2023年前台文员工作内容及礼仪.docx

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1、2023年前台文员工作内容及礼仪 第一篇：前台文员工作内容及礼仪 前台文员工作职责及礼仪 一前台文员的工作职责： 1转接总机电话； 2关心文控室收发传真并转交给部门，关心人事发放快递； 3管理办公用品，对公司人员申请领用办公用品进行登记，发放。每月与人事，财务进行库存盘点工作，并将汇总表上报给主管一份； 4承办员工考勤工作和外出登记，每天检查到岗状况，每天不定时检查员工有无中途离岗等等，违背考勤制度的，没有正规手续的，一律严格按制度执行； 5关心人事办理人员离职，入职的相关手续； 6快递的收发工作，并做好登记本人签字确认的相关工作； 7刚好下达领导的各类通知包括口头或电话通知； 8信件和书刊的

2、收发，并做好相关的登记工作； 9会议结束后清理睬议室； 10关心好各部门组织公司活动等事宜； 11关心各部门打印相关信息； 12关心部门领导完成办公室日常事务。 二前台礼仪 公司前台是一个单位的脸面和名片，所以前台工作人员必需驾驭公司前台接待礼仪，这对于塑造单位形象有着特殊重要的作用。公司前台接待礼仪包括仪容规范、电话接待礼仪和来访者接待礼仪。来访者接待礼仪 前台在岗位上一般是坐着的。但遇到有访客来时，应马上起身，面朝始终访者点头、微笑致意：“您好，请问您找一位？、“有预约吗。知道找谁，并确认是预约之后，请来访者稍等，马上帮其联系。假如要找的人正在忙，可以请其稍等，用规范的仪态引领来访者入座倒

3、水。假如等了很长时间，访客要找的人还在忙，要关照一下来访者并说向其说明，不要扔在那里不管。 假如来访者知道找谁，但没有预约，前台要打电话问问，告知相关同事或领导助理/秘书，单位的来访，不知道是不是便利接待。出于对来访者的礼貌和便利拒绝时的得体处理，即使是要找的同事或者领导亲自接，都可以当作是其他人接的电话，再询问。这样在来访者听来，即使电话那头没有容许接待，也不是他要找的人干脆拒绝的，为一下步的处理留下了余地。 假如来访者要找的没有出来接，让其自己过去，前台应当用规范的手势指引如何去，或者带来访者去。假如来访者要找的人的办公室门即使是开着的，也要先敲门，获得答应后再请来访者进入，为来访者倒好茶

4、后，前台就要返回岗位。当然，假如前台只有一位的话，干脆指引来访者就行了。 电话接待礼仪 前台接起电话的声音要不急不慢，并终保持轻松、愉悦的声调，不得在电话中和来电者耍脾气、使性子甚至说粗口。接电话中，要勤说“请问、“对不起、“请稍等之类的谦词。 在电话铃响的其次、第三声的时候接起电话。接起电话首先要说“您好，深圳山源电器股份有限公司总裁公司名称，假如公司名称较长，应 用简称，忌以“喂开头。假如因故迟接，要始终电者说“对不起，让您久等了。对知道分机号码或者转向具体人姓名的电话，可以礼貌地说“请稍等，并立即转接过去。 鉴于前台每天要接很多电话，为防止嗓子出现意外，要随时准备水，以滋润嗓子，随时保持

5、良好的声音效果。 假如要求转接领导电话、对方又知道领导姓名，不知道分机号的话，就要礼貌地询问，对方是谁、哪个单位的。假如是如广告、变相广告之类的电话，应当用礼貌的借口挡驾，或者转到相关部门处理。三 前前 台台 文 员 服造 务 访 规 范： 1客户或来访者进门，前台立即起身接待，并致以问候或欢迎辞。如站着则先于客人问话而致以问候或欢迎辞。单 个人 问 候 标 准 语 如 下 ： “先生，您好！或“先生，早上好！“小姐，您好！或“小姐，早上好！“来“来 先者 为您者二二生三、人 以 好是 ！二位位小上 姐，欢人 迎，先 小，标 准 来标 到准生 姐你问 们候 问XX候好 好好语 则 ！为 公语

