电子表格Excel基本使用技巧培训课件.ppt

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1、电子表格示例电子表格示例v数据规律排列数据规律排列v引入公式实现自动重算引入公式实现自动重算4 电子表格电子表格(第第8章章)n学习目标学习目标n学习内容学习内容1)Excel的基本知识的基本知识 2)工作表的建立与编辑工作表的建立与编辑 3)公式与函数的使用公式与函数的使用4)数据处理数据处理 5)图表的使用图表的使用n本章小结本章小结学习目标学习目标n了解使用了解使用Excel的目的的目的n能够进行各种数据的输入和编辑能够进行各种数据的输入和编辑n能够利用常见公式和函数对数据进行处理能够利用常见公式和函数对数据进行处理n能够对数据进行排序、筛选、分类汇总等管理分能够对数据进行排序、筛选、分

2、类汇总等管理分析操作析操作n能够根据已有数据和要求创建图表以便直观分析能够根据已有数据和要求创建图表以便直观分析n能够按一定要求打印输出电子表能够按一定要求打印输出电子表4.1 Excel的基本知识的基本知识 n了解了解ExcelExcel的基本功能的基本功能n掌握掌握ExcelExcel的启动和退出的启动和退出n了解了解ExcelExcel窗口的结构窗口的结构Excel的基本功能的基本功能Office家族成员之一家族成员之一电子报表软件电子报表软件表格标题表格标题数据数据文字文字数值数值自动填充自动填充公式公式函数函数图表图表图形对象图形对象数据清单数据清单排序排序筛选筛选分类汇总分类汇总公

3、式公式自动处理自动处理图表图表直观显示直观显示数据管理数据管理功能功能1Excel 的启动的启动23Excel 的退出的退出1234Excel 的启动与退出演示的启动与退出演示DemoDEMO1DEMO2Excel的窗口结构的窗口结构编辑栏编辑栏菜单栏菜单栏工具栏工具栏工作簿工作簿工作表工作表状态栏状态栏单元格单元格Excel 工作界面工作界面公式栏公式栏列号列号名字框名字框行号行号当前单元格当前单元格工作表标签工作表标签工作表工作表工作簿工作簿4.2 电子表的建立与编辑电子表的建立与编辑n了解了解电子电子表的结构表的结构n理解单元格地址表示理解单元格地址表示n熟练掌握数据输入和编辑操作熟练掌

4、握数据输入和编辑操作n掌握工作表格式化的基本操作掌握工作表格式化的基本操作n熟练掌握工作表的基本操作熟练掌握工作表的基本操作n掌握工作表的打印输出掌握工作表的打印输出 n工作簿工作簿n工作表工作表n单元格单元格工作簿工作簿工作表工作表单元格单元格图图3-32电子表的结构电子表的结构工作表工作表图表图表工作簿与工作表工作簿与工作表工作簿工作簿（Workbook）工作簿是计算和存储数据的文件，也就是通常意义上工作簿是计算和存储数据的文件，也就是通常意义上的的Excel文件。每一个工作簿可由一个或多个工作表文件。每一个工作簿可由一个或多个工作表组成，在默认的情况下是由组成，在默认的情况下是由3个工作

5、表组成的。个工作表组成的。工作表工作表（Worksheet）它是工作簿的一部分，也称作电子报表。它是工作簿的一部分，也称作电子报表。工作簿（工作簿（255）行号行号列号列号单元格地址：单元格地址：D2单元格地址：单元格地址：C8单元格地址的表示单元格地址的表示数据的输入和编辑数据的输入和编辑数据类型：数据类型：n文本文本n数字数字n日期日期n时间时间n逻辑值逻辑值n单元格文本对齐方式和字体设置单元格文本对齐方式和字体设置单元格边框和图案设置单元格边框和图案设置数据的输入和编辑数据的输入和编辑输入：原始数据（中英文字符、数字）和公式输入：原始数据（中英文字符、数字）和公式步骤步骤1 1：明确内容

6、输入的单元格：明确内容输入的单元格当前活动单元格当前活动单元格步骤步骤2 2：内容输入（注意观察公式栏）：内容输入（注意观察公式栏）确认操作确认操作EnterEnterTabTab取消操作取消操作EscEsc数据的输入和编辑示例数据的输入和编辑示例数据的保护数据的保护n工作簿的保护工作簿的保护n工作表的保护工作表的保护n单元格区域的保护单元格区域的保护保护工作表后，内容可见，但保护工作表后，内容可见，但不能修改。不能修改。保护工作簿后，窗口受保护，保护工作簿后，窗口受保护，但内容可改。但内容可改。数据的保护数据的保护注意保护前提工作表格式化的基本操作工作表格式化的基本操作n外观的修饰：外观的修

