2023年出差费用管理办法.docx
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1、2023年出差费用管理办法 第一篇:出差费用管理方法 营销中心费用管理方法 1、报销范围 1.1因公出差支出的差旅费。 1.2因公支出的交际应酬费,含业务款待费、礼品费。 1.3因公出差支出的交通费。 1.4其他经公司领导审批的费用支出。 2、报销凭证的要求 2.1发票必需是由税务部门或财政部门监制的全国统一发票。 2.2发票项目必需填写齐全,内容不得涂改。 2.3付款人必需填写全称,如名称变更将另行通知。 2.4大小写金额相符。 2.5原始凭证粘贴的要求: 2.5.1粘贴时要洁净整齐,不得折卷,不得超出报销凭证的边缘。 2.5.2粘贴时单据的大小写金额不得叠压,金额遮盖不予报销。 2.6涉及
2、到办公设备及大的项目费用需供应公司与对方签订的合同书。 3、报销程序 3.1报销人填制有关专用报销凭证,并在报销单上签字后,由部门经理总监签署看法,然后送至会计核算再由 财务部门经理审核,上报公司领导审批,出纳报销。 3.2财务部门审核时,应对发票的合理合法性,内容填写是否齐全,大小写金额是否相符,计算金额是否有误等方 面进行审核。审核无误后,应在凭证的审核处签字。 3.3公司领导根据有财务部门人员审核签字的凭证,签字批示。 3.4公司领导审批后,财务部人员方可通知有关人员领取报销现金。 3.5出纳员付款时应审核凭证,应查核是否有公司领导批示,是否为原单据,付款时做到当面点清。 4、差旅费报销
3、 4.1交通标准 4.1.1员工市内办事一律乘坐公交巴士,店铺人员晚上超过11点下班的,若超过公交车营业时间,经部门总监批准,凭当日当时的的士票全额报销。需在的士票后注明缘由 4.1.2员工出差一般状况下乘坐火车或汽车,特殊状况需要乘坐飞机的,须由公司领导批准,未能按规定执行的超标 部分由本人担当。 4.1.3前往机场要求乘坐机场直通巴士,一般状况下不得由公司派车接送或乘坐出租车的士。 4.1.4出差人员在出差目的地办事乘坐公交巴士的费用公司予以报销,但乘坐出租车的士的费用须在出差补助内 扣除,出差补助缺乏扣除的由个人自行担当。从机场大巴中途停靠站到宾馆或从宾馆到机场大巴中途停靠站的的士费可以
4、报销 4.1.5因工作需要接待客人、携带宝贵物品、携带大量物品、办理紧事项等特殊状况需乘坐出租车的,需由部门负责 人审核说明状况方能予以报销。 4.1.6因公赴港澳地区所产生的交通费用,需凭票据报销。 4.1.7供应报销的单程车票不得累计后供应整额发票,必需供应单次乘坐的发票。 4.1.8部门日常的交通费必需在7个工作日内报销,违者请按5元/天向部门基金会捐款。 4.2住宿标准 4.2.1省会城市、直辖市、经济特区:无论级别凹凸,全部员工不超过160元/天。 4.2.2其他地区:全部员工不超过120元/天。 备注 : a、同性员工两人同时出差,只报一个的住宿费用; b、省内出差原则上需当天回公
5、司,特殊状况得到领导同意后才可住宿; c、住宿费用凭发票按以上标准内实报实销。 d、住宿费用报销必需有酒店清单。 4.3补助标准 4.3.1出差补助包括出差期间的餐费、出租车交通特别补贴、出差期间电话费、人身财产平安保险费及其他零星费用。 4.3.2出差省外:按省会城市、直辖市、经济特区:全部员工50元/天;其他地区:全部员工30元/天; 4.3.3港澳地区不分人员类别按人民币计算50元/天。 4.3.4出差期间由公司或相关领导统一支配餐费的,补助削减20元。 4.3.5参加公司及公司以外的会议、展览或其他公务活动,费用内已包含餐费的不得另行申请当天补助,费用内已包 含住宿费用的不得另行报销住
