2017年公司公文写作内部培训.ppt

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1、公文写作公文基础 写作规范 写作技巧武汉光谷建设投资有限公司目 录CONTENTS1 公文写作基础知识2 公文写作规范3 公文写作技巧4 常见的写作错误 第一章 公文写作基础知识公文的定义公文的格式公文的特点公文的种类公文是公务文书的简称。公务文书是法定机关与组织在公务活动中，按照特定的体式、经过一定的处理程序形成和使用的书面材料，又称公务文件。无论从事专业工作，还是从事行政事务，都要学会通过公文来传达政令政策、处理公务、协调各种关系、决定事务，使工作正确地、高效地进行。公文的定义公文写作基础知识我国公文的格式、种类、行文规则、办理等都是全国统一的，一般按照中共中央办公厅、国务院办公厅印发的国

2、家规范执行。公司根据国家、市、区相应的管理办法，在2017年3月23日出台了武汉光谷建设投资有限公司公文处理办法（试行）（武光建字201726号）。公文的特点公文写作基础知识1、内容和程序的合法性：公文的具体内容和制定程序必须，符合法律和有关规章的规定，否则无效。2、形式和格式上的规范性。3、公文语体的简明性，观点严谨、鲜明，文字朴实、庄重。4、对机关工作的依赖性：机关工作是公文形成的基础，公文是机关工作的专用工具。公文的特点公文写作基础知识（一）决议。适用于会议讨论通过的重大决策事项。（二）决定。适用于对重要事项作出决策和部署、奖惩有关单位和人员、变更或者撤销下级单位不适当的决定事项。（三）

3、命令（令）。适用于公布行政法规和规章、宣布施行重大强制性措施、批准授予和晋升衔级、嘉奖有关单位和人员。（四）公报。适用于公布重要决定或者重大事项。（五）公告。适用于向国内外宣布重要事项或者法定事项。（六）通告。适用于在一定范围内公布应当遵守或者周知的事项。（七）意见。适用于对重要问题提出见解和处理办法。公文的种类公文写作基础知识（八）通知。适用于发布、传达要求下级机关执行和有关单位周知或者执行的事项，批转、转发公文。（九）通报。适用于表彰先进、批评错误、传达重要精神和告知重要情况。（十）报告。适用于向上级机关汇报工作、反映情况、回复上级机关的询问、提出建议以及其他不需要上级机关明确答复的事项。

4、报告应概括说明报告的目的、意义或根据，报告内容不得夹带请示事项。（十一）请示。适用于向上级机关请求指示、批准，需要明确答复的事项。请示应一文一事，正文写清楚请求解决什么问题，表明自己的难点，提出解决问题的意见或建议。一般只写一个主送单位。公文的种类公文写作基础知识（十二）批复。适用于答复下级机关请示事项。（十三）议案。适用于各级人民政府按照法律程序向同级人民代表大会或者人民代表大会常务委员会提请审议事项。（十四）函。适用于与不相隶属单位之间相互商洽工作、询问或答复问题、请求批准等事项。（十五）纪要。适用于记载会议主要情况和议定事项。（十六）签报。适用于向上级领导请示工作、报告情况，以及协商请办

5、工作解决具体问题。（签报可在单位内部使用，对外无任何法律效力）（十七）其他具备公文性质的文件。公文的种类公文写作基础知识从行文关系上划分，公文的种类有三种：上行文指下级机关或业务部门向所属上级领导机关或业务主管部门的一种行文，即自下而上的行文。如请示、报告、签报。下行文指上级领导机关或业务主管部门对所属的下级机关的一种行文。如命令、决定、批复等。平行文指同级机关，或者不相隶属的，没有领导与指导关系的机关、部门、单位之间的一种行文。如函是最典型的平行文。公文的种类公文写作基础知识公文的格式公文写作基础知识公文一般由份号、密级和保密期限、紧急程度、发文机关标志、发文字号、签发人、标题、主送机关、正

6、文、附件说明、发文机关署名、成文日期、印章、附注、附件、抄送机关、印发机关和印发日期、页码等组成。标题：由发文机关名称、事由和文种组成。主送机关：公文的主要受理机关，应当使用机关全称、规范化简称或者同类型机关统称。正文：公文的主体，用来表述公文的内容。附件说明：公文附件的顺序号和名称。发文机关署名：署发文机关全称或者规范化简称。成文日期：署会议通过或者发文机关负责人签发的日期。联合行文时，署最后签发机关负责人签发的日期。公文的版式按照党政机关公文格式国家标准执行。第二章 公文写作规范请示签报报告通知函会议纪要请示的结构、内容和写法标 题机关+事由+文种如：武汉光谷建设投资有限公司关于豹澥警务中

