2023年档案员培训.docx

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1、2023年档案员培训 第一篇：档案员培训 环县百余名档案员参加档案员基础业务技能培训 甘肃新闻网5月5日电(通讯员 崔平顺)为切实提高环县机关及企事业单位档案工作人员的业务实力和工作技能，经环县档案局细心组织，该县各立档单位档案员100多人于4月27日至29日赴西峰区参加全市档案员基础业务技能培训会。培训会上，主讲老师们围绕国家档案局发布的第8号令机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定及档案工作“三大体系建设(资源体系建设、利用体系建设、平安体系建设)，以档案及档案工作的概述为切入点，以归档文件、科技档案、电子文件及重要专业档案的整理方法为重点，实行具体解读、互动沟通、难点解答的方式，具体

2、翔实、通俗易懂地对各行各业的档案业务学问进行认真辅导，特别是文书文件的归档整理和保管期限界定，通过现场演练、个别案例点评，使宽阔学员对档案工作的重要性有了深刻的相识，大幅度提升了档案员的专业技能操作水平。 为防止本次培训走过场、流于形式，培训会结束时，由庆阳市档案局工作人员严格把关，对参训人员的学习状况进行考评，经考核合格后颁发档案业务培训合格证书。该县101名参学人员通过两天以来对档案业务学问的认真学习和操作技能的娴熟驾驭，均取得了档案业务培训合格证书。 环县档案员通过认真倾听讲义，深刻领悟内容实质，潜心驾驭操作技能，均感受益匪浅。档案员综合素养的普遍提高，势必为该县档案事业的健康进展注入活

3、力，推动规范化建设步伐。 其次篇：档案员培训学习体会 5月27日至29日，参加市档案局组织了对企事业单位的档案员培训。3天的学习虽然时间短暂，但学习强度很大，巨大的收获是不容置疑的。通过学习，我又更深化地了解了档案服务实力建设的目标与途径，以及如何对各类档案进行征集、利用等管理程序，全方位地了解了档案管理工作的重要性、档案管理人员应当具备的职业素养，看到日后管理档案工作的进展方向。虽然，目前工作中还有很多问题，但这些正是我以后努力的方向，通过这次培训促使我不断地思索，不断地进步。以下是我学习的重点体会： 一、分级管理是企业必需做好的一项基础性工作 此次培训班内容丰富，主要内容有：国家档案局第1

4、0号令企业文件材料归档范围和档案保管期限规定。国家档案局第30号令档案管理违法违纪行为处分规定。企业信息化档案室建设基本要求和进展趋势，信息化背景下的企业档案信息化理论档案征集意识的培育，档案编研工作，企业档案管理规范，企业档案利用工作，CAD电子版资料的存储和声像档案管理标准。培训期间，理论与实际相结合，观摩了档案局不同档案资料，为企业档案起到管理示范作用。 二、对档案征集相识的认知 导向明确，覆盖面广、时间无限可以提升档案管理者的档案行为实力，推定档案资源开发利用。档案工作伴随历史进展，没有终结，相识也在不断进展和提高。档案工作者履行 “为党管档、为国守史“为企业服务的责任需要长期薪火传承

5、。 为什么培育档案征集意识，这可以说着检验档案工作者实力的重要根据；衡量档案工作的重要根据。 怎样培育档案征集意识，档案的属性，是原始性，原始记录，留意本来、原件、原稿、孤本。从传统载体来讲，可以回想起当时用铅笔的的情景，从如今载体来看，可以看出社会经济的进展面貌。表达出档案是人类在社会活动的真实记录，是综合信息资源的重要组成部分。 三，提升档案服务实力 档案服务实力，主要指档案工作部门和档案工作者运用管理的档案资源，为满意企业进展和各级用户的档案需求供应优质高效服务的本领。那么档案服务是档案工作的立身之本，是档案工作发挥企业研发、生产、服务、经营管理等各项活动和基本历史面貌。加强档案服务实力

6、建设不仅涉及到每一名档案干部职工，也涉及到整个企业档案系统、各部兼职档案管理员岗位。加强服务实力建设是全年乃至今后一个时期的档案系统的主题活动。加强档案服务实力建设，是一个浩大的系统工程，也是提升档案工作“正能量的一个核心工程。 第三篇：档案员如何整理档案 档案整理是指将处于零乱的和需要进一步条理化的档案，进行基本的分类、组合、排列、编号、编制书目、建立全宗等，组成有序体系的过程。档案整理的基本要求：遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件材料之间的有机联系；区分文件材料的价值，确定档案的保管期限；便于保管和利用。 档案整理的文件范围是：凡是本机关工作活动中形成的，具有查考保存价值的文件材料，包

