式输入：n n 在需要插入带圈数字的位置按下在需要插入带圈数字的位置按下“Ctrl+F9”Ctrl+F9”组合组合键输入域记号（一对大括号），在域记号中输入代码：键输入域记号（一对大括号），在域记号中输入代码：eqeq oac(o,21)oac(o,21)。并设置好字体、字号等。选中域代码，。并设置好字体、字号等。选中域代码，按按“Alt+F9”Alt+F9”组合键查看效果。若不满意则再按一次组合键查看效果。若不满意则再按一次

49、“Alt+F9”Alt+F9”组合键，返回域代码状态，分别选中域代码组合键，返回域代码状态，分别选中域代码中的中的“o”o”和和“21”21”，执行，执行“格式格式”|“|“字体字体”命令，设命令，设置置“字体字体”和和“字符间距字符间距”，通过不断调整，通过不断调整“缩放缩放”、“间距间距”和和“位置位置”的相关数字，来调整的相关数字，来调整“o”o”和和“21”21”的大小、间距和上、下位置。可通过反复按的大小、间距和上、下位置。可通过反复按“Alt+F9”Alt+F9”组合键查看效果，直到满意为止。组合键查看效果，直到满意为止。n n在输入域代码时，在输入域代码时，eqeq与后续字符应保

50、留一个空格；在文与后续字符应保留一个空格；在文档中若经常要进行这样的输入，可将调整好的代码添加档中若经常要进行这样的输入，可将调整好的代码添加到自动图文集中供以后调用和修改。到自动图文集中供以后调用和修改。3.7快速浏览长文档快速浏览长文档n n 长文档的查看是非常不方便的，长文档的查看是非常不方便的，长文档的查看是非常不方便的，长文档的查看是非常不方便的，文档过大，就不容易找到自己要查文档过大，就不容易找到自己要查文档过大，就不容易找到自己要查文档过大，就不容易找到自己要查看的内容。而在处理长文档时应用看的内容。而在处理长文档时应用看的内容。而在处理长文档时应用看的内容。而在处理长文档时应用