7、心初步设计及概算审查的请示主送机关只有一个主送机关，不能多头请示，不要越级请示。正文请求缘由+请求事项（一文一事）结语特此请示/妥否，请批示公文写作规范 单位成文时间公文写作规范请示的结构、内容和写法公文写作规范撰写请示应注意的问题：1、请示应做到一文一事一个请示只能有一个请求事项，不能有多个请求事项，且主旨要鲜明集中。2、请示的事项应当力求明确、简洁请求上级对什么问题作出指示、要求批准什么事项，必须清清楚楚、明明白白，不能模棱两可、含混不清、拖泥带水，不知所云。3、不能越级请示 4、不能同时抄报下级机关请示属于上行文，在尚未得到上级机关指示或批准前，不宜将尚无定论的事项告知下级机关。报告的结

8、构、内容和写法标 题机关+事由+文种如：武汉光谷建设投资有限公司关于华科大康园项目A地块建设实施推进方案和工作进展情况的报告主送机关一般只能有一个主送单位，如要知会多个部门可进行抄送正文开头：交代缘由、目的、意义、依据主体：陈述说明报告事项结语特此报告公文写作规范 单位成文时间公文写作规范报告的结构、内容和写法公文写作规范撰写报告应注意的问题：1、不要与请示混用报告事项不得夹带请示事项，否则会因“报告”不需批复而影响请示事项的处理和解决。2、语言注意陈述性报告具有汇报性，是向上级讲述做了什么工作，或工作是怎样做的，有什么情况、经验、体会，存在什么问题，今后有什么打算，对领导有什么意见、建议，所

9、以行文上一般都使用叙述方法，而不是像请示那样采用祈使、请求等语气。3、主旨鲜明报告的内容一般涉及的面宽而且复杂，很容易写的篇幅较长而又重点不够突出，形成泛泛而谈。撰写报告时应力求观点鲜明，条理清楚、简洁、深刻。请示：必须遵循“一文一事”的原 则。报告：可以是一件事，如专题报 告；或多件事，如综合报告。请示：一般都比较简短。报告：内容涉及面较为广泛，篇幅 一般较长。请示：要求上级及时批复回文，给 予明确答复。报告：不要求上级回复。请示：呈批性公文，侧重于提出 问题和请求指示、批准。报告：陈述性公文，侧重于汇报 工作，陈述意见或者建议。请示：请求上级机关批准某项 工作或者解决某个问题。报告：让上级

10、机关了解下情，掌握情况，便于及时指导。请示：必须事前行文，不得先斩后 奏。报告：可以在事后或者事情发展过 程中行文。请示与报告的区别性质不同行文目的不同行文时间不同事项多少不同篇幅不同答复形式不同公文写作规范 函的结构、内容和写法标 题发函：关于XXX（事由）的函复函：关于XXX（事由）的复函主送机关发函：主送受文并办理来函事项的单位，如要知会多个单位可进行抄送。复函：主送来函单位。正文开头：发函说明缘由、目的；复函引述来函日期、发文号做起首语，表明收到函。主体：发函写清商洽、询问、请求的事项；复函针对来函事项逐一郑重作答，不能回避不答。结语发函：特此致函/专此函达复函：特此函复/此复公文写作

11、规范 单位成文时间公文写作规范公文写作规范 函的结构、内容和写法公文写作规范撰写函应注意的问题：1、内容专一、集中一般来说，一个函件以讲清一个问题或一件事情为宜。2、行文简洁明确，用语把握分寸发函：无论是对平行机关或者不相隶属的机关行文，注意语气平和有礼，既不倚势压人或强 人所难，也不必逢迎恭维、曲意客套。复函：注意行文的针对性，答复的明确性。3、注意时效性特别是复函，应该迅速、及时，以保证公务等活动的正常进行。01030402主送机关不同请示是向有领导、指导关系的上级机关行文。函是向同一系统平行的和不相隶属的业务主管机关或单位行文。受文机关复文方式不同请示的受文机关以批复表明是否批准或作出指

12、示。函的受文机关只能用函（复函）表明是否批准或作出答复。内容范围不同请示既可用于请求批准，又可用于请求指示。函主要用于请求批准涉及业务主管部门或单位职权范围内的事项。类型不同请示是上行文。函是平行文。公文写作规范请示与函 的区别签报的结构、内容和写法标 题机关+事由+文种如：武汉光谷建设投资有限公司关于恳请明确武汉国际网球中心连接T2线天桥项目资金来源的签报主送机关东湖高新区管委会（管委会领导）公文不得主送领导同志个人正文请求缘由+请求事项（一文一事）结语妥否，请批示公文写作规范 单位成文时间公文写作规范通知的结构、内容和写法标 题机关+事由+文种如：武汉光谷建设投资有限公司关于印发2017年