7、括收发文电、内部文件、会议文件、电话记录、图表、簿册、照片、录音、录像、计算机盘片、实物以及本机关编印的出版物等，在办理完毕后均须整理保存。 档案整理的方法有两种：一是以“案卷为单位整理。二是以“件为单位整理。以“案卷为单位整理就是立卷，即依据文件材料在形成和处理过程中的联系将其组合为案卷。所谓案卷，就是一组亲热联系的文件的组合体。立卷是一个分类、组合、编目的过程。分类即依据立档单位的档案分类方案，对文件材料进行实体分类；组合即将经过分类的文件材料，按确定形式组合起来；编目即将经过组合以后的文件材料，进行系统排列和编目。以“案卷为单位整理的档案，其基本保管单位是案卷。案卷卷皮有软卷皮和硬卷皮2

8、种，硬卷皮型号有1.2，1.5，2.0cm三个规格，以软卷皮装订的档案必需按案卷依次装入档案盒，以案卷为单位整理文书材料时应当符合文书档案案卷格式GB/T9105-88的规定。以“件为单位整理就是依据文件材料形成和处理的基本单位进行整理。一般来讲，一份文书材料、一张图纸或照 片、一盘录音带或录像带、一本表册或证书、一面锦旗、一个奖杯等均为一件。文书材料的正本与定稿作为一件，正文与文件处理单为一件处理单包括：收文处理单、拟办单、发文稿头纸及领导批示的签批条等，转发件与被转发件为一件，正文与附件作为一件，原件与复制件为一件，报表、名册、图册、刊物等每册为一件，来文与复文及其他相关文件可为一件。以“

9、件为单位整理的档案，其基本保管单位是件。以“件为单位整理的档案最终要装入档案盒内。 全县副科级以上各级党的机关、行政机关、社会团体和其他组织需归档的文书档案按“件整理，企事业单位有关党群工作、行政管理、经营管理、生产技术管理类归档文件材料按“件整理，整理的根据是2023年12月国家档案局发布的8号令和2000年12月发布的归档文件整理规则。 各单位特地业务档案依据上级业务主管部门或者县档案局有关要求以“卷为单位整理。大部分单位短期保管的现10年文书档案，乡财政所、中心学校等二级机构文书、业务档案按“卷整理。 声像、电子、实物档案按“件整理，电子档案整理要求依据国家档案局发布的电子公文归档管理暂

10、行方法以及电子文件归档与管理规范GB/T 18894-2023执行。照片档案整理按国家档案局2023年发布的照片档案管理规范GB/T 11821-2023执行。 科技档案按“卷整理，整理要求依据国家质量技术监督局公布的科学技术档案案卷构成的一般要求GB/T 11822-2000执行。其中科研档案还可按国家档案局颁发的科学技术探讨课题档案管理规 范DAT2-92执行。基建工程档案依据国家档案局、国家计委1988年颁发的基本建设项目档案资料管理暂行规定执行。 会计档案按“盒卷整理，整理的根据是财政部、国家档案局1998年发布的关于会计档案管理方法财会字199832号。 按“件整理的档案整理步骤是：

11、文件分类、鉴定保管期限、装订、排列、编号、盖归档章、编制归档文件书目、装盒、填写备考表、填写档案盒封面、编写归档文件整理说明、编制归档文件书目册、档案排架。 按“卷整理的文件整理步骤是：文件分类、鉴定保管期限、排列、编页号、编制卷内文件书目、装订案卷、填写备考表、填写案卷封面、编写立卷说明、编制案卷书目、编制全引书目、档案排架。 一、档案的分类原则：以各单位全部档案为对象，根据其基本职能，结合档案内容、形成特点以及载体形式，保持档案之间的有机联系，实现档案分类、整理、排列、保管、检索、编目的标准化和规范化，便于档案的科学管理与开发利用。 二、档案的分类和大类设置方法 一大类的设置 原则上每各单