7、饰：n单元格格式单元格格式n工作表的行高和列宽工作表的行高和列宽n数据的对齐方式数据的对齐方式n工作表的边框和底纹工作表的边框和底纹n使用自动套用格式使用自动套用格式工作表的格式工作表的格式添加添加/删除删除/重命名工作表和图表重命名工作表和图表自动套用格式自动套用格式工作表格式化示例工作表格式化示例nDemo!Demo!工作表的打印输出工作表的打印输出n工作表的打印设置工作表的打印设置n设置页面设置页面n设置页边距设置页边距n设置页眉设置页眉/页脚页脚n设置工作表的选项设置工作表的选项n打印预览打印预览设置页面和页边距设置页面和页边距设置页眉设置页眉/页脚和工作表页脚和工作表设置页眉、页脚中

8、的内容设置页眉、页脚中的内容工作表的打印预览工作表的打印预览多页输出表格的页眉多页输出表格的页眉/页脚和页标题行页脚和页标题行工作表的打印输出工作表的打印输出nDemo!Demo!打印设置打印设置4.3 公式与函数的使用公式与函数的使用n掌握公式的使用掌握公式的使用n掌握单元格的引用掌握单元格的引用n掌握常用函数的使用掌握常用函数的使用n掌握工作表之间的编辑操作掌握工作表之间的编辑操作 单元格的引用单元格的引用n单单元元格格作作为为一一个个整整体体以以单单元元格格地地址址的的描描述形式参数与运算称为单元格引用。述形式参数与运算称为单元格引用。n单元格引用分为：单元格引用分为：n相对引用相对引用

9、n绝对引用绝对引用n混合引用混合引用例：在例：在F2中输入公式中输入公式“C2+D2+E2”相对引用是指当把一个含有单元格地址的公式相对引用是指当把一个含有单元格地址的公式复制到一个新的位置或者用一个公式填入一个复制到一个新的位置或者用一个公式填入一个区域时，公式中的单元格地址会随着改变。区域时，公式中的单元格地址会随着改变。单元格的相对引用单元格的相对引用例：在例：在F2中输入公式中输入公式“$C$2+$D$2+$E$2”设置绝对地址设置绝对地址需在行号和列需在行号和列号前加符号号前加符号“$”绝对引用是指在把公式复制绝对引用是指在把公式复制或填入到新位置时，使其中或填入到新位置时，使其中的

10、单元格地址保持不变。的单元格地址保持不变。单元格的绝对引用单元格的绝对引用例：在例：在F2中输入公式中输入公式“C2+$D$2+$E2”混合引用是指在一个单元格混合引用是指在一个单元格地址中，既有绝对地址引用地址中，既有绝对地址引用又有相对地址引用。又有相对地址引用。单元格的混合引用单元格的混合引用=（B4+25）/SUM（D5:F5）公式特定符号公式特定符号区域范围引用区域范围引用单元格地址单元格地址数值型常量数值型常量Excel函数函数运算操作符号运算操作符号公式的使用公式的使用如何在工作表中应用函数不同类型的函数要求给定不不同类型的函数要求给定不同类型的参数同类型的参数函数名函数名（参数

11、（参数1，参数参数2，）代表函数功能代表函数功能=（B2+B3+B4+B5+B6+B7+B8+B9+B10B2+B3+B4+B5+B6+B7+B8+B9+B10）/9/9=AverageAverage（B2:B10B2:B10）常用函数的使用常用函数的使用函数按功能分为以下几种类型：函数按功能分为以下几种类型：数学与三角函数（比如，数学与三角函数（比如，SUMSUM、SUM IFSUM IF）统计函数（比如，统计函数（比如，AVERAGEAVERAGE、COUNTIFCOUNTIF）逻辑函数（比如，逻辑函数（比如，IFIF）财务函数（比如，财务函数（比如，PMTPMT）日期和时间函数（比如，日

