谈OA办公自动化在高校教学管理中的作用_李云.docx

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1、谈 OA办公自动化在高校教学管理中的作用 李云 (济南铁道职业技术学院，山东济南 250014) 摘要 利用 OA办公自动化管理系统搞好高校教学管理，对提高工作效率和工作质量、规范管理、降低办公成本、方便领导决策等方面， 具有十分重要的现实意义。 关键词 OA系统；二级学院 ;教学管理 中图分类号 G647 文献标识码 A 文章编号 1008 6153 (2010)03 0133 02 作者简介 李云，女，山东济南人，大专学历，济南铁道职业技术学院信息工程系办公室主任，助理实验师。 随着信息膨胀和工作节奏的日益加快，依靠手工模式是 无法来完成高校教学管理所要承担的任务，原来传统的手工 办公方式

2、已经无法满足办公现代化的需要，办公自动化系统 作为提高工作效率、规范办公制度、降低办公成本、方便领导 决策的重要工具，越来越受到人们的重视。打开电脑，利用 个人的用户名和口令登录办公自动化 OA系统，它是集浏览 公共信息、网络办公、公文管理、在线交流、规章制度于一体 的办公系统。该系统的利用实现了各部门及个人之间办公 信息的共享和交流，实现了网络办公管理的自动化，因此 OA 系统在很大程度上免去了繁琐 的办公手续，提高了办公效 率。 一、 OA自动化办公系统的定义 OA是 OFFICE AUTOMATION的缩写，即办公自动化。 OA系统就是采用 Internet/ Intranet技术，基于

3、工作流的概 念，使管理人员方便快捷地共享信息，高效地协同工作；改变 过去复杂、低效的手工办公方式，实现迅速、全方位的信息采 集、信息处理，为管理和决策提供科学的依据。实现办公自 动化的程度也是衡量其实现现代化管理的标准。 二、 OA在高校教学管理中的内容 高校教学管理中利用 OA先进的科学技术，可便捷充分 地利用信息资源，提高工作效率。 OA系统主要包括公文管 理、督查管理、电子公文审批、公共信息查阅及收集、内部请 示报告管理、会议管理、领导活动管理、个人待办事宜、日程 安排、通讯录、快递办理、资源管理，以及其他有关机关行政 事务处理等，它不仅能为高校管理和决策提供大量的信息服 务，而且还能实

4、现教育管理信息资源的交流与共享，提高高 校二级学院教学管理的水平和工作效率。其主要内容有： 1、 建立信息发布的平台。在内部建立一个有效的信息 发布和交流的平台，例如：公告通知、规章制度、新闻、技术交 流、内部邮件、工作流 转、公共事件等能够在部门或教工之间 得到广泛的传播，使教职工能够了解单位的发展动态。 2、 实现工作流程的自动化。这牵涉到流转过程的实时 监控、跟踪，多部门之间的协同工作问题，实现高效率的协 作。各个部门都存在着大量流程化的工作，例如公文的处 理、交办工作的完成、工作的上传下达等。通过实现工作流 程的自动化，就可以规范各项工作，提高单位协同工作的效 率。 3、 实现知识管理

5、的自动化。传统的手工办公模式下，文 档的保存、共享、使用和再利用是十分困难的。在手工办公 的情况下文档的检索存在非常大的难度。办公自动化可使 各种文档实现电子化，通过电子文件柜的形式实现文档的保 管，按权限进行使用和共享。比如，本系里新进一位教师，只 要管理员给她一个用户帐号和密码，便可上网就看到符合岗 位职责的权限范围内的各种制度、办法、工作程序等有关的 知识，这样就减少了很多培训环节。 4、辅助办公。牵涉的内容比较多，像会议管理、物品管 理、图书管理等与我们日常事务性的办公工作相结合的各种 辅助办公，实现了这些辅助办公的自动化。 三、 OA办公管理系统的作用 1、 规范管理。在传统的管理模

6、式下，混乱、无序、推诿、 低效等问题时有发生，管理成本、办公费用居高不下，这不但 带来了沉重的经济负担，而且也不利于营造一个和谐的办公 环境。面对日益繁忙的工作，领导不能及时、有效地对各项 工作按轻重缓急来处理，承受着很大的工作压力。特别是二 级学院单位部门较多，涉及的工作面较广，工作间关联性强， 信息量大，因此管理难度较大。如果纯粹使用人工处理的 话，很难适应二级学院的教学管理。使用 OA办公自动化系 统后，将在多方面，特别是工作流程、数据管理等方面，几乎 可以将差错率降低为零，从而形成业务规范化管理。 2、 提高工作效率。如何提高 办公效率已经成为一项重 要而紧迫的任务，而传统的办公模式却

7、成为制约效率提升的 最大瓶颈，比如通信、印章、文件下发、批复、归档、繁多的会 议等经常使办公人员陷入忙乱无效的工作中，无法快速提升 办公效率和办公质量。如，二级学院召开教职工大会，通过 OA的会议通知发布到信息平台，这样上课的老师，在课余时 查看即可知道 ;而对于没有上课的教师，不管在什么地方，只 要能够上网，随时都能接收会议通知，免去了给每个人打电 话的繁索，既节约了时间和办公费用，又提高了工作效率。 利用 OA系统减少了人工办公的繁杂步骤，加快工作流 转的 周期，提高办公人员的工作效率，避免无谓的人力、资源和时 间的浪费。 3、 实现远程办公。当前，许多单位在各地都有许多分支 机构和下属部

8、门，文件的上传下达、申请、审批都受到了时间 的限制，领导异地出差、开会同样会导致单位、部门一些紧 急、重要的文件得不到审批，这些情况容易导致事情的延误， 造成不同程度的损失。 OA系统解决办公人员出差在外、办 公流程只好暂停的问题，利用先进的通信功能实现了在线接 受，离线处理的远程工作模式，使工作人员不会因为出差而 不得不中断有关的工作处理。同时大大节省了远程通信费 用。 4、 降低办公成本。将传统的纸张填写过程电子化，尤其 是长途电话、传真、复印、打印和办公用纸费用，真正实现无 纸化办公，是实现管理现代化的标志，大大减少日常办公的 纸张使用量，因此降低了办公的成本。比如，通过 OA发布 的信

9、息、资料、规章制度等，可将自己需要的文件保存到个人 文件柜里，随时查阅，免去了打印后保的麻烦，既节约了纸 基于学生创新能力培养的计算机教学探索 李亚梅 (山东省工会管理干部学院信息工程系，山东济南 250100) 摘要 在计算机教学中，教学方法对学生创新能力的发展起着重要的作用。要转变教育观念，注重因材施教，重视案例教学，鼓励创新 应用，改变考核方式。 关键词 计算机教学；学生创新能力 中图分类号 G642. 4 文献标识码 A 文章编号 1008 6153 (2010)03 0134 02 作者简介 李亚梅 （ 1978 )，女，山东龙口人，大学学历，山东省工会管理干部学院信息工程系教师。

10、随着电子技术、多媒体技术、网络技术等的迅猛发展， 社会的信息化进程不断加快，电子商务、电子政务、数字化校 园、数字化图书馆等一大批新事物、新手段的出现极大地改 变了人们传统的生活方式和学习方式。作为这些新事物、新 手段的基础，计算机技术受到了越来越多地重视。可以说计 算机技术已成为现代社会必须掌握的基本技能之一。 为了适应社会的发展需求，国内的院校基本都开设了计 算机技术基础的有关课程。但在教学过程中也存在着教学 方式单调、教学内容不生动、教学目标与社会实际应用脱节 等诸多问题。这些问题严重地影响了计算机技术教育的教 学效果，也阻碍了学生素质的进一步提高。因此，如何改进 计算机教学、如何提高学

11、生的创新能力是摆在 我们面前的一 项紧迫任务。 张、存放的空间，又可以随时随地地查阅。也可以将必须打 印成文的文件打印出来，很好地解决了计算机管理和实际办 公之间存在差异的矛盾。 5、 提升对外形象。内部办公管理平台的一致性、公文流 转的规范化、公文处理速度的提高、高效的反应能力等，从整 体上提高了内部办公自动化应用水平，将更加有利于提升二 级学院的对外形象和价值。 6、 信息资源共享。利用计算机网络提供的资源共享的 优势，将信息在网上发布，所有教职工都可以方便地搜索到 自己需要的信息，也可以多个用户同时访问同一个信息，大 大提高资源的利用率。但共享是基于安全性基础之上的，任 何人都不能超越自