12、位设置八个大类，即文书档案、业务档案、科技档案含科研、基建、设备仪器等、会计档案、声像档案、电子档案、实物档案、图书资料。 二各类内档案的分类方法 1、文书档案分类有4种方法 1保管期限-分类法，即先将归档文件按保管期限分类，每个保管期限下按分类，我县以“件整理的档案多数单位接受这 种方法，接受这种分类比较便于操作，尤其对于小单位，而对于大一些的单位，虽说不用份问题，但为了查找便利，还是要遵照传统立卷方法和归档无奈整理的原则，将本单位上下级、同级及非隶属单位有亲热联系针对本级的材料组合在一起；将本单位各部门及与有关个人有联系的组合在一起；将同一工作、同一问题、同一案件、同一会议、同一项目、同一

13、地区、同一事物等内容上有联系的文件材料组合在一起；将同一时间、同一地区、同一文种、同一载体、同一规格等形式上有联系的文件材料组合在一起；对于纯上级文件或下级文件，在实际操作中，假如上、下级文件不多，则和本级合并装盒归档，假如上级文件和下级文件较多，则将上、下级文件与本级文件分开，上级排前，本级排中，下级排后。此种分类法盒号编制方法是同一保馆期限下，从“1起先编制一个大流水号，件号编制方法是同一保管期限下、同一内，从“1起先编制一个流水号。这种分类法档案盒背脊 排列如图： 2保管期限-问题分类法，即先将应归档文件材料按保管期限分类，每个保管期限下按分类。再在下按按问题如综合、政工、业务分类，此种

14、分类法适合以“卷整理的档案和部分以“件整理档案数量特别多的单位，以及上级业务主管部门有文件这样规定的单位如县农业进展银行。以“卷为整理单位的，在按问题整理档案前，先要按级别分类，上级、本级、下级文件不得出如今同一卷中，除非是针对本级的文件。以“件为整理单位的，上、下级文件又必需分到各个问题类目中。此种分类法盒号编制方法是同一保馆期限下，从“1起先编制一个大流水号，件号编制方法是同一保管期 限下、同一中，同一个问题内从“1起先编制一个流水号。 3问题-保管期限分类法，即先将归档文件按问题分类，每各问题下按分类，再在下按保管期限分类。此种分类法只适合于按十大类分类的企业单位如自来水公司，此种分类法

15、盒号编制方法是同一问题内，从“1起先编制一个大流水号，件号编制方法是同一内，同一保管期限下，从“1起先编制一个流水号。 4-保管期限分类法。即先将归档文件按分类，每个下按保管期限分类，此种分类法我县只有中国银行、工商银行2个企业接受，他们是依据上级业务主管机关的规定办的，此种分类法盒号编制方法是同一内，从“1起先编制一个流水号，件号编制方法是同一保管期限下，从“1起先编制一个流水号。 2、业务档案按种类-保管期限-分类法。 3、科技档案接受种类-保管期限分类法。 4、会计类档案分类有2种方法 1接受种类-保管期限分类法。即把报表、账簿、凭证、其他分开，再按时间排列，历年各编一个案卷流水号。这种

16、方法适合会计档案数量少的单位。 2-类别-保管期限的分类方法，首先应分开会计，再按形式分为几类先报表、帐薄再凭证，然后在各类内按保管期限的长短依次排列，一年编一个案卷流水号。这种方法适合会计档案数量特别多的单位。 5、声像档案一般接受载体形式-保管期限分类法，按载体 形式设置三级类目时，音像类可分为照片、录音带、录像带； 6、电子档案依据载体形式-保管期限分类法。电子类可分为磁带、光盘； 7、实物档案一般接受载体形式-分类法-，实物类可分为荣誉类、纪念品礼品类、印信类，也可以分为可折叠类和不行折叠类等。 8、图书资料依据类别-分类法。图书资料类别一般分为政治、法规、业务、其他。 三、档号全宗号

17、、书目号、案卷号件号、页号的编制 一全宗号的编制 全宗号填写档案馆给立档单位编制的代号，如邵东一中，县档案馆确定其全宗号为“142，标识为“0142。未确定全宗号的在档案未进馆之前该号可暂不填写。企业可填写表达单位的汉语拼音代字.二书目号编制。填写全宗内案卷所属书目的编号，在同一个全宗内不允许出现重复的案卷书目号，企业或参照工业企业档案分类试行规则编制分类方案的单位，可填写类别特征代码。案卷书目号应根据全宗内档案整理状况设置。可按不同时间，不同组织结构，不同保管期限，不同专题或不同载体形态设置案卷书目号。每一案卷书目所含案卷数量一般以三位数为宜。即，案卷书目内案卷数量缺乏1000时，一般不另立

