ACCESS实例教程(报表的操作).ppt

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1、AccessAccess实例教程实例教程潘明寒潘明寒 赵义霞赵义霞 主编主编 中国水利水电出版社中国水利水电出版社ACCESSACCESS实例教程实例教程 报表的操作（第报表的操作（第报表的操作（第报表的操作（第5 5章）章）章）章）ACCESS实例教程1，使用报表控件2，建立报表3，建立主/子报表4，添加计算控件本章要点：本章要点：ACCESS实例教程 5.1 5.1 认识报表对象认识报表对象 报表是按指定格式输出数据的对象，数据源是表、查询或SQL语句。报表主要于数据库数据的打印，没有输入数据的功能。报表是容器对象，包含数据源和其他对象，在报表中的对象称为报表控件。ACCESS实例教程 报

2、表有3种视图：设计视图、打印预览、版面预览。单击窗口左上角的视图按钮进行视图切换。5.1.1 报表的视图ACCESS实例教程 5.1.2 5.1.2 报表的结构报表的结构 一个完整的报表对象包含7个节：报表页眉节、页面页眉节、组页眉节、主体节、组页脚节、页面页脚节、报表页脚节。默认情况下设计视图窗口只显示页面页眉节、主体节、页面页脚节。只有在“视图”菜单的“排序与分组”中设置，才能显示组页眉节和组页脚节。ACCESS实例教程5.1.3 报表的类型 报表有4种类型，分别是：纵栏式报表、表格式报表、图表报表、标签报表。纵栏式报表以垂直方式显示记录，字段标签与字段值一起显示在主体节内。表格式报表以行

3、、列形式显示记录，一页显示多条记录，字段标签不在主体节区域，而是在页面页眉节中。分组字段在表格式报表中设置。图表报表用图表方式显示数据，直观地显示数据之间的关系。标签报表是特殊类型的报表，将数据做成标签形式，一页中显示许多标签。ACCESS实例教程5.1.4 报表的几个重要按钮 分别是：字段列表，工具箱，排序分组，自动套用格式，代码，属 性，生成器，数据库，新对象。单击“排序分组”按钮，选取一个字段，可以对字段进行排序和分组操作，实现报表数据的排序、分组输出、分组统计。ACCESS实例教程5.1.5 报表的节 报表的内容以节划分，节代表不同带区，每个节都有特定用途，并按一定顺序打印。报表有惟一

4、宽度，改变一个节的宽度等于改变整个报表的宽度。用“视图”菜单中的命令可以为报表添加“报表页眉/页脚”节、“页面页眉/页脚”节、“组页眉/页脚”节。选中一个节，“可见性”属性设置为“否”，或删除节中控件，将节的“高度”属性设置为0，可以隐藏选中的节。ACCESS实例教程5.2 5.2 在报表中使用控件在报表中使用控件 5.2.1 用文本框控件显示页码 page 计算当前页，pages计算总页数。页码主要有2种显示格式：（1）显示格式为“当前页/总页数”，如“3/10”表达式：=page&/&pages（2）显示格式为“第n页/共m页”，如“第3页/共10页”表达式：=第&page&页/总&pag

5、es&页ACCESS实例教程5.2.2 用文本框控件在报表中添加新字段 例：在报表中添加“应发工资”字段 页面页眉中添加标签，主体节中添加计算文本框。表达式：=工资+奖金 ACCESS实例教程例：用复选框控件添加“通过否”字段 在主体节添加复选框控件，名称为fxk，“控件来源”属性写表达式：=iif(人平均=70,true,false)在“录取否”对应的计算文本框表达式：=iif(fxk=-1,录取,未录取)5.3.3 用复选框控件在报表中添加新字段 ACCESS实例教程显示结果：ACCESS实例教程5.2.4 5.2.4 在报表中显示非记录源字段在报表中显示非记录源字段 用 DLookup

6、函数在报表中显示非记录源（又称外部表）中的字段值，外部表与当前表之间无须建立关系，在函数中以共有字段作为连接条件即可。DLookup（外部表字段名，外部表名，条件表达式）说明：（1）函数中的各部分要用引号括起来。（2）条件表达式格式：外部表字段名=&当前表字段名&注意其中单、双引号和&号的使用。（3）如果有多个字段符合条件表达式，DLookup 函数只返回第 一个字段值。ACCESS实例教程例：当前表是“员工”表，外部表是“部门”表，用 DLookup 函数显示外部表中“名称”字段的值。ACCESS实例教程计算出生年：=Year(Now()-年龄 计算部门：=dlookup(名称,部门,部门编

7、号=&所属部门&)ACCESS实例教程显示结果：ACCESS实例教程 在报表页脚节或组页脚节可以使用函数对整个报表或组做统计操作，常用的统计函数有：count（统计个数）、sum（求和）、avg（求平均值）。5.2.5 统计报表数据 例：用count、sum、avg函数统计报表数据 计算总人数：=count(姓名)计算平均工资：=avg(工资)计算奖金合计：=sum(奖金)说明：“格式”属性选“固定”，值显示2位小数。ACCESS实例教程报表布局：ACCESS实例教程显示结果：ACCESS实例教程5.3 数据排序与分组数据排序与分组 “视图”菜单“排序与分组”在左边列中选字段在右边列中选排序方

8、式。如果对多个字段排序，则选取字段的顺序就是排序次序。首先对第一个字段排序，当第一个字段的值相同时，再对第二个字段排序。5.3.1 数据排序 ACCESS实例教程5.3.2 数据分组 “视图”菜单“排序与分组”分组字段选“姓名”组页眉选“是”组页脚选“是”，设计视图中显示组页眉和组页脚。例：按照“姓名”字段分组，显示所选课程的名称、成 绩，计算平均成绩。ACCESS实例教程在组页脚添加计算字段。表达式：=avg(成绩)ACCESS实例教程显示结果:ACCESS实例教程 主/子报表类似于主/子窗体，是对建立了关系的两个表的操作。两个表都已单独建立了报表，然后将子表对应的报表插入到主表对应的报表中

9、。主报表可以包含一个或多个子报表，也可以包含一个或多个子窗体。5.4 主主/子报表与标签报表子报表与标签报表5.4.1 主子报表ACCESS实例教程例：用主/子报表的方法显示学生表与公共课成绩表（1）将“学生”表与“公共课成绩”表建立关系并实施参照完整性，并分别建立报表。（2）将子报表拖入主报表的设计视图，调整大小。ACCESS实例教程 显示结果:ACCESS实例教程 5.4.2 标签报表标签报表是一种多列报表，在一页中显示多列数据。例：制作可以显示4列的标签报表。（1）添加字段，用矩形控件修饰。ACCESS实例教程 “文件”菜单“页面设置”“列”选项卡中列数选4行间距和列间距都选0宽度3.5cm高度2.7cm去掉“与主体相同”的对勾。ACCESS实例教程显示结果: