2023年电子印章管理办法.docx

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1、2023年电子印章管理办法 第一篇：电子印章管理方法 公司电子印章管理方法 为进一步加强我司协同办公信息化管理，规范电子印章在电子公文及其他材料中的运用和管理，保证文件资料传输的平安、合法、有效，提高办公效率，结合实际，特制订本管理方法。 第一章 总则 第一条 电子印章是指以电子形式存在的，依附在电子文件，并与其规律关联，可用来辨识电子文件签署者的身份，同时能够保证签署的文件内容完好性，并表示签署者同意电子文件的陈述事实的内容。 其次条 本方法所规定的电子印章指公司公章、合同章、法人章、财务章、各部室印章，和下属各分子公司公章、合同章、法人章、财务章及各部室印章。 第三条 电子印章主要用于集团

2、公司及我司内部往来正式文件、函件、报告、请示及报表资料等，电子印章与实物印章有同等效力。原则上全部合同文本及对外报送的正式文件、函件等不能运用电子印章。 第四条 本方法适用于公司及下属各分子公司。 其次章 电子印章管理 第五条 电子印章由集团公司信息部门负责制作，我司综合管理部为对接部门，负责根据我司机构设置及转变状况，结合各部门实际业务开展状况，申请制作、变更、或销毁电子印章。各部门如需新增、变更、或销毁电子印章时，须向综合管理部提出正式申请，统一办理。 第六条 电子印章保管与实物印章保管一样，即公司公章、法人印章由综合管理部保管，合同专用章由选购部保管、财务章由财务部保管，各分子公司公章、

3、合同专用章、法人印章由分子公司行政部保管，各部门印章由各部门负责保管。 第七条 电子印章应指定专人进行保管，且存放电子印章的电脑必需设置开机密码，并定期更换，同时必需安装杀毒软件及防火墙等网络防护软件。存放电子印章的电脑在不用时应关机，在管理人员离开电脑时，必需将电脑锁定win+L。 第八条 电子印章管理人员必需谨记运用密码，电子印章运用密码不能更改，遗失后对应的电子印章即作废，须重新制作。 第九条 全部电子印章管理人员必需严格依据相关法律法规及本方法妥当保管电子印章。若因管理不慎造成的一切后果，由印章管理人员及部门主要领导负责。 第三章 电子印章运用 第十条 电子印章的运用遵循“谨慎运用，严

4、格审批的原则。电子印章运用的审批可通过线下用印审批流程发起，公司级行政公章、法人章、合同章等需经公司领导或总经理审批，部门级印章由部门负责人审批，批准用印的负责人应严格把关，必需对用印的后果负责。 第十一条 电子印章的签批流程与实物印章的加盖流程一样。需要审批的法律文书及公文、函，必需严格依据审批和登记备案流程批准后方可加盖电子印章；因特殊状况，签字人不能签批的，可由签批人授权公司其他领导代签；签字批准用印的负责人，要对用印的后果负责。带有核准的公文原件必需由文件管理人员负责保存备查、妥当保管。 第十二条 电子印章必需在平安的环境下运用，即电子印章必需由印章管理人员在有保障的电脑上运用，不得随

5、便将电子印章交于他人或放置在担忧全之处。严禁电子印章随便复制到其它电脑或U盘、移动硬盘、存储卡等存储设备中运用。电子印章运用完毕后，即应将储存U盘从计算器上移走，妥当保管，并按要求运用，确保电子印章运用的正确性和平安性。 第十三条 原则上电子印章必需由印章管理人员运用，如遇电子印章管理人员请假、出差等缘由不在岗而又急需运用电子印章时，在电子印章管理人员或主管领导同意的状况下，可指定他人代管(经总经理同意)，并做好交接工作，登记管印的起止日期，实行管印人员登记备案制。必需确保运用过程有人监督，保证电子印章运用的真实和平安。在电子印章管理人员回到岗位后，应刚好更改保存电子印章的电脑密码，杜绝其他人

6、员盗用电子印章。电子印章管理人须对电子印章负全责。若因管理不慎造成后果，将追究电子印章管理部门的主要领导、分管领导或保管人的责任。 第四章 监督管理 第十四条 综合管理部为电子印章监督管理部门，负责全司电子印章运用指导及监督。 第十五条 各运用部门应严格依据规定进行运用，在运用过程中遇到问题刚好向办公室反映。 第十六条 综合管理部将定期对各部门电子印章运用环境、运用状况等进行检查，对因电子印章保管或运用不当造成不良影响的，根据相关规定提出考核看法并追究责任。 第五章 附则 第十七条 本管理方法自下发之日起执行。 第十八条 本管理方法由办公室负责说明。 其次篇：公司电子印章管理方法 公司电子印章

7、管理方法 为进一步加强我司协同办公信息化管理，规范电子印章在电子公文及其他材料中的运用和管理，保证文件资料传输的平安、合法、有效，提高办公效率，结合我司实际，特制订本管理方法。 第一章 总则 第一条 电子印章是指以电子形式存在的，依附在电子文件，并与其规律关联，可用来辨识电子文件签署者的身份，同时能够保证签署的文件内容完好性，并表示签署者同意电子文件的陈述事实的内容。 其次条 本方法所规定的电子印章指公司行政、合同、法人、工会、纪委、党委印章，和下属各分、子公司行政、合同、法人印章及各部室印章。 第三条 电子印章主要用于集团公司及我司内部往来正式文件、函件、报告、请示及报表资料等，电子印章与实

8、物印章有同等效力。原则上全部合同文本及对外报送的正式文件、函件等不能运用电子印章。 第四条 本方法适用于公司及下属各分、子公司、作业区。 其次章 电子印章管理 2第十四条 办公室为我司电子印章监督管理部门，负责全司电子印章运用指导及监督。 第十五条 各运用部门应严格依据规定进行运用，在运用过程中遇到问题刚好向办公室反映。 第十六条 办公室将定期对各部门电子印章运用环境、运用状况等进行检查，对因电子印章保管或运用不当造成不良影响的，根据相关规定提出考核看法并追究责任。 第五章 附则 第十七条 本管理方法自下发之日起执行。第十八条 本管理方法由办公室负责说明。 第三篇：印章管理方法 印章管理方法

9、版本 2023A 文件编号 /QMS/CP/* 修改号 编写 审核 批准 生效日期 0 000011目的为进一步规范中心印章的管理工作，确保印章运用的合法性、肃穆性、平安性，防止因印章管理不当带来不良影响，根据局印章管理规定，结合本中心实际，特制定本方法。 000012范围 本方法适用于中心各部门对实物印章、电子印章的制发、更新、保管、运用、缴销等管理。 000013规范性引用文件 印章管理规定/QMS/BG/WI/08 000014术语和定义 000014.1印章 指用印于文件上表示鉴定或签署的文具，包括实物印章和电子印章。 000014.2实物印章 指以实体形式存在，运用于纸质文档的印章，

10、包括组织机构印章和手章。 000014.3组织机构印章 指运用标准字体格式刻制组织机构名称的实物印章。 000014.4手章 指手写签名笔迹的实物印章。 000014.5电子印章 指应用数字密码技术模拟实物印章的图形化数字签名，储存于可移动介质，运用于电子文档的印章。 000015职责 000015.1中心领导 1负责印章的制发、缴销的审核； 2负责印章运用的审批。 000015.2综合办公室 1负责接收机构批文； 2负责提出并上报印章的制发、缴销需求； 3负责向局相关职能部门获得印章并预留印模； 4负责回收旧章至局相关职能部门封存； 5负责印章运用不当的责任追究。 000015.3各部门 1

11、提交印章运用的申请表提交、逐级审核； 2负责印章运用的签字用印。 000015.4印章保管部门 1负责登记领取印章； 2负责印章的保管； 3负责提出印章的更新需求并逐级审批。 000016管理内容及要求 000016.1实物印章 000016.1.1类别 见实物印章分类及印章保管部门清单附件A。 000016.1.2制发 1综合办公室接收局相关职能部门下发的新建机构批文后，申请制发印章，内容包括印章名称、数量等； 2中心领导审核； 3综合办公室获得局相关职能部门制作的印章； 4综合办公室预留印模以备核对； 5印章保管部门在印章保管记录中做好登记并领取印章。 000016.1.3保管 00001

12、6.1.3.1保管原则 1印章应指定专人专柜保管； 2各部门须在印章保管记录做好记录，注明印章名称、颁发部门、枚数、收到日期、启用日期、领取人、保管人、批准人以及图样等信息； 3印章保管人因事离岗时，须由部门主管指定人员短暂代管并办理交接，以免贻误工作； 4印章保管有异样现象或遗失，应刚好向上级汇报。 000016.1.3.2印章保管部门 见实物印章分类及印章保管部门清单附件A。 000016.1.4更新 印章内容变更或印章受损需更新时，应按规定制发新印章。 1印章保管部门申请更新印章，内容包括印章名称、数量等； 2印章保管部门逐级审批； 3综合办公室回收印章保管部门的旧章，上交至局相关职能部

13、门封存，并在印章保管记录中做好登记。 4见本方法6.1.2的流程。 000016.1.5运用 000016.1.5.1运用原则 1印章严禁私用、乱用； 2不得在空白的介绍信、公文用纸、证明等材料上用印； 3印章运用必需严格审批程序，做好用印登记； 4对于不符合规定的文件材料，印章保管部门有权拒绝用印； 5印章不得转借，原则上禁止携带外出。 000016.1.5.2用印范围 1无需审批可干脆用印的材料 a中心已印发的行政或党群公文及附件； b中心领导签字的文件及相关材料； c办理外事事宜需要出具的材料； d华东局下发公文内已明确需要用印的事宜； e其他备案后用印的事项。 2需审批后用印的材料 a

14、以中心名义制发的行政或党群公文； b以中心名义颁发的奖状，发出的便函、邀请函、介绍信，各类材料、数据、证明等； c以中心名义对外签订的各类协议书等； d办理各类人事、社保手续需要开具的材料等。 000016.1.5.3运用流程 1无需审批可干脆用印的材料 各部门在用印登记表上签字并用印。 2需审批后用印的材料 a各部门提交用印申请表； b各部门逐级审核； c中心领导审批； d各部门在用印登记表上签字并用印。 000016.1.6缴销 中心或下属部门撤销时，流程如下： 1综合办公室接收局相关职能部门下发的机构撤销批文后，申请缴销印章，内容包括印章名称、数量等； 2中心领导审核； 3综合办公室回收

15、印章保管部门的旧章，上交至局相关职能部门封存，并在印章保管记录中做好登记。 000016.2电子印章 000016.2.1类别 1中心行政章； 2中心党委章； 3中心纪委章； 4中心工会章； 5中心团委章。 000016.2.2制发 见本方法6.1.2的要求执行。 000016.2.3保管 000016.2.3.1保管原则 见本方法6.1.3.1的原则执行。 000016.2.3.2印章保管部门 见本方法6.1.3.2的要求执行。 000016.2.4更新 见本方法6.1.4的要求执行。 000016.2.5运用 中心电子印章主要在电子政务系统的公文用印节点运用，加盖电子印章的电子公文与纸质公

16、文具有同等效力，不得在对外合同、协议、托付书、工作介绍等文书或资料中运用。具体运用流程见本方法6.1.5.32要求执行。 000016.2.6缴销 见本方法6.1.6的要求执行。 000016.3责任追究 对以下行为综合办公室应当根据情节轻重赐予相关人员相应的处分直至追究法律责任： 1私刻单位印章； 2有意损毁印章； 3未经批准私自用印； 4盗用印章； 5其他因运用印章不当造成不良影响。 000017相关记录 制发印章申请无固定格式 更新印章申请无固定格式 缴销印章申请无固定格式 印章保管记录 用印登记表 用印申请表 000018附件 附件A：印章管理流程图 附件B：实物印章分类及印章保管部门

17、清单 第四篇：印章管理方法 印章管理方法 1、凡需盖局公章的文件、函件及其它有关文电，除不加具贯彻看法和非密级的转发文以及调研方面的有关通知由科室领导签发外，一律由局领导签发。经局领导授权，科室领导可签发业务类的函件和批件，授权证明复印件要交由办公室存档备查。批准人都应有文字批准手续，并在用印登记表上登记。文字批准手续和用印登记，要妥当保存备查。重要的事项须复印局领导亲笔签批及有关内容，交保密存查。 2、向系统外的行文，根据公文管理有关规定，作为内设机构科室的印章不能对外，只能盖局或办公室印章。 3、局领导已签批的各类文件、函件和批件等材料，如要盖局公章的，应由科室经办人员办理，如有外来办事人

18、员的，主办科室也应当派人员一起到局办公室盖公章。 4、对于新成立、变更名称、变更隶属关系后，印章暂未刻制出来而急需运用印章的，或属临时组成的特殊机构，可以实行代章的方法，即用其它的印章代替。代章要在落款的后面或下方注上“代章字样，另外，党政之间代章必需是同级或是上级代下级。下级或是没有任何关系的单位一般不能代章。代章运用手续与盖印章相同。 5、盖科室公章的文件和函件由科室负责人签发，无须送办公室复核。 6、局公章由办公室专人负责管理，应放置在平安牢靠的地方。公章一般不得外借，也不准携带出办公室运用。如确因工作需要，必需经局长批准。 7、凡运用局公章的都要认真登记，以备核查。登记内容包括用印单位

19、、时间、经办人姓名、内容、批准人、盖印人姓名等。 8、一般状况不准开具盖有公章的空白凭信、介绍信，确因工作需要开具，必需经局领导批准，并作登记。 第五篇：印章管理方法 印章管理方法 第一节 总 则 第一条 印章是公司经营管理活动中行使职权的重要凭证和工具，印章的管理关系到公司正常的经营管理活动的开展，为维护公司利益，防止不必要损失的产生，特制定本方法。 其次条 本管理方法包括实物印章及电子印章两部分，实物印章主要为公司公章、专用章、法人章、部门章、党工团委印章以及公司授权管理的其他实物印章；电子版印章指运用的各类电子印章，包括word 版电子印章、OA 系统以及其他系统电子印章。 第三条 印章

20、运用范围按以下规定界定。 一、公章代表公司的印章，表达公司的权力、凭信和职责，可对内对外运用。在获得公司公章运用审批权人的批准后，方可以公司名义发公文、信函、报表、证明及其他材料。 二、专用章是公司为履行某一项特地业务而运用的印章。印文中除刊有单位的法定名称外，还刊有特地的用处，如“财务专用章、“合同专用章等。专用印章只代表印章上刊明的运用范围。财务专用章用于办理公司会计核算和银行结算业务等财务事宜。财务专用章、财务用法定代表人手章由财务负责人根据财务管理制度托付不同人保管、运用，并担当相关责任。 三、法定代表人手章是公司或公司相关部门在职责或书面授权范围内以公司名义向外报送材料、办理资质、注

21、册变更、资产落户、协议书、证明等相关文件时运用。运用时须经本人审查签字。 / 9 四、部门印章原则上是在公司内部运用，不得对外运用。由于实际工作需要而对外运用部门章的，必需经公司书面授权，且部门负责人要担当运用的相关责任。 第四条 各类印章的保管部门及责任人原则上按以下规定执行。 一、公章、法人章及公司授权管理的其他印章的保管及运用归属人事行政部管理，人事行政负责人为干脆责任人。 二、合同专用章、财务专用章的保管及运用归属各级财务部，财务部负责人为干脆责任人。 三、各部门印章归属各部门保管和运用，部门负责人为干脆责任人。 四、党委、工会、团委印章的保管及运用归属各级党委、工会、团委，其负责人为

22、干脆责任人。 五、其他印章根据工作需要，在刻制前确定保管人和责任人。 六、电子印章的保管、运用等权利、责任与实物印章一样。 第五条 是凡以公司或法人名义对外行文，须加盖公司公章或法人章，不得以部门印章代替。 第六条 专用章以“专章专用为原则，仅限加盖在指定范围内的文书上。第七条 电子印章制作、运用、保管、废止等按实物印章的规定重新申请、审批。 / 9 第八条 人事行政部负责印章的刻制、发放、回收、废止并监督印章的保管和运用。 第九条 本方法适用于怀来公司各部门。 其次节 印章刻制、废止 第十条 公司印章须遵循国家相关法律法规和公司有关规定刻制、领取、启用、更换和废止。 第十一条 公司印章刻制原

23、则上按以下规定执行。 一、新公司注册须刻制的公章、法人章、财务专用章、合同章等，由注册人员根据公司批准性文件或手续刻制，完成备案后交由相关部门保管、运用。 二、党委、工会、团委印章刻制获得上一级党委、工会、团委批准后，方可交由人事行政部刻制。 三、其他印章由印章运用部门、人员填写印章制作申请单提出申请，经部门负责人和主管领导审核，总经理批准后，交由人事行政部刻制。 四、印章刻制完毕后，刻制人应在印章制作申请单填写刻制完成的时间、刻制机构全称、地点和联系人电话等。 五、印章刻制完毕 3 日内，由人事行政部填写印章登记表，上报上一级公司办公室备案。 第十二条 印章在领取前必需由各级办公室留存印痕存

24、档，领章人填写印章登记表，注明印章全称、保管人、领取时间等相关信息。 / 9 第十三条 印章在所在公司及上一级公司办公室完成备案后，即可启用。第十四条 印章废止原则上按以下规定执行。 一、公章、法人章、财务专用章、合同章废止的，由印章保管单 位或部门填写印章废止申请单向上一级公司申请。批准后，交由上一级公司办公室加封保存 3 年，满 3 年后由办公室联合另一部门人员共同销毁。 二、党委、工会、团委印章废止的，各级党委、工会、团委填写印章废止申请单向上一级党委、工会、团委申请。批准后，各级党委、工会、团委联合办公室共同销毁。 三、其他部门、项目部印章废止的，由印章保管部门填写印章废止申请单，总经

25、理批准后，该公司人事行政部联合印章保管部门或其他部门共同销毁。 四、印章废止 3 日内应将结果向上一级办公室备案，并在印章登记表更新信息、注明销毁日期。 第十五条 印章更换视同废止原印章、刻制新印章，须按上述规定废止原印章、刻制新印章执行。 第三节 印章运用、保管 第十六条 印章审批权按以下规定执行。 一、公章、法人章、合同章：控股公司该类印章的审批权归总裁，但按管理权限及事务性质，总裁可书面授权相关人员行使专有事项公章审批权。各公司该类印章的审批权原则上归书面被授权的董事长或总经理。 / 9 二、党委、工会及团委的印章运用审批权原则上归各级党委书记、工会主席及团委书记。 三、部门等其他印章审

26、批权原则上归主管领导，但无主管领导的归部门负责人。 四、电子印章审批权与实物印章审批权一样。 第十七条 被授权人须按公司规定或国家有关法律以及公司章程、授权范围等慎重审批，须对造成的损失和影响负责。 第十八条 若运用公章的最终签署人以行授权之事为名，私自做出违背或有损于公司利益的事情，公章保管人有责任阻挡、上报；知情不报者，将担当相应责任。若超出公章保管人可以监控范围的，由此所造成的损失由公章的最终签署人负责。 第十九条 用章部门或个人运用公司公章、法人章、合同章的，必需按要求填写印章运用审批单，经部门负责人、主管领导审核后，上报具有审批权限领导审批。批准后，印章保管人经核实方可用印。 一、申

27、请人须将用章事项、缘由、用章文件份数等列明，便于印章保管人操作。 二、需加盖两种或多种印章的同一文件如竣工备案表、房屋质量保修书等，须将用章的种类在同一用章审批单中全部列明，并由相关审批权人签字确认后方可运用。 / 9 三、各级审核人员要对用章事项认真审核，对事项真实性、风险性等发表看法。在逐级审核过程中被推翻的文件，须将文件退回，不予盖章。 四、印章保管人必需根据审批通过的印章运用审批单对用印的文书内容、手续和格式进行细致检查，觉察问题刚好请示主管领导，以妥当解决。对不符合规定的文件、资料不得用章，印章保管人有权拒绝。对于知情不报、授权他人代为用章或在超出用章授权运用范围的文件或材料上用章，

28、将由印章保管人担当相应责任。 五、印章保管人根据运用时间对印章运用审批单进行编号，实行、依次号的方式进行编号，运用连接号隔开。如控股公司总裁办印章编号为 2023-001。代表 2023 年第 001 号用章。如运用的制式表单含有“编号一项可干脆在该位置进行编号；如运用的制式表单不含“编号一项，可在表格右上角书写编号。 其次十条 部门印章用于公司内部事宜，部门印章的运用在印章运用清单登记即可，部门负责人须对每次用章进行监管。 其次十一条 全部印章运用均必需填写印章运用清单。由运用人员填写用章缘由、签字确认，其他由印章保管人填写。 其次十二条 若相关权限审批领导外出时，印章保管人可根据用章的紧急

29、状况，与相关领导电话或短信请示，得到其同意后方可用章；并待领导返回后 2 个工作日内完成补签字。 其次十三条 正常状况下，印章运用单位或人员在获准运用并经核实后，印章保管人应马上赐予用章。特殊状况的，在最短时间内加盖印章。 / 9 其次十四条 未经公司总裁或被授权的总经理特别批准，任何单位、个人不得将公司公章、法人章、专用章带离公司。若有特殊状况需将印章带离公司，必需填写印章出借申请单，上报总裁或被授权的总经理签批。获得批准后，公章、法人章、专用章出借期间保管部门必需指派专人护章，借用印章归还时须注明归还日期，相关人员，包括保管人、护章人、借用人须确认签字。 其次十五条 印章要存放在指定地点如

30、保险柜专人专管，并且实行平安措施，严加保管。印章保管人出差或请假应刚好请示领导将印章交办他人，严禁私自托付他人保管、运用印章。印章代保管人即为印章责任人，按本方法对印章保管人的规定执行。 其次十六条 印章保管人调离岗位或离职需办理移交手续，须在印章登记表办理变动手续。变动手续办理完毕后原印章保管人责任自动取消。 其次十七条 若公司公章、专用章不慎丢失，办公室应于丢失后7 日内在市级以上报刊刊登“丢失公告，并到“公司注册登记机关办理补章手续。若部门印章不慎丢失，各部门必需在印章丢失当日通知各级办公室，并办理相关补章手续。 第四节 盖章、归档要求 其次十八条 印章加盖须按以下规定执行。 一、严禁在

31、空白信纸或空白合同上用章，全部用章文件、材料均须填写有效日期。特殊状况的，必需经董事长或被授权人员特别批准申请理由中必需有“加盖空白印章的字样。 / 9 二、全部用章文件，必需打印清晰、格式规范；手写证件证明、介绍信等一律用钢笔和碳素笔书写，否则不予用章。 三、印章须盖得端正、清晰，位置上不压文，下骑年、盖月。 四、法定代表人手章盖在职务名称的右下方，如竖式书写应盖于下方。 五、全部对外资料包括合同、承诺等以及认为重要的内部资料需要加盖印章的，均须加盖骑缝章资料在两页以上。其他根据实际需要确定。 六、除特殊规定之外，印章用油一律运用朱红印泥、印油。其次十九条 印章的相关手续和资料按以下规定归档

32、。 一、各部门于每年 1 月底前将上一印章运用清单交于人事行政部。 二、人事行政部于每年 2 月底前按印章类别将上一印章运用清单、印章运用审批单和印章出借审批单装订存档。 三、人事行政部负责印章制作申请单、印章登记表和印章废止申请单的保管工作，该类资料作为永久保管资料。 第五节 罚 则 第三十条人事行政部负责印章的培训、管理工作，没有履行职责的可由各公司或上一级公司办公室赐予警告、通报或惩处。 第三十一条 相关部门、公司经培训后，仍未严格执行本方法的，由人事行政部情节提请公司赐予印章保管人、责任人和主管领导警告、通报或惩处。 第三十二条 对于以下情节的，公司将赐予严惩，必要时诉诸法律解决。 / 9 一、未经批准，私自将印章带离公司。 二、借用期间发生印章丢失或申请范围外乱盖印章的状况。 三、无特别批准，在空白文件、空白纸张上用章，造成的损失和负面影响将由印章保管人负全权责任。 四、印章保管人对印章保管不当、限制不严等给公司带来损失，由印章保管人负全部责任。 第六节 附 则 第三十三条 分公司在不违背本方法的前提下，可根据本方法和有关规定，结合实际状况，制定实施细则。该细则必需向上一级公司备案。 第三十四条 本方法自发布之日起生效，最终说明权归人事行政部全部。 / 9