18、案卷书目，亦不另编案卷书目号；案卷数量超过1000时，一般应另立案卷书目，并另编案卷书目号。在一个全宗内不应有重复的案卷书目号。书目号是由汉语拼音字母和阿拉伯数字组成的档案类别代码标识。不同级位的类别之间可用间隔符“分开。不产生误会时，省略间隔符。 1、一级类目的书目号接受其类目中有代表性的一到二个汉字的大写汉语拼音字母编写。即W代表文书档案；Y代表业务档案假如一个单位的业务档案门类很多，可以分别用Y1、Y2、Y3等标识；J代表科技档案；K代表会计档案报表K1、账本K2、凭证K3)；X代表音像档案；D代表电子档案；SW代表档案实物。 2、接受阿拉伯数字“1、“2、“3分别表示“永久、“长期或3

19、0年、“短期或10年三个不同的保管期限。 3、书目号编制示例 业务档案 书目号 y1 代表永久类的业务档案；Y2 代表长期或30年类的业务档案；y3 代表短期或10年类的业务档案。 三案卷件号、页号 1、案卷号是书目内案卷的依次编号，案卷号用三位阿拉伯数字标识。书目内的案卷按排列次序流水编号，不应有空号，在同一个案卷书目或分类体系的最低一级类目内也不允许出现重复的案卷号，每一案卷书目内的全部案卷只应编一个流水依次号。如一个书目出现两个以上含两个案卷流水依次号时应重新编案卷号或分设案卷书目。以“卷整理的文书档案、业务、科技档案分别在同一保管期限内依次编写案卷号，再以案卷为单元依次编写件号填写在依

20、次号栏和页号。会计档案中的财务报表，账本，凭证、其他按“大流水形式编写案卷号，在每一个案卷内编写页号。 2、件号即归档文件的排列依次号，它是反映归档文件在全宗中的位置和固定归档文件的排列先后依次的重要标识。分为“室编件号、馆编件号。室编件号是归档文件在分类方案的最低一级类目内从“1起先编写的依次号，每一件内编写页号。馆编件号是指归档文件移交进馆，重新鉴定、整理、排列后编制的依次号。音像、电子、实物档案按类从“1起先编写件号。 3、页号是填写卷内文件材料所在之页的编号。页号用阿拉伯数字标识。卷内文件各页按排列次序流水编号，不应有空号。 本主题由 admin 于 3 天前 加入精华 三 十一、文书

21、档案如何整理与编目? 答：文书档案是指反映党务、行政管理等活动的档案。在企业一般也可以把经营管理和生产管理工作形成的文件材料列入文书档案的范围。目前，文书档案的整理有两种方法，即按“卷整理或按“件整理。按“卷整理是一种传统的方法，一般可分以下几个步骤：1分类。分类方法有多种，常用是分类法和问题分类法。分类法就是依据文件内容针对的时间把属于不同的文件分开。问题分类法就是依据档案所纪录的主要内容对档案分门别类。在企业档案工作中我们可以把文书档案工作档案分成党群工作、行政管理工作、经营管理工作、生产技术管理工作等四类。我们认为文书档案运用问题分类法来分类是比较符合实际需要的；2组卷即组成案卷。它是档

22、案整理的最基本环节，其实质是将一组亲热联系的文件材料组合在一起，便于保管和利用。文书处理部门通过平常归卷将已办理完毕的文件分别归入有关卷夹，为年终立卷工作打下良好的基础。在确定某组文件能否组成一 卷之前，还必需对已归档文件进行最终的全面调整，然后进行具体的系统整理组合。对归档文件检察调整的内容包括：应归档的文件是否收集齐全完好；归档的文件是否属于本、本部门的立卷归档范围；每个卷夹内的文件是否保持了文件之间的有机联系，反映了立卷的特征；检察各卷夹内文件的保存价值是否大体一样，并确定保管期限；检查各卷夹内文件数量是否适当；3卷内文件材料排列按文件形成的时间先后或重要程序排列；4根据排列结果，对卷内

23、文件材料有图文的页面逐页编号；5编制卷内书目样式附后和备考表；6按卷内书目、文件材料、备考表的依次排列后装订成卷或按件放入档案盒内；7拟写案卷标题，填写案卷封面。案卷标题即案卷题名，是案卷的名称，是对卷内文件材料的高度概括。拟写案卷标题内容概括精确，文字上要简练通顺，标题字数一般不超过50字为宜。标题结构一般由主要发文机关、内容、文种三部分构成；8案卷排列与编号。案卷排列要保持案卷之间的有机联系和条理性，一般可按先永久，长期，短期来进行排列，然后按排列依次每年编一个流水号；9编制档案案卷书目。案卷书目由归档号、案卷号、题名、页数、保管期限、备注等组成，案卷书目可以多年编成一本或一年多本。 按“