6、司则！ 。为 ： “各位好！或“各位早上好！“各位下午好“大家好！或“大家早上好！“大家下午好！ 对已知道客户或来访者姓名的，标准问候语如下：“ XX 先小 生姐 好好 ！ 对已是其次次或二次以上来公司的客户、来访者，在沿用“单个人问候标准语并看到客户点头或听到客户跟说“你好之后，还可选用如下标准问 候 语 ： “先生，我记得您前不久以前来过我们公司，今日光临，再次表示欢迎！ a)引导客户或来访者到询问厅就座，递上茶水，送上公司营销宣扬资料；b)当场解答或电话通知相关业务接待人员出现，介绍时先介绍主子，后介绍 客 人； c)引领客户或来访者接触相关人员，行走时走在客户或来访者侧前位置，并随时用

7、手示意。途中与同事相遇，点头行礼，表示致意；d)进入房间，要先轻轻敲门，听到回应再进。进入后，回手关门；e)介绍双方，退出。如相关人员抽不开身回应，则安抚客户或来访者稍等，退 出。 7当值前台为女性，着职业套装，化淡妆。男性，则着西装，打领带。禁忌：头发脏且蓬乱；穿拖鞋或穿皮鞋而不穿袜；口腔不卫生。 电 话 ： 1听到铃响，至少在第三声铃响前拿起话筒；2听话时先问候，并自报公司、部门。标准语如下：“ 您您 好好，这 XX里 是公 XX司 公！司 ！ 或 对方讲解并描述时留心听并登记要点，未听清时，刚好告知对方。随后根据对方的初次问话，快速推断出他有何需求？作出标准回话。询问业务：先生小姐，关于

8、这方面状况散热器产品询问，让我们公司客户业务主管X先生为您服务吧，他可以全面、专业地说明您所想了解的问 题，我把 电 话 转 过 去，请 稍 等。 联系业务：与本公司关联的业务则转接相关部门相关人员；无关联业务，则干脆回答：先生小姐，我们公司如今没有这方面需要，请您联系其他公 司 吧，谢 谢！ 找人：先生小姐，您找的X先生小姐名字叫什么？您跟他她预约了吗？请您稍等。然后接通本公司X先生的电话，询问转接与否。不指明的电话，推断自己不能处理时，可坦白告知对方，并立即把电话转给能处理的人，在转交前，应先把对方所谈内容简明扼要地告知接话人；通 话 简 明 扼 要，不 应 长 时 间 占 线。 结束时应

9、说“感谢！，礼貌道别，待对方切断电话，再放下听筒。 四、公司前台仪容规范 面带笑容，保持开朗心态，有利于营造和谐、融洽的工作气氛；保持身体清洁卫生，这不仅是健康的需要，更是文明的表现，有利于与人交往；头发梳理整齐、面部保持清洁；男员工不留长发，女员工不化浓妆；保持唇部润泽，口气清爽，以适合近距离交谈；手部洁净，指甲修剪整齐，男员工不留长指甲，女员工不涂抹艳丽指甲油；宜运用清爽、淡雅的香水。 签发：宋翰林2023.4.23 其次篇：前台文员工作内容 一、办公室日常工作 1、每天早上回到办公室，先把总经理、副总经理的房门打开，把领导茶几上的茶具拿去清洗洁净。每周让清洁阿姨清扫两次大会议室，保持会议

10、室及办公室的整齐。 2、寄收快递及派发：签收公司各个人员的快递。查找事业部通讯录得知收件人所在项目，然后打电话通知来领取。同事需要寄快递的来前台领取快递公司的单回去填好，由我统一打电话叫快递人家上门收件。 3、各项目需要运用会议室和投影仪的，来前台填写“会议室运用登记表和“投影仪借用登记表。会议过后我会去检查空调、窗户、灯、门。 4、每个项目日常的扫描、复印、打印。在自己的实力范围内处理打印机的故障。严峻的问题打电话请打印机师傅来修理。李师傅：* 5、每月办公室的日用品选购；每月1号之前打电话去日用品公司选购，收到货品后通知各项目文员来前台领取并派发给项目员工。 6、每月办公室的文具选购；每月