12、己的权限，这样既不破坏系统数据的安全 性，又能充分发挥资源的效能。 7、 搭建知识管理平台。系统性利用积累的信息资源、专 家技能，改进企业的创新能力、快速响应能力，提高办公效率 和员工的技能素质。 8、 增强领导监控能力。强化领导的监控管理，增强领导 的控制力，及时有效地监控各部门及每位教职员工的工作进 度情况；实时、全面掌控各部门的工作办理状态，及时发现问 题、解决问题，从而减少差错，防止低效办公。针对不同层次 作用是不同的： (1) 对于院级 领导而言 :OA是一套信息资讯、管理监控、 决策支持系统。它将二级学院的党政、行政、教学、学生管 理、就业指导等部门有效整合在一起，不再是各自独立的

13、信 息孤岛，院级领导能迅速得到来自各部门的各种信息、数据， 并可对部门内人 、财、 物及事件等有效跟进、监督，并以此为 依据形成战略决策。 (2) 对于中层干部而言 :OA利用系、部门、个人间的基础 “ 数据 ” ，提炼出有用的管理 “ 信息 ” ，把握二级学院的各项进 一、转变教育理念 在教学过程中，教师承担着引路人的重要角色。教师的 教育理念反应了教师对教学的认识和理解，决定了教师的教 学方式和教学目标，对教育的成败起着关键的作用。现在的 教师大多是传统教育体系下毕业的，在教学过程中不可避免 地采用一些带有传统教学色彩的教育方法。虽然传统教育 方法也曾培养了大批人才，但已经不再适应现阶段由

14、后工业 时代向知识经济时代转型的社会发展对人才的需求。因此 要在教学中进行创新能力的培养，首先要完成教育理念和教 育思想体系的转变。对教师而言，要更加深刻认识到教育的 目的是培养学生的认知水平和学习方法的掌握，而不是传统 的强化训练和反复灌输。只有这样才能完成教学目标从 “ 授 之以鱼 ” 向 “ 授之以渔 ” 的深刻转 变。在完成教育理念和教育 程，提高办公效率； OA可对部门内的人 、财、 物及事件进行 “ 量化 ” 管理，并可有效跟进、监督，给以指示，改变传统的 “ 粗 放 ” 管理，变为 “ 精细 ” 管理。 (3) 对于普通教职工而言：提供良好的办公手段和环境， 使之准确、高效，愉快

15、地工作。 9、推进企业文化建设 (1) 通过 OA系统，每一个教职员工都可以对本院有全 面的了解。如：最近发生的大事、决策层的战略思想、教职工 的意见、规章制度、本院教学情况、就业情况、学生状况等等 都可以直接通报到每一位教职员工，使他们做到身在岗位、 胸怀全局，大大增强教职工的凝 聚力。 (2) OA系统为教职工积极参管理开辟了通道。 OA系统 中的功能模块建议箱建立了教职工与院领导沟通的一个有 效渠道，意见箱为使教职工畅所欲言，特别针对敏感性问题 设计了匿名功能，院领导通过教职工的意见和改进建议，了 解他们的想法，及时解决提出的问题，营造良好的氛围。调 动了教职员工关心、热爱、积极参与二级学院建设的积极性。 OA系统是一门综合技术，它以先进的科学技术武装办 公系统，实现了教学管理信息化、网络化、现代化，更好地为 教学服务，大大提高了工作效率和管理水平。 参考文献： 1 郑树山 .战略重点，加速教育电子政务建设 N.光明 日报， 2006 06 21. 2 李烨阳 .浅谈高校电子政务建设 J.徐州教育学院 学报， 2006 (3). 3 王长全 .高校电子政务系统建设与研宄 J.内蒙古 科技与经济， 2006 (3). (责任编辑：马银华 ）