24、件整理要以计算机管理为前提条件，主要步骤有:1对归档文件逐件装订固定；2对归档文件以“件为单位进行保管期限分类不确定期限的，只按问题分类即可；3对分类后的归档文件按时间、重要程度排列，其中对成套性文件材料相对集中；4根据排列结果逐件在归档文件上方空白处加盖“档号章样式附后，并填写有关栏目的内容；5编制归档文件书目样式附后；6将归档文件按连续件号依次装盒。三 十二、科技档案如何整理与编目？ 答：科技档案是指企业在从事生产、科研、基建及管理活动中形成的有保存价值的科技文件材料。科技档案整理，要遵循科技文件材料的形成规律，保持其内在的有机联系，便于保管和利用。 1分类 要符合形成档案的企业科技活动的

25、性质与特点，不能简洁的一律接受一种分类模式，或机械的搬用别的单位和专业的分类方法。在一个企业内，应有一个综合的分类方案，分类标准要一样，力求简明，不宜层次太多。科技档案的分类方法最基本的有以下几种：按工程项目分类，主要适用于基建档案。它是将一个单项工程的档案全部集中一起，便于成套地供应利用。按产品类型分类，主要适用于产品档案。它是在企业全部产品范围内，以各个独立的产品档案为基础，按产品型号逐级分类，便于依据不同型号的产品供应成套的科技档案。这种分类方法也适用于设备档案的分类。按科研课题分类，主要适合于科学技术探讨档案。它是以一个科研课题为基础。按专业进行分类。它是根据科技档案的内容所反映的不同

26、专业性质划分，主要用于专业化、标准化或通用化较强的科技档案。 2编目 科技档案书目样式与归档文件书目相同，是以卷、册为对象进行登记编制的，事实上是案卷的名册，其作用是固定科技档案的分类、排列依次和位置，以便于统计、查找、利用。主要包括科技档案总书目、分类书目、底图书目和保管单位书目。科技档案总书目是科技 档案登记总帐，也称流水帐。科技档案的分类书目，是严格依据科技档案分类、排列次序，对案卷进行登记的书目，是干脆依据类别查找科技档案，为利用者供应服务的工具。档号主要包括分类号项目代号、案卷号。如设备档案中有档案为S.12-11的案卷，其档号含义为：S代表设备档案，12代表该设备代号，11代表该设

27、备形成的全部档案按依次排列后该案卷所在位置的流水号。 3拟写案卷题名 案卷题名应简明揭示卷内科技文件材料的内容。案卷题名的主要内容包括项目的名称、代号，针对部分内容，材料名称等。 4装订 案卷可接受装订和不装订两种形式。无论接受哪种形式，科技文件材料都要折叠为统一的A4幅面，长期保存的案卷装订时要取掉金属物。案卷不装订时科技文件材料要依据卷内书目的编排次序排列有序，用件号章固定。 27、会计档案如何整理与编目？ 答：会计档案是指会计凭证、会计帐簿、财务报告会计报表等和其他会计核算专业材料，是纪录和反映本单位经济业务的重要史料和证据。其主要包括：1会计凭证：原始凭证、记帐凭证、汇总凭证、其他会计

28、凭证；2会计帐簿：总帐、明细帐、日记帐银行日期帐、现金日记帐、固定资产卡片、帮助帐簿、其他会计帐公积金、养老金明细帐；3财务报告：月报、季报、年报包括附表及文字说明、其他财务报告；4其他：银行存款余额调整表、银行对帐单及其他应当保存的会计核算专业资料，还有会计档案的移交清册和销毁清册此 项也可放在全宗卷内。 会计部门将当的会计凭证、会计帐簿、财务报告及其他会计核算专业材料收集齐全、完好，然后依据凭证、帐簿、报告等几种主要形成进行分类。通常接受：1形式保管期限的分类方法，首先应分开会计，再按形式分为几类先报表、帐簿再凭证，然后在各类内按保管期限的长短依次排列，一年编一个案卷流水号；2形成保管期限