11、底之前会通知各项目负责文员提交文具清单，然后预算每个项目的支出并告知项目经理做好文具选购预算。5号前去文具店依据每项目需要的文具清单来选购。选购完毕后通知文具店老板送货上门。然后依据清单把文具派发下去。杨生：* 7、接待来访日员；新人来面试、报到的拿登记表给他们填好个人资料，然后收集需要提交的资料，拿到人事部给负责人。然后告知新来人员坐在前台旁边稍等片刻。拿员工手册或者实习协议给他们看，倒杯水给他们喝。 8、员工卡的佩戴与管理；新员工的员工卡统一由总部派发，然后让我回去领取回棠下事业部，根据不同项目的员工把各项目的员工卡分开，通知项目文员来前台领取员工卡回去派发。依据公司的规定，凡是公司的员工

12、上班时间都必需佩戴员工卡，每周由我来检查，一旦抓到没佩戴员工的一律当场罚款30元1次。罚款用于购置办公室日用对于新员工有一次警告，下不为例。 9、办公室的盆栽如需要更换，打电话通知园艺来修剪或者更换。购置办公室饮用水，让送水工每周按时送水上来。 二、各项目工作 1、周报、晨会：每周一下班前，打电话通知各项目经理提交周报及晨会，收集完晨会和周报后并提交给事业部领导。如不能按时提交的，则抄送给项目经理。 2、每月20号之前，发邮件通知项目经理提交“甲方考核表。给一个星期时间项目经理收集。要求在规定的时间内提交给我。然后汇总全部项目的“甲方考核表发送给事业部领导审核。审核完毕后，再提交给总公司的林欣

13、颖。没有这项 3、每月20号之前，发邮件通知项目经理提交“选购预算给一个星期时间项目经理收集。要求在规定的时间内提交给我。然后汇总所以项目的“选购预算发送给事业部的领导审批。审批完毕后，再提交给总公司胡丹。总公司审批完后会给我们报价还有审批结果。最终再把结果回发给各项目经理。 4、每月30号前，打电话通知各项目提交“日常工作照片。然后汇总全部项目的工作照片发送给总公司的石田，并告知有哪些项目没提交。 5、每月5号之前提交“自购笔记本电脑选购预算给总公司的吕珏。自购笔记本电脑的选购预算与各项目的选购预算一起提交，由办公室领导审批后，再通知各项目文员收集需要自购笔记本电脑的人员资料。分别填写纸质版

14、“笔记本电脑申请表必需有事业部领导的签名和电子版“笔记本电脑补贴明细。最终拿回总部交给市场部吕珏。 6、韶关、清远项目的竣工文件；收到项目的文件后，填写“竣工文件制作审核表拿回总公司给负责人出版，等出版好后回总公司把竣工文件上需要的公章、竣工图章盖好。然后寄回各项目。 7、通知各项目经理提交“客户满足度调查问卷，改好分数如分数不达标的重新让客户填写。分数达标的统一收齐，让办公室领导批阅。确认无误后，复印一份复印件留底，原件拿回总公司提交给质安部林新颖。没有这项 三、事业部工作 1、事业部公章的保管及运用；需要盖事业部公章的同事，先发邮件并添加附件给办公室的领导，然后抄送一份给我。领导同意后，同

15、事便可以来前台登记“部门盖章登记表，最终由我审核纸质版的资料是否与电子版的附件一样，确认后统一由我帮助盖章。 2、外出金山，金海；合同的归档，当移动发通知来，由我去金海领取我们公司的合同回来。新的合同就必需走公司内部盖章流程。如是盖好章的合同就把合同复印出来，原件送回总部，复印件由我们事业部装订归档。 3、每周支配人员轮番做好中午休息时间值班前台的工作。 4、每月帮助贴办公室三位领导的报销单。 5、一切关于宽带或者通信问题由我这边联系移动客户经理，把事情解决。四、一体化工作 1、整理好一体化项目的全部报销凭证和单据。凡是餐费发票都必需上地税网辨别发票的真伪，每月5号前粘贴好票据并填写好费用报销