6、宿费。 4.4员工出差三天以上含3天需填写“出差申请表,按规定程序由部门负责人及其他授权人审批后根据日程及 标准预支差旅费用。 4.5差旅费、预借现金费用需在返回一周内伴同出差补助一并报销,借款逾期不报者,请向部门基金捐款按5元/天。 4.6交通费用、住宿费用等需凭目的地有效凭证在限额范围内报销,无法供应的不予报销。 4.7出差期间未批准擅自绕道探亲、访友与公务无关所产生的一切费用自行担当并不得申请补助,期间的人身及财 产平安自行负责,公司不担当任何连带责任并自当月起薪资自动下降一级。 5、交际应酬费含款待餐费、礼品费 5.1交际应酬费的开支应以节省合理为原则,避开铺张奢侈并需凭有效凭证报销。
7、 5.2公务接待餐参加人员仅限于与被接待人业务上有干脆关系的人员,一般不应超过二人。 5.3公司领导的应酬费按实际消费金额报销。 5.4部门负责人以下人员需开支应酬费的事前应得到部门负责人的审批,应酬费每次超过200元的,事前应得到公 司领导的批准以签名为准。 5.5营销人员及其他人员的工作接待餐不超过20元/人/餐,超出部分费用自理。 5.6公司内部人员因工作需要开支的工作餐费不得超过15元/人/餐。 5.7公司实行的订货会及其他会议的接待由公司统一支配,统一支配外针对个别客户确需另行接待的按上述标准执 行。 5.8赠送商品、礼品、礼券或其他物品的,一律由公司领导审批。 5.9超出上述标准或
8、项目范围的交际应酬支出应按公司规定程序申报,事前确实无法申报的,由各部门负责人自行 确定,事后由责任人干脆向公司领导说明缘由并以公司领导核定的开支数额为报销金额。 6、申请费用报销及款项支付时应留意的相关问题 6.1不同部门的费用分开填写:按规定填明部门、时间、附件张数不含费用报销单本身、金额,不允许有任何涂 改;涉及多个部门的费用应列明各部门担当金额;全部费用均须取得正式发票,确实无法取得正式发票须有最终审批的授权人在此收据上特别批示并分单填报;应供应发票而未供应的财务部赐予30天的索票期,逾期请向部门基金捐款按5元/天。 6.2原始凭证整齐粘贴在单据后,粘贴时由左至右有层次地错开,原始凭证
9、不行运用传真件。 6.3涉及多个部门的大额项目费用由行政部统一申请,必需在该项目结束后五个工作日内由行政部列明各部门应承 担的金额后统一向财务部报销。 6.4单位价值100元以上的耐用品及资产类项目申报前需经手人、验收人签字确认并报资产管理部门登记;办公用 品须附明细清单;非独立支付的应酬费用及其他非正常支出需由证明人加以确认;特别事项需附工作申报表;差旅费必需于出差结束后一周内办理报销手续,报销单应注明起始时间、地点、金额等;运输费用、汽车费用需在当天由责任人签字确认。 6.5装修工程及形象柜制作款项由工程部核定报价,部门经理审核项目,全部报价必需由财务审批。属区域部分的工程完工后应由区域负
10、责人、工程人员共同验收并签字确认;属加盟客户的工程全部报价应事前得到客户确实认并在确认收妥相关款项后方可申请付款;区域店铺运用的文化室用品及品牌物品,应得到区域负责人及店长的签收确认。 7、费用权限 7.1因公费用申请:由申请人填写工作申请单位价值¥50元内由部门经理区域负责人审批;单位价值¥200 元内由部门总监签批会计复核财务经理审批;超过¥200元须公司领导审批。 7.2费用报销流程:部门总监签批会计复核财务经理审核公司领导审批。 8、备用金标准 8.1各店长备用金¥200元/间;收银员备用金¥1000元/间;司机备用金¥500元/人; 8.2前台备用金¥500元; 8.3领备用金时,需
11、填写借款单经干脆领导签批财务经理按上述标准审批出纳付款。如人员变动必需 结清备用金,否则,财务部有权于该员工工资扣除。 9、特殊状况预支上月工资款审批标准 额度在申请人工资基薪内,由部门总监签批人力资源部核实财务经理审批。 10、费用审批日及报销日 10.1审批、报销日:按财务规定的时间。 备注:直营店杂费用由主管统一收集报销按流程 10.2装修、广告等大项目费用,按商定结算。 10.3备用金额度达¥2000元以上提前2天预约。 10.4对于审批手续不全的状况,财务有权拒绝付款,直至手续齐全后方付款。 11、店铺自收款 11.1属公司自行收银店铺,现金管理,规定该店店长或收银员于每日下午17:
12、00前将款项存入公司指定帐号,针 对大额的状况,由区域负责人支配司机接送;如特殊状况未能按日存款,必需致电财务经理说明缘由获审批。否则,将惩处店长:轻则¥100元1000元不等;重则追究刑事责任。 11.2员工自购指定时间每月20日、21日,节假日顺延指定店铺,自收现金两天内需存入财务指定的帐号。其 他时间不予接待。 12、月固定费用支付流程 12.1由财务部提交付款申请汇总表,经财务总监审批后,由财务经理视付款依次进行合理的支配付款。 备注: a、各部门负责于每月5日前上交,部门月费用的汇总表并加以评语,上交财务。 b、其他款项的支付准备及办理程序按公司相关规定执行。 c、部门未设有总监级的
13、由经理审批。 d、未尽具体或修改之处另行补充,以公司领导签署方有可。 其次篇:出差费用申请(样板) 公司呈报文件标题:呈报目的: 呈报时间:呈报部门:呈报人: 公司领导: 附件1:无 批示: 出纳: 批示: 人力资源: 批示: 财务经理: 批示: 财务总监: 第三篇:出差管理方法 出 差 管 理 办 法 第一条 实施目的 一、为规范员工出差流程、出差审批和差旅费报销,特制定本方法。 二、本方法参照公司财务管理制度和费用管理制度的规定制定。 其次条 适用对象 本集团全部员工。 第三条 出差申请审批规定 公司员工出差,必需遵照流程申请,批准后方可外出,否则以旷工论处。部门主管依实际工作需要支配员工
14、出差,出差工作需刚好纳入工作考核,出差员工须每天向主管报告工作状况和完成进度。 一、出差申请流程: 1、员工出差前需填写出差申请单,经权责主管审批后,送人力资源部备查。因紧急任务需马上出差者,则由职务代理人代为申请。 2、员工需将出差申请单中的出差预定行程填写具体,内容必需涵盖日期、城市地点、行程起迄点、交通工具、接洽对象、工作事项、联络电话等。 3、员工需在出差当日前3个工作日完成出差申请单审批,以确保行程不致延误。 4、出差期间须写出差工作日志,作为出差人工作考核、考勤补记和报销参照。 5、经核准的行程,若发生变更而尚未成行,则撤销原出差申请单,重新填写送呈审批。若已成行,在行程中因临时工
15、作状况须变更行程者,应以电话或E-mail向其主管报备说明,报销审批时另附书面说明。 二、出差申请审批权责 1、公司各职能部门主管、业务/工程系统主管负责所属员工出差和出差费用的审批。 2、集团总裁负责对副总副院长、总监出差和出差费用的审批。 3、员工出差国外或港澳台地区,一律由集团总裁审批。 第四条 出差借支审批规定 一、出差借支说明: 1、出差人员经主管核准后出差,可按规定向财务部办理差旅费借支。 2、差旅费借支金额由出差核准人审核,但最终由财务部根据实际状况核批。 3、借支原则:前款不清,后款不借。即员工出差的借支,若有欠款未结清的,或经常未按规定办理或运用的,则视状况取消其有关借支的权
16、利。 4、如需长期出差,又不适用外派方法者,则其借支另行申请,呈总裁与董事长核准。 5、如个人因素造成以下事项,员工需自行担当:1遗失差旅费用,则不得重复借支申领差旅费用。 2出差之后未返回公司而离职者,公司可从其薪资中扣除差额。3未将上期出差借支费用完成报帐者,不得再向公司借支。 二、出差借支审批权责 1、出差人员凭已核准的出差申请单办理差旅费借支审批手续。 2、根据借支单申请金额和审批权限,送呈各级主管审核签字后,交财务部审批。金额超过5000元的借支,须经总裁签字核准。 3、财务部负责差旅费借支申请的审核,根据实际状况,确定最终金额核批。 第五条 出差报销审批规定 一、出差报销说明: 1
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