29、分类方法，即把报表、帐簿、凭证分开，再按时间先后排列，历年各编一个案卷流水号。 会计档案经过分类排列、装订和编号，使之位置固定下来，然后登记案卷书目，这就是会计档案的编目。编制会计档案书目样式附后工作，一般由会计部门负责完成。当年会计档案在会计终了后，可暂由会计部门保管一年。期满后，应当由会计部门编制移交清册，移交本单位档案部门统一保管。这里的移交清册一般可以用案卷书目代替。三 十三、照片档案如何整理与编目？ 答：照片档案是指国家机构、社会组织以及个人在社会活动中干脆形成的，有保存价值的以感光材料为载体，以影像为主要反映方式的历史纪录。照片档案的整理应遵循有利于保持档案的有机联系，有利于保管，

30、便于供应利用的整理原则。照片档案应在全宗内按问题进行分类。分类应保持前后一样，不能随便变动。对于反映同一事务的一组照片可以编一个号，然后每组照片分别编小流水号。底片在全宗内编流水号，格式为全宗号底片号，并用铁笔在底片乳剂面片边处横排刻上底片号，同时在底片袋的右上方标明底片号。一张照片应有一个说明，一 组联系亲热的照片应加总说明。符号说明的内容包括照片号、底片号和参见号，其中参见号为与本张组照片有联系的其他档案的档号。文字说明的内容包括事由、时间、地点、人物、背景、作者摄制者等六要素。整理完后，编制照片档案卷内书目样式附后使位置固定下来。 近年来，随着数码相机技术的不断进展，有些单位起先运用数码

31、相机进行照片的拍摄，形成数码照片。对于数码照相可以通过光盘刻录进行保存、检索。具体讲就是，先建立一个照片类目文件夹，然后将所摄的保存价值的数码照片按类目保存到计算机，并给每张照片附上文字说明，再刻录成光盘。多个类目的照片可以刻录在一张光盘上。检索的方法可以通过打开计算机左下角的“起先搜寻全部文件和文件夹按钮，输入相关内容，就能快速检索到此照片。三 十四、磁性载体档案如何整理与编目？ 答：磁性载体档案系指国家机构、社会组织和个人在社会活动及科学实践中干脆形成的有保存价值的以磁性材料如计算机磁带、软磁盘、录象带、录音带为信息载体的文件。磁性载体文件应一式两份，与相应的纸质文件一样刚好整理。在全宗内

32、，磁性载体档案一般按年头问题进行分类，录音带、录象带档案的整理以自然盒为一卷，软盘、光盘以每张为一卷，每盒盘、张的外套上要贴有标签、注明内容、主要任务，形成时间、带长分钟、编号、型号和保管期限等内容，同一内容分录几盘的应视为一个案卷，编一个案卷号，然后每盘再依次编排序号，并编制磁性载体档案案卷书目样式附后，归档的磁性载体文 件应由文字形成部门编制归档说明。 三 十五、怎样做好电子文件的归档、保管和利用工作？ 答：电子文件的归档 电子文件的归档管理目前实行“双套制。即具有永久保存价值的文件或图形形式的电子文件，如没有纸质等拷贝件，必需制成纸质文件或缩微品等。归档时，应同时保存文件的电子版本和纸质

33、版本或缩微品。应保证电子文件的凭证作用，对只有电子鉴章的电子文件，归档时应附加有法律效力的非电子签章。 电子文件的归档范围参照国家关于纸质文件材料归档的有关规定执行，并应包括相应的背景信息和元数据。所谓背景信息和元数据分别指：背景信息，指描述生成电子文件的职能活动、电子文件的作用、办理过程、结果、上、下文关系以及对其产生影像的历史环境等信息。元数据，指描述电子文件数据属性的数据，包括文件的格式，编排结构、硬件和软件环境、文件处理软件、字处理和图形工具软件、字符集等数据。电子文件归档还应留意收集以下有关文件： 1支持性文件，指能够生成运行文本、数据、图形等文件和各种叮嘱及设备运行所需的操作系统。

34、 2数据文件，指各种数据材料。由于数据在不断转变、更新，应对原始数据隔一段时间定期拷贝，并将拷贝文件归档。 3与电子文件有关的各种纸质文件，主要有产生电子文件所运用的设备的安装与运用说明、操作手册等；以及电子文件形成过程中产生的一些纸质文件，如设计任务书、操作手册等。 规律归档可实时进行，物理归档应依据纸质文件的规定定期完成。规律归档，指在计算机网络上进行，不变更原存储方式和位置而实现的将电子文件的管理权限向档案部门移交的过程。物理归档，指把电子文件其中下载到可脱机保存的载体上，向档案部门移交的过程。 文件形成部门或信息管理部门应定期把经过鉴定符合归档条件的电子文件向档案部门移交，并按档案管理