13、公司重点事项督办清单（第七次生产调度会）的通知主送机关可以只有一个主送对象，也可以多个主送对象。正文通知的缘由、根据+通知事项+执行要求结语特此通知公文写作规范 单位成文时间公文写作规范通知的结构、内容和写法公文写作规范通知的种类具体包括：1、指示性通知用于直接发布行政法规和对下级某项工作的指示、要求，带有强制性、指挥性和决策性。2、批示性通知，又称转发性通知领导机关用批转、转发的方式发布某些法规，要求下级贯彻执行。3、周知性通知多用于宣布某些应知事项，不具有强制性。4、会议通知5、任免通知会议纪要的结构、内容和写法前言概括交代会议的名称、时间、地点、主持人、主要议程、参加人员、会议形式以及会

14、议主要成果，然后用“现将会议议定事项纪要如下：”或“现将会议主要精神纪要如下：”等语句转入下文。主体主要记载会议情况和会议结果，要紧紧围绕中心议题，把会议的基本精神，特别是会议形成的决定、决议，准确地表达清楚。结尾属于选择性项目。一般是向受文单位提出希望和要求；有的则没有这部分，主体内容写完即告全文结束。公文写作规范公文写作规范会议纪要的结构、内容和写法公文写作规范撰写会议纪要应注意的问题：1、准备要充分要认真做好会议记录，详尽阅读并理解会议材料，并且要认真研究会议精神，以便对材料正确取舍、合理删减。2、概括要全面、真实会议纪要属于会议文件，需记录会议情况和议定事项，凡不属于会议内容不能写入会

15、议纪要。撰写人要根据会议客观实际行文，不可以擅自增删会议内容。3、具备一定的分析、综合能力和表达能力一次会议有时要涉及到很多问题，会议对具体问题的讨论必然意见纷繁，想法多种多样。不能把这些意见都纳入会议纪要之中,而应根据会议的中心目的，集中反映符合会议中心要求的多数人的一致意见，且表述上要做到重点突出、条理清晰、文字简练。对于有分歧的意见，一般不写入工作会议性质的会议纪要中。第三章 公文写作技巧完整应完整表达所有表达的内容和意思，遵循5W原则（何人、何时、何地、何事、何种原因）。简洁在无损礼貌的前提下，用尽可能少的文字清楚表达真实的意思。正确表达的用词用语及标点符号应正确无误。清晰所有的词句都

16、应该非常清晰明确地表达真实的意图，避免双重意义的表示或者模棱两可。公文写作技巧请示公文写作技巧标题正文起因引起请示事项的原因、背景或依据。要抓住主要问题，阐述清楚“为什么”，一定要将本单位目前遇到的问题、存在的困难、解决问题是否有现成的依据写清楚，为下一步“做什么”提供依据。事项请示的具体内容，回答“做什么”、“怎样做”。常用写法：为了满足XXX需要，更好地完成XXX，特恳请XXX（本单位的建议）。如果请示的事项比较复杂，提出了不同的方案供领导决策，或者提出了一个比较详细的方案，则可以这样写：为了XXX（解决某某问题），特提出以下建议。然后将整理归纳的方案逐项写下去。结语特此请示/妥否，请批示

17、报告公文写作技巧标题正文原因说明汇报事项产生的原因，主要概述工作的内容及进展情况。根据XXX，按照XXX，XXX，现将有关情况报告如下：事项具体汇报工作的进展情况、采取的主要措施、取得的成绩及存在的问题。设想提出下一步的工作设想（工作意见），求得上级的了解支持。结语特此报告工作报告报告公文写作技巧（这种报告属被动行文，要围绕上级机关的询问、提问撰文回答）标题正文导语一般以引叙来函作为行文的背景，以承启语作为与主体内容的衔接。贵办X月X日关于XXX的函已收悉，现就我司XXX的有关情况报告如下：主体根据上级询问的事项或问题，具体汇报有关情况及其原因。结语特此报告答复报告报告逐条列项概要定性合并归类

18、提炼观点安排顺序叙议结合将已经收集、掌握的零散材料分门别类罗列出来，简要地确定每条材料的性质，为后面的集中问题、归纳观点打下基础。把性质相同或相近的材料进行合并同类项，再对已合并归类的材料进行总结、归纳、提炼，得出文章观点。对确定的观点和事实材料调整顺序，以此来搭建文章结构，形成文章骨架。把分类的材料和提炼的观点有机结合，用材料支撑观点，用观点来统领材料，观点和材料之间过渡要自然。公文写作技巧归纳法在报告写作中的运用函公文写作技巧标题正文开头主要说明发函的缘由。一般概括交代发函的目的、根据、原因等内容，然后用“现将有关问题说明如下”或“现将有关事项函复如下”等过渡语转入下文。复函的缘由部分，需