16、单。再提交到总公司交给彭玉仪。 2、每月去营业厅帮助打宽带费用的发票。 3、去国税排队开增值税发票。 4、加班关心后勤人员打印并整理车辆合同。 广州无线代维：黄静 广州网格优化支撑：林珊珊 广州网络值班：池子君 广州物业费用代缴：许晓君 广州室分一体化施工项目：陈雨雯 广州机楼现场值守：钱火强项目经理 广州基站一体化施工项目：刘桂芳 广州传输本地网一体化施工：吕秋文 广州传输修缮子项目：戴观聪 广州传输基础维护子项目：蔡达玲 韶关无线一体化维护项目：吴增峰项目经理 范萍 韶关基站一体化施工：陈瑞谦项目助理 罗福标 韶关网优技术支撑：赖少智项目经理清远网优：陈炯岗项目经理 电脑补贴申请： 笔记本

17、电脑跟选购预算是一起的，一起收集、一起提交。 等领导批后，你就要通知他们项目文员收集好“自购笔记电脑申请表和“自购笔记电脑明细表。 然后把纸质版的拿进去给陈总签名。再拿回总部 自购笔记本电脑跟选购预算一起提交给陈总审批。审批下来后就通知各项目提交“自购笔记电脑申请补贴表、电脑补贴申请明细表“。然后就起先收集，收集齐，就拿去给陈总签名 签名后就拿回总公司交给王莹君 第三篇：前台文员工作内容. 洪源创业投资服务有限公司 前台文员工作职责 前台文员的工作职责: 1.负责办公室的文秘、信息、机要和保密工作,做好办公室档案收集;整 理员工人事档案材料 , 建立、完善员工人事档案的管理,严格借档手续 2.

18、负责前台区域水台和接待室清洁卫生。 3.关心文控室收发传真并转交给部门,信件和书刊的收发,并做好相关的 登记工作;关心各部门发放快递 4.接听、转接电话;接待来访人员,清理好接待后续工作。 5.管理办公用品,对公司人员申请领用办公用品进行登记,发放。每月底 进行库存盘点工作,并将汇总表上报给主管一份;6.承办员工考勤工作和外出人员、车辆的登记手续,每天检查到岗状况, 每天不定时检查员工有无中途离岗等等,违背考勤制度的,没有正规手 续的,一律严格按制度执行;每月 3号之前统计好考勤报表上报主管签 字后上交财务。 7.做好公章,车辆出行、人员行程的登记。8.办理人员入职,离职人员的相关手续;9.刚

19、好下达领导的各类通知包括口头或电话通知;10.每天检查会议室卫生状况并整理好会议所需全部用品,召开会议时做好 会议记录,会议后的第一个工作日整理好会议纪要,并发布与公司微信 群。会议结束后清理睬议室;11.公司员工动态栏两个星期定期更换。 12.关心好各部门组织公司活动等事宜;13.关心各部门打印相关信息;14.关心部门领导完成办公室日常事务。 15.检查和准备好各种办公设备,对其运用时间备案存档,保证办公设备的 正常运用。 16.晚上下班时检查好门窗,关闭设备电源开关。 第四篇：前台文员礼仪 接待行为规范 1、接待礼貌用语：“您好，请问您找哪一位。站立，微笑“请稍等，我给您联系一下。； 2、

20、来宾未预约来访时，不要干脆回答领导在与否，应探明对方来意，然后与主管领导见面，没有领导精确答复，不能擅自引见；对已约好的来访者，来宾到后，马上通知领导； 3、请来宾稍候时，一边指示座位，一边有意识地与来宾闲聊，若来宾等候时间较长，可取报纸、刊物给对方阅读； 4、握手：由女士、长辈、上司先伸手。握手时应欠身以示敬重，同时微笑注视对方，不行瞻前顾后； 5、互换名片 名片递送：递送时应将名片正面面对对方，双手奉上并稍欠身，眼睛注视对方，面带微笑，大方地说：“这是我的名片，请多多关照； 名片接受：接受名片时应起身，面带微笑注视对方，双手接过名片时说“感谢，并认真阅读。 随后，应回敬本人名片，如身上未带

21、名片，应向对方表示歉意； 名片存放：接过对方名片应妥当放置，不行随便摆布，宜放在西服左胸的内衣袋或名片夹里，以示敬重； 6、交谈：必需运用一般话，交谈时恳切、热忱，语言流利、精确，留意目光沟通，切勿用手或手中握的物品指向对方； 7、倾听：留意倾听，不随便打断对方说话或否认对方看法； 8、行为文明，在客户或来宾面前不能做剪指甲、化妆、抠鼻子、剔牙、挖耳朵、打哈欠、脱鞋、颤腿、伸懒腰等不文明动作； 9、路遇来宾，要礼貌让路，待来宾走后再接着前行，不得从二人中间穿过；请来宾让路要说“对不起，不得横冲直撞； 10、临行：“请慢走，欢迎再次光临。 接电话规范 整体要求：言谈得体，不卑不亢 1、接听电话，