35、要求的格式将其存储到符合保管期限要求的脱机载体上。 归档电子文件的质量关系到以后电子文件的保管与利用，因此，档案部门要实行措施，保证电子文件归档的质量要求，大致有如下流程：1齐全完好；2真实有效；3整理、编辑、划分保管期限，整理工作由文件形成部门具体负责，整理方案由档案部门统一确定；4统一规定载体形成、质量要求档案部门应对电子文件的载体质量、规格、格式等作出统一规定，各部门依据规定将电子文件一式两份向档案部门移交，档案部门检察后归档保存；5防病毒举荐应用光盘归档。但无论是光盘还是软盘，都必需是不行引导的非系统盘，以防带入病毒；6编制说明文件形成部门应对光盘归档的电子文件编制归档说明，简要说明磁

36、带、软盘、光盘中存贮文件的内容，运行的软硬环境、版本号、文件的完好性和精确性等。归档电子文件的保管：1载体的物理爱惜 归档电子文件的保管除应符合纸质档案的要求外，还应符合以下条件：归档载体应作防写处理；避开擦、划、触摸记录涂层；单片载体应装盒，直立存放，且避开挤压；存放时应远离强磁场、强热源，并与有害气体隔离；环境温度选定范围：1720；相对湿度选定范围：3545。2信息的平安维护 接受备份和镜像技术，防止文件信息的丢失。制作备份是指为电子文件制作一份或几份拷贝，将拷贝保存在一个平安的地方，以防原件因载体损坏或设备故障等缘由而丢失信息。镜像技术是对实时要求极为严格的动态数据库文件所实行的平安备

37、份措施。它事实上是为某一动态系统建立完全对等的孪生系统，两个系统同进执行完全相同的工作，若其中一个系统出现故障，另一系统仍可接着工和，以防止文件信息的丢失。加密技术，照实行网络设备认证、数据平安保证、操作平安保证、身份识别方阖等防范措施，满意企业对电子文件信息系统的平安和保密要求。 杀毒主要用杀毒软件，这是一项技术性的工作，应组织专业人员建立起完善有效的防治体系。 安装补丁程序，作以弥补程序缺陷。程序缺陷可能引起信息泄密或破坏。觉察程序的平安漏洞，因觉察后传播极快，更应刚好修正，否则后果难料。 归档电子文件的利用： 利用时应运用拷贝件。归档电子文件的封存载体不应外借。未经批准任何单位或人员不允

38、许擅自复制电子文件。 利用时应遵守保密规定。对具有保密要求的归档电子文件接受联网的方式利用时，应遵守国家或部门有关保密的规定，有稳妥的平安保密措施。 供应利用的方法包括供应物资载体拷贝，网络传输和计算机干脆供应利用等方法。 广东汉能光伏有限公司工会文件 汉光伏工字1号 关于开展困难职工调查摸底工作的通知 为了全面精确驾驭我司困难职工的基本状况，建立困难职工档案，为做好今后困难职工帮扶慰问工作做好准备，公司工会确定开展困难职工调查摸底工作。现将有关事项通知如下： 一、调查范围 符合条件的员工均可参与申报，比方生活困难、下岗退伍军人、下岗失业职工，家庭 或子女上学导致的生活困难职工等。 二、申报程

39、序 以部门为单位，由部门组织本部门符合条件的职工本人向工会提出申请并填写困 难职工档案表以及相应的材料，由工会提出审核看法。 三、困难职工信息应用和意义 1.建立健全困难职工档案，做好职工动态管理； 2.为今后走访慰问帮扶工作做好基本信息准备； 3.深化了解困难职工需求和实施员工人文关心； 四、申报截止日期 附件：困难职工档案表 二一一年十二月二十一日 主题词： 汉能光伏有限公司工会委员会 2023年12月21日印发 共印3份 第四篇：兼职档案员培训教程(新) 兼职档案员培训教程 一、有关概念 1、档案 档案法：是指过去和如今的国家机构、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、

40、宗教等活动干脆形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。 2、高等学校档案 高等学校档案管理方法教化部27号令：是指高等学校从事招生、教学、科研、管理等活动干脆形成的对学生、学校和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式、载体的历史记录。 *文件与档案的关系文件是国家机关、社会组织、企事业单位或个人在社会活动中为处理事务、沟通信息而运用的各种载体的文字、图表、声像等记录材料。它不包括传播学问、信息的出版物，也不包括已被保存起来的历史记录，是与“图书、“档案并列的概念。档案和文件既有区分又有联系，档案是由文件转化而来的，文件是档案的基础，档案是文件的精华。 *