19、首先引叙来文的标题、发文字号，然后再交代发文的根据。主体说明致函事项。商洽函：写明商洽事项即可。请求函：与请示的正文结构相似，只是语气上更注重商洽性。复函：对照来函所提的问题或诉求，逐一有针对性的回复。结语特此致函/特此函复通知公文写作技巧标题正文行文依据制发通知的依据，即通知什么，为什么通知。为贯彻，落实，进一步，根据决定，现将有关事项通知如下：事项工作任务（指导原则或思想）、具体措施和方法（提出执行要求），一般采用分条列项结构方式。一、指导思想二、实施办法三、工作要求结语特此通知执行性通知通知公文写作技巧标题正文原由阐明发文的依据和原因（事务性通知的内容为日常事务性工作，原由不必做过多的解

20、释）。为，现就工作的有关事项通知如下：结语特此通知事务性通知通知公文写作技巧标题正文事项阐明发文的依据和原因，提出执行要求。为贯彻，落实，根据决定，现将印发给你们，请遵照执行。结语特此通知印发、转发性通知会议纪要公文写作技巧标题关于XXX（事项）的XXX（会议类型）会议纪要正文前言概述会议基本情况，交代会议中心议题。会议基本情况包括：会议名称、时间、地点、参加人、列席人、主持人、会期、主要议程，会议的指导思想及主要成果等。X年X日XX，XX主持召开XX会，传达了XXX，部署了XXX,研究了XXX有关工作。XX参加会议。现将会议议定事项纪要如下：主体记载会议情况和会议结果。综合概述法：把会议的基

21、本情况、讨论研究的主要问题，与会人员统一的认识和看法、议定的有关事项等概括地进行叙述。适用于讨论问题较为单一集中的小型会议归纳分析法：又称“小标题法”。把会议主要内容进行分类整理，归纳成几个方面或几个问题，采用加序码标号或小标题的方式分成几项写。适用于大型会议结语向有关单位提出希望、要求。（可以不写）第四章 常见的写作错误常见的写作错误案例1 标题不规范、单位简称不规范常见的写作错误案例1 标题不规范、单位简称不规范常见的写作错误案例2请示、报告混淆常见的写作错误案例2请示、报告混淆常见的写作错误案例3请示、报告混淆落款不准确常见的写作错误案例4 标题不规范、落款不准确常见的写作错误案例5 生

22、造文种常见的写作错误案例5 生造文种常见的写作错误案例6 标题语议表述不准确 常见的写作错误案例7 引用附件不规范常见的写作错误大家来找茬案例1常见的写作错误大家来找茬案例1问题1：标题格式不规范，应为“关于XXX（具体事项）的请示”问题2：请示、函混淆不清，此文是上行文，应为请示问题3：标题语议表述不准确，应为“支持协调2017武汉网球公开赛配套临时停车场照明工程借电工作”问题4：受文单位简称不正确，应为“东湖高新区重点工程办公室”，且受文单位一般应写全称常见的写作错误大家来找茬案例1问题5：文中所涉及的单位简称不正确，应为“东湖高新区土地储备中心”问题6：没有落款，应补充“特此请示”问题7

23、：联系人、联系电话位置不准确，应放在文末，即落款后常见的写作错误大家来找茬案例1常见的写作错误大家来找茬案例1常见的写作错误大家来找茬案例2常见的写作错误大家来找茬案例2问题1：生造文种，公文中无“委托书”这种文体，应改为函问题2：标题语议表述不准确，应为“关于委托实施两湖泵站周边配套管网工程涉及洪山区征地的函”问题3：落款不准确，应为“特此致函”常见的写作错误大家来找茬案例2常见的写作错误大家来找茬案例3常见的写作错误大家来找茬案例3问题1：函的受文单位一般只有一个，如要送多个单位，可以抄送。且以公司名义致函，受函单位应为对方公司，而非该单位某个具体部门。问题2：致函原因表述不清，没有体现文

24、中所叙内容是与双方单位密切相关，应改为“我司承建的XXX工程与铁路安全运行、项目建设有关，为提高贵我双方办事效率”问题3：致函诉求表述不清，标题中所表述的内容在文中没有体现，应改为“任命XX同志为XX项目总联络人，负责XX事宜”问题4：没有落款，应补充“特此致函”常见的写作错误大家来找茬案例3生造文种“请示”与“函”混用“请示”与“报告”混用文种使用不正确标题语义表述不清楚公文内容不严谨出现错字、漏字以及表述口语化正文内容表述缺乏逻辑性常见的写作错误主送机关表述不规范，未用全称或规范化简称多头主送，或主送个人附件标注不规范，将“附件”二字简化成“附”或写成“附注”用发文字号代替文件名称常见的写作错误公文写作THANKS VERY MUCH