12、期和时间函数（比如，TODAYTODAY）数据库函数（比如，数据库函数（比如，DCOUNTDCOUNT）查找与引用函数（比如，查找与引用函数（比如，VLOOKUPVLOOKUP）文本函数（比如，文本函数（比如，CONCATENATCONCATENAT）信息函数（比如，信息函数（比如，ISBLANKISBLANK）常用函数的使用常用函数的使用常用函数的使用示例常用函数的使用示例nDemo!演示：演示：“Excel-homework”工作表之间的编辑操作工作表之间的编辑操作不同工作表中的数据所在单元格地址的表示：不同工作表中的数据所在单元格地址的表示：工作表名称工作表名称!单元格引用地址单元格引用

13、地址不同工作簿中的数据所在单元格地址的表示：不同工作簿中的数据所在单元格地址的表示：工作簿名称工作簿名称 工作表名称工作表名称!单元格引用地址单元格引用地址=Sale1.xls 销售统计销售统计!$E$4+Sale2.xls销销售统计售统计!$E$4+Sale3.xls 销售统计销售统计!$E$4+Sale4.xls销售统计销售统计!$E$4多工作簿之间的数据合并多工作簿之间的数据合并工作表间切换工作表间切换删除工作表删除工作表移动工作表移动工作表命名工作表命名工作表插入工作表插入工作表复制工作表复制工作表sheet1工作表之间的编辑操作工作表之间的编辑操作有关工作表的操作-工作表的操作方法工

14、作表的操作方法-工作表的编辑工作表的编辑8编辑单元格数据（编辑单元格数据（F2F2或双击）或双击）8移动或拷贝数据（工具栏按钮或鼠标拖动）移动或拷贝数据（工具栏按钮或鼠标拖动）8有规律数据的快速填充有规律数据的快速填充8插入与删除行、列、区域插入与删除行、列、区域8选择工作表中的数据选择工作表中的数据8工作表的更名工作表的更名8插入与删除工作表插入与删除工作表8复制工作表复制工作表有规律数据的快速填充有规律数据的快速填充选取工作区选取工作区2格式化工作表、创建公式、利用函数进行计算和绘制图表都格式化工作表、创建公式、利用函数进行计算和绘制图表都需要需要选取数据的区域选取数据的区域后，再进行相关

15、的操作。后，再进行相关的操作。选择工作表中的数据选择工作表中的数据（1）区域区域连续单元格区域：左上角连续单元格区域：左上角+Shift+右下角；右下角；不连续区域：单击不连续区域：单击+Ctrl+多次单击）；多次单击）；（2）行；）行；（3）列；）列；（4）整个工作表（选择全选按钮或按）整个工作表（选择全选按钮或按Ctrl+A键）。键）。工作表的操作：插入或删除一个工作表、移动或复制工作表、工作表的操作：插入或删除一个工作表、移动或复制工作表、打开工作表及改变工作表的名称。即：通过插入工作表命令打开工作表及改变工作表的名称。即：通过插入工作表命令来添加新的工作表；对工作簿中的没有用的工作表可

16、以进行来添加新的工作表；对工作簿中的没有用的工作表可以进行删除操作；工作表更名的意义类似于文件名的作用：便于记删除操作；工作表更名的意义类似于文件名的作用：便于记忆、便于查询、使用方便。忆、便于查询、使用方便。-浏览工作表的方法浏览工作表的方法-工作表的修饰工作表的修饰有关工作表的操作8用编辑键进行浏览（用编辑键进行浏览（PageUpPageUp、PageDownPageDown）8用用F5F5功能键快速定位到某个单元格功能键快速定位到某个单元格8分割屏幕法分割屏幕法(冻结拆分窗口冻结拆分窗口)8用工具栏中的按钮进行格式化用工具栏中的按钮进行格式化8工作表标题的处理工作表标题的处理8用用“格式

17、格式/单元格单元格”命令修饰工作表命令修饰工作表快速定位到某个单元格快速定位到某个单元格拆分窗口拆分窗口冻结窗口冻结窗口单元格加上对齐单元格加上对齐/字体字体/边框边框/图案图案合并单元格合并单元格调整小数位数调整小数位数4.4 数据处理数据处理n掌握数据查找掌握数据查找n掌握数据排序掌握数据排序n掌握数据筛选掌握数据筛选n掌握数据的分类汇总掌握数据的分类汇总数据查找数据查找数据查找与替换数据查找与替换排序条件：排序条件：单一条件单一条件的排序（快速排序）的排序（快速排序）多重条件多重条件的排序（轻重缓急）的排序（轻重缓急）数据类型：数据类型：升序：升序：降序：降序：文本文本A,B,Z Z,X

18、,A数字数字1,2,10,9,日期日期Jan 1,Dec 31,数据排序数据排序多重条件的排序用以设置两个用以设置两个以上的排序约以上的排序约束条件。束条件。数据筛选数据筛选指将不符合条件的记录暂时隐藏起来，只显示符合条件指将不符合条件的记录暂时隐藏起来，只显示符合条件的记录。的记录。数据筛选数据筛选大表大表明晰的小表明晰的小表有条件的筛选有条件的筛选8自动筛选自动筛选8高级筛选高级筛选数据筛选目的和相应命令数据筛选目的和相应命令n筛选数据目的：在数据清单中提取出满足条件的记录，不筛选数据目的：在数据清单中提取出满足条件的记录，不满足条件的数据只是暂时被隐藏起来（并未真正被删除掉）满足条件的数

19、据只是暂时被隐藏起来（并未真正被删除掉），一旦筛选条件被撤走，这些数据又重新出现。，一旦筛选条件被撤走，这些数据又重新出现。nExcel 提供了以下两种筛选清单的命令：提供了以下两种筛选清单的命令：自动筛选：按选定内容筛选，它适用于简单条件；自动筛选：按选定内容筛选，它适用于简单条件；高级筛选：适用于复杂条件。高级筛选：适用于复杂条件。n观察示例中的观察示例中的“自动筛选自动筛选”箭头按钮、筛选后呈现的不连箭头按钮、筛选后呈现的不连续行号。续行号。n观察观察“自动筛选自动筛选”下拉列表中各个筛选条件选项的功能。下拉列表中各个筛选条件选项的功能。n从多个下拉列表中选定了条件后，这些被选中条件将具

20、有从多个下拉列表中选定了条件后，这些被选中条件将具有“与与”的关系。如果要取消某一个筛选条件，只需重新单的关系。如果要取消某一个筛选条件，只需重新单击对应下拉列表，然后单击其中击对应下拉列表，然后单击其中“全部全部”选项即可。选项即可。n对于某些特殊条件，可以用自定义自动筛选来完成。对于某些特殊条件，可以用自定义自动筛选来完成。演示演示“excel_test”定义自动筛选方式定义自动筛选方式使用“高级筛选”功能“高级筛选高级筛选”功能完成筛选功能完成筛选那些需要匹配计算条件或那些需要匹配计算条件或筛选条件中含复杂的筛选条件中含复杂的“与与”和和“或或”关系的数据。关系的数据。或或或或与与与与数

21、据筛选演示数据筛选演示nDemo!Demo!高级筛选例子高级筛选例子数据的分类汇总数据的分类汇总先分类（排序），先分类（排序），后按类汇总分析。后按类汇总分析。分级显示符号分级显示符号分级显示符号分级显示符号分级显示数据嵌套分类汇总嵌套分类汇总的前提嵌套分类汇总的前提是数据已按两个以上是数据已按两个以上关键字排序分类。关键字排序分类。数据的分类汇总演示数据的分类汇总演示nDemo分类汇总例子分类汇总例子4.5 图表的使用图表的使用n了解图表类型了解图表类型n掌握图表的创建掌握图表的创建n掌握图表的编辑和打印掌握图表的编辑和打印更直观地显示数据（图表）图表图表：数值数据的图形化数值数据的图形化创

22、建步骤：创建步骤：1.选取数据选取数据2.插入图表插入图表1)独立图表独立图表2)嵌入图表嵌入图表3.编辑图表编辑图表4.修饰图表修饰图表数据表格数据表格嵌入图表嵌入图表独立的图表独立的图表建立图表的步骤建立图表的步骤选择嵌入表选择嵌入表/独立表独立表演示演示T2.xls图表相关名词术语图例图例数据标记数据标记数据序列数据序列类型轴类型轴(X)刻度线刻度线值轴（值轴（Y）编辑图表q选择图表类型选择图表类型q增加或删除图表元素增加或删除图表元素8图表标题图表标题8X轴标题轴标题8Y轴轴标题标题8数据标志数据标志8图例图例8刻度线刻度线图图表表类类型型（标标准准类类型型）图表类型（自定义类型）图表类型（自定义类型）图表的使用示例图表的使用示例nDemo!Demo!