41、文件转化为档案的条件3个办理完毕的 有确定查考利用价值的 按确定程序集中保存的 3、档案工作 是人们围绕档案实体和信息进行管理并供应利用服务的各项业务工作的总称。其具体内容包括很多方面，从工作程序的角度一般分 为收集、整理、鉴定、保管、统计、检索、供应利用和编辑探讨等8个环节。 *档案业务工作各环节之间的关系各环节有自己不同的工作内容和任务，互相促进、互相制约，组成相对稳定的有机整体，其中利用是目的，其它7个环节是基础和前提。 *对于部门兼职档案员来说，主要是进行文件材料的收集、整理、归档工作，为学校档案工作奠定基础。 4、归档及归档制度 各部门将工作中形成并已处理完毕的文件材料整理立巻，定期

42、移交给档案管理部门集中保存，称为“归档。在我国，“归档已成为党和国家明文规定的一项制度，就是归档制度。归档制度的内容包括三个方面：归档范围、归档时间、归档要求。 归档范围学校根据国家有关规定,制定了金陵科技学院档案归档范围,并根据工作内容的转变适时调整。 在我校，凡是反映学校工作活动，具有查考利用价值的文件材料包括照片、录音带、录像带等特殊载体材料均属归档范围。 今年根据国家新近修订的文件：国家档案局2023年颁发的8号令机关文件归档范围和文书档案保管期限规定教化部与国家档案局联合颁发的27号令高等学校档案管理方法修订了我校的各部门归档范围。 归档时间根据学校工作的实际，分两段归档：教学类档案

43、当年12月底之前完成归档；非教学类档案在其次年4月底前完成归档。 留意：这里归档时间是指各部门立卷、移交时间，最迟4月底前完成移交。而不是4月底才起先整理材料。 在这两个时间内，有许多事情要做：文件材料收集后要整理，对不合格材料要重新制作，对缺损材料要补;材料在正式立卷前要送档案馆审核，对提出的问题要刚好解决;然后才正式立卷移交。所以要抓紧时间，不要等到月底才起先工作。 归档要求应归档的文件材料种类、份数以及每份文件的页数均应齐全完好；文件材料应区分不怜悯况进行排列，使之系统有序；归档文件在技术加工上应符合有关要求；归档文件要按确定次序系统排列，编写依次号，编制文件书目等。 二、各部门为什么要

44、向档案管理部门归档？ 1、从法制讲，中华人民共和国档案法第十条规定： 对国家规定的应当立卷归档的材料，必需依据规定，定期向本单位档案机构或者档案工作人员移交，集中管理，任何个人不得据为已有。 、从档案的形成讲：文件产生在各职能管理业务部门，必需通过归档将文件转为档案，归入档案管理部门。 、从档案的作用讲： 档案是教职工辛勤劳动的结果，是学校历史的真实记录。它反映了学校的办学轨迹，是我们了解学校历史的途径，是解决问题的根据，更是规划将来的根据。 档案维系着学校的昨天、今日和明天。为了学校的进展，各职能管理业务部门应向档案管理部门归档。 三、兼职档案人员岗位职责： 1、根据本院部、部门文件材料的形

45、成规律，做好收集、积累、整理、保管工作，保证归档材料的齐全、完好、系统、精确。 2、依据校档案馆的要求，认真做好立卷归档工作，按时向档案馆移交。 3、对自存档案或暂不移交的档案材料，加强管理，主动供应利用。 4、主动参加档案业务培训，加强档案工作有关法律、法规和专业学问的学习，做好院部、部门档案工作。 四、兼职档案员如何开展工作 兼职档案员要认真学习档案工作有关文件，领悟文件精神和工作要求，了解本部门档案归档范围，遇到问题确定要向部门档案工作分管领导汇报，争取领导的支持。第一步 准备工作 1、编制文件立卷类目 什么叫文件立卷类目立卷类目是一个比较具体的立卷支配。它是在一年的实际文件材料还没有形成前，根据部门工作的规律和本的的工作支配，依据立卷的原则与方法，拟制出的本文件分类归卷条目。 兼职档案员在学年初或自然的年初，根据本部门工作支配、总结、工作目标和网页新闻所供应的部门工作状况，驾驭本部门一年的