22、不应让铃声超过三次； 2、通话语言亲切、温顺，声音不宜过大，以免影响四周同事的正常工作； 3、接听内线电话的标准用语为“您好，接听外线电话的标准用语为“您好,仁邦医药； 4、接电话实行首接负责制，语言力求简明扼要； 5、无人接听来电时，旁边员工应尽快予以接听或转接，接电话时运用“请稍等、“请问先生小姐贵姓等礼貌用语，并主动询问是否需要留言或请对方稍后再打来； 6、对方说话声小，不能大声叫嚷，而要有礼貌地告知对方，“对不起，我听不清楚； 7、通话时，假如有其他来宾进来，不得束之高阁，应当点头致意。假如旁边有同事等待，应有礼貌地说“请您稍等； 8、通话中突然中断，应当马上挂上电话，再次接通后要表示

23、歉意，并说明缘由； 9、不能确认来电人的精确姓名和单位时，不得随便泄露中高层领导的联系方式。 第五篇：前台文员工作职责及礼仪 前台文员工作职责及礼仪 一前台文员的工作职责： 转接总机电话； 关心文控室收发传真并转交给部门，关心人事发放快递； 管理办公用品，对公司人员申请领用办公用品进行登记，发放。每月与 人事，财务进行库存盘点工作，并将汇总表上报给主管一份； 承办员工考勤工作和外出登记，每天检查到岗状况，每天不定时检查员 工有无中途离岗等等，违背考勤制度的，没有正规手续的，一律严格按 制度执行； 关心人事办理人员离职，入职的相关手续； 快递的收发工作，并做好登记本人签字确认的相关工作； 刚好下

24、达领导的各类通知包括口头或电话通知； 信件和书刊的收发，并做好相关的登记工作； 会议结束后清理睬议室； 关心好各部门组织公司活动等事宜； 关心各部门打印相关信息； 关心部门领导完成办公室日常事务。 二前台礼仪 公司前台是一个单位的脸面和名片，所以前台工作人员必需驾驭公司 前台接待礼仪，这对于塑造单位形象有着特殊重要的作用。公司前台接待 礼仪包括仪容规范、电话接待礼仪和来访者接待礼仪。 阅读会员限时特惠 7大会员特权马上尝鲜来访者接待礼仪 前台在岗位上一般是坐着的。但遇到有访客来时，应马上起身，面朝 始终访者点头、微笑致意：“您好，请问您找一位？、“有预约吗。知道找谁，并确认是预约之后，请来访者

25、稍等，马上帮其联系。假如要找 的人正在忙，可以请其稍等，用规范的仪态引领来访者入座倒水。假如等 了很长时间，访客要找的人还在忙，要关照一下来访者并说向其说明，不 要扔在那里不管。 假如来访者知道找谁，但没有预约，前台要打电话问问，告知相关同 事或领导助理 / 秘书，单位的来访，不知道是不是便利接待。 出于对来访者的礼貌和便利拒绝时的得体处理，即使是要找的同事或者领 导亲自接，都可以当作是其他人接的电话，再询问。这样在来访者听来，即使电话那头没有容许接待，也不是他要找的人干脆拒绝的，为一下步的 处理留下了余地。 假如来访者要找的没有出来接，让其自己过去，前台应当用规范的手 势指引如何去，或者带来

26、访者去。假如来访者要找的人的办公室门即使是 开着的，也要先敲门，获得答应后再请来访者进入，为来访者倒好茶后，前台就要返回岗位。当然，假如前台只有一位的话，干脆指引来访者就行 了。 电话接待礼仪 前台接起电话的声音要不急不慢，并终保持轻松、愉悦的声调，不 得在电话中和来电者耍脾气、使性子甚至说粗口。接电话中，要勤说“请 问、“对不起、“请稍等之类的谦词。 在电话铃响的其次、第三声的时候接起电话。 接起电话首先要说“您 好，深圳山源电器股份有限公司总裁公司名称，假如公司名称较长，应 用简称，忌以“喂开头。假如因故迟接，要始终电者说“对不起，让您久等了。对知道分机号码或者转向具体人姓名的电话，可以礼

27、貌地 说“请稍等，并立即转接过去。 鉴于前台每天要接很多电话，为防止嗓子出现意外，要随时准备水，以滋润嗓子，随时保持良好的声音效果。 假如要求转接领导电话、对方又知道领导姓名，不知道分机号的话，就要礼貌地询问，对方是谁、哪个单位的。假如是如广告、变相广告之类 的电话，应当用礼貌的借口挡驾，或者转到相关部门处理。 三前台文员服务规范 前台 造访： 客户或来访者进门，前台立即起身接待，并致以问候或欢迎辞。如站着 则先于客人问话而致以问候或欢迎辞。 单个人问候标准语如下： “先生，您好！或“先生，早上好！ “小姐，您好！或“小姐，早上好！ “您好！欢迎来到 XX 公司。 来者是二人，标准问候语则为：

28、 “二位先生好！ “二位小姐好 “先生、小姐，你们好！ 来者为三人以上，标准问候语则为： “各位好！或“各位早上好！“各位下午好 “大家好！或“大家早上好！“大家下午好！ 对已知道客户或来访者姓名的，标准问候语如下： “X 先生好！ “X 小姐好！ 对已是其次次或二次以上来公司的客户、来访者，在沿用“单个人问候标 准语并看到客户点头或听到客户跟说“你好之后，还可选用如下标准 问候语： “先生，我记得您前不久以前来过我们公司，今日光临，再次表示欢 迎！ a) 引导客户或来访者到询问厅就座，递上茶水，送上公司营销宣扬资料； b) 当场解答或电话通知相关业务接待人员出现，介绍时先介绍主子，后介 绍客

29、人； c) 引领客户或来访者接触相关人员，行走时走在客户或来访者侧前位置，并随时用手示意。途中与同事相遇，点头行礼，表示致意； d) 进入房间，要先轻轻敲门，听到回应再进。进入后，回手关门； e) 介绍双方，退出。 如相关人员抽不开身回应，则安抚客户或来访者稍等，退出。 当值前台为女性，着职业套装，化淡妆。男性，则着西装，打领带。 禁忌：头发脏且蓬乱；穿拖鞋或穿皮鞋而不穿袜；口腔不卫生。 电话： 听到铃响，至少在第三声铃响前拿起话筒； 听话时先问候，并自报公司、部门。标准语如下： “您好，XX 公司！或 “您好，这里是 XX 公司！ 对方讲解并描述时留心听并登记要点，未听清时，刚好告知对方。随

30、后根据对方 的初次问话，快速推断出他有何需求？作出标准回话。 询问业务：先生小姐，关于这方面状况散热器产品询问，让我们公 司客户业务主管 X 先生为您服务吧，他可以全面、专业地说明您所想了解的问题，我把电话转过去，请稍等。 联系业务：与本公司关联的业务则转接相关部门相关人员；无关联业务，则干脆回答：先生小姐，我们公司如今没有这方面需要，请您联系其他 公司吧，感谢！ 找人：先生小姐，您找的X 先生小姐名字叫什么？您跟他她预 约了吗？请您稍等。 然后接通本公司 X 先生的电话，询问转接与否。 不指明的电话，推断自己不能处理时，可坦白告知对方，并立即把电话转 给能处理的人，在转交前，应先把对方所谈内容简明扼要地告知接话人； 通话简明扼要，不应长时间占线。 结束时应说“感谢！，礼貌道别，待对方切断电话，再放下听筒。 四、公司前台仪容规范 面带笑容，保持开朗心态，有利于营造和谐、融洽的工作气氛；保持身体 清洁卫生，这不仅是健康的需要，更是文明的表现，有利于与人交往；头发梳 理整齐、面部保持清洁；男员工不留长发，女员工不化浓妆；保持唇部润泽，口气清爽，以适合近距离交谈；手部洁净，指甲修剪整齐，男员工不留长指甲，女员工不涂抹艳丽指甲油；宜运用清爽、淡雅的香水。